档案室管理制度

—档案室管理制度档案室管理制度1

一、档案保管制度

1、档案施行专人管理。严格保管档案室门、柜钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案室门、柜。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归复原处；档案按保管期结合20XX年X月排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案柜进行统一编号，自门口开头从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

5、维护档案安全，每个橱柜必需保持干净，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调开工作时，应在离职前办理交接手续。

二、档案保密制度

1、档案工作人员必需严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将文件和档案带回家中和公共场所查阅。

三、档案管理员的主要任务

1、负责学校文书、教学、教育、后勤等材料的搜集、整理、保存、统计、利用工作。

文书档案：是指上级文件及学校在实际工作中形成的文件材料。

教学档案：是指学校及老师个人在全部教学活动中形成的文件材料。

教育档案：是指学校对同学进行教育管理中形成的文件材料。

后勤档案：是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。

2、凡学校工作中形成的具有保存价值的.文件材料，均由各部门进行搜集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

3、学校综合档案的归档时间：文书、档案材料每年四月份进行立卷归档；教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。后勤档案在工作结束后立卷归档。

4、卷内文件应齐全完好。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。

5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，恳求在后。各类案卷均要填写卷内名目。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清晰，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，并撤除卷内金属物。

6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明准确。封面要用正楷字填写，字迹要工整清洁。

7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、便利利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按20XX年X月和保管期限编号。

四、档案借阅制度

1、外单位查、借档案，必需持单位介绍信，审明查档案原因，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。

2、本单位人员查阅涉入本单位的有关档案，须经领导批准前方可查阅。

3、查、借档案者必需认真填写借阅登记簿。

4、查借档案者要爱惜档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。

5、查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特别情况需外借者，须经领导批准，限三天内归还，并办理借阅登记手续。

6、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。

五、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和运用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必需按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料搜集齐全完好，由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料，根据“年度――机构――问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类精确，合理组卷。

4、立卷要做到书面材料标准，排列挨次正确，名目、页码清晰，标量准确简明，保管期限划分精确，案卷装订整齐美观。

5、文书档案在第二年九月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年十月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。

6、各处室归档的案卷必需编制移交名目，向档案室移交，交接双方按移交名目清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，按时登记，编目上架。

7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行催促检查与指导帮忙。

六、档案统计制度

1、建立、健全科学的档案统计工作，精确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、装备等实物统计工作和登记台帐，做到数字精确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平常原始数据登记工作，留意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做具体记录。

5、逐步完成统计工作完好性，统计分类标准化，统计基础工作标准化。

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一、档案的建立

（一）建立健全校各类档案，目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学牢靠的依据。

（二）全面系统地建立健全学校档案、老师档案和同学档案。

二、档案立卷归档

（一）但凡本单位具有查考价值的`文件材料均属归档范围。

（二）档案人员应按档案资料搜集范围按时搜集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、编制名目，进袋入档。

（三）凡档案资料搜集范围名目中未编入，但确有运用、保存价值的其他资料，学校可依据需要自行确定是否保存。

三、档案补充

（一）教职工考核、晋升专业技术职务，获得奖惩等材料要按时收入个人档案。

（二）文件、函件由档案人员统一分类编号登记，交校有关领导阅后即立卷归档。

（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平常校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

四、档案查阅

（一）校内人员借阅业务性档案、同学学籍档案须经有关领导同意前方可查阅，并要办理登记手续，在