第二章-建立业务联系(教案)

第二章建立业务联系学习目标：1、掌握撰写英文函电的基本格式；2、掌握英文函电的书写原则；3、掌握撰写国际贸易建交函的一般方法。英文函电的基本格式一、商务信函格式种类1、缩行式（IndentedStyle）缩行式的基本特点是：信头、日期、结束语和签名放在右手边；段落开始行，都从左边空白边缘往右缩进4－6个字母。2、平头式（BlockStyle）一般来说平头式又分为两种，即完全平头式和改良平头式。完全平头式的特点是：每一行字，包括日期、信内地址、标题和结尾谦称，都是从左边的空白边缘打起。改良平头式的特点是除日期、结尾谦称和签署部分以外，其余部分从左边空白边缘打起。3、混合式（Semi-blockStylewithIndentedParagraphs）混合式兼平头式和缩行式的特点，即除信函的正文采用缩行式，其他部分均采用平头式（包括封内及其他需要分行的部分）。（1）平头信函格式Merriam,Webster&CompanySpringfieldOurref:645/99Yourref:March5,2002TheUniversalTradingCorp.150WindStreetLondonU.K.Attention:Mr.DanielCooperGentlemen:BLOCKFORMLETTERYoursfaithfully,(Signature)NM/HJEncl.C.C.P.S.（2）改良平头式信函格式(混合式)Merriam,Webter&CompanySpringfieldOurref:654/99Yourref:March5,2002TheUniversalTradingCorp.150WindStreetLondonE.C.3U.KAttention:Mr.DanielCooperGentlemen:MODIEFFEDBLOCKFROMLETTERYoursfaithfully,(Signature)AP/jsEncl.C.C.P.S.二、商务信函内容总体上由以下几个部分组成：letterhead信头referenceanddate日期和编号insidenameandaddress信内地址和姓名attentionline注意事项salutation称呼subjectline事由body信文complimentaryclose结尾敬语signature签署enclosure附件carboncopynotation抄送postscript附言一、信头（Letterhead）信头往往是印制在信笺正上方或右上方，一般包括：公司名称、公司地址、号码、号、、E－MAIL等。为了吸引人许多公司花了许多心思设计信头，这是公司形象的一部分。但是内容是标准化的，公司名称、街道名称、城市名称、国家名称、邮政编码。英文地址按由小往大的顺序写，及中文的顺序正好相反。二、编号和日期（referenceanddate）给信函编号是为了便于存盘和查阅，一般用YourRef.(回信)，或者OurRef.(写信)。因此写信时如果注明OurRef.NJ/JMCF2，在回信时，由于来函有一个存盘号，因此应该打上两个：我方存盘号：OurRed.NJ/JMCF2(寄出的信)你方存盘号：YourRef.DB/lih(收到的信)信函的编号通常在日期的上方或日期平齐靠左的位置，包括以下内容：写信人的姓名缩写(用大写字母)，如DB；秘书的姓名缩写(大小写均可)，如如果相关的话，某一特定的文件的号码在所有情况下回信时存盘都应加以引用。日期包括日、月、年。日和年要用数字来写。日期一般写在信头的正面比较醒目的地方。日期可以有两种写法，如果日期是1999年1月4日，可以写成：January4,1999，注意在日和年之间要加上逗号，以免弄混；还可以写成：4January1999，中间就不必加标点了。注意日期最好不用下列形式：October3rd,1999，即日期不要用序数词，或Oct.3,1999，月份不要用缩写。三、信内地址和姓名（InsideNameandAddress）信内地址指收信人名称和地址，收信人地址和姓名很重要。因为这不但可以确保信会到达收信人手里，还便于合适地存盘。这部分应当包括：收信人姓名、收信人头衔、单位名称、街道和门牌号、城市名称、国家名称、邮政编码。收信人的名字(或公司名)和地址，应及信封上内容相同。其顺序如下：1、Nameofpersonaddressed收信人姓名2、Titleofpersonaddressed收信人职位、头衔3、Nameoforganization单位名称4、Streetnumberandname门牌号码、街道名称5、City,stateandpostalcode城市、州、6、Countryofdestination(ifnecessary)所达国家名称注意人名前要加上头衔或称呼，如：别忘了他们的头衔或职位都要写上。如果头衔和职位一样就可以省略一个。一般在信头左下方位置。例：Dr.LasterJameson,DirectorMedicalResearchDepartment3134NorthCiceroClinicsChicago若发信人指名要求某人注意或某人亲自阅读此信时，可在信内地址之下或称呼行的右侧注明“Attention”(Attn.)一词。例如：XXXX信头XXXXXXXX信头XXXXXXXX信头XXXXXXXX信内地址XXXXXXXX信内地址XXXXXXXX信内地址XXXXAttn:MrxxxDearSirormadam:或：Attn:MrxxxDearSirormadam:四、称谓（Salutation）称谓部分应注意两点：1、应及信内地址对齐并相距两行；2、美国、加拿大一般用Gentlemen:(复数，后接冒号)，英国一般用DearSirsDearMr.xx,(后接逗号)。五、事由项（Subject）事由项即本信的内容要旨，便于繁忙的收信人对来信内容一目了然。例如：DearSirs,Subject:SalesofxxMachine或Gentlemen:Subject:SalesofxxMachine另：可以用Reference代替Subject，也可有二者的缩写Ref.,Subj.六、正文（Text）根据本次函电的目的撰写。正文是信函的主体。这部分给收信人提供写信人的想传递的详细信息，表达写信人的具体愿望、要求和看法等，紧接在开头语的下边。正文可以是一段或几段，最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时，应在续页上注明收信人名称、页数、日期。续页写法如下：(1)Mr.JohnSmithPage2June3,2001(2)Page2June3,2001信的正文部分所用的英语应该清楚简明、段落清晰、标点正确。段落划分：在信中要表达不同的内容，因此可能一段只有一句话；但是短小的段落太多会破坏整体外观。小标题：如果内容可以有效地划分成几个部分，则请大胆地使用小标题。列表：如果一个段落包括一些想法，可以有效地列表表现出来，并通过项目编号和符号加以突出。间距：几乎所有的商务书信都采用单位行距。但是一些对于非常短的信函(如10行)愿意采用双倍行距或更宽的行距。收信人的地址、寄信人的地址，如果不是用印制好的，一般都采用单位行距。结尾：信的结尾可以再重复一下刚说的事情，或发信人要做或希望收信人做的事，包括可以说套话，位置在正文结之后，另起一段。如：Wishtohearfromyousoon.希望不久收到你的消息。Ifourneedfurtherinformation,pleasetellus.如果需要更多信息，请告知我们。七、结尾谦称（ComplimentaryClose）撰写结尾谦称时，第一个字母必须大写，最后用逗号例如：Yourstruly(faithfully,sincerely),或Sincerely(faithfully,truly)yours,注意：只有第一个字母大写，结束语打印在内容下面空一行处。八、签署（Signature）一般应在结尾谦称和打印签名之间留出几行间隔的空间供寄信人亲笔签名。仅有打印名字而无亲笔签名的信函不但不礼貌，而且也无法判定其真伪。打印签名应包括三个部分：1、撰写信头的公司名称；2、打印签名。如果及对方是初次函电往来，还应写明自己的性别以便于对方回信。3、发信人所在部门名称或职位。如：营销部(Marketingdepartment)、营销部经理(Managerofmarketingdepartment)等。例如：Sincerelyyours,xxxxxxxxxx亲笔签名xxxxxABCDECo.,Ltd(打印的公司名称)XYZ(Mr./Miss/Mrs.)(便于对方回信)(打印的签名)MMNNDivision(Department)(打印的部门名称或职位)如果签名的人和打印信函的人不是同一个人，要在信中表示出来。通常在签名正面直接写上定信人和打印信函人名字的首字母缩写。一般来讲，秘书签上写信的名字后，要加上他们的首字母缩写。如果签字的人是JohnBrooks，打字的或起草信的人是MaryLee，则签字正面的首字母缩写就是：JB/mL九、附件（Enclosure）有时信文内容提到随附XX文件或东西(例如：样品、报价单等)，为提醒对方注意，在签署下面附加一行：Encles:a/s(意为Encles:asstated附件如信文所示)十、附言（Postscript）例如：P.SXXXXXXX全信范例如下：XXXX信头XXXXXXXX信头XXXX信头(也可在偏右)XXXX信头XXXXMarch1,2006时间XXXX信内地址XXXXXXXX信内地址XXXXXXXX信内地址XXXXAttn:MrxxxDearSirormadam:Subject:XXXXX正文Sincerelyyours,(结尾谦称)XXXXXXX(打印的公司名称)xxxxx(手签)XXXXXXX(打印的签名)XXXXX(打印签名人所在的部门名称或职位)Encles:a/s(附件)Postscript：XXXXXX(附言)第二节英文函电的书写原则一、礼貌语言要有礼貌且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.二、体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身，语气上更尊重对方。Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash..Wewillsendyouthebrochurenextmonth.要比Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon’tbeabletosendyouthebrochuretillnextmonth.好。三、完整一封商业信函应概括各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。四、清楚意思表达清楚明确，应注意：1、避免用词错误AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.此处Bimonthly有歧义，可以理解为twiceamonth，也可以理解为oncetwomonth，故读者就容易感到迷惑。可以改为：1）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.2）WehavesemimonthlydirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.3）WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.2、注意词语所放的位置1)Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.2)Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.前者有两者以上的商品的含义。3、注意句子的结构1)Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyouletterofMay20byair.2)Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20yesterday.五、简洁避免废话连篇1)Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter,可以改为weappreciateyourletter2)Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof,可以改为weenclosetwocopiesof2、避免不必要的重复3、短句、单词的运用应合理Enclosedherewith(enclosed)Atthistime(now)Duetothefacethat(because)Adraftintheamountof$1000(adraftfor$1000)六、具体七、正确第三节建交函的撰写一、建交函的内容1、函电开头的部分（1）信息来源：介绍得知对方情况的途径：从何处得悉公司名称、地址和经营范围通过客户在不同媒体上所做广告得知的；通过驻外商务参赞、进出口商会和一些贸易组织、贸易伙伴介绍得知；通过互联网获得；在国际交易会、展销会、博览会上结识等。（2）写信的目的：希望建立业务关系等2、函电的介绍部分（3）自我介绍或公司概况（4）要求寄送有关资料或产品介绍3、结尾部分（5）表达愿望或是激励性结尾二、常用句型句型1：信息来源：我们从……处得知……通过……，我们了解到……(1)Welearn/know/note(yourcompany)fromtheInternetthatyouareoneoftheleadingmanufacturesinthisline.我们从网上了解到你公司是这个行业的主要生产商之一。(2)WeownyournameandaddresstotheCommercialCounselor′sOffice.我们从商务参赞处得知你公司名称和地址。(3)Havinghad/obtainedthenameandaddressofyourcompanyfromABCTradingCompany,weknowthatyoudealintextiles.通过ABC贸易公司的介绍，我们得知你公司的名称和地址，并获悉贵公司经营纺织品。(4)OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestimporterofcasesandbagsinEgypt.(5)WelearnfromthecommercialCounselor′sOfficeofourembassyinyourcountrythatyouareinterestedinChinesehandicraft.句型2：写信目的：建立业务关系(1)Wearewritingyouandhopingtointobusinessrelationswithyou.我们今去函你方，希望及你方建立业务关系。(2)Wearewritingyouandwillingtoopenupbusinessrelationswithyou.我们写信及你联系，以期及你方建立业务关系。(3)Wewouldliketotakethisopportunitytoestablishbusinessrelationwithyou.我们愿借此机会及你公司建立关系。句型3：自我介绍(公司经营范围)(1)Weareanimporter/exporteroftextilesformanyyears.Ourproductshaveenjoyedahighreputationintheworldfortheirgoodqualityandreasonableprice.我公司作为纺织品进口商/出口商已经多年了。我们的产品因质量好、价格合理，在世界上享有极高的声誉。(2)WearewritingtointroduceourselvesasoneoftheimportantexportersofhomeappliancesintheUnitedStates.Wehavebeenexportingthecommodityofhighqualityandhaveenjoyedmoreandmoremarketsintheworld.我公司是美国主要家电产品出口商之一，我们出口的商品的品质优越，并且在全世界越来越多的市场享有声誉。(3)Weareastate-ownedenterprisespecializedintheexportofGarments.WehaveourfirmsinmanycountriesinEurope,andarekeepingacloseconnectionwithmanywholesalersandretailersthere.我公司是一家国有企业，专营服装的出口。我们在欧洲许多国家都有商号，并且及当地的批发商和零售商关系密切。(4)Weareleadingcompanywithmanyyears′experienceinmachineryexportbusiness.我公司在机械产品出口方面有很多年的经验，并且在行业内有一定的影响力。(5)Acrediblesalesnetworkhasbeensetupandwehaveourregularclientsfromover100countriesandregionsworldwide.我们已经在100多个国家和地区建议了世界性的营销网络，有稳定的客源。句型4：要求寄送有关资料(1)Pleasesendusyourcataloguesandquotations.请给我们寄你公司的商品目录和价目单。(2)Weshallappreciateyourcataloguesandquotations.如能寄公司的商品目录和价目单。(3)We′llbepleasedtohaveyourcataloguesandquotations.如能收到你公司的商品目录和价目单，我们将非常高兴。句型5：激励性结尾(1)Wearelookingforwardtoyourspecificinquiries.我们期待着你们的订货。(2)Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.欢迎对我们的产品提出意见和建议，或是提供有关你方商品需求的信息。三、商务建交信函的实例DearMr.Leeds,WehaveobtainedyouraddressfromafriendofmineinSanFranciscoandarenowwritingyouforth