文件资料的控制程序

审核： 批准：发布日期：****年**月**日 实施日期：****年**月**日文件页数：9 受控状态：文件资料的控制程序.目的确保本公司质量管理体系所要求的文件充分、适宜，并且得到有效控制。.合用范围本程序合用于与质量管理体系有关文件的控制，这些文件包括：质量手册、程叙文件、工作指导文件、技术文件和资料，以及外来文件（各类标准、软件、产品样本）。.定义：公用程序：在公司范围内普遍合用的程序，包括：文件资料的控制程序、质量记录的控制程序、管理评审控制程序、人力资源管理程序、固定资产管理程序、监视和测量设备控制程序、质量体系内部审核程序、数据分析控制程序和持续改进控制程序。专用程序：独立合用于特定产业的程序，包括：产品策划、合同评审、设计开辟、采购控制、供方评审、生产过程控制、产品标识、顾客财产管理、产品防护、顾客满意的监视、过程监视、产品监视和测量、不合格品控制既.职责总经理负责组织编写、评审、修订公司质量手册、程叙文件，负责批准质量手册、公用程叙文件的批准发布。分管副总经理负责组织本部专用程叙文件的编写、评审、修订和批准，负责分管产业部门和车间管理文件的批准。总经理办公室负责组织编写、评审、修订、审核质量手册、文件资料的控制程序、质量记录控制程序、管理评审控制程序、质量体系内部审第1页核程序、数据分析控制程序和持续改进控制程序。负责质量手册、程叙文件的发放。负责本部门内部工作指导文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。负责与公司质量体系有关的外来管理技术文件资料的控制。人力资源部负责编写、评审、修订、审核人力资源管理程序，负责本部门内部管理文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。劳动安全部负责编写、评审、修订、审核固定资产管理程序。负责本部门内部管理文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。能源管理部负责编写、评审、修订、审核监视和测量设备控制程序。负责本部门内部管理文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。生产和经营部门负责编写、评审、修订、审核有关专用程叙文件。负责本部门内部工作指导文件的编写、评审、修订、审核、批准、发放等工作。负责与本部质量体系有关的外来专业技术文件资料的管理。生产车间负责编写、评审、修订、审核本单位内部管理文件。技术业务负责人负责编写、评审、修订、审核、批准作业指导书、生产工艺等技术文件。生产车间负责本单位文件的发放控制，同时确保公司及部门下发的文件得到控制。.内容文件的审批质量体系文件的编写、评审、修订部门为文件的制订部门。文件在发布之前，应由业务负责人审查其充分性和适宜性，由授权的人员批准后发布实施。质量手册经分管理副经理审核后，公用程序经业务归口部门负责人审核后,由总经理批准发布实施。专用控制程序经相关负责人审核后，由分管副总经理批准发布实施。生产车间的管理性文件由车间负责人审核后，经分管副总经理批准实施，生产车间的技术性文件经业务负责人批准实施。职能部门的内部管理性文件由其负责人批准后实施。文件评审文件的制订部门根据需要对文件进行评审，参加评审的范围取决于文件的重要性、复杂性。必要时，总经理可组织对质量手册、程叙文件评审，分管副总经理可组织对本部程叙文件和所属车间的三层文件评审。文件的修订和识别对文件评审、机构调整、体系变动或者管理评审等原因引起的质量体系文件的更改，应按5.1的要求审批后，再次发布实施。公司程叙文件按统一的格式编制和修订，第三层文件的格式根据需要由车间自拟，建议参照程叙文件格式制定。文件的发放部门应建立本部门发放的有效文件清单，文件的使用部门应建立本部门使用的有效文件清单。文件修订发布后，发放部门和使用部门及时将修订后的文件纳入有效文件清单。新版文件的发放实行交旧领新。公司质量手册、程叙文件、第三层管理文件的修订状态根据文件编号识别，文件编号格式如下：第一层质量手册：HT/SC/文件版本编号-首次发布年份第二层程叙文件、第三层管理文件：HT/文件层级编号/制订部门编号/文件顺序编号/文件版本编号其中：A、文件层级编号：公司质量体系文件共分四层：第一层文件是质量手册，编号为SC（"手册〃汉语拼音首字母组合），第二层文件是程叙文件，编号为CX（〃程序”汉语拼音首字母组合），第三层文件是工作指导文件，编号为ZD（"指导〃汉语拼音首字母组合），第四层文件是质量记录，编号为儿（〃记录〃汉语拼音首字母组合）。B、部门编号：（转下页）单位编号董事长00总经理01副总经理（事业1）02副总经理（事业2）03教育改造科04人力资源部05总经理办公室06（即监狱第二十二监区）07劳动安全部08事业1经营部（即监狱第十八监区经营部）09事业1生产部（即监狱第十八监区生产部）10事业2经营部（即监狱第十九监区经营部）11事业2生产部（即监狱第十九监区生产部）12单位编号织造一分车间（即监狱墉桥第一分监区）14织造二分车间（即监狱墉桥第二分监区）15整浆车间（即监狱第一监区）17染色车间（即监狱第二监区）18整验车间（即监狱第三监区）19后整理车间（即监狱第十七监区）20事业2—车间（即监狱第四监区）21事业2二车间（即监狱第五监区）22事业2三车间（即监狱第六监区）23事业2四车间（即监狱第七监区）24事业2五车间（即监狱第八监区）25事业2六车间（即监狱第九监区）26事业2七车间（即监狱第二十三监区）27C、文件顺序编号：由文件制订部门按文件顺序进行编号，采用三位编号，从右起第一位起编,空位以"0"填入，如某单位文件顺序编号为：001,002,003……D、文件版本编号：文件版本编号由版序号和修订序号中间加组成，初次制定的文件版序号为1，修订序号为0,则版本编号为1.0,以后文件修改一次，则修订序号递增1，但修订序号的增加不超过5次，超过5次修订时版序号增加1，修订序号归0。如某文件的版本号为L0，修改五次后，变为1.5,若再修改，则应换为2.0，依此类推。如文件有重大修订，则由当前版本直接升一个版序号，修订序号归0。如文件版本从L3直接升为2.0。公司第三层工作指导文件中包括的作业指导书、顾客合允许见书、质量计划、生产工艺文件等，因使用范围和频率的限制，由使用部门根据需要自^亍标识。文件的发放、保存和有效版本的控制对于纸质文件，质量手册、程叙文件发放至总经理、分管副总经理、生产部、经营部、各生产车间、职能部门各一份，特殊情况可增加发放份数。文件发放编号为"收文部门编号-文件顺序号〃。各车间、职能部门应规定内部文件的发放范围，确保各使用场所均能得到有效版本的文件，文件发放编号由部门自定。文件的发放部门应建立《文件发放、回收登记表》以控制发放范围和作废文件的回收。装订成册的有效文件应于封面标注〃受控〃标志，使用单位负责对其进行有效文件的更新。对于提供给顾客或者第三方人员参考使用的成册文件，应于封面标注”参考〃标志，公司不负责对其进行有效版本的更新。文件发放可以采用电脑网络信息的方式发布，控制要求同纸质文件。部门、单位应确定文件的保管人员，做好文件防火、防潮、防毁损和防丢失工作，以电子信息保存的文件应做好备份工作，确保使用时可以及时获取。文件发生意外丢失的，使用部门应及时向发放部门申请发放新的文件，丢失文件同时作废。文件发放、使用部门应建立《有效文件清单》，以便识别文件的现行修订状态。纸质的质量手册、程叙文件和管理性文件采用打印文字，其它不宜采用打印文字的，应保持字迹清晰、易于识别。外来文件的控制外来文件是策划和运作质量体系必须的，质量体系要求的外来文件属于本程序的控制范围。总经办负责与公司质量体系有关的管理技术文件资料的收发控制，生产和经营部门负责与本部质量体系有关的外来专业技术文件资料的收发控制。外来文件的接收部门应确定外来文件的有效版本，对外来文件的收存和发放进行登记，确保各使用部门获得外来文件的有效版本，对需要传递的外来文件及时传递给使用部门或者人员。文件失效的控制文件使用单位应及时将失效或者已经作废的文件撤离现场，及时收回，在文件的显著位置做出〃作废〃标识,送交文件发放部门。文件发放部门对收回的作废文件，除需要保留外，进行销毁处理。若因任何原因使用部门或者文件管理部门需要保留这些文件时,保管部门应于文件的显著位置做出〃作废〃标识，确保不发生误用。.相关文件《质量手册》.质量记录《有效文件清单》《文件发放、回收登记表》.附件（参考表格）附件1有效文件清单8.2附件8.2附件2文件发放、回收登记表部门： 登记人： 日期:序号文件编号文件名称备注序号收文单位收文份数收文人时间交还份数交还人时间备注文件名称（编号）：日期：发文部门:8.3附件3 颌文件格式（转下一页）***************公司程叙文件文件编号:批准：实施日期:发放编号文蟀称:审核：发布日期:文件页数:文件编号:批准：实施日期:发放编号程序名称（二号黑体）.目的.合用范围.定义1***3.1