新形势下做好档案管理保密工作的思考获奖科研报告

新形势下做好档案管理保密工作的思考获奖科研报告【摘

要】档案作为一种重要的社会信息资源，继承了文件的原始性和记录性，是再现历史真实面貌的原始文献，对人们的生活和社会发展具有十分重要的作用及意义[1]。本文作者结合多年从事档案管理的工作经验，对新形势下档案管理保密工作中存在的问题进行分析，思考并归纳出一些加强档案管理保密工作的措施，以供相关行业从业人员参考。

【关键词】档案管理;档案保密;措施

一、新形势下档案管理保密工作中存在的问题

1、档案管理保密制度不完善

档案保密管理工作涉及国家利益、社会秩序及公民的个人隐私等复杂的工作内容，虽然国家订立出台了《档案法》与《保密法》作为档案管理保密工作的法律基础，但是在具体执行过程中因档案管理保密工作的复杂性，仍然难以避免的出现一些法律规定没有明确解释的实际问题。档案管理人员在没有足够的法律依据作为档案保密工作依托的情况下，无法准确判断档案的保密级别，容易出现档案机密泄露的情况。

2、档案管理人员的保密意识不够

新形势下，企业与个人之间的交流合作愈发频繁紧密，档案的开放和利用率也越来越高。由于档案保密工作中的相关规定比较复杂，部分档案管理人员对档案管理的保密工作意识不强，对相关的保密规定熟悉程度不够，不能合理区分保密档案的保密期限和开放范围，导致出现一些将未到保密期限的档案和只对于特定对象开放的档案当做开放档案处理的情况，最终造成档案管理工作上的重大失误和利益损失。

3、档案保密技术落后

近年来，计算机网络技术在档案管理工作中的发挥的作用越来越明显，档案管理人员通过网络技术对档案进行管理的工作占比也越来越大，但是由于计算机网络安全技术没有及时跟上档案管理改革的步伐，导致档案管理保密技术相对落后很多，存在一些档案管理系统上的漏洞，制约了档案保密工作的持续发展。在平常的档案管理过程中如果档案管理系统中存在的漏洞被不法分子利用，在系统中植入病毒和木马程序，会对国家利益和社会秩序产生非常不利的负面影响。

4、档案利用监督工作不到位

档案利用监督是在档案开放利用过程中的一项重要保障措施，档案管理人员能够通过档案利用监督制度及时发现在档案开放和利用的过程中，出现的各种不利于档案保密的不良行为和工作失误并做到及时制止和纠正。既保证了档案的有效利用，也能够保证档案的安全与完整性。但是在实际的档案管理过程中，档案利用的监督工作却往往是不到位的，督查工作流于形式，督查次数也严重不足，有的档案管理单位甚至一两年中都不会督查一次，失去了档案利用监督的作用及意义。

5、档案库房管理不正规

档案库房管理是档案保密工作的重点之一，按照正常的档案管理保密要求，档案库房应选择合适的地址独立兴建并且应尽量将办公室和阅览室与档案库房分开，库房的门窗应进行专业的加固，以此来防止档案资料丢失或者被盗。但是实际上有一些档案管理单位并不具备单独建设档案库房的条件，将档案库房设置在办公楼的底层，也没有对档案库房的门窗进行加固处理，这增大了档案被盗和丢失的风险。

二、加强档案管理保密工作的措施

1、完善档案管理保密工作的保密制度

拥有完善的档案管理保密制度和监督制度，是确保做好档案管理保密工作的前提和基础。档案管理单位应以国家出台的档案保密工作的法律法规，结合自身保密工作的背景和实际情况，制定完善的档案管理保密制度。对于不同保密级别、不同层面的机密档案要单独制定查阅、复制的权限管理制度并确保保密制度能够得到有效的执行。制定适当的奖惩制度，对于执行保密制度不认真的工作人员，要严肃处理、绝不姑息;对于执行档案保密制度工作认真的工作人员，也要进行适当的奖励，增强档案管理人员保密工作的责任心，从而保证国家和人民的利益不受损害。

2、加强档案管理人员保密意识的培养

档案管理工作不同于一般性质的工作，对于机密档案的管理有着严格的要求。档案管理单位平时要注意加强工作人员保密意识的培养，定期组织有关档案保密工作的培训讲座，普及历史上发生过的档案泄密事件对国家利益造成严重影响的案例，让档案管理人员对档案机密泄露的严重后果能够有足够清醒的认识，确保档案管理人员始终保持对档案管理保密工作的警惕性。

3、提升档案管理保密技术水平

新形勢下，档案管理单位要积极提升档案管理保密工作的技术水平，招聘专职的网络安全维护人员对档案管理系统进行定期的维护和检查，修复档案管理系统中存在的安全漏洞。不定期排查系统中是否存在病毒、木马程序，对重要的机密档案进行加密处理并制定相应的登录权限管理制度，保证档案管理保密技术能够满足档案保密工作的需要。

4、加强档案利用的监督工作

档案利用的监督工作对档案管理保密具有十分重要的意义，特别是在档案的开放利用愈发频繁的新形势下，档案利用的监督工作就显得更为重要。档案管理单位要重视档案利用监督工作的作用，不能制定出一套监督制度后却将其束之高阁，使档案利用监督失去其实际存在的意义。在开展督查工作中，督查人员要多与档案管理人员进行有效的沟通，使双方都能够明白监督工作的重要性，降低档案管理人员的抵触意识，保证监督工作的顺利开展。

5、建立合规的档案库房

档案管理单位需要建立合规的档案库房，尽可能在建设时就能够设置独立的档案库房，如果时间条件确实不允许，也应将档案库房设立在办公楼的顶层并在楼道入口安装防盗门等防盗设施来保证档案库房的安全性。管理层面上，档案管理单位应设置专门的档案库房管理岗位，负责对进出库房人员的身份核实及登记，检查进入库房人员有没有携带拍照、录像设备，要做到对人员进出库房时间和携带物品的全面掌握，以确保档案库房的资料安全。

结束语

总而言之，科技的