公司班组建设方案和公司办公管理制度

公司班组建设方案为了实现班组工作的科学化、民主化、制度化、规范化，把班组建设成为团结一致、管理严格、技术精湛、作风严谨、工作细致、能打硬仗的战斗集体，按照公司双基管理要求逐步实施班组标准化建设。第一部分：班组的定义及班组核心工作一、何谓班组班组是为实现既定的组织运行目标，由同工种或者性质相近、配套协作的不同工种员工组成的独立小群体。它是位于生产经营最前沿的基本单位，是企业最基层的生产管理组织。班组就如同是企业组织的管理细胞，是企业组织结构的基石，是企业各项工作的落脚点。企业大政方针、战略规划的实现，均取决于班组的组织状况和执行过程。班组人员素质的高低显示着组织能力的强弱。班组运转情况的好坏直接关系到企业管理水平高低和经济效益的好坏。二、班组长的地位和重要性1、班组中的领导者就是班组长。班组长是班组生产管理的直接指挥和组织者，也是企业中最基层的负责人，属于兵头将尾。在实际工作中，班组长要发挥三个重要作用：（1）确保公司的决策有效执行。（2）顺利实现上传下达。（3）充当全方面的能手。2、班组长的核心工作内容班组是企业的细胞，班组管理是企业管理的基础。班组长的主要工作就是抓好班组管理和建设工作。班组建设的目标一方面是提高工作效率，确保工作任务按质保量的完成；另一方面是带好队伍，营造团结向上的班组氛围，打造有战斗力、有凝聚力的基层团队。相应地，班组管理和建设的核心内容包括以下三项：（1）班组文化建设：将企业文化建设深入基层，引导职工爱岗敬业、积极进取，这是提高班组执行力的前提。具体内容包括塑造既体现企业文化共性要求又具有班组特色的文化理念、围绕文化理念有序开展一系列的文化活动等。（2）班组机制建设：加强班组机制建设，建立完整的班组管理模式，这是提高班组执行力的关键。具体内容包括完善基础管理制度、丰富业务管控方法和手段、进行科学的考核与激励等。（3）班组能力建设：加强团队成员的能力建设，增强班组的战斗力和凝聚力，这是提高班组执行力的基础。具体内容包括明确各层级员工的胜任能力要求、建立清晰的职业发展路径、进行针对性的能力培养与提升等。“以文化为动力，以机制为保障，以能力为根本”是班组建设的秘诀。第二部分：班组建设的主要内容一、工作职责总体要求：细化并确定班组成员的岗位职责、权限和任务，包括班组所有的岗位。班组成员应人人熟知本岗位职责内容。同时保证各岗位工作职责之间没有重叠或断点，并且每项工作都能找到明确的责任人；岗位职责与分工既要体现出各自独立、彼此有分工，又要体现出相互协作与支撑；班组的岗位设置与职责分工要体现流程的顺畅。二、制度建设总体要求：健全各项规章制度、管理标准、工作标准、劳动及消耗定额、统计台帐等管理基础工作，作到制度化、标准化、分级管理、分工负责、定期检查、严格考核。三、目标计划按照公司或部门下达到本班组应担负的各项安全、生产、经营、服务指标制定班组完成计划的具体措施，有本班组月、周工作计划，按计划完成，未完成应有说明或分析。各项指标应全面完成，证实指标完成的数据、记录完备；统计计算过程清晰，有核算依据，且核算各项目标的资料原始记录齐全。四、记录管理本班每项记录均有填写与管理的要求，均有专人负责管理，有班组记录管理分工一览表。人人参与记录管理，人人清楚每项记录的填写和管理要求，按要求对记录进行定期检查，确保记录符合规定要求。五、区域管理有公司或部门确定的本班组管辖的设备范围或工作范围清单，无漏项，清单应具体到管辖的区域、设备、标识等。按清单，对本班设备（或工作）进行管理分工，包括设备的巡检巡视、维修维护、缺陷管理、档案资料记录等，制定设备管理标准和管理分工要求，有管理分工一览表。人人参与设备管理，符合设备管理标准和管理分工要求。六、风险辨别控制全班成员人人参与安全风险辨识，对照本班组全部的作业项目或工作项目对应的法规文件、管理标准、标准化作业指导书，查找实际工作中有无不符合之处，列入班组危险点清单；对照本班组每一项安全目标，查找影响目标实现的每一项活动或因素，确定活动或因素是否受控，对未受控的活动或因素，列入本班组危险点清单。对确定为重大和不可容许风险的危险点进行根源分析，有分析资料，并围绕本质化安全，制定消除危险源或隔离、降低风险的措施。对班组职责范围内有能力落实的措施，纳入班组周、月工作计划并实施；对无能力解决的提出控制措施或建议，报公司安全委员会，记录齐全。七、应急预案对可能预见到的、损失严重、影响恶劣的突发事件，制定本班组范围内的应急预案，有预案清单，纳入班组标准化文件管理。对本班组应急预案进行培训演练，记录齐全。八、班务管理班组管理分工明确，各项民主管理、班务管理项目分工到人，人人熟知本人负责的管理事项，落实有效。有班组考评、考核、奖惩、先进评选等规定，包括考核指标、考核内容、考核方法、公开的要求等，有执行结果的记录，符合公司对班组公开的要求。有人员出勤情况记录，记录齐全，与实际相符九、岗位技能班组成员按公司岗位培训内容，抽测考核及格率（80分及格）达到80%。班组人员对本班组应担负的各项生产、安全、经营、服务指标和完成值清楚，会按要求统计计算。清楚本班组全部作业项目并掌握其管理标准和标准化作业指导书内容。清楚班组每一作业项目和工作项目相关的法规、标准、制度、规范、文件等；熟悉本班每一作业项目的管理标准、标准化作业指导书及对应的记录内容。清楚本班已辨识的每一个危险点及控制情况。掌握应急预案内容，清楚公司OSH风险控制管理体系的运转过程。有培训计划，按计划实施，培训资料和记录齐全，现场随机调考已完成的计划内容，验证培训有效。十、7S管理班组全面推行了7S活动，即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约，人人掌握7S含义和要求，有推行7S的具体措施，措施实施有效，管理分工到人，无死角。制订保持工作现场、办公室等7S效果的规定，将7S内容标准化、习惯化。现场实行“定置管理”，使人流、物流、信息流畅通有序，现场环境整洁，文明生产；切实执行整理、整顿、清扫、清洁等重要环节，做到电脑设备、宣传品、卡类、票据等物资摆放整洁、有序、合理，减少取得有用物品的时间，防止物品丢失，提高工作效率；保证到处都干净整洁，员工心情舒畅.十一、质量管理质量是企业的生命线。从长远来看，影响一个现代企业竞争成败的最重要因素就是质量，确保质量就成为班组一切工作的出发点和归属点。班组质量管理是企业质量管理的重要组成部分。主要内容是通过质量控制、质量保证和质量改进确保班组的质量指标的实现。质量管理的思想、原理、知识和方法，应当渗透到班组工作的每一个角落。十二、工作检查制定班组工作的检查规定，每月对本班各项管理规定、标准化作业文件的执行情况和班组管理分工的落实情况进行检查，有检查人和《问题发现和改进记录》。按照评审中发现《问题发现和改进记录》之外的问题、《危险点清单》之外的危险点的数量和程度，评价班组的标准化工作成效。十三、手册管理编制覆盖本班组要求的《标准化管理手册》，手册应至少包含各种目录清单和分工表等，体现本班组人、事、物的全过程标准化管理。手册编印简洁、系统、全面，有创新，受控管理，随工作、设备、要求等变化及时更新。通过系统的汇编，发现缺少的以及不规范的制度，进而进行业务管理制度的整理；完整的制度汇编手册可以帮助员工很快的了解业务操作规范等制度信息，指导员工更好的工作。十四、学习创新在标准化建设中，结合本班组特点，对本班标准化建设内容有扩展、有创新。对鼓励个人提出改进建议和创新的组织形式和激励方式上有创新，有效果。凝练每个人的愿景，形成班组集体愿景，并达成共识。人人参与QC小组活动，年初有课题注册、年底有成果发布开展群众性、经常性的合理化建议和技术革新活动.十五、文化管理班组文化墙就是各班组开辟的展示自己独特文化的区域。在工作场所设置背景贴板，将有关班组文化建设的相关图片或文章加以粘贴进行展示。文化墙的内容一般分为多个板块，既可以展示团队风采，记录员工的成长；也可以是学习园地，分享学习心得；还可以是近期工作重点、业务竞赛活动通报等。十六、团队活动团队建设活动是借助各种各样的集体活动形式，通过成员之间的互动交流、共同娱乐、沟通协作，实现班组成员和谐共处、增强团队凝聚力、提高员工专项技能的目的。团队建设活动包括兴趣爱好活动和团体训练活动两种主要形式。具体情况可根据班组实际组织进行。十七、考核评比建立科学的量化考核标准，严格执行班组绩效考评，同时体现班组考评结果与班组成员之间的直接关系，即班组考评结果作为员工月度绩效依据，提升班组成员的集体责任感和荣誉感。第三部分班组建设推进方案班组建设推进阶段第一阶段：4月1日至5月30日，动员及调研阶段。1、成立公司班组标准化建设工作小组，分工明确，阶段督导。2、组织班组长到电厂及相关企业进行参观，学习借鉴其他企业班组建设的优秀成果及管理经验。3、将班组建设总体方案发放至班组，广泛征求基层班组的意见和建议，愿景和要求，并进行汇总整理，结合公司实际，制定出适合公司基层班组建设的基础框架，在框架基础上确定本年度班组建设的主要内容。第二阶段：6月1日至8月31日，标准制定阶段。1、以调研形成的班组建设框架为基础，制定班组建设的实施细则。分项、分组制定相关岗位职责、工作标准、班组管理制度名录、以及各种班组建设表格。2、制定《基层班组建设手册》，具体内容可参考《海尔班组建设手册》并充分结合公司的实际情况。3、以班组为单位，以岗位为主体，对涉及本班组、本岗位的各项操作规程、规章制度进行辨识，摘录相关制度中与本岗位工作相关内容，形成完整有效的岗位操作流程和标准，最终形成班组《标准化管理手册》。第三阶段：9月1日至10月31日，组织实施阶段。1、将初步形成的班组建设规范化标准发放至班组，全面推进班组标准化建设。2、成立班组标准化建设监督检查小组，对各部门班组建设推进情况进行督导、检查。3、广泛征集具体执行过程中存在的问题、意见和建议，汇总分析，提出改进措施和方案，进一步优化班组建设内容和形式，形成相对完善、细化、符合实际、可操作性强的班组建设标准。4、建立班组建设考核评比标准，为年终班组建设总结评比做准备。第四阶段：11月1日至12月31日，考核评比阶段。依据班组建设考评标准，对各部门班组建设情况进行检查评比，形成本年度班组建设的总结分析报告，体现班组建设中的优秀成果，找出班组建设中存在的不足，制定下一阶段班组建设的改进措施和年度目标。二、班组建设注意的几项问题1、职能部门发挥作用班组建设是公司基础管理持续改进的系统工程，在实际操作中，要有职能部门牵头主抓，其他部门全力配合，要有足够的人员做保证。避免班组建设形成职能部门喊口号，所有工作下移的局面。几年公司推行安全生产标准化、薪酬体系改革，班组建设，各部门工作压力较大，在推进过程中要考虑实际工作中存在的问题。2、财力保障多年来，公司对班组建设的投入不足，班组基础设施非常落后。在预算严格控制下，各部门忽略了班组硬件投入的资金需求。班组标准化建设，首先要保证基础设施的基本投入和改造。公司应拿出专项资金，统一管理，统一标准为班组建设提供财力支持。3、统一标准，避免形式班组建设倡导个性，但要基于统一的基础标准。因此，在班组建设中，一定要全公司一盘棋，统一思想，统一标准，统一配置，统一实施，统一考核。避免出现各自为政，标准不一的局面。基层班组最需要的是你告诉他按照什么标准、什么样的要求去做，多年来我们工作中缺少的恰恰是实际操作的指导。既然公司明确了班组建设作为年度的工作重点，那么职能部门就要负起责任，落到实处，不要仅仅局限与参观、培训、挂几个条幅，喊几个口号，要给基层班组最简单直接有效的操作指导。4、总结分析，持续改进班组建设是体现企业管理水平高低的晴雨表。每个时期会有不同的重点工作。班组建设是持续改进的过程，需要公司长期去关注，去研究，去确定不同时期班组建设的目标和标准。第四部分：班组建设的具体工作结合班组建设的主要内容，针对不同的项目，初步确定以下工作：一、工作职责建立健全班组岗位责任制，明确工作分工和班组日常管理分工，班组岗位职责明示上墙。二、制度建设1、建立班组日常管理制度，包括劳动纪律、奖惩条例、安全管理、绩效考核等。绩效考核要体现公平公开公正的原则，保证绩效管理以标准为依据，以事实为准绳，避免考核流于形式，以个人意志为主。2、制定作业标准，以现场管理为主要内容，制定作业标准、控制指标及劳动定额。3、建立班组消耗台账，与部门预算分解有机结合。三、目标计划1、根据公司每月计划安排，确定部门月度安全、生产计划目标，制定部门及班组工作完成进度图表并上墙。2、指标内容要与班组考核有机结合，如储运部运行可设定调车、装卸、倒运、延时等；包装可设定包装量、破袋率、抽检合格率等。四、记录管理1、制定《班组记录分工明细表》，实现班组各项记录专人负责管理。2、制定记录填写与管理要求和班组自查管理办法，确保记录符合规定要求。3、制定班组各种记录存档要求。将部门各项记录汇编、整理成册，统一进行要求，明确时间及分工，以便于部门管理。五、区域管理1、细化责任区域，责任到人，挂牌管理，建立管理分工一览表。2、制定设备、标识、安全设施及消防设施清单，对其进行编号，实行部门及班组分级管理。3、建立相关的维护、检修等记录台帐，明确负责人。六、风险辨别与应急预案1、制定安全隐患图表并上墙，各班组将发现的隐患和整改结果及时填报，以便提示他人做好防范，对结果要有追溯。2、建立监督、检查机制，明确责任人。3、制定本班组范围内的应急预案，有预案清单，纳入班组标准化文件管理。七、班务管理1、建立人员出勤情况记录，记录齐全，与实际相符。2、班组管理分工明确，各项民主管理、班务管理项目分工到人，人人熟知本人负责的管理事项，落实有效。3、有班组考评、考核、奖惩、先进评选等规定，包括考核指标、考核内容、考核方法、公开的要求等。4、制定并严格执行交接班制度，落实班组轮班例会制度。八、岗位技能1、班组成员按公司岗位培训内容，培训情况与员工绩效有机结合。2、清楚本班组全部作业项目并掌握其管理标准和标准化作业指导书内容。3、熟悉本班每一作业项目的管理标准、标准化作业指导书及对应的记录内容。4、实行岗位轮换制度，熟练掌握本班组各岗位的技能，全面了解本班组的作业要求，从而达到对各项作业的统筹安排。5、有培训计划，按计划实施，培训资料和记录齐全，现场随机调考已完成的计划内容，验证培训有效。九、7S管理1、制订保持工作现场、办公室等7S效果的规定，将7S内容标准化、习惯化，做到电脑设备、宣传品、卡类、票据等物资摆放整洁、有序、合理，减少取得有用物品的时间，防止物品丢失，提高工作效率。2、制定《劳务作业标准》，全面提升现场管理，减少洒落和污染。3、制定原材料及成品库区规划和，做到现场清洁、帐卡物一致。十、质量管理1、建立部门质量管控标准及评比办法2、建立质量三级管理即班组自查，班组互查，专人抽查的机制。3、建立班组质量管理流动红旗，此项工作作为班组文化墙内容。4、制定质量评比奖罚机制。十一、工作检查1、制定班组工作的检查规定，每月对本班各项管理规定、标准化作业文件的执行情况和班组管理分工的落实情况进行检查，有检查人和《问题发现和改进记录》。2、明确检查人、检查内容、相关要求及职责，检查结果要及时通告，要有持续性。十二、手册管理编制覆盖本标准要求的《标准化管理手册》。十三、学习创新1、成立QC小组，将年初部门大的、本年度可实施的技改项目定为QC课题。2、广泛开展征集合理化建议的活动，由专人负责，对员工提出的建议要及时回复，以便提高积极性。3、实行工作法命名制，即员工提出的优秀工作法，以员工名字确定，员工参与制定的管理制度，要注明参与人，以此来鼓励员工创新和参与管理的积极性和主动性。十四、文化管理建立班组文化墙。班组口号、标识征集活动：向班组全体成员征集班组口号、标识，可以通过公开投票、评选的方式最终确定。建立红旗班组奖励机制。（1）月终考评中每评比一项第一，即可得一面红旗。（2）季终、年终获得红旗数量最多的班组即为优秀班组，对其进行奖励。十五、团队活动1、班组开展互助互济及困难走访活动，有记录。2、班组可以自主创新活动开展的形式。并将活动开展情况记录下来。积极总结活动开展模式，并参与各类评比活动。3、创新活动：设定本班组的创新提案目标和计划。创新主题尽量与工作效率、工作质量提升相关。重视班组内部的创新提案，鼓励所有员工参与到创新活动中来。优化创新提案，提升班组提案的转化率，并积极实施他人的创新提案。踊跃参与公司的创新活动评选。4、学习活动：鼓励员工不断学习。定期开展读书心得交流活动，并将读书心得整理出来，参与公司的活动评选。此外，班组还可以举办学习互动会，鼓励员工共同讨论工作中遇见的问题，并分享经验。5、争当班组内训师活动：鼓励员工在提升自身业务能力的同时，帮助班组其他成员成长。一定业务水平以上的员工可以对班组其他员工作业务培训，内容可以为业务知识、案例以及相关经验总结。优秀的内训师可以参与公司的活动评选。6、团队活动给予经费支持。十七、考核评比1、进一步细化班组量化考核方案。2、班组考评结果作为员工月度绩效依据，提升班组成员的集体责任感和荣誉感。3、利用PDCA管理循环开展工作，对于评比长期落后的班组，制定提升目标和计划，鼓励班组成员在各项工作中达到以计划、执行、检查、实施循环为基础，不断循环上升，不断改进的效果。说明：此方案是结合储运部的具体工作而做出的初步方案，内容还不够详尽，具体方式方法还需要进一步征询意见，最终确定。具体标准和考评方案正在原有基础上进行细化和制定。附件：储运部班组量化考评实施细则《班组建设手册》作为班组建设的借鉴依据，由于时间有限，尚未对结合公司实际制定出适合公司的班组建设手册，拟定后期制定。班组建设手册班组等级：SBU班组□自主管理班组□免检班组□信得过班组□合格班组□不合格班组□部门:车间:班组:班长:班组长职责1、指挥好班组的生产过程控制及质量过程控制，及时预防解决生产中出现的问题，搞好班组的看板管理、班组现场6S管理，以身作则，带动大家保质保量的完成生产任务。2、协调纵横关系，保证均衡生产。3、按例会制度，开好班前会、班组例会和骨干例会，并做好记录，对会议形成的决议进行推进闭环。4、积极开展QC活动，积极开展合理化建议活动。5、及时帮助、检查督促、跟踪评定员工日常工作。6、负责填写、保管《班组建设记录册》和《交接班记录》7、负责准确、实是求是地总结月份工作，并评出月优秀班组成员，作为半年和全年评选先进的依据。四专员职责1、工艺专员：工艺专员负责班组中工艺培训，做好T-1岗位工艺的学习；2、效率专员：效率专员负责班组中瓶颈工序的节拍优化，使班组中节拍效率提升。3、质量专员：质量专员负责市场质量信息传递实施效果闭环4、现场6S专员现场6S专员负责班组中工装标准化，员工仪容仪表，人员状态等，同时负责班组中安全隐患的排查与整改，员工劳保用品的佩戴监督及优劣评价班组成员登记表职务姓名年龄性别文化程度工位联系电话班组走访记录时间走访人被走访人反映问题或困难解决措施例会制度1、按时召开班前会、班组骨干例会和月度例会。2、班前会：由班组长主持，全体组员参加，每天召开、总结昨天工作，布置当天任务。3、自主研讨例会：由班组长、班组四专员参加，每周召开一次。4、月度例会：每月底召开一次，由班长、四专员及其它班组成员参加，班长对月度工作进行总结，以下月工作进行计划。5、各种会议记录须认真、详实走访制度1、走访工作是促进班组建设和思想政治工作不可缺少的一部分，因此，班组走访工作由班组长或公司主管领导负责2、班组做到“五必访”：职工有病必访；职工有家庭纠纷必访；职工有思想情绪必访；职工家中有困难必访；职工受到批评或处分后必访。职工守则一、发扬“致力久远、诚信为本、务实创新、日有所进”的企业精神，确立“和谐发展，回报社会、尊重个体，成就自我、顾客满意，互利共赢、务实高效，持续发展的企业宗旨，坚持“用心做事，迅速行动，力求完美，贯彻始终”的工作作风。二、提高产品质量，维护企业信誉，树立“质量第一、信誉第一、顾客满意”的思想观念。三、在处理国家、集体、和个人三者利益时，需坚持共产主义的道德原则，做到先公后私，先集体后个人，先人后已。四、热爱本职工作，忠于职守，以企业主人翁态度，对工作尽职尽责。五、刻苦学习业务技术，精益求精，充分发挥积极性和创造性。六、发挥团队协作精神，助人为乐、见义勇为，把困难留给自己，把方便留给别人。七、严格遵守厂规厂纪，维护正常生产秩序，生产中要坚守岗位，一丝不苟。八、听从指挥，做到令行禁止，遵守操作规程和安全规则，保证不违章作业，保证安全生产。九、文明生产、文明经营、文明服务、勤俭节约、爱厂如家。十、讲诚信、表里一致、言行一致、自觉做老实人、办老实事、说老实话、实实在在地为人民谋利益。十一、讲文明、有礼貌、举止文雅、态度和蔼、语言文明、在厂要穿着工作服，服装整洁。班前（后）会规范模式班前会规范一、时间：1、白班：07：302、夜班：19：30二、班前会准备工作1、《班组建设记录册》A、昨日各项指标完成情况及差异分析、改善措施如实记录；B、当日各项工作计划及保证措施；C、班组看板内容更换及时，记录认真，字迹清晰，不漏项；D、重点工作布置不漏项。2、班前检查：检查组员出勤情况，着装是否整齐，胸牌是否佩带规范，检查劳动保护和事故隐患，检查设备状态是否达标，检查物料是否配齐；3、列队整齐，班长必须喊口号，检查出勤及组员的精神感面貌，掌握组员的情绪变化，便于及时沟通解决。三、班前会内容：1、班长必须公布班组昨日的各项指标完成情况（质量、产量、安全等）；2、口齿清晰，声音洪亮，保证全班每个人都能听清楚；3、公布6S最优最劣及考评点，由最优或最劣人员出列进行自评；4、布置当日工作；5、班组全体人员喊口号。四、宣布结束，班组长保存好班前会记录。班前会规范一、时间：下班后二、会前准备：做好交接班工作三、会议内容：1、列队：同班前会；2、班长面对班组员工做简短的工作总结；3、考核当日优劣并记录；4、准确记录当日班组产量；5、带队下班。班前（后）会考核一、班前（后）会及班组看板、记录作为班组重要的基础工作，要求每个班组必须严格执行。此项工作作为班组动态转换的否决项列入月度考核，凡是执行不到位的班组将给予警示或降级处理，并对所在部门、车间、班组进行通报。班组日清表月日班记录人班前检查项目安全安全设施齐全完好□用电器具无漏电现象□门窗无异常□通道畅通□人全勤□缺勤人数持证上岗□胸牌佩戴□机设备开机运转正常□设备标识牌□设备无故障无隐患□工具物品齐全□料物料摆放整齐□帐物卡一致□状态清楚□法有操作指导书□有标准有执行□工艺参数符合标准□环6S达标□不良品处理及时到位□各工位现象整齐达标□昨日工作总结项目目标计划实际完成差异分析及改进提高的措施订单质量其它质量警告文件是否执行到位是□否□安全不良品是否及时清理是□否□传递卡是否传递有效是□否□客户要求是否清楚是□否□6S讲评优：劣：角度：角度：今日工作计划项目目标计划实施措施责任人订单质量其它车间（部门）考评复审：例会会议时间主持人记录人会议主题：出席人员：会议记录发现问题：原因分析：改进措施：效果跟踪：车间主任签字：员工沟通会时间地点参加人员：内容：车间主任签字：班组月度工作总结班组等级班长记录人质量管理（价）：成本管理（利）：订单管理（量）：设备管理：现场6S管理：劳动纪律、安全管理：员工经营：班组和谐：合理化建议提报条，采纳建议条，预计为公司节省资金累计元班组自评分数自评等级车间主任评价意见：签字：公司办公管理制度第一章公文管理一、为规范公司公文管理，提高办文速度和下发质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据上级关于文书处理的有关要求，特制定本规定。二、各部室、各项目部应发扬实事求是，认真负责的工作作风，做到该发的文件发，不该发的文件不发，大力减少发文数量，提高公文处理的效率和质量。三、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料，各项目部上报的文件、资料，以机关部室名义的行文。四、办公室为文件的制发部门，负责对公司公文的统一管理、督查。一、收文管理1、上级发来的文件资料由公司办公室统一签收、开拆、登记、呈阅、分发（各部室收到的上级重要文件要及时报公司办公室审核），并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的文件，及时呈送领导批阅。2、凡需要办理的公文，由办公室填写来文办理呈批单，并经办公室主任签批后，再送领导阅示，根据领导批示及时做好协调安排。3、公司各部室、各项目部收到办公室批转的上级来文时，应当及时办理，不得延误、推诿、紧急公文应按时限要求办理。办公室要认真督办、催办、以防积压或漏办。4、领导或外出人员参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交办公室编号保管，不得个人保存。5、各部室、项目部行文向集团请示或报告工作的，应报送公司办公室一份备案。二、发文管理1、凡是以公司名义发出的正式文件（包括：文件、通告、决定、决议、请示、报告、会议纪要等）及一般性文件（即一切加盖公司印章的文件）均属发文管理范围。2、公司下发文件主要用于：（1）公布公司规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件；（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；（4）公布公司的重大生产、技术、经营管理等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关公司的重大事项。3、公司上行文、外发文主要用于：（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；（2）同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、科研、经营管理等事宜。4、与各职能部室相关的一般性业务，可用本部室的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文，但须到办公室办理备案手续，办公室可以对以部室名义的发文进行审核，提出意见和建议。5、发文程序与要求1）、公文拟制（1）各部室需要发文，应事先向办公室提出申请，办理文件审批手续。办公室应对拟发文件进行可行性论证，发文应按照“宁精勿滥”的原则进行，可发可不发的文件坚决不发。（2）办公室同意发文时，拟办单位应以国家法令、上级指示以及公文格式，结合工作实际需要，草拟文件初稿。（3）草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况属实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书面工整；严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。2）、校注（1）文稿拟就后，要填写文件签批单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。（2）公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后报分管领导审核，分管领导审核后送交办公室核稿。办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。（3）发文实行承办部室负责制（对文稿内容，质量负责），凡因承办部室校对不细，审核不严而出现的错误，由本部室负责，由此形成的（修改、重印等）印刷费用由负责人支付，公司不予报销。3）、签发文稿审核后，按批准权限的规定呈送有权签发人审定批准签发。4）、印制和用印（1）公司领导批准签发后的文稿交经办部门按数印刷，对印刷质量不好的文件，办公室不予用印。（2）文件用印携带有签发文签字的文稿，除会议纪要和以传真形式发出的公文外，所有公文加盖公司印章。联合行文，由主办单位盖章或联合单位并列盖章，主办单位在前。用印部门填写用印申请单，由该部门负责人签字后，送办公室审核，办公室主任签字后方可用印。5）、分发公司文件的下行文主送、抄送范围为：各部室、各项目部。根据文件情况缩减或扩大主、抄送范围。6）、文件归纳正式发文应将文件原稿（经领导签字）连同正本二份送档案室存档，非正式文件，以部门名义的文件需送办公室留存一份备案。7）、公文格式范围本规定适用于公司机关部室及各项目部制发的公文及一般性文件。公文内容公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。定义字：标识公文中横向距离的长度单位，一个字指一个汉字所占空间。行：标识公文中纵向距离的长度单位，本标准以3号字高度为一基准行。公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文用纸上白边未37mm±1mm，左白边为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。排版规格与印制装订要求排版规格：正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。印刷要求：双面印刷，页码套正，正面误差不得超过2mm。装订要求：左侧装订，不掉页。公文中各要素标识规则发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识使用大标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空1行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”扩入；序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。发文字号之下约4mm处印一条与版心等宽的红色反线。签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。公文主体公文标题在红色反线下空2行，用2号大标宋体字，可分一行或多行居中排布。主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识。公文如有附件，在正文下空1行，左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写作“○”。主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。报送机关与印发机关左空一字，印发时间右空一字，均用3号仿宋字。公文生效标识公文在落款出不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，3号仿宋字，加盖印章。页码用4号半角阿拉伯数字标识，左右各放一条4号一字线。单页码居左空一字，空白页和空白页以后的页不标识页码。三、文件的借阅和清退1、各部门有关人员因公司需要借阅文件，需经本部门负责人签写借条，经办公室主任同意后方可借阅。2、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。一般不允许将文件带走或全文抄录，不得拆卷和在文件上勾画等。3、办公室应对已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作，实行月底一小清，季末一中清，年终一总清的制度。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向分管领导报告。四、文件的立卷与归档1、文件归档的范围（1）上级机关来文；（2）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、以及以公司名义行文的各种公文；（3）参加上级召开各种会议带回的文件、资料；（4）公司向上级请示批复的文件及上报的有关资料；（5）其它有保存价值的重要资料；2、文件立卷要求（1）文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档；（2）立卷时，要求把文件的批复、正本底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；（3）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档，移交档案室。五、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，经理办公室应定期清理造册，并按上级有关规定进行销毁。机关管理制度为更进一步加强公司机关劳动纪律，转变工作作风，降低办公成本，切实发挥公司管理中心的作用，更好地为生产经营服务，特制定本制度。劳动纪律:机关人员必须加强劳动纪律，严格遵守上下班时间，每迟到一次（5分钟）扣50元，（10分钟）扣100元，（一小时以上）按旷工；早退一次（5分钟）扣50元，（10分钟）扣100元，（一小时以上）按旷工。上班期间不准在办公室闲聊、打扑克等，每发现一次扣本人100元；不准在电脑上玩游戏、上网聊天或做与工作无关的事情，每发现一次扣本人100元。每月20号结算考勤，由办公室负责人填写实际情况并签字，分管经理阅批后，办公室张榜公布。工作制度：机关人员必须严格遵守上下班时间，无特殊情况早上必须到办公室签到。上班时间外出办事需到办公室登记外出办事记录。未通知办公室，擅自离开的每小时罚款100元，超过三个小时按旷工一天处理。机关水、电管理。为节约办公费用开支，增强员工节约意识，机关人员应自觉做到人走灯灭，空调关闭，节约用水、用电。若人员离开办公室后，空调未关闭，每发现一次对科室负责人罚款100元。出现长明灯现象，每发现一次对科室负责人罚款100元。四、会议制度：机关人员、项目管理人员参加会议，以办公室通知为准，要遵守会议纪律，有事应请假，如不请假扣本人100元，会议期间必须关闭手机。各科室使用会议室时需科室自己打扫会议室卫生，在会议室使用完后清理会议室卫生，并填写会议室使用记录。五、请假制度：机关人员请假，需提出申请，由分管领导签批。不请假、不审批的，按旷工处理，旷工一天扣发三天工资，并按集团相关规定处理。六、各片区科室、项目部需在每月9日、19日、29日下午5点之前上报重大事项，将重大事项电子版发送到邮箱tywjbgs@163.com。经理办公室在每月10日、20日、30日中午11点在五建沁园网站公布已上报重大事项的科室、项目部，并通报逾期未上报的科室、项目部。逾期未上报的科室、项目部每拖一天对科室负责人、项目经理罚款200元。七、办公资源管理：各部室要加强办公用品的管理（打印机、传真机、相机、优盘、硬盘等），谁丢失、谁赔偿，谁损坏、谁维修。要严格控制办公用品的发放，并有台帐有记录，中性笔芯、墨合等要拿上次用完后旧的来领取新的；如投标需装订、打印图纸、招待、住宿等到办公室说明原因后再去办理，并有台帐有记录，否则不于报销。机关人员购买办公用品必须有台帐，每次购买在200元2000元之间的需经分管经理同意后通知办公室，方可购买，否则不于报销。2000以上的需经经理同意后通知办公室，方可购买，否则不于报销。八、培训教育；机关人员参加集团公司组织的培训学习，为便于考勤，必须向办公室出示学习通知证明，不出示学习通知的按旷工处理；学习期间不正常出勤的，按事假处理。九、卫生检查：机关人员下班后，必须把各自办公区域卫生打扫干净，办公室于每周六下午四点与轮流值日科室一起检查，并通报得分情况。门窗要勤擦、不随地吐痰、乱扔纸屑，每发现一次扣部室负责人100元。各个角落要保持干净，办公用品摆放要整齐，桌面、办公橱上面不要乱放杂务，要保持清洁，每发现一次扣部室负责人100元。第三章日常费用管理本规定所指费用是指公司机关、项目部管理部门发生的管理费用。费用管理严格执行费用预算管理制度，确保费用支出在预算范围内，有利于费用控制节约。公司管理部门费用开支审批程序主要包括：1、招待费：凡享受报销的机关或项目部管理人员每月20号止，所发生的招待费（食品、礼品）填写费用报销单（并附一张明细，审批完后销毁），由本部门负责人或本项目经理审查好、核实报销内容并签字，30号前报办公室审批完（以当月发票日期为准，过期的不再报销）。2、差旅费：凡享受报销的机关或项目部管理人员每月20号止，所发生的市交费、长交费、住宿费填写差旅费报销单（并附一张明细，审批完后销毁），由本部门负责人或本项目经理审查好、核实报销内容并签字，30号前报办公室审批完（以当月发票日期为准，过期的不再报销）。3、车费：凡享受总公司车辆补贴的人员每月20号止，所发生的燃油费、过路过桥费（以考勤为准，否则，不予报销）、维修保养费（需附维修费明细，不附明细的不予报销）填写《天元建设集团交通补贴费用报销单》，30号前报办公室审批完（以当月加油费、过路、过桥费、维修费发票日期为准，过期的不再报销，查看车的行驶公里数）。4、另每年6月20号、12月20号止，凡需报办公费用、享受补贴的交通费用，3日内报办公室审核完，过期的不再报销，每半年出半年成本分析、全年出总成本费用。（1）经办人正确填写报销凭证，准确计算报销金额，规范粘贴原始单据及附件；（2）本部门负责人（或项目经理）核实报销业务内容、标准；（3）办公室审核；（4）分管领导审批；（5）单位负责人审批；（6）财务负责人审核签字；（7）出纳员审核报销。办公室每月10日前公布办公费用、交通补贴的费用。第四章网络办公管理一、办公系统安装完备情况1、机关科室、项目部办公电脑以集团总公司网站为主页面，安装客户端新中大系统（TPN或RAS）。2、网络办公系统应用情况。询问有关人员账号及登录密码。现场演示登录，如不具备网络条件，可以询问打开系统后显示如何。3、“五建沁园”登录使用情况看收藏夹或地址栏浏览历史，是否有《五建沁园》。询问有关人员五建沁园账号及登录密码。二、文件传递检查1、建立健全公司、项目部信息管理体系。需将各区域科室、项目部每个工程信息员姓名、联系电话传递到公司办公室，如有变动或更换人员，需2日内报公司办公室。项目部新开工程未上报信息员的对项目经理罚款500元，科室未上报信息员的对科室负责人罚款500元。2、浏览公司网站时间：项目部每个工程信息员或机关科室人员每天早上上班、下午下班之前登陆五建沁园、新中大。查看是否有新的通知并及时回复传达。3、浏览公司网站要求：项目部每个工程信息员或机关科室人员将通知下载后打印将文件内容传递到应接收文件人员，并传达好，有记录（书面或电子形式均可，电子的最好直接存入信息系统本部门的文档库）。凡不浏览甚至不会浏览的、文件下载传达不到位的、未登记或未归档的每条罚该信息员100元。4、考核标准：1、公司办公室人员每天早上上班先检查五建沁园通知的回复情况并做好检查记录存档，若项目部或机关科室回复不及时，办公室将再次通知，24小时内再不回复者，每次罚项目经理或机关科室负责人500元。2、新中大信息系统是否有人查阅了文件（以短消息形式的），是否提醒其他人员查看文件。若新中大最新公共信息模块通知后出现“new”字样，则说明没有查看此条信息。三、其他1、受检查项目部（工地）什么上网方式（宽带、3G）。可以几台机器能够同时上网。项目部（工地）达不到上网（宽带或3G）条件，且当时不能落实的，罚该项目部（工地）5000元。2、检查范围为各区域机关所有人员及所有施工现场。所有通知文件全部在网上传递，不再电话通知。因不按时浏览并回复，造成工作延误，给公司、项目造成重大损失的，将严肃处理。3、办公室每月10日公布一次检查情况，并将罚款交财务部。第五章档案管理一、档案管理的目标1、加强公司档案管理，充分发挥档案作用，全面提升档案管理水平；2、有效地保护和利用档案信息，为公司和社会服务；3、确保档案的完整性、准确、系统和安全；4、保证公司各项档案工作遵循国家法律、法规和规章。二、档案工作体制1、公司档案室是公司档案工作机构，统一管理公司各类档案。档案室工作人员必须加强保密观念，做好档案的保密工作和档案室的保卫工作，保证档案资料的安全，维护党和国家的机密。2、档案工作实施“分级负责，统一保管”原则，各部门应有一名领导分管本部门的档案工作，并由一名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。3、公司经理办公室负责制定公司档案管理制度和办法，经办公室主任审核后予以签发。三、档案的收集、立卷和归档1、公司档案是公司参与社会公务活动形成的材料结晶，要做到每项重要的经营活动、党务管理工作等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，为此，各分管领导要督促有关人员认真做好档案材料的收集工作。2、档案的收集各部门把应归档的各类文件材料，由兼职档案员按照公司要求，整理组卷装订后向档案室移交。档案室负责业务指导及档案的检查、验收。3、档案的立卷实行文件材料形成部门立卷制度。全局性、综合性的材料由公司经理办公室负责立卷归档。涉及多个部门的由主办部门立卷归档，其它部分协办。4、档案的归档（1）根据规定属于文书档案的文件此案料一般应在第二年六月底以前归档。（2）随时接收上级规定应接收的档案。（3）接收档案必须履行移交手续，填写移交单，一式两份，交接双方共同注明案卷标题、数量、卷内文件页数，移交时间并签名盖章。（4）个人在其从事科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向公司档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。四、档案的管理1、日常档案的管理（1）公司经理办公室对移交的档案进行整理和保管，配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防强光、防高温等设施。控制库房湿温度。研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制，以确保档案的安全和完整。（2）公司经理办公室对档案的利用实行严格的控制，借用档案人员填写《档案借用申请单》，其中，一般档案及重大工程档案，需有借阅部室负责人签字后，并报经理办公室主任签字后，才可借阅。档案管理人员记录档案借阅情况，且档案管理人员与借阅人共同签字确认。机要文件不提供原件借阅，要求严格保密。2、信用档案管理（1）信用档案是指企业在经营活动中形成的由企业信用信息系统公布的企业信用信息，以及政府、金融机构、社会团体、认证机构颁发的企业获得的各种资质、信誉等级、认证证书、荣誉证书及申请、申报资信时所产生的相关资料的总和。（2）各部室档案管理员负责收集信用档案，整体形成文件及目录，报公司经理办公室。（3）公司经理办公室要严格控制信用档案的利用审批。3、重大工程项目档案管理（1）工程项目部负责做好工程施工文件、经营文件和声像、荣誉实物等日常管理。竣工后将所有文件整理归档，移交公司档案室。（2）由经理办公室、项目部负责对项目档案工作进行监督指导及竣工后档案验收工作。（3）公司经理办公室对项目档案工作进行不定期的抽查。第六章印章管理一、印章的刻制与启用1、项目部用章需到分公司办公室填“天元五公司印章刻制审批表”报公司办公室，办公室应在2日内审核并报送经理审批。2、印章在启用前需到公司经理办公室进行登记备案，并保存印模备查，并由经理办公室下发启用通知，注明启用日期和使用范围。二、公司印章的使用范围1、对公司经营权有重大关联，以公司名义对政府有关部门的行文，盖公司印章。2、以公司名义下发的通知，决定等文件，盖公司印章。3、各部室在经办业务权责范围内事务的行文，盖部门章，由部门负责。4、公司印章由办公室负责管理和使用，各项目、各部门印章由其指派专门部门或专人进行管理和使用。5、公司印章的使用实行严格的用印管理程序，由用印部室出具“天元五公司印章用印审批单”后予以用印，项目部、各科室凡属各系统管理的用印内容，一律需经公司各业务部室审查同意后盖章，重要的（施工合同、竣工结算报告）需经分公司区域领导签字同意后方可盖章。6、项目部或分公司需到总公司盖章的需经分公司各业务部室审查同意后，分公司办公室开具天元集团印章用印审批单方可上集团盖章。7、个人事务用印一律出具由所在部室、项目盖章的“天元五公司印章用印审批单”，经公司相关部室审核后方可盖章。三、印章的管理1、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号、登记、以备查询、存档。加盖公司印章的文件资料一般应由办公室留存一份。2、监印人除于文件、文稿上用印外，还应于“天元五公司印章用印审批单”上加盖使用的印章存档。3、公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经公司分管领导签字后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向经理办公室说明其介绍信的用途，并提交介绍信的复印件。未使用的必须把空白介绍信交回。4、各种印章由监印人负责保管，如有遗失、损坏、误用等情况，由监印人负责。监印人对未经批示的文件，不得擅自用印。四、印章的销毁当印章发生变更、机构合并或报废时，为利于工作，可由原部室、项目部延续保管一段时间，确认不再使用时，原印章交本单位印章管理部门，并填写《印章销毁清单》，报公司办公室予以封存或销毁。检查考核公司经理办公室对公司各片区办公室进行检查、督办、协调、奖罚。公司经理办公室将进行定期、不定期综合检查评比，检查实行百分制考核，90分及以上为良好，80-90分为合格，80分以下为不合格，检查得分良好的将对片区办公室负责人奖励1000元，检查不合格的对片区办公室负责人罚款1000元，并要求限期整改。各片区办公室要服从公司管理，积极参与公司组织的各项培训活动，通过不断加强自身学习，提升自身工作能力。天元建设集团有限公司第五工程公司二○一三年二月二十六日附件一：五公司印章刻制审批表（存根）编号：年月日申请单位申请日期经办人姓名经办人职务拟刻制印章名称印章用途或原因所在单位意见集团领导意见备注五公司印章刻制审批表申请单位申请日期经办人姓名经办人职务拟刻制印章名称印章用途或原因所在单位意见集团领导意见备注附件二：五公司印章用印审批单（存根）编号：年月日用印内容用印名称经办人用印个数科室负责人审查盖章公司分管领导审批备注五公司印章用印审批单编号：年月日用印内容用印名称经办人用印个数科室负责人审查盖章公司分管领导审批备注附件三：机关人员外出登记表姓名科室外出事由起止时间备注附件四：请假审批单姓名请假起止时间销假时间请假事由：本人因_________________________________________________________请假________天。申请人：时间：