采购合同台账表格

选购合同台账表格选购合同付款台账谈谈工程选购台帐的精细化治理认为实行精细化治理是一种行之有效的好方法。精细化治理是一种治理理念和治理技术，是将系统化规章运用程序化、高效、协同、持续运行。选购工作每天要面对产品价格、选购进度、交货进度、供给商、付款等等诸多问题。将这些问题进展系统化的处理，建立一套完整的数据库并利用数据库带来的好处，就可以起到提高选购效率和提高选购性价比的目的。以下本文仅就工程物资选购中关于合同台帐和付款台帐的建立以及用款打算的编制，谈谈笔者在实践中的做法和体会。限于篇幅和行业的限制未尽之言和偏颇之处欢送批判指正。一、关于合同台帐的建立合同所纪录的内容是本单位贵重的选购信息资源也是选购工作需要常常查阅的，是选购物资、备品配件供给的重要参考依据，如何能够便利快捷的查阅和共享这一信息资源，笔者介绍一种用excel表建立合同台帐的方法。限于篇excel电子表格自身的功能和使用方法大家都明白也不赘述了。将合同主要内容记录在表格内并借助于电子表格的各工程功能，不但查阅起来便利、敏捷、快捷、清楚，一目了然，而且还可以依据需要，取舍不同的内容快速的编制统计报表。它所带来的好处，信任亲自使用后便知。笔者依据工作阅历结合实际状况设计的一种电子式的《选购合同统计台帐》，〔见表一〕本表的主要栏目有：1、经办人、合同编号、应用工程；2、供给商名称、联系人/；3、货物名称、规格型号、参数等；45货物合计、各项小计、合同总额；6、付款方式、质保金、质保期限/时间、交货周期/时间。每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。在这个表格内以合同为单元进展登记，有两组数据是相互其中：金额＝数量×单价、货物合计＝各项金额相加，假设合同中只有一种品种，那么金额等于货物合计；一组是“货物合计”、“各项小计”、“合同总额”，其中：合同总额＝货物合计＋各项小计，各项小计为除合同标地物之外的其它如运费、包装费、技术效劳费等各项费用的合计。利用excel系，这样，数字输入后在结果栏内数字就会自动显示，在简化操作的同时避开错误输入保证了数据的正确性。从这本台帐中我们可以便利的了解到单位或个人在以往全部选购工作中的具体状况，如价格、型号规格、供给商信息、工程供如何依据本单位实际状况对栏目进展设计和使用者如何正确填写则至为关键。依据上述所设内容和excel电子表格的功能可以便利的汇总查阅以下主要信息。⑴、按工程工程查阅，可将该工程选购信息，如选购品种、金额、供货厂家、交货日期等信息全按设备名称或规格型号查阅，可将该品种单价、供货厂家、用于工程，选购日期等信息全部汇总；⑷、按合同签订人查阅，可将经办人的选购工作状况，如选购了哪些物资、用于哪些工程、完成选购量、选购价格等信息全部汇总；⑸、按统计需要，可将年度或月度选购状况全部汇总；如需汇总查阅上述任何一项内容，或栏内任意一个单项选购信息都可以便利快捷的查找，如价格、交货期、生产商等，只需使用excel现。利用本表可以很便利的统计出某工程选购合同签订状况、某供给商合同签订状况、某类设备订货状况和制造周期、交货周期、某业务人员选购合同签订状况等等。只要以栏目内某项为单位汇总，那么与其相关的内容就会无一遗漏的全部呈现，而且对汇总的内容还可以进展二级或三级查询。至于表格到底应设立多少个栏目和内容，完全依据需要可增可减自行设计。假设有些单位建立了办公软件系统，那么表格中这些数据的取得就会更加便捷和简洁。这里须着重谈谈这个表格的另一个重要作用。选购订货时，常常需要查询所购产品的价格、型号规格、供给商、交货周期、付款方式等信息，而这些大量的信息除了自己积存，可以说目前在任何一本工具书上也是查不到的。这里集合了本单位详实的选购数据，给选购工作供给了具有实际意义的参考坐标。不管以往还是以后，选购价格都会一目了然清楚的摆在眼前。特别需要明确提出的是“型号规格”栏内的内容必需完整无误的纪录下来，否则就失去了选购参考价格的意义。它既可以约束目前的选购价格又可以知道以往的选购价格，在某中程度上间接起到了防止选购腐败的作用。实事求是地说把它作为本公司的一个具有参考价值和指导意义的选购信息库是毫不过分的。二、关于付款台帐的建立付款是选购工作中至关重要的环节，合同一旦签订，付款便始终伴随合同直至合同履行完毕。任何单位应付款环节都是格外重视的。如何把握付款金额、付款进度、如何准确做好付款打算；哪些合同、哪些供给商、哪些工程的付款情况如何等等；合同总额、付款方式、已付款、未付款、质保金等等全部这些都需要有翔实准确的数据。作为选购人员，对于合同付款执行状况的账目必需清清楚楚、明明白白。每个单位的财务部门都会严格把住付款关的，但选购人员作为付款第一人必需把好第一关，为公司选购资金的运用建立第一道防火墙。多付少付、早付晚付、缓付拒付都应当在选购人员的打算和掌控之中。那么怎样才能做到这些呢？除了公司建立严格的付款制度和流程之外，选购人员建立一套完整的付款状况信息台帐是做好这些工作的前提。哪些款该付、该付多少、哪些款如何依据公司或工程运转状况做出适宜的用款打算等等，全部这些都需要有严格的准确统计，这里向大家介绍的一种《选购付款统计报表》的电子表格，也是笔者结合实际工作需要编制并经多年应用，对于提高工作效率起了重要作用。该表承受的excel的形式与上述表格具有同样效果。〔见表二〕本表根本栏目有：1、应用工程；3/；4、货物名称；5、付款方式；6、合同总额；7、已付款；8、待付款；9、质保金、质保期；10、付款率；11、发票开具。同样每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。本报表是在《选购合同统计台帐》的根底上建立的。在这个表格中，以合同为单元登记，数据之间的关系如下。合同总额＝已付款＋待付款，待付款＝应付款＋质保金，质保金支付额＝质保金比例×合同总额－质保金。依据所设栏目每项均可进展汇总查阅并可编制所需报表。如查阅某工程付款状况，依据excel程”栏目内黑三角下拉列表中的工程名称，即可将该工程的付款状况集合起来一览无余。这个表可以格外清楚的记录业务往来账目的付款状况、需要强调说明的是业务人员必需把信息标准的输入在表格内才能有效发挥作用。同样，在汇总的内容中可依据需要进展二级或三级查询。它的主要汇总功能如下。1、按工程查询，可汇总该工程已付款、未付款、质保金等全部信息；2、按供给商查询，可汇总与该供给商全部业务往来的付款状况；3、按经办人查询，可汇总该经办人负责办理的全部业务付款状况；4、在上述查询结果中，还可了解到每次付款金额、付款日期、余额、质保金及日期等信息。选购用款打算的编制一般分两种状况，一是按实际需要编制打算，二是按可支付资金编制打算。由于我们系统的整理了选购信息，所以，不管按哪种状况编制打算我们都有可靠的数据作为参考。编制选购用款打算是和工程进度、到货状况、质量状况、欠款额度、时间长短等状况严密结合的，是一项细致严谨的工作，那种临时拍脑袋报打算的粗糙作法是不行取的。用款打算的严谨细致和透亮公开可使资金用在哪里、付了多少、什么时间用一目了然，同时也在某种程度上避开了暗箱操作。笔者依据实际阅历承受了一月一报的《双月用款打算》形式，即一月份报一、二月份用款打算；二月份报二、三月份用款打算，以此类推。见表三这样做的目的在于假设资金没有按打算到位〔这样的状况是常常发生的〕或有其它变化可在下月打算中进展调整。从这个付款打算中我们可以明明白白地看出用款的依据