论坛各组工作流程

个人收集整理―仅供参考学习.论坛各组工作流程老师服务组在大会前后为各位与会老师提供服务与支持，及时向秘书处反馈老师们的意见和要求。一、 协调联络在大会确定举办时，主办方、会议负责人与老师团队负责人取得联系，并介绍接待组及负责人情况留下联系方式，根据老师商定的到达及离开时间为老师们购买机票或火车票。个人收集整理勿做商业用途二、 确定住宿提前2周预定主办方确定的酒店或老师指定的住宿酒店，并了解酒店各方面情况及服务内容，在老师入住时与老师沟通。个注意：房间安排不要靠近电梯口或窗临街道（保证老师有良好的休息环境）老师到达之前要开好房间，登记直接就能入住。如果大会会场与老师入住酒店在一起，课间的休息室、午休场地的提前确定。老师接送1、 提前三天接待组确定老师的班机出发、到达时间，出发地等信息，形成记录；并向老师介绍接待事宜和人员配备。2、 提前一天接待组确定接机事宜和准备，再次和老师确定信息。（1） 在指定时间到达接站地，将提前设计制作好接机的“弘扬中华传统文化大会老师接待组”展示板由一名接待组负责举牌在接机处等候老师；个人收集整理勿做商业用途（2） 待所有老师全部集合后，主办方负责人与接待组负责人引领老师上车，协助老师搬运行李物品，之后前往酒店。3、 如果酒店与会场在不同地方，接待组在每天早上及课程结束晚餐后带领乘车老师回到下榻酒店。4、 课程最后一天，早上协助老师将行李物品带到大会老师休息室或者指定存放老师物品的房间。为老师预定火车票或机票时须提供3套航班或火车车次方案及不同时间供老师选定后方可订票。并将预定购买的机票或火车票交给各位老师。大会结束后，将老师的行李装车安排好，根据老师的航班或火车班次按照要求送老师到机场、火车站送行。个人收集整理勿做5、 接待准备（1）老师接待车辆侧窗醒目位置上提前要贴上“弘扬中华传统文化大会老师接待车辆”展板或标识，如果有多台车辆接送老师需要为车辆编号，并在展板上体现，做到标志统一。个人收集整理勿做商业用途（2）提前为每一台车辆配置《德音雅乐》音乐光盘一套给司机，在接送老师时在车内播放，老师上车时便可以欣赏。（3） 在车内准备好一箱矿泉水和素食点心、湿巾及纸巾方便老师使用。三、 老师用品准备房间用品：新鲜水果；瓶装矿泉水（2瓶/天）；热水瓶及热水杯（白搪瓷杯带盖）；润喉片；茶叶。提前在老师房间内放好大会上提供给每位嘉宾的文件袋，并告知老师，让老师清楚大会的安排和相关规定。同时，为每一位老师发一张老师接待组成员的通讯录，方便老师有需要时与接待组联系。个人收集整理勿做商业用途老师休息室：水果盘（按季节不同准备）、干湿巾、矿泉水、水杯、烧号的热水和茶、润喉含片。四、 关注老师的情况及注意事项（1） 接待组成员要关注老师吃、穿、住、行的方面并细心留意。在大会开始前，关注当地的气候变化，在与老师沟通时提供相应的信息，让老师们提前准备相关物品。老师参与大会时，生活用品及衣服等携带不足或需要了解当地的信息，接待组需要马上为老师提供相应的用品及信息。个人收与老师保持良好的沟通，了解各位老师在饮食上是否有忌口的食物，在住宿方面有什么特殊要求及在住宿上有什么问题，及时汇报给相关负责人作出协调。个人收集整理勿做商业用途（2） 在接待组中最好有一位义工老师是医生或者有从医经历，方便为老师及老师的家属提供一些相关医疗服务。房务人员作业流程:1.6:40宾馆服务人员全部着装到岗。1） 宾馆服务义工提前与餐饮组协调准备老师早餐，提醒老师起床，引领用餐。通知后勤车辆组备车，陪同老师到会场。【根据老师入住宾馆与会场距离，确认每天早上叫醒老师时间及安排早餐时间。叫醒老师为两次，每次间隔10分钟。叫醒老师要注意态度恭敬、语气缓和，问候方式如“老师早上好，现在时间是6点50分，请老师7点半在餐厅用餐”。个人收集整理勿做商业用途宾馆楼层内电梯处或楼梯处，每天有1-2名义工在此处迎送老师出入。老师用餐前有义工在餐厅门口迎送老师。每天早上会有几位老师提前进入会场，及时沟通，安排好老师用车。在老师上下车时有义工迎送。】【老师组有一人全程陪同老师，及时解决老师提出的各种需求；宾馆内固定留守4名义工，每天更换老师房间内水果、点心，并接待会议期间回宾馆的老师】个人收集整理勿做商业用途全程陪同老师的义工在会场时注意聆听对讲机的信息，掌握会场内课程结束的时间，提前组织车辆在场外等候，组织安保人员确保老师退场的安全，课程结束老师退场时组织义工迎送老师上车。个人收集整理勿做商业用途每天及时掌握老师用餐人数，提前通知餐饮组安排老师就餐，如有领导陪同老师就餐，请提前通知老师服务组负责人。个人收集整理勿做商业用途【老师用餐以清淡、素食为主，不添加味精，饭菜不油腻；菜式不做过多花样，以实用为主，如：白菜炖豆腐；为了节约时间，上菜时不用等候，饭菜一起上】个人收集整理勿做商业用途午餐过后及时安排老师去会场，宾馆内随时留两辆车供老师机动调用。晚餐后恭送老师回房休息，晚上老师需要开会商讨课件，不要打扰老师。会议进行时会有老师陆续来，陆续走，及时安排车辆接送站，安排订票。为老师送站时赠送大会送行资料袋和小部分水果、点心。个人收集整理勿做商业用途(会场服务)--接送老师上下场服务人员6会:场5老0师义工组全部着装到岗。会场老师休息室义工打扫休息室及老师专用卫生间卫生，检查果品茶水等物品是否齐备，与宾馆服务义工随时联系确定老师到达时间，提前出门列队迎接。个人收集整理勿做商业用途为老师准备茶水，协助老师佩戴胸花后退出休息室，在门口候立，随时关注老师需求，老师进出引领及开门关门。会场内义工检查老师就座区域卫生，检查老师所需茶水、纸笔、纸巾、毛巾等物品是否齐备，预留老师座位。个人收2.7:50老师入场休息室义工引领老师至会场入口。会场义工在会场入口迎接老师，引领老师就座。3.8:20温馨提示温馨提示主持人上场时准备就位，音乐响起，主持人读温馨提示时，于中间两排通道同时举牌缓步前行，于会场后通道交叉向两侧通道前行至舞台前，绕场缓行至两遍温馨提示结束，收好温馨提示牌于老师组就座。个人收集整理勿做商业场内义工在老师座位一侧站位一人，另一位就座于另一侧，便于休息及关照老师需要。老师上台前引领老师至上台及下台回座，按照课程表提示老师到场等候。及时关注劝退学员、其他义工打扰老师。如有纸条及时递交老师组负责人。11:30协调车辆及时到位,恭候老师下课.联系房务人员,接洽就餐时间.4．12:00老师退场退场时，主持人宣布老师退场时，引领老师先行退场。休息室及场内义工共同恭送老师至场外停车处，并及时查验休息室、会场是否有老师遗落物品，随后迅速清理各处卫生。个人收集整理勿做商业用途12:40午餐后及时回场内查验是否需要添加物品，恭候老师入场。卫生清洁组1．提前领取本组所需物资。2.6：50卫生清洁义工到达会场，检查场地内外及厕所卫生。3．课间和课后及时清理会场垃圾。个人收集整理―仅供参考学习.每天提前打开卫生间排风设备，晚上关闭，及时清除异味。5．保持场内厕所卫生，随时清理，维护公共设施。6．随时关注洗手液、卫生纸、卫生巾等物品，及时补充。餐饮组1．提前领取本组所需物资。2．保障11:部0分0义工用餐;3．12：00讲课即将结束,所有餐饮组义工餐厅就位，整理着装，检查餐厅卫生，备齐所需物品，静候学员进入餐厅。4．向进入餐厅的学员行鞠躬礼，并引领学员有序就座,领餐。5．用餐期间，随时关注学员所需，并提醒学员把餐用完（不可强求）。及时清理餐厅垃圾，保障餐厅洁净7．保证饮水处水量充足。注：如果没有固定餐厅，则需要找好就餐地点，定好饭菜发放点，（每个点大约发放20人0饭菜），并与辅导员组对接好，方便辅导员退场后引领听众学员就餐。个人收集整理勿做商业用途医务组1．根据场地情况，确定医务处所在位置。事先找好所需的桌椅，医务组牌子。2.6：50医务人员到达指定位置，摆放医务组牌标志，准备好常用药品及物资。3．会议中处理学员不适状况。一旦学员出现不良症状,立即采取正确措施抢救。问询组1．根据场地情况，确定问询处所在位置。事先找好所需的桌椅及问询处牌子和相关资料。2.6：50问询组全体义工到指定位置站立，面带微笑，彬彬有礼。3．问询工作台摆放：抽纸、电脑、笔、纸、常见问题解答、论坛简介、义工报名表、分享学员登记表、申办论坛流程表、可赠送资料等。4．看护好学员寄存于此处的物品。5．及时上传学员咨询的问题。6．保持网络畅通，帮助外地学员查询往返车次。舞台组1．6：50舞台组义工到岗，检查并清理舞台卫生，确认各种物资是否备齐。2．熟悉课程表，根据课表调整桌椅和相应物品。3．及时更换热毛巾，喷洒鲜花。注意：主讲台上的矿泉水摆放在鲜花后面.辅导员组1．6：50全体辅导员义工在会场集合，整理着装，领取各组所需物资。场内、场外各组举牌及疏导义工于各自区域内就位。注：辅导员于前一天将组别牌放到会场指定位置，方便次日领取。2．7：00开始入场1） 场外举牌义工按照所划分区域举牌站立，疏导义工将学员按男女分开站队，维持排队秩序并提示学员出示入场券，根据指令有序带领学员进入会场。2） 场内举牌义工按定位举牌站立，明确指示本组区域，疏导义工引导学员有秩序就座。就座时尽量安排年长者坐在通道两侧方便进出，尽量男女不杂坐，从前往后就座不留空位。注：场外列队时，若出现携带小孩,劝其送小孩回家,没有入场券等特殊情况，交由指挥老师协调或先让其到预备组站队。3．8：00开始补场1） 确认场外没有持票学员后停止检票，如此时有陆续赶到的持票学员由场内外指挥老师协调后适量放行，场外疏导义工要协助维护秩序。2） 场内补座由里向外依次补齐，不隔空位。4．8：20温馨提示场内疏导义工于本组预留座旁站立。温馨提示结束后，举牌义工归位，预留座义工就座。5．大会进行期间，场内辅导员随时关注本组学员状况，提醒学员勿吸烟、拍照、接打电话及前往老师座位处签字等行为。6．11：00左右，辅导员义工按批次提前就餐，组长安排好就餐批次。7．12：00上午课程结束退场老师上台指导退场，场内举牌义工于前排站位，疏导义工安抚学员耐心等候按次退场，并提醒学员带好私人物品。待老师和嘉宾退场后辅导员听指挥带领各组学员秩序退场。9．辅导员义工离开会场时，要向讲台行鞠躬礼，躬身退出。10．13：00下午入场，各义工就位，按照上午入场次序入场。11．最后一天结束前，准备发放资料，设计送行路线。迎宾组1．6：50所有组员会场集合，整理着装。2．7：00开始入场，按原定分组位置站位，微笑，鞠躬行礼，向每位进出会场的老师致早安。3．8：00入场完毕诵读《弟子规》（由现场总指挥确定是否领诵）领读人员上台开始领读，8：10负责温馨提示人员在前排两侧举牌站立。4．8：20温馨提示音乐响起，主持人读温馨提示时，举牌人员于中间两排通道同时举牌缓步前行，于会场后通道交叉向两侧通道前行至舞台前，绕场缓行至两遍温馨提示结束，收好提示牌向主讲台行鞠躬礼，躬身退出会场。5．11：00所有迎宾义工于广场列队集合，由安保义工带领到餐厅提前用餐。用餐后到各自岗位就位，静候学员退场，鞠躬行礼。6．迎宾组选出10位于开课时学习《跪羊图》、《生命之河》等手语。亲友团服务组亲友团接待组于论坛开始前一天在亲友团入住宾馆设立接待处，登记亲友团入住名单，并统计返程订票及时报知票务人员。个人收集整理勿做商业用途论坛当天，根据宾馆与会场距离，提前提醒亲友团起床用餐，带好入场券集合前往会场。下午下课后组织亲友团返回宾馆，问候晚安。其他会场事宜详见《义工守则》。【接待组要掌握亲友团票数，提醒大家持票入场，提前预留座位。】预备组1．6：50预备组待岗义工共同在指定位置，协助维护入场秩序，随时听候调度。2.：800预备组候场听课义工到达指定区域有序等候，随时等候补空缺学员听课。外地学员接待组1．提前领取本组所需物资。2．提前确认外地学员到达时间，乘坐何种交通工具，安排好接站人员。3．学员到达时做好接站服务，帮助学员提行李，并引领至指定的宾馆。4．到达宾馆的学员要核对报名信息，发放入场券。做好住宿登记、房间安排，告知早餐时间、到达会场路线及列队时间。5．在各个接待宾馆准备好学员须知，提醒学员遵守大会各项制度,提醒学员带外套。个人收集整理―仅供参考学习.6确认学员返程时间和目的地，做好订票登记，并予以确认。嘉宾组1.前一天领取所需物资席卡，水杯、纸、胸花、水壶、矿泉水。确定嘉宾引领路线。2.6 所有组员在会场集合，整理着装。3．7：00检查所需物品是否齐全，于嘉宾入口处，恭候嘉宾到来。与秘书处保持联系，嘉宾到场时出场迎接，帮助其佩戴胸花，引领就座，安排致开幕词嘉宾于舞台口附近就座。嘉宾上台致词，引领至舞台口，恭候下台，引领就座。6.1：200退场老师退场后，提前引领嘉宾起立，恭送嘉宾退场。嘉宾组义工退场时，向主讲台行鞠躬礼，躬身退出。媒介与新闻组配备专业人员1-2名负责测试灯光、音频、视频设备是否正常，无线麦克是否有噪音，并与会场工作人员协调配合，保障会场正常使用效果。主席台两侧两个投影，两个投影一个为主讲人镜头，另一个为