档案管理学基础-第13章课件

传统载体档案数字化第十三章内容提要本章着重说明和介绍了纸质档案和录音录像档案的数字化管理的相关内容，其中包括纸质档案的数字化工作概述、纸质档案数字化的业务流程、录音录像档案数字化、档案数字化安全管理等方面的知识内容。第十三章纸质档案的数字化工作概述第一节传统载体档案数字化纸质档案数字化的业务流程第二节录音录像档案数字化第三节档案数字化安全管理第四节一、纸质档案数字化的概念二、纸质档案数字化的一般管理要求和基本环节三、纸质档案数字化对象的选择四、纸质档案数字化的组织与管理电子文件的归档第一节第十三章传统载体档案数字化第一节纸质档案的数字化工作概述数字化（ｄｉｇｉｔｉｚａｔｉｏｎ）：利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化（ｄｉｇｉｔｉｚａｔｉｏｎｏｆｐａｐｅｒｂａｓｅｄｒｅｃｏｒｄｓ）是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像的关联关系的处理过程。这一概念的基本含义是：第一，纸质档案数字化的对象主要是传统意义上的纸基（纸介质）档案实体。第二，纸质档案数字化依托的主要技术设备是扫描仪、数码相机等数字化加工设备。第三，纸质档案的数字化成果是各种数字图像（ｄｉｇｉｔａｌｉｍａｇｅ），即表示实物图像的整数阵列。数字图像的分辨率（单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数ＤＰＩ表示）应满足档案管理和有效利用的基本要求。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。第四，各种数字图像应按照纸质档案的历史联系和逻辑联系（内在联系），建立目录数据与数字图像之间的有效关联，以便于对纸质档案的数字化成果的有效管理和利用。一、纸质档案数字化的概念各单位在开展纸质档案数字化的工作中，应遵守如下要求：第一，应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的开展应遵循《信息与文献档案数字化实施指南》（ＩＳＯ／ＴＲ１３０２８—２０１０）和《文献档案资料数字化工作导则》（ＧＢ／Ｔ２０５３０—２００６）提出的要求和建议。第二，应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大限度地展现档案原貌。第三，纸质档案数字化应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合《信息与文献档案数字化实施指南》（ＩＳＯ／ＴＲ１３０２８—２０１０）提出的要求。第四，应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。第五，在加工涉密档案时，档案部门应按照涉密档案相关保密要求开展工作。相关法律法规主要包括：《中华人民共和国保守国家秘密法》《计算机信息系统保密管理暂行规定》《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》《国家秘密设备、产品的保密规定》等。在纸质档案数字化过程中形成的秘密载体（是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的磁介质、光盘等各类物品）的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁，应当符合国家保密规定。二、纸质档案数字化的一般管理要求和基本环节纸质档案数字化的内容和范围如下：（１）立档单位的文书档案、管理类（包括经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等）档案除已到保管期限、短期或１０年期档案外，有条件的立档单位可全部将其数字化。对于有正本、文稿处理单、修改底稿等的档案，立档单位可只对正本和文稿处理单进行数字化；具有重要修改内容的历次修改稿和重要档案的历次修改稿需数字化。（２）立档单位正在研制或正在生产的核心产品或核心业务档案应全部数字化，非核心产品、已停产的产品、非核心业务档案可根据立档单位的实际需要有选择地数字化。（３）立档单位的科研档案可全部数字化。（４）立档单位的生产、科研、办公、生活建筑物的可行性研究、设计、施工、竣工验收等阶段的质量管理档案、竣工图档案可以数字化，其他阶段形成的档案可以有选择地数字化。（５）立档单位的设备仪器档案可依据重要程度有选择地数字化。（６）立档单位的会计档案，可根据本单位的实际需求及人力、物力配置情况有选择地数字化。（７）立档单位的职工档案、干部档案的数字化，需档案部门与组织人事部门或人力资源管理部门充分协商后，按照中国共产党中央委员会组织部、人力资源和社会保障部的有关规定执行。三、纸质档案数字化对象的选择各单位应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。为保证纸质档案数字化工作的正常有序进行，各单位应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员、熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员、掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。同时，各单位应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。除此之外，为强化数字化工作的安全性，各单位应加强对外聘工作人员的审核。四、纸质档案数字化的组织与管理（一）机构及人员开展纸质档案的数字化工作，相关单位的基础设施应满足如下要求：第一，应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。第二，加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。第三，应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。（二）基础设施纸质档案的数字化工作，应依据科学合理的工作方案来进行。各单位在制定纸质档案数字化工作方案时，应按如下要求进行：第一，应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。第二，纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。第三，数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。第四，应对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。第五，纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与在数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。（三）工作方案各单位在开展纸质档案数字化工作时，应按照科学化和规范化的要求，制定相应的管理制度，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。具体内容包括：第一，岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等。第二，人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范。第三，场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范。第四，设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范。第五，数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范。第六，档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。（四）管理制度各单位在开展纸质档案数字化工作时，应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。具体要求包括：第一，应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。第二，应建立完善的问题反馈机制，对在纸质档案数字化工作过程中后端环节发现的在前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。第三，应按档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像处理、数据库建立、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库的顺序，确立纸质档案的数字化工作流程。（五）工作流程控制各单位在开展纸质档案数字化工作时，应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，加强对数字化工作的管理。纸质档案数字化工作文件主要包括：纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、纸质档案数字化前处理工作单、纸质档案扫描工作单、数字图像处理工作单、数据录入工作单、纸质档案数字化验收登记表、纸质档案数字化成果移交清单等。采取外包方式实施数字化时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。各单位应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，明确在数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。（六）工作文件管理纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应：从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照《文献档案资料数字化工作导则》（ＧＢ／Ｔ２０５３０—２００６）第５章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。在项目实施过程中，档案部门应依据《档案数字化外包安全管理规范》，在档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。（七）档案数字化外包一、档案出库二、数字化前处理三、数据库建立四、档案扫描五、图像处理六、数据挂接七、数字化成果验收与移交八、档案归还入库纸质档案数字化的业务流程第二节第十三章传统载体档案数字化第二节纸质档案数字化的业务流程档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并在与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。一、档案出库原则上应将被确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑选扫描。确有不需要扫描的页面，应加以标注。二、数字化前处理（一）确定扫描页应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号；在重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容；书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响；应对破损页面、缺页等特殊情况进行登记。（二）编制页号按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。（三）目录数据准备应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。使用特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。（四）拆除装订破损严重或因其他原因无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复；对于因折皱不平而影响扫描质量的纸质档案，应先进行压平等相应技术处理。（五）技术修复三、数据库建立各单位应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合《档案著录规则》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守目录数据库数据规则。数据库选择应考虑可转换为通用数据格式的，以便于数据交换。数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。将在纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。四、档案扫描档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，并进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。（一）确定扫描页第一，扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。第二，对于超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案，可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后再进行图像拼接。第三，分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸第四，应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。（二）纸质档案数字化的扫描设备要求为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，尤其应采用彩色模式进行扫描。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式进行扫描。（三）扫描色彩模式对扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。扫描分辨率应不小于２００ＤＰＩ。当文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于３００ＤＰＩ。当有ＣＯＭ输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率：需要进行ＣＯＭ输出的档案，扫描分辨率建议不小于３００ＤＰＩ；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于６００ＤＰＩ；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。（四）扫描分辨率纸质档案数字图像长期保存格式为ＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ或ＪＰＥＧ２０００等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。在利用纸质档案数字图像时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为ＰＤＦ等其他格式。同一批档案应采用相同的存储格式。（五）存储格式各单位可以档号为基础对数字图像进行命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性；可将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像进行命名。当数字图像确需被存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像进行命名。各单位应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。（六）图像命名五、图像处理对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，将其合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。（一）图像拼接对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以视觉上基本不感觉偏斜为准。（二）旋转及纠偏如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少２ｍｍ处裁剪图像。（三）裁边如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，在处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。（四）去污数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。应对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，当发现有不符合图像质量要求的情况时，应重新进行图像处理。（五）图像质量检查六、数据挂接各单位以纸质档案目录数据库为依据，把每一份档案文件扫描所得的一个或多个数字图像存储为一个图像文件。将数字图像文件存储到相应文件夹时，应保证每一个数字图像文件的名称与档案目录数据库中该文件的档号相同，数字图像文件的页数与档案目录数据库中该文件的页数一致，数字图像文件的总数与目录数据库中文件的总数吻合。图像文件的文件名与档案目录数据库中该文件的档号应具有一致性和唯一性，并建立一一对应的关联关系；数字图像应可以正常打开，发现错误应及时纠正，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接创造条件。（一）挂接准备在档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检确认合格后，可通过网络加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，档案部门可实现档案目录数据对相关联的数字图像文件的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。应逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性等。（二）汇总挂接七、数字化成果验收与移交档案部门可成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。（一）验收方式纸质档案数字化成果包括档案目录数据、元数据、数字图像、数据挂接、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。各单位应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容与格式等的准确程度、必填项是否填写等；应对元数据进行验收，主要包括元数据的完整性和赋值规范性等；应对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名、排列顺序的准确性，图像的完整性，图像质量，等等；应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像挂接的准确性等；应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等；应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。（二）验收内容能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行１００％检验，检验合格率应为１００％。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。人工检验的抽检比例不得低于５％。对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为１００％，其他内容的抽检合格率应不低于９５％。（三）验收指标当每批纸质档案数字化成果质量检验达到行业标准的要求时，予以验收“通过”。验收未通过的成果应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。（四）验收结论验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续，填写纸质档案数字化成果移交清单。（五）移交八、档案归还入库档案归还入库涉及的工作内容包括：档案装订、档案归还入库的清点等。纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。应按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。一、录音录像档案数字化概述二、录音录像档案数字化工作的组织和管理三、录音录像档案数字化基础设施要求四、录音录像档案数字化工作方案的制定要求五、录音录像档案数字化工作的管理制度六、录音录像档案数字化工作流程控制七、录音录像档案数字化工作文件管理要求八、录音录像档案数字化外包的要求九、录音录像档案数字化流程管理录音录像档案数字化第三节第十三章传统载体档案数字化一、录音录像档案数字化概述录音录像档案（ａｕｄｉｏ-ｖｉｓｕａｌｒｅｃｏｒｄｓ）是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以记载在物理载体上的影像或声音为主要反映方式的有保存价值的历史记录。录音录像档案数字化工作的基本要求包括：第一，各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展录音录像档案数字化工作。第二，应采取有效的管理和技术手段，真实反映录音录像档案内容，确保数字化成果质量。第三，在录音录像档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。第四，应加强对录音录像档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全，避免或减少各环节操作对档案实体的破坏。第五，加工涉密档案时，应按照国家有关规定执行。若同一物理载体中同时记录非涉密档案和涉密档案，则该物理载体应按照涉密档案相关要求处理。录音录像档案数字化的基本环节主要包括：档案出库、数字化前处理、数据库建立、信息采集、音视频处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库等。二、录音录像档案数字化工作的组织和管理各单位应建立录音录像档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保录音录像档案数字化工作的顺利开展。各单位要配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员、熟悉相关标准规范并能够为录音录像档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员、掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理；为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。三、录音录像档案数字化基础设施要求各单位要为录音录像档案数字化工作配备必要的基础设施。具体要求包括：第一，应配备专用的录音录像档案数字化加工场地，并合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、信息采集、音视频处理、质量检查等工作区域。第二，加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。第三，场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理系统。第四，应合理规划、配备和管理录音录像档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足录音录像档案数字化工作的需要。四、录音录像档案数字化工作方案的制定要求制定录音录像档案数字化工作方案，应满足如下几点要求：第一，应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保录音录像档案数字化工作达到预期目标。第二，工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。第三，必要时可对工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。第四，工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与在录音录像档案数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。五、录音录像档案数字化工作的管理制度各单位应制定科学化、规范化的录音录像档案数字化管理制度，并在数字化工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和数字化工作质量。录音录像档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面。第一，岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等。第二，人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范。第三，场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范。第四，设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范。第五，数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范。第六，档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。六、录音录像档案数字化工作流程控制各单位应依照相关法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对录音录像档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。应加强对录音录像档案数字化工作的全流程安全管理，及时对信息采集、音视频处理等各个环节产生的数据进行备份。应建立完善的问题反馈机制，对在录音录像档案数字化工作过程中后端环节发现的在前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。七、录音录像档案数字化工作文件管理要求各单位应根据情况制定符合实际要求的录音录像档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。主要包括录音录像档案数字化工作方案、数字化审批书、数字化流程单、数据验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等。采取外包方式实施数字化时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。各单位应加强对数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。八、录音录像档案数字化外包的要求录音录像档案数字化工作如需外包，档案部门应：从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照《文献档案资料数字化工作导则》（ＧＢ／Ｔ２０５３０—２００６）第５章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。如需审查数字化加工企业的保密资质，档案部门应按照《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔２０１２〕７号）等文件的要求执行。在项目实施过程中，档案部门应依据《档案数字化外包安全管理规范》，在档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。档案部门应指派专门人员参与录音录像档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。九、录音录像档案数字化流程管理档案保管部门应按照录音录像档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并在与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。在数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放录音录像档案，对温湿度等环境进行有效控制，并对档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保档案安全。（一）档案出库第一，确定信息采集范围。第二，进行档案检查。（二）数字化前处理第一，应制定目录数据库数据规则，包括数据字段类型、字段长度、字段内容要求等。第二，数据库选择应考虑可转换为通用数据格式的，以便于数据交换。第三，数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于数字化成果的管理和利用。第四，在录音录像档案数字化过程中，应记录数字化项目信息、音视频生成环境、数字化各类技术参数等信息。第五，可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。（三）数据库建立1．信息采集的基本要求第一，应根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的信息采集设备，并进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证采集后的数字音视频信息清晰、完整、不失真，声音和画面效果最接近档案原貌。第二，应按有关规定对从库房调用的录音录像档案进行温湿度平衡调整后，再进行信息采集。（四）信息采集２．信息采集设备信息采集设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的信息采集设备进行数字化；在信息采集前，应对相应的采集设备进行清洁、检查和调整，并设定正确的参数；应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。3．技术参数录音档案数字化的技术参数应满足下表要求。录像档案数字化的技术参数应满足表１３１８中的要求。４．文件切分与著录对于同一物理载体中记录多个不同主题录音录像档案的，应根据每个主题的起止时间，在采集时按照主题进行切分，针对每个主题按照《档案著录规则》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）的要求进行著录，并根据录音录像档案的特点进行深层次的著录，将结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。档号的编制方法应符合本档案部门的档号编制规则。音视频文件首尾空白无内容的部分如果时间过长，可进行适当剪切，在声音或画面开始前和结束后各保留５秒左右的空白。５．文件命名可采用档号对音视频文件进行命名，并确保唯一性；当一条目录对应采集后的多个音视频文件时，可按档号与顺序号组合的方式对音视频文件进行命名；应科学建立音视频文件的存储路径，确保数据挂接的准确性。６．质量检查信息采集完成后，应通过播放、对比档案原件和采集到的音视频文件等方式进行质量检查。当存在音视频不清晰、不同步等差错，不符合音视频质量要求时，属于采集问题的，应对该档案进行重新采集。７．档案恢复数字化工作完成后，应对录音录像档案进行整理恢复。对于带式档案，应在数字化完成后进行倒带操作。音视频文件在提供利用前，针对原始音视频文件的拷贝文件，可采用压缩比更高的编码格式进行文件转换；可进行适当的降噪、振幅标准化等处理，以抑制和去除噪声、爆音；可对影像画面进行去蒙尘、去划痕、校色、画面稳定处理等。（五）音视频处理应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的录音录像档案数字化音视频文件进行挂接，以实现目录数据与音视频文件的关联。同时应在软件中通过档号或者原始介质索引号等形式建立音视频文件与档案原件的关联。应逐条检查挂接结果，包括目录数据与音视频文件对应的准确性、已挂接音视频文件与实际数字化数量的一致性、音视频文件能否正常打开等，发现错误应及时进行纠正。（六）数据挂接１．数字化成果验收（１）验收方式（２）验收内容（３）验收指标（４）验收结论２．数字化成果移交（七）数字化成果验收与移交应按照录音录像档案归还入库的相关要求，对完成数字化处理的录音录像档案原件进行处理和清点，并履行档案入库手续。（八）档案归还入库一、档案数字化安全管理的一般要求二、档案数字化外包安全管理档案数字化安全管理第四节第十三章传统载体档案数字化第四节档案数字化安全管理第一，各级党委的档案部门和国家保密行政管理部门的职责是：加强对档案数字化工作的安全管理，并对档案数字化安全保密工作实行监督和指导。第二，各级国家档案馆（包括综合性档案馆和专门档案馆）和立档单位（或档案形成单位）的职责是：结合本单位、本系统、本地区的实际情况，对档案数字化安全管理实行统筹规划和科学计划；在分步实施过程中，要突出重点，科学划定档案的数字化范围，按步骤开展档案数字化工作。第三，各级国家档案馆和立档单位是档案数字化的实施主体。根据国家规定，档案数字化原则上应由档案馆和档案形成单位自行组织开展。确需服务外包的，在同等条件下，应优先选择具有相关涉密资质的档案数字化服务机构。第四，各级国家档案馆和立档单位在实施档案数字化之前，应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》等国家有关保密规定对档案中涉密的档案文件进行梳理和清理工作，做好档案的密级鉴定工作。一、档案数字化安全管理的一般要求第五，涉密档案数字化需要服务外包的，应当由具备涉密档案数字化加工资质的档案数字化服务机构承担。需要数字化的档案中包含密级文件的，应当根据其最高密级要求，确定计算机及其存储介质等设施设备的密级，并采取违规外联监控、安全审计、移动存储介质管控、身份鉴别、访问控制等安全保密措施。使用的硬盘、移动硬盘、Ｕ盘、光盘等存储介质按涉密载体管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。第六，各级国家档案馆和立档单位应当将档案数字化安全管理工作纳入本单位安全管理工作制度、计划和行动安排，明确主管领导责任，指定专人负责落实档案数字化各项安全保密措施，并根据安全保密有关规定和档案工作相关要求，对档案数字化安全管理工作进行定期检查。第七，各级国家档案馆和立档单位应当建立严格的安全管理制度，在档案数字化加工之前，应当与档案数字化服务机构签订安全保密协议，提出安全保密要求，督促落实保障措施。数字化加工协议（合同）可按要求，告知同级党委的档案部门和国家保密行政管理部门。第八，档案数字化服务机构应严格遵守《档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家档案馆和立档单位的各项安全保密规章制度，保证档案数字化工作的全过程安全。（１）加强组织管理（２）确定外包范围（３）明确安全要求（４）选择合格的数字化服务机构（５）建立健全安保制度（６）建立项目管理档案（７）建立监管机制二、档案数字化外包安全管理（一）档案部门的数字化外包安全管理责任（二）数字化服务机构的安全资质在档案的数字化工作中，数字化服务机构必须满足如下资质条件要求。主要包括：第一，数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。（二）数字化服务机构的安全资质第二，数字化服务机构的法人必须是在中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。第三，数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。第四，数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。第五，数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。第六，数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。第七，数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。第八，数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。第九，数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。（三）数字化加工场所的安全管理档案数字化加工场所一般应在档案馆或档案形成单位内部，并参照保密要害部位管理要求，实行全封闭管理，安装监控摄像和录像设备，全程摄录加工现场情况。档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。具体要求包括：（１）数字化加工场所一般设在档案部门可封闭的独立建筑内。（２）数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。（３）数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责。视频监控数据自产生之日起保存不少于６个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统。数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存。（４）数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。（三）数字化加工场所的安全管理（５）数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。（６）数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。（７）工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。数字化工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。（四）档案数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理１．档案数字化加工设备第一，一般情况下，在档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。第二，档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如ＵＳＢ接口、红外线、蓝牙、ＳＣＳＩ接口、光驱接口等，对封闭的装置或端口要定期进行检查。第三，在档案数字化加工过程中，推荐使用国产设备并使用正版软件。数字安全与网络临近软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。２．网络环境管理档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。在档案数字化加工网络环境中，应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行