企业档案管理制度范文（3篇）

第5页共5页企业档案管理制度范文一、目的为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《____档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。二、管理权限、职责1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导。2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员。5、公司各部门专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。三、归档范围与分类1、凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档围。2、公司文书档案设置____类，分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、党群管理类、人事类、会计类。公司科技档案设置____类，分为基建类、设备类、科研类、产品类。公司声像档案、实物档案另行归档。具体参照《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。四、立卷归档要求1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档。2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。4、公司档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为____年、____年。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远保存利用价值，为永久保管。对在一定时期内有利用价值的，应酌情列为定期（____年或____年）保管。凡介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。5、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，应先按立卷归档后再办理借阅手续。6、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应完整、准确、系统，归档文件材料盒内要有“盒内文件目录”。7、文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向综合部档案室移交，档案部门在接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案移交登记表》签字后各保留一份。五、档案借阅与保密1、总经理、副总经理、总监借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，限期归还。2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，需办理《借阅档案申请表》，经部门负责人、分管领导审批后方可借阅。3、公司档案密级分为绝密、____、____三个级别。绝密级档案禁止调阅，____级档案只能在档案室阅览，不准外借；____级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过____小时。____级档案的借阅必须由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理审批，具体按委托书的内容执行。4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。5、借阅人对档案要妥善保管，保持整洁，不得对档案进行涂改，勾划、裁剪、损坏或抽页，不得转借他人，不得遗失和私自翻印。6、档案管理员应定期清查借阅登记册，对已到限期的调出档案，应及时督促归还。7、档案工作人员不准用电话、传真、信笺与别人联系____事项；严禁秘级文件、资料、信息上网。8、档案工作人员必须坚持做到不带档案出门，不准将档案提供给无关人员查看，不准将档案存放情况及其内容向无关人员泄露，克服新时期无密可保的麻痹思想，时刻保持警惕，谨防失____事件发生。9、建立档案利用效果登记制度，对借出的档案，在工作查考、解决经济纠纷，经济案件，产权归属等产生的作用及效果及时进行登记，以反映档案在公司经营活动中所发挥的应有作用。六、档案的鉴定与销毁1、公司综合部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由综合部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件____，提出存毁意见。3、档案材料鉴定小组审定，编制销毁清册，并经公司总经理批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。七、罚则1、凡无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款____元-____元，并予以通报批评。2、对涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款____元-____元，并予以通报批评。3、不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查；4、遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露____的，追究当事人责任。八、本制度由公司综合部负责解释，自下发之日起执行。企业档案管理制度范文（二）一总则为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。二文件材料的收集第一条收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作为保存的重点，具体包括以下各项：（一）上级来文1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。（二）公司文件材料1、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；2、公司颁发（包括转发）的各种正式文件的签发搞、印制稿、重要文件的修改稿；3、经济活动中的重要往来函件、谈判记录、会议记录、协议等文件；4、公司与各级行政部门往来公文，下级单位____请示与公司的批复文件；5、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；6、反映公司经济业务活动和科学技术管理的专业文件材料；7、公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料；9、公司党委、团委、工会和内部____机构在工作中形成的重要文件材料；10、公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录；从外单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料；11、公司基本建设工程施工竣工、图纸文件、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、产品开发、生产、建设项目的科技文件材料；12、公司成立、合并、撤销、更改、注册登记资料、人员编制等文件材料；13、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；14、公司的历史沿革、大事纪、____，反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、干部、工人名册以及职工的录用转正、定级、调资、调动等工作及干部奖惩等文件材料；16、公司员工调动、行政、党、团、工会____介绍信及存根；17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；18、公司诉讼的各类证据、记录、协议、判决等文件。19、公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；20、公司外事活动中形成____请示、报告、计划、考查总结、重要简报、____、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；21、各种普查工作中形成的文件材料；22、公司诉讼的各类证据、记录、协议、裁决等文件。第二条收集应注意的问题（一）文件正文和附件要同时收集。（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存档，但特别重要的文件例外。（三）作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。（四）有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。（五）有请示无批复或有批复无请示的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。（六）用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复4制。（七）经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。三立卷归档公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。第三条文件材料的分类应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。第四条立卷分工（一）各单位形成的文件，自行立卷；（二）上级____文件，由党委办公室立卷；（三）下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办部门立卷；（四）上级单位颁发的专业性文件，由承办部门立卷；非专业性文件，由办公室立卷；第五条归档（一）各单位于____月底前将上年度文件材料立卷完毕，整理存档，特别重要的档案材料等，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。（二）各种文件、资料，按性质和内容进行分类整理，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。（三）具有不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷注明。（四）案卷必须整齐排序，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。四档案保管第六条档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。第七条胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片的拷贝要分别存放，必要时采用专用厨具进行保存。第八条底图入库要认真检查，平放或卷放。第九条库藏档案要定期核对，做到账物相符。发现破损变质及时修补或复制。五档案借阅第十条借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。第十一条借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。第十二条借阅时间最长不得超过一个月，确因工作需要不能到期归还者，要说明情况，办理续借手续。第十三条归还档案时，由档案管理人员当面清点清楚，并在借阅登记薄上及时注销。第十四条凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。第十五条底图一般不予外借。六档案销毁第十六条对已过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，派专人进行销毁。七档案统计第十七条销毁____公文，应进行登记，有____人监督，保证不丢失、不漏销。第十八条要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。第十九条除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。第二十条统计数字要准确真实。第二十一条对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，7以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。八档案保密第二十二条档案工作人员要严守____，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。第二十三条不得传播、议论有关____问题。第二十四条档案资料不准带到公共场所。企业档案管理制度范文（三）第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况