英文书信及格式课件

WritingLettersWritingLetters1英文信封(Envelope)的寫法

（BlockFormat齐头式）ZhaoMinSichunUniversityChengdu,610041P.R.ofChina

Mr.StevenChung

No.252,LongSt.

SanFrancisco,U.S.A寄件人姓名和地址收信人姓名和地址英文信封(Envelope)的寫法

（BlockForma2英文信封(Envelope)的寫法

（右缩式IndentedFormat）ZhaoMinSichunUniversityChengdu,610041P.R.ofChina

Mr.StevenChung

No.252,LongSt.

SanFrancisco,U.S.A寄件人姓名和地址收信人姓名和地址英文信封(Envelope)的寫法

（右缩式Indent3※英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大

(ex:號—弄—巷—路/街—城市—國家)號No.(Number)樓F(Floor)室Rm.(Room)弄Aly(Alley)巷Ln.(Lane)路Rd.(Road)街St.(Street)段Sec.(Section)區Dist.(District)縣County市City大道Ave.(Avenue)省Province國家名…※英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大

(ex:號—弄4地址的书写顺序是由小到大:第一行写寄出信人的门牌号码，写街道名称;第二行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第三行写出寄信人所在国家的名称。地址的书写顺序是由小到大:第一行写寄出信人的门牌号码，写街5如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。航空

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Express内有照片

PhotoEnclosed如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的6TheElementsof

EnglishLetterWriting

1.

信头Heading/Letterhead2.写信日期Date3.信内地址(收信人)InsideAddress4.称呼Salutation

5.正文BodyofLetter6.客套结束语ComplimentaryClosing7.署名SignatureTheElementsof

EnglishLette7Heading

信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。

Heading信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方8Date日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日/月/年的顺序，而美式按月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May7,2006;23September,2005Date日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式9Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters

6/5/0610-9-068June2006Oct.28,06Jan.13.2006Rewritethefollowingdatefor10一月Jan.January二月Feb.February三月MarchMar.四月Apr.April五月May六月JunJune七月Jul.JulyJy.八月AugustAug九月SepSept.September十月Oct.October十一月Nov.November十二月DecDecember一月Jan.January二月Feb.Fe11InsideAddress信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。InsideAddress信内地址应写在信笺左上方，与信封12Arrangethefollowinginformationintoletterheadorinsideaddress:China/Beijing100021/BeijingMetal/President/LinFang/Eastlane/234LinFangPresidentofBeijingMetal234Eastlane,Beijing100021ChinaArrangethefollowinginformat13Salutation称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以Dear…或Mydear…开头的。1.亲近熟悉的人:Dear/Mydear+称呼或名字。2长辈、关系一般、不相识：Dear+“先生/女士/教授”3机关、团体、公司、工厂或学校：DearSirorMadam,ToWhomItMayconcern.有时直接用Gentlemen(复数)。Salutation称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址14Body语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始写正文。一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。Body语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始15ComplimentaryClosing开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。1.家人亲戚:Yourlovingmother/son/brother;Yourslovingly,Withlove,Allmyloveetc.2.长辈或一般朋友：Yoursrespectfully/sincerely,Yourstrulyetc.3.机关、团体、学校等：Yoursfaithfully/sincerely,Yourstrulyetc.

ComplimentaryClosing开头字母要大写，末16結尾的部份祝福的話結尾語Takecare.Yourfriend,Bestwishes.Trulyyours,BestRegards.Yourloving_______,MerryChristmasSincerelyyours,HappyNewYearYourssincerely,HappyBirthdaySincerely,結尾的部份祝福的話結尾語Takecare.Yourfri17Signature写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。Signature写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的18Blockformat齐头式xxxx(letterhead)June3,2005(date)xxxx(insideaddress)Dearxx,(salutation)Wereceivedyourxxxx(body)Yourssincerely(complimentaryclose)XX(signature)Joe(printedname)

Blockformat齐头式xxxx(letterhea19ModifiedFormatxxxx(letterhead)June3,2005(date)xxxx(insideaddress)Dearxx,(salutation)Wereceivedyourxxxx(body)YourssincerelyXX(signature)Joe(printedname)ModifiedFormat20Writing1.书信letter(一般书信，求职信,邀请信，接受邀请，拒绝邀请，感谢信，证明信，投诉信，请假条等)2.通知

notice3.留言message4.简历resume5.

电子邮件e-mail6.图表作文Writing1.书信letter(一般书信，求职信,21

作文评分标准：总分15分，分五个等级：2分，格式不正确，内容表达不清楚，语言支离破碎。仅有个别句子正确。5分，勉强说的过去，内容不完整但没有离题，语言很多错误，有一些严重错误8分，格式基本正确，内容大体完整，表达可被勉强理解，有较多语言错误，包括少量严重错误11分，格式基本正确，内容较完整，表达尚清楚，有一些语言错误，可以有个别句子结构的错误14分格式正确，内容完整，表达清楚，语言上仅少量错误高出14分的给15分，低于8分的可以给7分。假如不按提示写或语言表达完全无法理解，给0分。字数不够应扣分，在给分后，每少10个字扣一分。作文评分标准：总分15分，分五个等级：22二、求职信（aletterofapplicationforaposition）1.格式及内容和其他普通书信一样，求职信由写信人地址及写信日期、收信人姓名及地址、称呼、正文、结束语、署名和附件七个部分组成。求职信大致包括以下内容：1）首先说明写信原由，即是看到招聘广告还是从朋友处得到消息。2）正文强调与求职岗位相关的教育背景、工作经历与资格。3）

结尾应请求面试机会。4）提供至少两个证明人及其联系地址和电话，放在个人简历（写求职信一般要附上个人简历）中列出，否则在正文中体现。二、求职信（aletterofapplication23如何写简洁明了的求职信？---三段式Para1---Whyyouarewriting?Para2---Whatabilitiesandexperiencesyouhave?Para3---what’syourexpectation?如何写简洁明了的求职信？---三段式Para1---Why242.常用句型：第一段：1)Iamapplyingforthepositionof…2)Thisisanapplicationfortheposition…3)Iaminterestedinthepositioninyourcompanyas…最后一段：1)Ishouldbegladtohaveapersonalinterview.2)Myresumeisenclosed.3）I’mlookingforwardtohearingfromyoushortly.2.常用句型：第一段：25地址写法

201室Room201

12号No.12

2单元Unit2

长安街ChangAnstreet

3号楼BuildingNo.3

长安公司ChangAnCompany

南京路Nanjingroad

宝山区BaoShanDistrict

赵家酒店ZhaoJiahotel

钱家花园:Qianjiagarden

孙家县Sunjiacounty

李家镇Lijiatown

广州市Guangzhoucity

广东省Guangdongprovince

中国China

地址写法

201室Room201

12号No.12

226地址翻译实例:

宝山区南京路12号3号楼201室

room201，buildingNo.3,No.12，nanjingroad，BaoShanDistrict

如果地方不够可以将3号楼201室写成：3-201

宝山区示范新村37号403室

Room403,No.37,SiFanResidentialQuarter,BaoShanDistrict

地址翻译实例:

宝山区南京路12号3号楼201室

roo27

范文：

140ShaoshanRoadHangzhou3180000ZhejiangNov.17,2003PersonnelDirectorShanghaiNewWorldSchoolShanghai

DearSirorMadam,IhavelearnedfromthejobadthatthereisavacancyofEnglishteacherinShanghaiNewWorldSchool,andIwishtoapplyfortheposition.IgraduatedfromZhejiangUniversity.Forthelasttwoyears,IhavebeenteachingEnglishatHangzhouNo.9MiddleSchool,towhomIcanreferyouastomycharacterandability.

EnclosedyouwillfindarecommendationletterfromProfessorSmith,oftheForeignLanguagesCollegeofZhejiangUniversity.Ishouldwelcomeapersonalinterviewatyourconvenience.

YoursrespectfullyAliceWhite范文：28二、感谢信（Thank-youletter）商务感谢信范例:DearMr./Ms,

ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFridayafternoon,5thJuly,at2:30.Ishallbehappytobethereasrequestedandwillbringmydiplomaandotherpaperswithme.

Yoursfaithfully***

尊敬的先生/小姐

谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

你诚挚的***二、感谢信（Thank-youletter）29模板Dear……,Thankyoufor……正文再来一句。Thankyou.Yours,XX模板Dear……,30道歉信模板Dear______,①Iamtrulysorrythat______（道歉的原因）.②Thereasonisthat______（介绍原因）.③Onceagain,Iamsorryforanyinconveniencecaused.④Hopeyoucanacceptmyappologiesandunderstandmysituation.Yourssincerely,LiMing道歉信模板Dear______,31三、投诉信（aletterofcomplaint）一般来说，投诉信包括三个基本方面：1）投诉内容。主要指投诉实物名称或服务态度等。2）投诉原因。主要指投诉内容出了何种问题。3)希望得到的结果。主要指向被投诉的单位或个人求得解决问题的办法或希望返回其所付出的所有代价。常用句型：1)Iamwritingtocomplainthat…2)Hopingthatthematterwillbedealtwithassoonaspossible.三、投诉信（aletterofcomplaint）一般32

May10,2003Towhomitmayconcern,（致有关负责人）

Ihavewrittentwoletterstellingyouthatmyrefrigeratordidnotworkproperlyforafewdays,butIhaven’theardfromyoueversince.Thiscausesusnotonlymuchinconveniencebutalsoalotoftrouble.

Hopingthatthematterwillbedealtwithassoonaspossible.Yourssincerely,LiHua投诉信模式：

33四、邀请信（aletterofinvitation）

1.格式及内容1）

邀请信的正文a.

提出邀请b.

清楚写明邀请的原因并指出时间、地点、场合c.

结尾时表示期待对方接受邀请，如要求被邀请人答复，应注明RSVP/r.s.v.p.。四、邀请信（aletterofinvitation）342）

表示接受邀请的复函的正文a.

感谢对方的邀请b.

表示接受要求并确认时间、地点、场合c.

表达愉快的期盼之情3）

表示谢绝邀请的复函的正文a.

感谢对方的邀请b.

明确谢绝并给出合理的原因2）

表示接受邀请的复函的正文35便条（note）的种类不少，像请假条（包括病假、事假、续假）、留言条、记录电话内容的条子等都是“便条”。五、便条便条（note）的种类不少，像请假条（包括病假、事假、续假）36“病假”一般用“sickleave”，“请病假”用“askforsickleave”；“事假”一般用“leaveofabsence”“病假”一般用“sickleave”，37一、请假条March10，2003DearMrs.Wang，I‘mseriouslyilltodayandcannotcometoclass．Iaskforsickleaveofoneday．Yourstudent，ZhangLihua一、请假条38二、留言条9a．m．April6Lili，I‘llleavebytrainat8：00a．m．tomorrowmorning．Thisistosaygood-byetoyou．ChenMei二、留言条39电话留言条一般有印好的记录本，格式为：TelephoneMessage（or：TELEPHONEMESSAGE）From：__________To：__________Date：__________Time：__________Message：___________________________________________________________________________________________________________________________________________________Signature（签名）：_____________电话留言条一般有印好的记录本，格式为：Telephone40

六、

通知（Notice）

英文通知的格式与中文通知大体相同，由标题、正文、落款（或时间）三部分组成。标题写在正文上方正中部位，常以

Notice/NOTICE

作标题。落款即发出通知的单位和时间写在正文右下角，有时单位可省略，时间也可写在单位名称下一行的左下角。书写正文应注意几点：1）

内容简洁清楚。2）

多采用被动语态，人称用第三人称。3)正文起首常标以“ATTENTION”字样或以“Attention,please”开头。

六、通知（Notice）

英文通知的格式与中文通知大41Sample1:罗列式NOTICELecturer:

Mr.Wang,generalmanagerofShanghaiGoldenPalmComputerSystemLimitedCompanyTopic:

ModernInformationManagementModeTime:

6:30p.m.-----8:30p.m.May12Venue:

theMulti-mediaLectureRoomAudience:

studentsofInformationManagementDepartmentInformationManagementDepartmentMay4,2003Sample1:罗列式422.陈述式：May4,2003

NOTICEMr.Wang,generalmanagerofShanghaiGoldenPalmComputerSystemLimitedCompany,willgivealectureonModernInformationManagementModeat6:30p.m.onMay12.Thetwo-hourlecturewillbeheldintheMulti-medialectureRoom.StudentsofInformationManagementDepartmentareinvitedtoattendthelecture.InformationManagementDepartment

2.陈述式：43

November21,2006Towhomitmayconcern, Thisisagroupe-mailsentouttotheadministration,staffandstudentsofWalkerDavisHighSchool.Forthesafetyofourstaffandstudents,ourschoolwillbeclosedduetorepairsintheelectricalsystemonDecember1andDecember2.Administration,staff,andstudentsareexpectedtoreturntoschoolonDecember3.Thankyouforyouunderstanding.Wehopetoquicklyresolvetheproblem.

Sincerely,MarkOwens3.书信式 November21,20063.书信式44九、备忘录格式如下：

标题Memo（MEMO）

收件人To：

发件人From：

发文日期Date：

事由Subject

正文Message九、备忘录格式如下：

标题Memo（MEMO）

45字母也可以全部大写。

1。首先memo这个词有些时候是可以被省得，因为大多数me