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文档简介

医学院档案管理细则1.前言医学院档案是指对学院教学、科研、行政等工作进行记录、保存、归档的各种资料、文件和电子文档等信息资源的总称。学院档案管理是学院内部重要的行政管理工作之一，也是保障学院正常运转的重要组成部分。本文档将对医学院档案管理工作的相关细则进行规范。2.档案管理职责医学院档案管理分级负责制，由学院领导负责档案管理工作的总体规划、组织协调、监督检查，各部门、单位、班级分别负责所辖档案的管理、归档、借阅和销毁。具体职责如下：学院档案室负责学院档案的收集整理和保管，各部门（或单位）负责部门档案的管理工作，并对学院档案室提出档案的申请借阅。档案保管责任人应建立档案借阅登记制度，保管档案不得私自移出室内外，并密切注意档案的安全保密工作。具有档案管理职责的单位要做好档案信息管理及其利用与保护工作，严格控制档案信息获取者的范围，遵循档案保密要求，确保档案信息不被泄露。具有档案管理职责的单位要建立并落实保密责任制，设立专人负责档案保密工作，并定期开展保密培训，提高干部职工档案保密意识和防范能力。3.档案分类归档学院档案应按照学院行政管理架构进行分类归档，各部门（或单位）档案应按照组织机构、工作内容进行分类归档。对于机构变更、撤销或重新组建的学院、部门（或单位），其原存档案应按照规定的程序交学院档案室保管，并应建立档案转移手续和档案内控流程，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性。档案装订采用红色封套和绿色封套，文书采用活页装订，各部门应按照规定格式拟订并报学院档案室备案。重要档案应装订护表，外封封面清晰，内封套签章，档案封套、护表、文书应编号。档案空白页应全部划勾即步骤之间的空白页、页脚建议以黑色墨水划勾，并写明勾点时间，对于不同的档案文件，划勾方式也有所不同。4.档案借阅档案开放借阅应纳入档案管理工作方案，事先按相关规定注册申请，并对申请机构或个人进行初审，符合条件的才能提供借阅服务。借阅时间不得超过3个工作日，未及时归还的应视为失窃或丢失，造成损失的由责任者负责，对严重者应追究其相应的法律责任。5.档案销毁学院档案、部门（或单位）档案及个人档案可以销毁，销毁前必须经过审批。档案销毁应定期进行，但永久保存档案除外，各部门应将自己的日常办公档案根据规定的审批程序予以销毁，保持每年更新一次或不定期清理文书档案，严格执行销毁审核程序，对于一些重要的文件和资料应备案存留。同时，在销毁管理中，还应对档案的分类、存放、管理等全流程作出相关规定，保护好机构和个人隐私。6.后记学院档案管理规定是我校为加强档案管理而

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