会议管理办法-制度

会议管理办法—制度

为了规范公司会议管理，提高会议质量，确保会议内容及议定事项的落实，特制定会议管理办法。本办法适用于公司规定的定期会议及各种专题会议。公司会议分为四类：公司级会议、专业会议、部门工作会和班组会议。公司级会议包括总经理办公会、党政联席会、党委会、公司职工代表大会以及各种专题会议。专业会议是指全公司性的技术、业务综合会，由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。部门工作会由各部门负责人决定召开并负责组织。班组会议由各支部或班组负责人决定并主持召开。上级或外单位在本公司召开的会议由办公室受理安排，有关业务部门协助做好会务工作。会议安排与工作程序分为会议安排和工作程序两个方面。为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议包括行政技术会议、各类代表大会和民主管理会议。其中，行政技术会议包括总经理办公会、公司职工代表大会、经济活动分析会、安全工作会、技术工作会、生产调度会、部门办公会、支部、班组会和班组班前会。各类代表大会包括职工代表大会、党员代表大会、工会会员代表大会和团员代表大会。民主管理会议是指公司民主生活会。除了例行会议外，其它会议的安排需提前报批，并按照程序进行组织和安排。凡涉及多个部门负责人参加的会议，必须在会议召开前经过召集单位经部门或分管副总经理的批准方可召开。欢迎下载2精品文库。第二节工作程序第七条会议组织者的责任(一)会议发起人和主持人会议发起人和主持人需要确定会议目的和议程，审核会议通知，掌握会议时间，确保会议不受干扰，控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题，并提出未完成事项，分配工作任务，要求责任明晰，完成期限明确具体，监督执行会议纪律，并跟踪验证会议决议或对策实施效果。(二)通知人的责任通知人需要拟订会议通知并发送至各参会部门或人员，并在会议因故取消或延迟时至少提前半小时通知相关人员。(三)记录人记录人需要组织参会人员签到，现场记录会议内容(文字记录)，整理会议纪要并报批，并发送至指定人员，检查、协调和跟进会议执行状况。(四)参会人员参会人员需要事前准备相关会议资料，遵守会议纪律，并在会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动。第八条会议准备和要求(一)议题准备各类型会议召开前均要拟定会议议题，通知与会人员，各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体的方案或意见，避免会议时间过长。(二)会前协商会议议题，凡涉及其他多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休局面。(三)资料准备会议召开前需就会议议题收集、整理有关资料，必要时可列简要的书面提纲，并在会前提前半天以上送至与会人员，便于与会人员阅读并准备意见。(四)拟好会议议程会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。(五)落实会场会议召开前要提前落实会场（备好多媒体、坐位、座签、茶具茶水、水果等）。(六)发言要点参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚。(七)与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场。第九条会议纪要与督查(一)会议记录人在会议结束后形成会议纪要，总经理办公会会议纪要报总经理批准后，发送至与会人员；各种专题会议报分管领导批准后，发送至与会人员，同时抄送总经理。会议纪律规定会议的纪律规定是为了保证会议的顺利进行和决议的有效执行。第十条会议纪律规定包括以下几点：1.准时到会并在会议签到表上签到，否则按缺席处理；2.发言应言简意赅，紧扣议题；3.属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；4.参会人员在会议期间不随意走动、交头接耳；5.遇突发事件急须处理时，应通知会议负责人；6.需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言；7.参会人员因突发事件不能准时参加或缺席时，至少提前半小时通知会议负责人，或委托职务代理人参加；8.会议期间将手机关机或将手机调为振动，会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需到会场以外的地方接听；9.会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。会议决议执行会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议，逐项落实。决议落实人员负责检查相关人员落实决议或有关工作的完成情况，并向会