内控管理制度之操作手册-合同管理办法

5/10合同管理办法总则为加强公司的合同管理，适应公司发展的需要，使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化，保障公司在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规，制定本办法。订立合同，必须遵守国家的法律、法规，符合国家政策规定，任何公司和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害公司利益。参与合同谈判、审查、签订、履行的人员或知悉合同内容的公司员工，均负有保守合同秘密的义务。本办法所指合同包括合同正本、附件、补充协议（含会议纪要、备忘录）及其它与合同有关的承诺函、签证、函电等形式的书面文件。本办法适用于公司总部以及所属全资和控股公司，非控股的参股公司可以参照执行。劳动合同的管理按国家相关法律法规办理。任何公司和个人一律不得以公司的名义对外签订担保协议或担保行为。合同管理机构及其职责公司财务部为合同管理机构，全面负责公司的合同管理工作。公司须根据需要设专职或兼职合同管理人员。合同管理人员为公司从事合同管理工作的专门人员，须具有一定的法律和财务相关知识，接受财务部门的业务指导和监督检查。合同管理机构的主要职责制定、修改合同管理制度；参与重大合同的谈判、起草，并提供法律意见，为决策提供法律依据；参与重大法律文件的起草、修改；监督、检查合同的签订、履行情况，并及时向公司领导报告；负责合同的审查和合同档案的管理；监督指导公司的合同管理工作并督促公司建立合同管理台帐；参加合同纠纷的调解、仲裁和诉讼；负责组织法律方面业务培训；其他相关的法律事务。公司合同管理人员任职须备案，并应具备以下任职资格：忠于职守，诚信勤勉，坚持原则，廉洁奉公，具有强烈的事业心和责任感；具有全日制本科院校法学专业本科以上学历；具有2年以上的法律工作经验或合同管理经验；具有较强的文字和语言表达能力。公司合同管理人员的主要职责：指导、协助、监督合同承办人依法签订或变更合同，参加本单位重大合同的谈判、起草与签订，按本办法规定须报审、备案的，负责向公司上报、备案；对公司财务部门所提出的问题，在规定期限内书面答复，所做出的答复必须客观、真实；审查合同，保证合同的完整性与合法性；检查合同履行的情况，协助合同承办人解决合同履行中出现的问题；合同履行中出现的重大问须及时向公司总经理或分管副总经理报告；参与处理本公司合同纠纷；建立合同台帐，保证合同台帐的完整、真实、准确，并于每一季度结束后5天内上报财务部门；负责制订、收集有关法律、法规及示范合同文本等信息。公司所签订的每一份合同须有一名人员作为主要承办人。承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。合同承办人员的职责：寻找、确定合同相对方，进行初步接洽；参与合同洽商及合同条款的拟订或修改；提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容给予必要的书面说明或解释；跟踪、检查所经办合同的履行情况，对已经由财务部门审查通过而因故未签订的合同须书面说明理由；及时向公司分管领导通报合同在履行中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向公司领导汇报；财务部门审查合同期限一般不超过2个工作日，自收到合同之日起计；对发回重新修改或要求提交相应书面资料的，自公司重新上报合同或提交补充书面资料之日起计。如需延长的，由公司总经理决定。合同的签订除本办法另有规定外，凡以公司名义与外单位发生经济关系的，原则上都必须签订书面合同。合同审查完毕后，按以下程序办理：对于可免于会签的合同，承办人填写《合同审批表》报所在部门负责人同意后，附上合同文本一起报公司总经理部主管领导签发，同时由总经理部主管领导授权相应人员签订合同；对于需会签的合同，承办人或合同管理人员准备好《合同会签单》并附上合同文本一起报公司法定代表人或总经理签发，同时由法定代表人或总经理授权相应人员签订合同；公章管理部门凭总经理的签字加盖公章或合同专用章，单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章；合同需要公证、鉴证的，由承办人或合同管理人员向法定机关申请办理。不得以部门或个人的名义对外签订合同。不得和非法人的单位或法人单位的部门签订合同，特殊情况下，经财务部门同意后可以签订。凡公司对外签署的合同，我方正本不少于两份，承办部门留存一份原件，签约当日或次日，将一份正本交送公司财务部。合同履行完毕后，合同原件须交给合同管理人员统一送交档案室存档。任何人必须取得总经理书面授权委托方能对外订立书面合同。公章管理人员必须认真查对合同材料，对于无总经理签字同意的合同，一律不得加盖合同专用章或公章。合同的履行合同依法签订，生效后即具有法律约束力，合同有关部门都必须履行合同约定的义务，并督促合同对方履行义务。合同签订后，承办人应及时将合同内容告知各有关部门，并检查、落实合同履行情况。涉及公司应收款的合同，承办人应及时会同财务部按合同规定收款，防止收款不及时或未收款的情况发生。合同有效期超过一含一年（除长期投资合同外责合同履行的部门应自合同生效之日起，每三个月向公司主管领导书面报告一次合同履行情况，长期投资合同每半年汇报一次。合同的变更和解除合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更、解除合同。变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同签订的审批权限和程序相同。我方认为需要变更或解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，书面通知对方当事人，要求对方在限期内作出答复，并在合理期限内与对方当事人进行协商。合同承办人收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后，必须及时请示领导立即处理，并在有效期限内（如合同规定的期限或对方函件中要求的期限）正式答复对方。合同履行过程中，如发现对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等方面不符合合同约定，承办人应及时以公司名义向对方提出书面异议或变更、解除合同的要求，并将有关情况向公司主管领导汇报。提出异议、变更、解除合同必须采用书面形式，以挂号、特快专递寄发或由对方签收，投递或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理人员保管。对于重大合同变更、解除的通知，应向公证机关办理公证送达手续。变更、解除合同的协议尚未达成或未被批准之前，原合同继续有效，仍应履行。变更、解除合同的日期，以当事人双方所达成协议的约定为准。合同的变更、解除应注意以下事项：主体变更，应征得合同各方的同意；有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位印章；政府相关部门批准的合同，变更、解除协议应报原批准机关批准；经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案；中外合资、联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更、解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。合同纠纷的处理合同履行中，如遇下列情形之一者，有关人员应于知道或应当知道之日起2日内向公司主管领导作出书面报告：发生经济损失或争议的；变更、中止或解除合同，给公司造成经济损失或严重影响公司声誉的；我方违约或我方无法继续履行合同的；对方直接向公司索赔或通过仲裁、诉讼向公司索赔的；我方直接向对方索赔或通过仲裁、诉讼向对方索赔的。处理合同纠纷，应坚持协商解决的基本原则，在维护公司合法权益的基础上，分清是非责任，妥善解决。对经过协商仍无法解决的纠纷，应由承办人或合同管理人员将有关情况的书面说明报送财务部门。财务部门审查后，根据具体情况出具法律意见书并在收到情况汇报后5日内反馈回公司，公司须将按法律意见书处理争议的情况形成书面报告报财务部门。合同纠纷协商处理的，应考虑协商不成时，有申请仲裁或起诉的足够时间，以免丧失法定时效。对确实无法协商解决的纠纷，除法律另有规定外，在知道或应该知道权利被侵害之日起二年内提起诉讼或仲裁。争议发生后，合同承办单位应及时向财务部门提供下列证据（原件或复印件），并配合调查取证，指派代表参与仲裁、诉讼或出庭作证。应提供的证据如下：合同文本效力（包括变更、解除合同协议、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书及其他有关资料等）；提货、托运、验收、发票等有关票证票据；承付、托收凭证，有关财务帐目；产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；有关违约的证据材料；其他与处理纠纷有关的材料。处理合同纠纷的文件（协议书、调解书、仲裁决定书、判决书等）在签字或生效后，应复印若干份，分别送交本公司与该合同纠纷的处理及执行有关系的部门（包括财务部门）收执。合同承办人或合同管理人员负责该文件执行情况的了解或履行。对于对方当事人应在规定期限届满时执行，而没有执行上款所述文书中的有关决定的，合同承办人或合同管理人员应及时向主管领导或财务部门汇报。对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书的，由财务部门在有关部门配合下，向人民法院申请执行。合同纠纷处理并执行完毕，应及时通知合同承办人或合同管理人员，将有关材料汇总归档。合同文书的管理公司对合同文书一律进行编号建立台帐，合同台帐应记载：序号、合同号、签约日期、合同标的、承办人、履行情况及合同、变更、解除和是否违约等事项。合同台账由公司合同管理员负责编制，并按季度报送财务部门备案。合同履行完毕后，合同承办单位应将有关合同资料及时归档。合同档案的范围：合同文本（正、副本）、对方资信证明、有关合同的往来文书、信函、电话记录、广告、授权委托书及招、投和中标书等其他各种相关的凭件或复印件。合同档案由合同管理人员负责统一编号、装订、存档。合同管理人员负责将合同档案立卷后移交档案室。奖惩措施经财务部门组织检查后，对合同管理工作成绩显著的部门和个人，予以表彰和奖励；对合同管理工作成绩较差的部门和个人，由公司总部予以通报并给予相应处罚。合同履行不力，或失职行为造成重大经济损失的，将视情况由直接责任者和承办人承担相应的责任：不按本合同管理办法规定的程序签订合同，造成公司损失的；应当订立书面合同而未签订的；合同承办人在签订、履行合同时未尽职尽责，出现与本人职责明显不符的重大遗漏、错误的；遗失或擅自销毁合同或附件的；应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；未按规定进行授权、超越授权或滥用授权签约的；有关法律文件未经审核的；发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采取措施的。凡有下列行为，损害公司利益的，除追究当事人经济责任外，触犯刑律的，将报送国家司法部门处