项目二文书处理课件

项目二文书处理41、实际上，我们想要的不是针对犯罪的法律，而是针对疯狂的法律。——马克·吐温42、法律的力量应当跟随着公民，就像影子跟随着身体一样。——贝卡利亚43、法律和制度必须跟上人类思想进步。——杰弗逊44、人类受制于法律，法律受制于情理。——托·富勒45、法律的制定是为了保证每一个人自由发挥自己的才能，而不是为了束缚他的才能。——罗伯斯庇尔项目二文书处理项目二文书处理41、实际上，我们想要的不是针对犯罪的法律，而是针对疯狂的法律。——马克·吐温42、法律的力量应当跟随着公民，就像影子跟随着身体一样。——贝卡利亚43、法律和制度必须跟上人类思想进步。——杰弗逊44、人类受制于法律，法律受制于情理。——托·富勒45、法律的制定是为了保证每一个人自由发挥自己的才能，而不是为了束缚他的才能。——罗伯斯庇尔文秘11级文书工作与档案管理实务项目二文书处理在针对传统教育发展过程中，通常以应试教育为主以及在教学模式上为“以教师为主体，以学生为主导”的方式，而在新时代的发展情况下，在教育教学上要不断培养学的创新能力朝着素质教育为核心。所以，在针对初中体育课程教改中要不断总结经验、转变教学观念、创新教学方法、丰富教学手段，以便能更好地完成素质教育发展教学任务。一、改变传统教学理念，提倡创新教育，全面提高学生素质教育在新时代教育事业的发展情况下，实行以人为本的教学理念。要尊重教育教学的规律，以学生为主体、教师为主导的教学模式，培养学生的创新意识、创造能力使学生不断去接触新事物、新知识、新方法，最终使课前、课中、课后进行全面教学水平提高，逐步培养学生自身的学习兴趣和自身能力的提升，开发学生自身内在潜质的发挥、不断培养学生的创新意识、创新模式、创新能力的全面提升，实现全面的素质教学标准。二、在初中体育教学过程中提倡兴趣教学，培养学生创新能力“兴趣是学生最好的老师”由于对于初中学生自身的年龄和心理成熟特征对学习知识都有着较高的兴趣浓度，所以在充分根据学生自身的求知欲望和兴趣特征不但开发学生自身潜能的发挥，使学生在学习过程中不断去假设、去探索、去创新，提倡兴趣教学，不断开发学生自身内在潜力、培养学生的创新能力逐步实现素质教育全面推广。而在兴趣教学的过程中，要遵循相应的教学规律。首先，积极营造宽松的教学环境，使学生在学习的过程中感受一个和谐的教学环境。只有学生在学习的过程中，通过师生之间的交流、同学之间的交流等等形式才能更好的使学生在学习的过程中才能大胆质疑，大胆的假设以及自身解决问题的能力。再有，在培养学生自身兴趣教学的过程中，更重要的是尊重学生充分实现学生自身的主体地位。在教师教学的过程中充分尊重学生的身心健康，尊重学生的主体地位、尊重学生情感交流逐步疏导学生情感空间，全面发展学生自身的体育修养。最后，针对初中体育教学的过程中要根据学生自身优劣情况，制定符合学生自身因材施教的教学方针。对于体育教学过程中，要充分根据学生自身的身体的素质情况以及自身的天赋，不断进行有效的引导对学生进行培养，善于发现学生优点和缺点不断鼓励学生去更好的创新，培养学生独立分析能力，以便使学生在对体育事业的学习和实践取得更优异的成绩。当然在针对培养学生体育教学的发展过程中，还要在实践过程中不断强化基本功底、加强体育训练，在实践的过程中使学生有更深入的追求和新目标的确立，充分遵循素质教学理念的创新思路。三、构建良好、和谐的师生氛围，培养学生自身创新能力的提升由于中国自古以来，都存在较严重的等级观念。尤其在“尊师重道”影响下，对于教师的地位，也是被视为神圣的职位。教师在教学的过程中不仅仅是教学过程的控制者，也是体育活动的组织者，成绩的判定者具有教导的权威性。所以，在现代化的教学过程中要把教师的架子放下。在教育的过程中通过与学生之间共同探讨，帮助学生在学习的过程中通过实践、思考、创造、发现、再学习等方案进行逐步的探讨，充分发挥教师在体育教学的过程中的主导地位，帮助学生在成为学习的主人。与此同时，在科学发展观的不断深入下，对教育教学领域同样也符合社会发展的要求。针对在初中体育事业中，不仅要突出以学生为主体的地位，更要强化教师的主导地位作用。只有在教学的过程中不断使二者相互结合、相互融洽才能更好的实现学生自身创新能力的进一步提升。以便在体育这门基础性学科的建设过程中，更有助于理解体育活动的技术原理、概念和自身知识巩固循环，提高学生创新能力的培养、实现素质任务。总之，在初中体育教学的过程中，要逐步实现培养学生素质教育的理念，充分尊重学生自身创新意识、创新精神、创新能力的新型教学模式，积极倡导和鼓励学生在求知的过程中掌握独立分析问题、独立解决问题的能力新途径和方法。最终，在培养初中体育生在学习和实践的过程中，树立一种科学的、符合自身的价值观念，把自身的思维方式、思维习惯以及在练习过程中基本独立操作能力，完成新时代下的教学指标、造就更优秀的体育事业人才。一、头脑风暴教学法概述由美国被誉为“创造学之父”的奥斯本提出的头脑风暴教学法，又称智力激励法，是通过无拘无束、自由奔放的发散思维进行信息催化，思维共振，互相启发，互相激励训练发散思维、激发创新意识的有效方法。头脑风暴教学法具有相当长的发展史，其理论的支撑是获得了实践的检验的，因而被广泛地用于创造性思维活动中。一个人的能力是有限的，而头脑风暴教学法可以积少成多，实现思维成倍的飞跃，是一种具有神奇效应的思维训练法。在当今社会，如何培养具有创新能力的人才是我国艺术设计专业甚至是整个教育需要解决的问题。视觉传达专业就是以培养学生的创新意识为核心教学任务。将头脑风暴教学法融入视觉传达专业的整体课程教学中，可以解决视觉传达专业教学中遇到的各类创新思维匮乏、创新欲望不强、创新能力弱的问题，能够激发学生的创新意识、合作精神，集思广益，发挥每个人的聪明才智，培养具有创新意识与创新能力的设计人才。二、在创新思维培养中应用头脑风暴教学法的必要性推动我国经济由“中国制造”到“中国创造”转型的核心动力是创新，国家教育部门也明确将创新思维的培养放在学科教学的重要位置。视觉传达设计的本质就是创新，艺术创新是其灵魂所在。随着时代的发展，视觉传达专业必须与时俱进，在把握最时尚、最前沿、最全面的资料基础上，进行全方位的创新，不仅是对表现形式、创新手段、思想观念等方面的创新，更是对前人、他人甚至自我的不断超越。然而，不可否认的是，我国当今设计领域，仍然充斥着一些低劣、山寨、毫无新意甚至恶俗的视觉传达设计作品，不少视觉专业的学生出现了墨守成规、创新能力低、创新欲望弱、喜欢照搬与抄袭等不良现象。要改变这一现状，使视觉传达专业健康有序地发展，必须从设计教育开始抓起，通过以头脑风暴为主导的一系列优秀的教学法在视觉传达专业教学中的运用，提高学生的创新能力、激活学生的创新意识，使视觉传达专业学生懂创新、会创新、乐创新，克服能力上的缺陷与思想上的惰性，培养优秀的视觉传达人才。经过几十年的发展，头脑风暴教学法在国外已得到广泛应用，各个学科甚至很多知名的企业都推崇此方法，可喜的是，在我国不少高校也逐步认识到头脑风暴教学法的显著效果，引入了这一思维模式，并结合本专业的特点，形成了专业特色教学法。如何结合视觉传达专业的特点，更加科学、系统、透彻地掌握头脑风暴教学法，使其发挥更大的作用，是一个迫切需要解决的课题。三、创新思维培养中头脑风暴教学法的具体应用（一）头脑风暴教学法的前期准备在头脑风暴教学法引导发散思维的过程中，需先引导学生绘制发散思维图，以此命题为发散思维的出发点，绘制出形、意、音、优四条发散思维导向图。然后通过头脑风暴会议的召开，集思广益，进行创新思维的激发。四个发散思维出发点包括：其一，形。包括创意主题所包含的外形特征，比如广告主提供的标志外形、代言人外形、产品外形等。其二，意。指创意主题需要表现出来的主题思想，可以从多重主题中寻找线索。其三，音。包括创意主题或者创意产品的发音特征，例如广告语、产品名称等。其四，优。特指创意产品的优点，重点表现其与同类竞争品牌的过人之处。掌握发散思维的四个出发点也就是四个思维方向，可以更行之有效地激发发散思维，培养创新能力。（二）头脑风暴教学法的主要开展形式头脑风暴教学法以召开思维会议和小组讨论为主要的开展形式，所有参会人员在畅所欲言、无拘无束的和谐气氛中相互陈述、补充和提问，愉悦地思考问题。在整个过程中不推翻任何一个想法，发现每个思维的闪光点，通过各种思想的碰撞，激发参会人员的创意及灵感、培养合作精神与团队意识。而发散思维图表的绘制成为引导头脑风暴思维会议的主要线索。发散思维图表是一种特别有效的思维激发、引导、记录的形式，它区别于普通的思维记录模式，对创新思维的最终形成起到重要的作用。（三）头脑风暴教学法的操作要点头脑风暴思维会议的参与者有着不同知识背景与生活经验，这就决定了每个人的思维不可能完全一致，甚至会出现完全相反的情况，在这种情况下不要急于否认别人的观点，而应虚心听从大家的想法。第一，不应否认任何观点。头脑风暴法的宗旨是希望参会人员在无拘无束的气氛中尽可能多地提出新想法，对不同观点的直接否认或者批判会打击参会人员的积极性，直接影响到此方法所取得的效果。第二，鼓励各种大胆甚至离奇的假想。创新，特别是针对视觉传达专业的创新，一些优秀的作品往往会给人一种视觉上的震撼，而一些大胆、新颖、离奇的想法是我们所珍视的，一些看似离奇的想法经他人适当修正之后会逐渐变得实际可行。第三，追求设想的数量。想法越多产生创意的可能性越大。第四，鼓励巧妙地利用并改善他人的设想。思想就是在相互激发之间得到升华，善用他人设想才能将头脑风暴法的价值最大化。四、推广头脑风暴教学法的意义通过以头脑风暴为主导的一系列优秀的教学法在视觉传达专业教学中的应用，可以提高学生的创新能力、激活学生的创新意识，使视觉传达专业学生懂创新、会创新、乐创新，克服能力上的缺陷与思想上的惰性，培养优秀的视觉传达人才。萧伯纳曾说：“倘若你有一个苹果，我也有一个苹果，而我们彼此交换，那么，你和我仍然是只有一个苹果。但是，倘若你有一种思想，我也有一种思想，而我们彼此交流，我们每个人将各有两种思想。”可见，交流沟通是提高创新能力的有效途径。在当今设计中，我们经常会遇到创意的瓶颈，许多视觉传达从业人员，当然也包括广大师生，常常抱怨没有创意想法、灵感，而头脑风暴教学法能很有效地集思广益，使得参与头脑风暴的每个人获取属于自己的创意钥匙，打开创意之门，获取创意灵感。当今社会信息量如此惊人，仅靠一人单打独斗是很难有很强竞争力的，这就需要我们的具有合作精神、团队意识，特别是针对以创意为核心、为灵魂的视觉传达专业而言。头脑风暴教学法作为一种高效率的激发创意思维的手段，十分有利于在短时间激发学生的创新意识，为优秀的富有创意的设计作品的诞生奠定创意基础，从而使视觉传达专业得到健康有序地发展，解决广大师生在创新意识培养上的困惑，促进其创新水平的大幅度提升。头脑风暴教学法建立在广大师生资源共享的基础上，不仅有利于培养学生的创新意识，更有利于培养学生的团队协作精神与沟通能力，团队协作精神与沟通能力对于学生而言，会成为其今后职业生涯中最宝贵的财富之一。因此，推广头脑风暴教学法具有重要的意义。【文秘11级文书工作与档案管理实务项目二文书处理教学规划教学目的

1、掌握文书行文制度2、能够按规范进行收、发文办理;3、能够按规范进行文书传阅。教学重点

1、发文处理2、收文处理3、文书传阅教学难点

1、发文处理流程2、收文处理流程教学方法

讲授、讨论、实训教学手段

多媒体教学时数

10课时

项目构成任务一：发文办理任务二：收文办理任务三：文书传阅

发文处理是公文形成的重要阶段,是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。任务一：发文办理情景任务

（秘书办公室内）王俐（对刚招聘进来的秘书）：小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。胡：好的，我马上就写。第二天：王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。王俐：放李总那去了？这么快？小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁：鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：一、发放对象：公司所有员工。二、发放的时段：八小时以外。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。办公室二ＯＯ五年六月二日情景思考小胡的发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。以本单位名义制发公文的过程一、发文办理的含义温故而知新发文办理2.发文记录了本单位内外工作活动过程，为本单位积累档案奠定了基础

1.通过发文行使法定的职权、表达意图、传递信息。发文办理3.单位发文的形成与过程是由众多工作人员共同参与的组织行文。二、发文办理的实质草拟审核签发复核缮印用印登记分发三、发文办理的流程(P19)发文办理4修改文稿

3.会稿与会商

1.领受任务与准备

2.起草

引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”第三层为“1．”第四层为“(1)”公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字形成文稿

1、拟稿小胡按照王俐的意思草拟文稿：1）交拟环节：领会领导意图2）准备环节：收集组织材料3）构思：提纲4）撰文：初稿形成（进行必要的会商）

情景任务★小胡该如何拟稿呢

（1）核稿的范围与内容1）是否确需行文2）文种是否恰当3）内容是否合法2、审核4）措施和办法是否切实可行5）涉及多个部门的事项是否协商一致6）拟办的公文用语是否恰当

经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。（2）审核工作的分工

业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情况是否如实、所作结论是否恰当。（3）核稿的结果情景任务草拟环节规范动作：审核：小胡将完成的初稿交由王俐审核就情景案例而言王俐审核的要点有：1、有无行文的必要：刘俐应首先权衡有无下发该通知的必要，以及就公司实际情况对公司支付加班费的能力及基本数据进行评估。2、文种：文种适当，但标题不能达意。改为：《关于发放加班费的通知》。3、文稿内容：不合法。4、措施、办法是否切实可行：1）用语不当，影响可行性（公司所有员工、八小时以外）；2）缺少必要的附件支撑，导致模糊混淆不易落实；3）需设计制作工作用表，并以附件形式加入：加班费申请表；加班证明。5、公文用语：过于口语化，需修改。1-3-26、由于是公司内部发文，且为制度性文件，不涉及其他单位，故无须会签。

情景任务★王俐该如何审核呢

3、签发签发内容务必明确、完整、规范，明确签署核准意见，完整地签上姓名与时间。签发的分工

以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

联合行文的会签联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签签发是绝大多数公文生效的必要程序，文稿只有经过签发后方能成为定稿，具有正式文件的效用。情景任务草拟环节规范动作：签发：王俐将审核通过的文件发文稿纸交由分管领导签发。总经理在签发意见栏明示：同意发文——签上自己的姓名——填写日期1-3-2

情景任务★领导该如何签发呢

4、复核复核的含义

公文在正式印制前，秘书部门进行的再次审核工作。复核的内容处理程序：审批、签发手续是否完备？附件材料：是否齐全？文件格式：是否统一、规范？（按照《国家行政机关公文格式》）文件的形式：是否有错字漏字、标点情景任务草拟环节规范动作：复核：王俐对文件定稿进行再次审核。经审核，签发手续已完备；附件材料已齐全，公文格式规范，可送交缮印。情景任务★王俐该如何复核呢

5、印制文件

P26缮印校对校对内容和校对格式：包括发文的用纸大小、版面设置、行距、字距、公文中各组成部分的标识等是否符合有关规定。缮印的种类：打印、胶印、铅印和复印校对的要求1、人员组织上注意弥补个人局限性。2、正确使用校对符号。3、用另色笔工整、清晰标示。4、签署意见和注明校对人。缮印，指根据发文定稿进行排版印制文件正本的过程。要求：准确、规范、及时、美观情景任务草拟环节规范动作：就情景案例而言缮印与校对的要点有：1、将签发稿送到公司文印室进行缮印；2、缮印过程中将印制出来的文本清样与定稿再次进行字、句、标点的校对，尤其注意数字、地名、人名等关键词，以及公文数据。注意排版格式，字体、字号、格式统一。3、校对无误后，填写缮印登记表。

情景任务★该如何缮印与校对

6、用印印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文机关对文件生效的认可,对此负有法律责任。发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章在印好的文件正本的落款处加盖单位公章情景任务草拟环节规范动作：就情景案例而言用印的要点：1、注意用印的文件必须是已签发的文件；2、用印要做到上不压正文，下骑年盖月，印章端正，印色朱红，浓淡适宜，印迹清晰。见1-3-2情景任务★该如何用印呢

6、发文登记序号发文日期发文字号文件标题密级紧急程度发送单位附件份数归卷情况备注文件发出前对文件的相关项目进行记录，以便对发文进行统计、核查等。情景任务草拟环节规范动作：见1-3-4情景任务★该如何登记呢

7、发文传递与公布

发文传递

直接送达收文机关普通邮寄机要通信机要交通文件交换电信传递发文传递是连接文件的发文程序与收文程序的通道。签定合同、协议书、意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递。文件的公布

文件公布是将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式。情景任务草拟环节规范动作：就情景案例而言分发的要点有：1、封装文件。注意：有无附件、密级、数量、文件完整度、有无盖章等2、书写文件封面。注意：清楚正确；不滥用简称和不规范的字体；如有紧急、密级等特殊要求必须在封面上加盖相关戳记。3、装封。注意：文件要短于封口，封口要牢靠严实，不能用订书钉，密级文件要贴密封条，并骑缝加盖密封章。4、发送。注意：发送渠道主要有电信传送和人工传达。本情景任务，封装文件发给三个分公司即可。5、归卷。文件分发文毕，文秘人员将发文稿纸、定稿和文件正本归档，以备查考和年终立卷归档。

情景任务★分发要点

本节补充签发类型：正签、代签、核签（加签）、会签签发的权限签发的原则：先核后签签发规范：发文稿纸“发”、“急发”；代签时标注“代”“代签”字样。需核签或加签的要明确“请某某同志审阅后发出”查办方式和要求本节小结1、发文处理流程？2、各环节操作要领？3、发文处理中使用的工具载体？1、发文的实质；幻灯片162、发文流程；幻灯片123、发文各环节操作要领。本节知识应用应用知识点案例分析宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。

任务：评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）注意思维逻辑与语言表述。

温故而知新案例总结文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程序进行。宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，应该启用公司的专用文件纸；其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖章；第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份盖章后发出。

实务训练经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见”并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文处理任务呢？

请各小组在讨论的基础上：1、写出本小组具体的发文处理流程；2、进行简单的模拟演练。温故而知新

总结：高洁的发文处理流程

1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白A4纸输出该文件并附上文件签发单一并交给经理审查。签发单5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。6、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。7、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。

秘书锦囊：退回的公文该如何处理

公文被退回时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理；如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件做废处理。温故而知新学完上一次课最大的收获是什么?

案例分析

实务训练

文件的制发一定要按照规范的程序进行！

1、这个规范的程序知道了吗?(知)2、如何按照这个程序来做各环节的操作要领(行)3、发文处理能够知行合一了吗？

知识迁移

知行任务二收文处理

收文处理是否也如发文处理一样需按照规范的程序来进行？

学习重点：1、认知→收文处理的规范程序2、行为←程序内各环节的操作要领

舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒……

张秘书的处理妥当吗？为什么？文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各部门，那么，秘书收到文件后该如何规范处理呢？情景任务签收登记（分办）拟办批办承办注办催办办结处置审核环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性一、收文处理的程序和特点二、收文处理的实质

收文单位办理收文行使职权处理公务担负职能获取有关信息通过每一个个体都可能作为链条上的一环参与到收文处理工作中来：众多工作人员参与其中。三、收文处理的三个阶段签收登记审核承办批办注办催办拟办收进阶段办理阶段管理阶段（一）签收

签收是收文办理工作的起始环节，通过签收对收进的文件进行审核、检查清点并予以确认。

通常由外收发人员与内收发人员共同承担签收工作。

1、外收发人员与内收发人员

外收发人员：向外签收。如：商专收发室邮递员内收发人员：对内签收。如：各系部教学秘书从内收发人员处签收实际工作中负有文件拆封、登记与分发职责的人员，称为内收发。2、外收发签收与内收发签收

外收发人员与内收发人员的签收工作相同吗？

审核1）外收发审核要点：对外投递正确与否（不是俺家的不要！退回！）数量（回执清单、发文登记）急密件封口完好

外收发无权拆封！2）内收发审核要点：对内内收发拆封审核是否齐全：正件、附件、文件页码是否附带：汇票、现金、单据等易漏物

注意事项：物件取净，封皮完整，适当补注（若发现来文无发文单位、发文日期根据封皮上的文字及邮戳加以补注），及时退回，加盖收章（于文件首页的右上角）不能拆封的范围：1、署名领导“亲启”、“亲收”件，非经授权，不得擅自拆封，而应交领导本人或其授权秘书。2、密件、急件交办公室主任（机要处）处理。拆封审核谁来拆拆封?

企业的内收发工作由谁做？

英大泰和人寿浙江省分公司招聘前台秘书.doc

（二）登记

登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、管理和保护文件的基本手段，也是了解文件处理状况的依据。需要登记的收文：对于领导和有关人员外出开会或参加有关重要活动带回的“帐外文件”；内容反映单位重要职能活动的文件；领导人亲启件由本人决定是否登记保存。不需要登记的收文：各种广告；各种公开的和内部无密级的出版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等登记时对封套上标明领导“亲收”、“亲启”的文件，应先交与收件人或其委托的人收阅，收件人或委托人认为文件应属机关办理，再行登记。电脑登记：建立收文登记数据库特别便于掌握收文的运转状况、检索收文，通过单位的局域网，实现收文信息的共享，有利于提高机关或单位的工作效率。

登记形式包括：簿册式联单式卡片式电脑登记形式与载体优点缺点应用情况簿册式预先装订成册的登记本方便保存不易查找应用普遍卡片式单份卡片可多人同时登记；便于分类排列、查找易散乱丢失，如分类不当则难于查找有的中型企业单位采用联单式同时填写两联或两联以上登记单便于查找，一次填写多次使用，可各自装订成册。易混乱丢失采用的不多登记形式比较

（三）审核

收文审核的重点：收文审核后对文件的处置：文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合规定的文件，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。紧急公文，应当明确办理时限。是否应由本机关或单位办理；是否符合行文规则内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。审核的范围：下级上报需办理的文件。收进阶段关键点之一：在完成签收、登记、审核的过程中，判断文件是办文（需承办、需回复、需传阅）还是一般性阅文。

要求承办或回复的文件，必须填写《文件处理单》贴于所收文件前面，随文件运转和归档。

收文处理单.doc

分办（分发）

收文经登记后即进入办理阶段。

对“领导亲启”件的分办，直接送达领导者本人。分送给领导人和单位内各承办部门或人员的文件必须履行签收手续，以免文件丢失。（四）拟办拟办工作是一项参谋性工作，它发挥综合部门和业务部门熟悉文件处理情况和业务的长处，为领导决策提供参考性意见。拟办应对办理的原则、方法等方面提出建议或相关的办理方案。拟办意见应明确具体，切实可行。(P12)

拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及或有关人员对需办理的文件提出建议的工作。写在文件处理单的“拟办意见”栏内。拟办的范围：一切需要办理的文件（五）批办批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的文件均应呈送领导人批办。批办的内容大体与拟办相同。需交待清如何办理及办理到何种程度；指定承办部门；限定要件和急件的办毕时间，以免贻误。批办是领导根据来文及拟办意见，直接在文件处理单上加以指示或批示的程序。是单位领导人行使职权、办理公务的重要体现。批办是文书处理过程中一个具有决策意义的程序，是行使领导职权的一种具体体现。批文时应使用符合保管要求的书写材料，字迹工整、易于辨认。一般由单位与部门的正职领导主要负责对全局性的、方针政策性文件、特别重要等文件的批办。其它文件可授权副职与办公部门的负责人，在其职权范围内审批有关业务文件与行政事务性文件。批办的分工为便于承办，批办意见应明确具体。对贯彻执行上级机关的来文，要批示组织实施的措施;对只需阅知的来文，要批示传阅、传达的范围与时限；对要求承办的来文，要批示承办的原则与方法、承办部门或人选；对要求回复的来文，要批示撰稿人与回复的要点；对需两个以上部门共同承办的收文，要批示主办单位。批办的方法（六）承办

遵照批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作环节．承办的要求：明确承办人，专人负责。领会领导批办精神，如实按领导意图办事。遇情况，及时请示。涉及多个部门的，主办与协办部门必须协调一致。（七）催办催办主要是送负责人批示或者交有关部门办理的文件。即对内催办和对外催办。

一般文件定期催办，对紧急文件跟踪催办，对重要文件重点催办。指文秘部门对文件办理所进行督促与检查的工作。防止在文件办理过程中出现拖延、滞留、积压的现象，有助于文件的及时办理，进而提高文件工作的效率。定义

意义

重点

对象

方法

催办的方式

⑴电话催办

⑵当面催办（登门催办）

⑶信函催办

⑷使用“文件催办单”催办（催办卡催办）

⑸开会催办。

催办的要求（怎样做好催办工作）

⑴要有专人负责。

⑵建立催办制度。

⑶加强检查汇报。

（八）注办

注办也称为留注，是指在文件办理完毕后将其承办情况和结果在文件处理单上进行注明的工作。注办的内容：即对需办复的文件，由承办人注明是否已经办复、复文字号、日期。注办的要求：注办必须及时，在对文件阅读或承办完毕立即进行。

注办定义

1、收文的实质；2、收文流程；3、收文各环节操作要领。本节知识应用应用知识点情景任务回放舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业派主要负责人参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒……文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各单位，作为秘书，收到文件后该如何规范处理呢？情景任务情景后续12月7号，张秘书向总经理汇报：钱总，明天下午2：30你有个会，是市政府组织召开的冬季防火会议。钱总：我明天有个重要的客户要见，你让赵副总去一下。张秘书：好的，我去通知赵副总。赵副总一听是冬季防火会议，随口问了句：“要汇报吗？”张秘书一听愣住了，“汇报，这个，我想想，哎呀，好象是有说要汇报什么的，我没太在意，以为是常规例会呢。”“赶紧核实一下”赵副总果断地说。张秘书飞快地冲进办公室，一阵翻箱倒柜后，终于找到那份文件，一边阅读一边想：“坏了，坏了，把这么重要的内容忽略了，影响公司声誉可怎么好？”他把这份文件复印了几份，给钱总和赵副总人手一份，并主动承认自己的过失，表示愿意加班把材料赶出来。钱总和赵副总虽然很震惊，但想想现在也不是发脾气的时候，应付难题才是上策，便马上组织召开公司紧急会议，共同研讨汇报材料的内容，经过大家的共同努力，终于在中午的时候完成了汇报材料的写作。情景任务1、张秘书为什么会出现这样的失误？如果你是张秘书将按怎样的程序处理市政府的这份通知？2、请小组组员简单模拟张秘书的收文处理过程。

任务小结张秘书收文处理的规范动作：1、登记——收文登记簿2、审核——此文是否需要审核呢？3、拟办拟交行政部撰拟汇报材料，参会人由赵副总指派。拟交行政部牵头办理。赵副总全面负责。提交4、批办同意拟办意见。另，请行政部本周内完成公司防火工作自查，确保安全工作落实到位。5、承办落实事项：汇报材料的完成防火工作自查与完善落实参会人6、催办办公室秘书如何催办赵副总？7、（注办）赵副总如期参会并发言。

公文处理单？公文监控人？

任务三：文书传阅学习目标：了解文书传阅的要求掌握文书传阅的流程掌握文书传阅的方法能够正确进行文件传阅情景任务

舒美服饰公司（苏州分公司）于2011年12月1号收到集团总部下发《关于加强冬季防火工作的通知》1份。秘书李芸该如何处理这份收文呢？情景分析企事业单位每天都会收到一定量的公文。有的需要及时办理，有的需要传阅。做好文书的传阅是秘书的日常工作之一。任务分析——怎样完成传阅任务呢？其一，要明确文书传阅的范围其二，要确定完成传阅所采用的方法其三，要掌握传阅的规范性操作要领，有序地、高效地进行传阅一、文件传阅的基本要求1、准确：严格按照传阅范围进行传阅2、有序：一般顺序与承办部门优先3、及时：传阅的时效性（取送及时、遵循顺序、区别送阅、掌握领导阅文规律）4、安全：文件传阅范围的一般情况：1、有明确传阅范围的文件，严格按照传阅范围进行传阅；2、无明确传阅范围的文件：一种是需要领导批示的，按领导批示范围进行传阅；二是不需要特别办理，只要求有关单位、部门、人员了解的，直接对相关人员进行传阅。1、使用文件传阅交接登记簿2、杜绝横传3、传阅组织专人负责4、严格遵循传阅范围进行传阅5、设置密级文件夹，注意密件：封面贴“密件”标志；即阅即退，不能带回；及时收回。二、公文传阅的顺序分清主次和先后，讲求效率一般情况，一般处理：办公室主任阅读、把关——单位领导——分管领导——承办部门特殊情况灵活处理：领导不在，调整顺序；急件，主管领导阅知后交承办部门，再送其他领导文件较多，分头传阅。三、文件传阅的基本方法轮辐式传阅阅读室集中阅览（会议“传阅”）四、情景任务实施1、确定公文传阅范围：单位领导、安全科、生产部门2、选择传阅方式：因涉及部门与人员较少，采取轮辐式传阅具体：李芸交单位领导阅知，单位领导批示传阅范围；李芸依据领导指示范围，将文件交安全科科长阅知；收回再交安全科副科长阅知；收回后再交各生产车间阅知。3、确定传阅顺序：李芸—分公司领导—主管领导—承办部门（见P16图示）4、传递文书：填写文件传阅单附于文件之前一并流转。5、及时收回并检查文件6、填写文件传阅登记表（对所有传阅文件的集中登记）传阅文件小技巧

1、公文呈送要选择好时间2、公文要按内容的重要程度排序摆放：

先急件后平件；先阅示件后阅知件；先热点件后一般件；先分管件后相关件。3、文件取回选时间。实训项目

文书处理模拟实训文书处理实训

一、发文处理二、收文处理三、文书传阅实训情境

一、为加强食品安全管理，好滋味食品公司拟召开2012年度食品安全工作会议。公司总部总经理吩咐行政部下文通知各分公司于6月15号到贵阳总部参加会议。思考（讨论）该如何办理这份发文，并模拟下发这份通知的全过程。二、好滋味食品公司（六盘水分公司）于2012年6月8号收到集团总部下发《关于召开加强食品安全工作会议的通知》1份。思考（讨论）该如何办理这份收文，并模拟收文处理的全过程。三、好滋味食品公司（六盘水分公司）于2012年6月18号收到集团总部下发《关于加强食品安全工作的通知》1份。思考（讨论）该如何传阅这份收文，并模拟传阅收文的全过程。实训目标知识点及能力目标职业综合能力目标1、文书工作的组织；2、收文处理流程及收文处理（含收文的传阅）；3、发文处理流程及发文处理。1、办公自动化应用能力；2、党政机关、企事业单位组织构架在实际工作中的指导意义及应用；3、应用礼仪素养在具体情景中塑造职业形象；4、协调沟通能力以及语言表达能力在实际情景中的应用。实训考评课程知识点与能力目标考评职业综合能力目标考评文书工作有组织、可操作；收文、发文流程符合规范，且设计完整、合理；3﹒文件内容符合文种撰写要求，文件制作规范、美观；4﹒答辩表现及点评纠错情况；5.PPT制作情况;6﹒实训报告填写情况。公司职能部门设置合理；2、工作用表制作规范、工作道具准备充分；3、仿真环境能体现职业化氛围，仪表仪态体现职业化形象；4、汇报思路清晰，语言流畅；5、讨论过程记录能体现实训及小组讨论过程。实训步骤任务实施每个实训小组模拟一个公司；小组讨论分析情景，设置公司文书工作部门及相关职能部门（在分解任务的基础上确定文书工作岗位责任）；就小组讨论情况做（讨论）会议记录；根据情景设置，准备相关道具；进行收、发文处理仿真模拟；50分钟汇报交流小组选派代表汇报任务角色分工及工作流程；匹配组互相点评纠错；小组就完成任务情况进行答辩（由教师和其他小组成员提问）。30分钟总结教师进行点评与总结，学生填写实训报告。10分钟实训成果实训成果处理完善的收文处理单或文件签发单、文件阅办单制作规范的收文或发文掌控小组学习讨论过程的会议记录4、实训报告实训小结

一、发文处理

1、分发给谁？

发文处理的设计

对外行文与对内行文；上行文与下行文

——一切发文都是发文

2、发文处理的组织与设计（人力配置）

二、收文：

1、收文处理的规范化设计（流程的完整性）

2、收文处理的组织结构设计

3、承办环节对职能的体现

公文的工具作用

草拟审核签发复核缮印用印登记分发以本单位名义制发公文的过程包括一、发文办理的含义温故而知新发文办理2.发文记录了本单位内外工作活动过程，为本单位积累档案奠定了基础

1.通过发文行使法定的职权、表达意图、传递信息。发文办理3.单位发文的形成与过程是由众多工作人员共同参与的组织行文。二、发文办理的实质签收登记（分办）拟办批办承办注办催办办结处置审核环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性一、收文处理的程序和特点二、收文处理的实质

收文单位办理收文行使职权处理公务担负职能获取有关信息通过每一个个体都可能作为链条上的一环参与到收文处理工作中来：众多工作人员参与其中。补充知识办毕文书的处置具体包括：立卷归档、清退、销毁及暂存处理等。

是据有关规定和工作情况，对办毕文书予以定期清理检查，确定价值，分门别类，决定并实现其“去”、“留”、“存”、“亡”的活动。

办毕文书即办结文件。指完成了收文或发文处理程序，业经发出或承办完毕的公务文书。内容处置的实质立卷归档

将办理完毕、具有查考、保存价值的公务文书按其在形成过程中的有机联系组成案卷，移交档案部门保存，以便于保管、检索和利用。

1、办毕文书才能立卷2、具查考、保存价值的文书才能立卷3、按文书形成过程中的有机联系和一定规律组卷内涵定义清退据有关规定和要求，将部分办毕文书经过清理、定期或不定期地退还原发文机关或其指定的专门部门。确保秘密安全；防止无用信息扩散等。意义定义守时齐全清退的原则清退上级下发的绝密文件供内部传阅并要求退还的文书资料要求退还的未定稿、讨论稿、送审稿或征求意见稿未经领导本人审阅的内部讲话稿有错情的文书规定回收的会议文件由发文机关明确规定限期清退的公文清退的范围清退绝密件：立卷归档、办毕收回、机要员集中保存重大错情文件：无条件退回会议文件：据会务组清退文件目录工作人员离职（退、调、合并、搬迁）：主动清理手中文件（离职手续、离职工作交接）清退的方法文件清退清单清退单位：制发单位文号份数密级备注清退人收文人销毁

对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性处置。

焚烧、粉碎、造纸厂化成纸浆等方式定义办毕，业经鉴定确认不具留存价值或留存条件的文件材料。如重份文件、泄密件等。范围销毁鉴定编册报批销毁填写文件销毁清单

销毁的程序两人监销并直至公文确已彻底销毁未经清理、鉴别和审查批准，不得私自销文定期销毁不能将待销文件当废品出售销毁的制度文件销毁清单顺序号成文单位发文字号文件标题日期份数销毁理由审批单位及负责人销毁单位及经手人暂存将不应立卷归档或清退，又不宜销毁的文书暂存，以供日常查考听日后判断与发落．对暂存文件要定期清理与鉴定．练一练:你会聘用谁(1)总经理办公室：李总：小王，现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘多一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了．火热的人才招聘会王俐与赵总收了一堆简历，经过认真筛选后，挑了三份，由王俐对三人进行面试．下面是她们的对话：（请认真看过之后，经过小组讨论，写出你组所认为的不当之处，并说说你组认为应招聘三人中哪一个。准备发言）王俐：你好，请坐！张三：你好，谢谢！王俐：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？张三：好的。王俐：收文处理的一般流程是怎样的？张三：签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。王俐：请你说说前三项的具体操作要领。张三：签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。评析张三：签收时，要清点份数；要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。完成后要在上面签字，表示已收。看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。签收程序来函签收检查签字拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。正确。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一