提升决策性会议效率

..如何提升决策性会议效率对企业来讲，会议是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方代表相互作用、互动协调的场所。通过会议传达指令，交流情况，集思广益，统一认识，明确责任，共同努力去实现既定的目标。不同的会议因其目的不同而形式多样：生产经营协调会主要协调解决生产经营过程中产生的问题；产销会议主要协调企业生产与市场销售的进度；经济活动分析会主要是通过对企业的经营成果和经济效益进展分析，不断寻求更合理的生产和经营安排，以提升经济效益；绩效会议主要针对月度的营运绩效状况进展分析检讨，此外，还有许多专项会议或外部会议，这些会议已经成为规企业不可或缺的一种沟通交流和管理的形式。然而，现实中的许多决策性会议都存在着"会而不议、议而不决、决而不行、行而不果〞的问题。追其根源，就是会议目的不明确、会议准备不充分、会议管理不科学、会议执行不到位的问题。针对这些问题，笔者总结了提升决策性会议的几大要点，即功夫在会前，把握在会中，执行是王道。一、订立规，并做好会前准备工作对于决策性会议，首先应制订明确的议事规那么，其中包括议事原那么、议事围、议事程序、分歧解决等，并固化到公司的制度规中，以到达有章可循的效果。同时，要订立一定的会议管理规，要求会议主导部门〔召集部门〕和参加部门依照规执行，做好各项会前准备工作。〔一〕议题审核和确认会议主导部门要做好参会部门提报议题的会前审核工作，确定议题在本次会议进展讨论的必要性，通过"议题审批单"的形式，确保上会议题在会前已与有关部门达成较为一致的意见，并得到了分管领导的支持，以提高会议效率，防止出现因事前沟通缺乏而在会上发生争议的状况。〔二〕准备充分的上会材料围绕决策性会议主题来准备上会材料，一是要求明确说明提报会议审议的目的或依据；二是提报容方面，要求表达清晰、数据充分、论点论据完备，为与会者提供比拟充分的决策依据；三是重申需会议批准的事项。此外，一般情况下，要求提报部门以PPT形式向会议进展汇报，直观简洁，论点突出，对决策效率的提升有一定的辅助效果。〔三〕提前通知会议主导部门应提前预约重要的参会人员，确保在预期时间能保证会议的召开。同时，应至少提前2日将"会议通知"送达各与会部门和人员。"会议通知"应注明会议时间、地点、会议议程。例行性会议可不单独发布通知，但如有变动需提前知会参会部门和人员，同时知会会务部门做好配套的会议效劳工作。〔四〕确定会场管理人员会议主导部门应先行确定会场管理人员，包括会议主席、会议主持人、会议记录人、会议决议督办人、会议计时人等，可以一人多职，以保证会议顺畅进展，相关人员职责如下：会议主席：作为会议最高主管，负责组织决策团队共同商讨议题或事项并作出决策，如当场无法决策，需确定进一步的决策方式和流程〔比方，另定时间讨论、委托一位副总裁进展审核确认等等〕，防止议而不决；会议主持人：引导会议召开，在恰当时候请会议主席进展裁示，或者对与会人员进展相关提醒，包括会场纪律、中止偏离会议主题的讨论等等；会议记录人：负责如实记录会议决议，如有需要，可在会上或会后与相关领导进展确认，保证会议记录的准确性和完整性；会议决议督办人：根据会议决议，对各执行部门的落实状况进展督办，提醒相关部门或责任人贯彻落实会议决议；会议计时人：根据需要对会议进程进展计时，提醒主持人管控会议时间，提高会议效率。〔五〕前期会议督办会议主导部门或指定的督办部门应掌握前期会议决议事项的执行状况，定期向会议或有关领导进展通报，以敦促各决议事项尽快关闭。〔六〕会前的各项会务准备会前要做好会场投影仪、扩音设施、话筒、会议座次以及其他会场设施的布置。二、做好有效的会中控制除了做好会前的充分准备，还需要在实际会议过程中做好过程控制和管理。〔一〕制定并遵守会议根本纪律各与会人员应准时参会。如遇特殊情况本人无法到会的，在征得本部门分管领导同意后，可委托代理人参加会议。会议过程中与会人不得无故提前离开，如确因工作需要提前退出会议的，应征得会议主席的同意。与会人员应保持会场纪律，专心听取报告或参与讨论，防止或减少不必要的私下讨论、看手机等情况。手机要置于静音或振动状态，如确需接听来电，应离席到会场外处理，以免打搅会议秩序。〔二〕会议进程控制会议开场前，会议主持人应先展示会议议程，在会议过程中，各与会人员应围绕议题展开讨论，防止谈及无关的话题。会议主持人负责引导会议召开，并适时提醒会议主席进展裁示，对会场纪律进展控制，对偏离主题的讨论进展制止。会议计时人负责提醒与会人员遵守会议时间，依照议程进展会议，如需延长会议，由会议主席根据实际情况决定。〔三〕决议管理会议主导部门或决议督办部门应定期以报告或等形式，对前期会议决议事项的落实情况进展通报，以便会议主席和与会人员掌握执行进度，并以此促进实际落实部门能够切实执行。会议决议要遵循一定的原那么，一般采取先后集中的方式，但一般不采用表决制。会议主席在现场征询决策团队的意见后，一般应当场作出归纳总结，述决议事实，进而形成决议。会议决议一旦明确，应确定执行部门或执行人和完成时间，以便后续落实和管理。有时候与会者对问题或事情的看法难以达成一致，就需要统一思想，力求形成会议决议，防止议而不决的现象。这要求会议主席具备影响力和丰富阅历，能够掌握客观尺度，站在全局的高度对待问题或事情，能够根据与会人员情况、会场气氛、发言情况，及时调整策略，防止会议的冷场或"走火〞，此外，还要具有决断的魄力，善于总结归纳，重要的是使与会者形成相对一致的意见或看法，这是决策会议是否成功的重要标志。如无法当场形成决议，需确定进一步的决策方式和流程〔比方，另定时间讨论、委托一位副总裁进展审核确认等等〕，防止议而不决。三、会后"执行〞是王道会议管理的成效很多程度上取决于执行力度，如果有了决议却不执行，就是前面所说的弊端"决而不行，行而不果〞，所以会议管理的重中之重就是对执行状况的管理。〔一〕完整记录会议记录人负责记录会议的决议事项，如有必要可与相关部门对纪要容进展确认，一般应在会议完毕后两个工作日完成初稿整理，并按签批程序办理签核和发布。〔二〕督办管理会议主导部门或会议指定督办部门负责将需督办事项纳入会议管理系统进展管理，并督办决议事项的执行情况，对已经完成的事项，可根据分管审批意见给予关闭，对进度较慢的事项应提醒责任部门或责任人；同时，应定期对会议督办事项进展汇总，择机通报。如考虑客观性和公正性，可由公司高层指定的非会议主导部门进展报告。各部门要负责将执行进度维护到会议管理系统中，被确定为决议执行责任人的，应切实落实会议决议，并按督办部门的要求定期反应执行进度。〔三〕配套奖惩为了保证会议决议的执行力度，应建立配套的奖惩机制。在会前的准备沟通、会上的纪律遵守以及会后的落实执行都应该制定详细的奖惩规，奖励先进和优秀的部门及个人，惩罚落后和违反规定的部门和个人。具体操作上，可采用累积记点或积分制度，视情况建立月度或季度考核。此外，考虑到当前信息化已经成为企业管理中或不可少的工具，可以优先考虑利用OA系统，开发自动化的会议管理系统模块，对会议决议进展科学管理，有条件的话，可以考虑将会议议题审批、会议室管理、会议记录签核、会议决议落实等与会议相关的流程一并纳入系统管理，能够进一步提升工作效率。另