数码照片档案的规范整理课件

数码照片档案的规范整理

数码照片档案的规范整理

数码照片档案的规范整理一、数码照片的收集二、数码照片的分类三、数码照片的鉴定四、数码照片的排列五、数码照片的编号六、数码照片的编目七、数码照片的装盒八、数码照片的存储数码照片档案的规范整理一、数码照片的收集数码照片档案的规范整理

两个基本概念：

数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。

数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两部分组成。数码照片档案的规范整理两个基本概念：一、数码照片的收集收集范围：凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T11821—2002《照片档案管理规范》收集。一、数码照片的收集二、数码照片的分类在同一全宗内，数码照片按“保管期限——形成年度”分类。形成数码照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。二、数码照片的分类在同一全宗内，数码照片按“保管期限——形成三、数码照片的鉴定没有保存价值的或重复的数码照片不得归档。反映同一场景的数码照片一般只保存一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限。依据《海南省数码照片档案管理暂行规定》，数码照片档案保管期限有永久和定期两种，其中定期为30年。数码照片档案保管期限划分按照国家档案局2006年8号令即《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行（其中10年期限合并为30年）。三、数码照片的鉴定没有保存价值的或重复的数码照片不得归档。反四、数码照片的排列在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。DATA文件夹下存放同一年度同一保管期限的数码照片。数码照片按形成时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。四、数码照片的排列在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的五、数码照片的编号数码照片档号格式为：

全宗号-保管期限代字-数码照片号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号保管期限代字：永久、定期分别用Y、D代表标注

B098－Y－0002－20110011五、数码照片的编号数码照片档号格式为：五、数码照片的编号

B098－Y－0002－20110011

B098－Y－0002－20110012数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。形成年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。五、数码照片的编号数码照片号：是指在同一保管期限同一年度20110012.JPG20110012.JPG六、数码照片的编目（一）数码照片光盘目录的编制（二）盘内数码照片文件目录的编制（三）数码照片档案基本目录封面的填写六、数码照片的编目（一）数码照片光盘目录的编制（一）数码照片光盘目录的编制数码照片光盘目录应逐张光盘编制。数码照片光盘目录项目包括：全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限、备注（一）数码照片光盘目录的编制

（一）数码照片光盘目录的编制

光盘号题名起止年月张数保管期限备注全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号；光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号；题名：全宗名称+年度+内容+数码照片文件；数码照片光盘目录全宗号：

（一）数码照片光盘目录的编制

光盘号题名起止年月张数备注

起止年月：指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月，用12位阿拉伯数字表示，如“201101-201112”；张数：光盘内数码照片文件数；保管期限：根据划定情况填写“永久”或“30年”；备注：注释需要补充和说明的情况。数码照片光盘目录全宗号：B098光盘号题名起止年月张数保管期限备注0001海口市爱卫办2010年爱国卫生运动工作数码照片文件201001-20101228永久0002海口市爱卫办2011年爱国卫生运动工作数码照片文件201101-20111230永久（一）数码照片光盘目录的编制

起止年月：指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年（二）盘内数码照片文件目录的编制盘内数码照片文件目录应逐张照片编制。盘内数码照片文件目录项目包括：全宗号、保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注。（二）盘内数码照片文件目录的编制盘内数码照片文件目录应逐张照（二）盘内数码照片文件目录的编制数码照片号题名拍摄时间拍摄者备注全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号；保管期限：根据划定情况填写“Y”或“永久”、“D”或“30年”；光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号；盘内数码照片文件目录光盘档号：（全宗号—保管期限—光盘号）（二）盘内数码照片文件目录的编制数码题名拍摄拍摄（二）盘内数码照片文件目录的编制数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包括时间、地点、人物（要标明主要人物的具体位置）、事由、背景等要素；数码

照片号题

名拍摄

时间拍摄者备注20110001市爱卫办廖红卫主任（右二）督导琼山区农村改厕工作20110329王芳20110002全省爱国卫生暨卫生系统控烟工作会议颁奖现场20110331王芳20110003市爱卫办廖红卫主任（左二）在市长办公会议上汇报《海口市病媒生物预防控制管理办法》立法工作20110415唐文彬盘内数码照片文件目录光盘档号：B098-Y-0002（二）盘内数码照片文件目录的编制数码照片号：是指在同一保管期（二）盘内数码照片文件目录的编制数码照片号题名拍摄时间拍摄者备注20110001市爱卫办廖红卫主任（右二）督导琼山区农村改厕工作20110329王芳20110002全省爱国卫生暨卫生系统控烟工作会议颁奖现场20110331王芳20110003市爱卫办廖红卫主任（左二）在市长办公会议上汇报《海口市病媒生物预防控制管理办法》立法工作20110415唐文彬拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如20110104；拍摄者：一般填写个人，必要时可加填单位；备注：注释需要补充和说明的情况。盘内数码照片文件目录光盘档号：B098-Y-0002（二）盘内数码照片文件目录的编制数码照（三）数码照片档案基本目录封面的填写

数码照片档案基本目录数码照片档案基本目录

全宗名称海口市爱卫办

全宗号B098

保管期限

永久起止盘号0001－0002

全宗名称

全宗号

保管期限起止盘号（三）数码照片档案基本目录封面的填写

光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，并在光盘的包装盒上加贴数码照片光盘封面。封面内容包括：全宗号、保管期限、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、制作时间、制作人、套别、审核人等。

七、数码照片的装盒

光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，并在光盘的包装盒上加贴数码照七、数码照片的装盒全宗号保管期限盘号数码照片光盘全宗名称起止年月年月至年月照片张数制作时间制作人审核人套别题名全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号；保管期限：根据划定情况填写“永久”或“30年”；光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号；张数：光盘内数码照片文件数；七、数码照片的装盒全宗号数码照片光盘全宗名称起止年月年七、数码照片的装盒全宗号B098保管期限永久盘号0002数码照片光盘全宗名称

海口市爱卫办

起止年月2011年

01月至2011年12月

照片张数

30

制作时间

2011.12.25

制作人

汪雄虎审核人

王卫套别

B

题

名

海口市爱卫办2011年爱国卫生工作数码照片文件套别：填写A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存；制作人：制作数码照片光盘的人员姓名；审核人：负责检查数码照片光盘质量的人员姓名；制作时间：制作数码照片光盘的时间。七、数码照片的装盒数码照片光盘全宗名称海口市爱卫办

起

八、数码照片的存储

（一）数码照片归档后，其内容组织结构为：1.说明文件命名为SM.TXT，文件存储格式为文本文件，主要说明本张光盘的各类信息。内容包括存储数码照片档案的全宗名称、全宗号、归档年度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。

八、数码照片的存储

（一）数码照片归档后，其内容组织结构为

八、数码照片的存储

2.数码照片文件目录命名为ML,其内容是盘内数码照片文件目录的电子版本。

八、数码照片的存储

2.数码照片文件目录命名为ML,其内容八、数码照片的存储（二）同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中。不同年度不同保管期限的数码照片档案不应存储在同一张光盘中。（三）永久保存的数码照片档案光盘应刻制一式三套，分别用A、B、C标注：A套封存保管，B套供查阅使用，C套异地保管。定期保存的刻制一式二套,即A套和B套。八、数码照片的存储（