银行运营档案管理系统业务管理规定

银行运营档案管理系统业务管理规定第一章总则第一条 为切实做好运营档案管理系统（以下简称ADMS）的应用管理工作，保证ADMS安全、稳定、高效运行，确保运营档案数据的真实、完整，根据《银行运营档案管理规定》以及ADMS的设置要求，制定本规定。第二条 ADMS是指以电子化模式，实现运营档案的归档、存储、查询、调阅、移交、销毁、出入库全流程的电子化管理，是规范运营档案管理的支持系统。第三条 本规定适用于使用ADMS的各级经营管理机构。第二章基本规定第四条 ADMS保管的运营档案包括临柜业务生成的电子报表、影像资料和纸质档案。按档案类型划分，分为凭证类、账簿类、报表类、清单流水类和其他档案资料五类。第五条 电子报表指生产作业完成后，由ABIS等生产系统及部分分行特色业务系统生成的报表、清单、流水等。第六条 影像资料指由运营监管平台、集中作业平台等借助影像作业的生产系统采集的业务资料的影像信息，如记账凭证、原始凭证及附件、开销户资料等影像。第七条 纸质档案指临柜业务产生的各类纸质档案，经装订登记后形成的档案记录，如记账凭证、原始凭证及相关附件，票据、合同、各类客户协议等具有法律效力的档案资料，以及开销户资料，对账资料，各类手工登记簿等。按照保管方式不同，纸质档案分为塑封档案和未塑封档案两类。塑封档案指经过塑封真空保管的纸质档案，一般有影像资料对应。未塑封档案指装订成册的纸质档案，一般无影像资料对应。第八条 ADMS按机构级别、用户角色赋予用户不同权限。运营部档案管理员、档案负责人、主管总经理可查询和管理本级及辖属行的运营档案，其余用户只能查询或管理本级行或指定行的运营档案。各级行应对系统应用进行严格管理，加强权限控制，确保ADMS的安全性，各级用户应对所查运营档案负有保密责任，严禁违规拷贝、传播档案信息。第九条 ADMS档案种类的新增、修改及格式文件变更严格按照总行相关规定执行。第三章部门职责第十条 总行运营管理部负责ADMS的需求编写，操作指导，业务推广和日常管理。第十一条总行科技部门（信息技术管理部、软件开发中心、数据中心）负责ADMS的系统开发、资源配备、运行维护、电子档案数据的存储和备份，保证数据安全与完整。第十二条总行相关业务部门负责相关系统建设中与运营档案管理系统的衔接。第十三条一级分行运营管理部负责组织辖内分行ADMS的推广应用、操作指导、业务维护，检查各机构系统使用情况。第十四条一级分行科技部门负责ADMS运行技术保障，确保系统正常运行。第四章机构管理第十五条机构设置ADMS机构包括所有应用ABIS的机构以及未应用ABIS的境内外机构。分为汇总机构和非汇总机构两类，汇总机构为虚拟机构，非汇总机构为实体机构。各级行运营管理部门设置在各级汇总机构，其他无机构号的管理部门，可依据实际情况，挂靠在同级机构。运营监控中心和档案库房建立虚拟机构号，设置在隶属机构下。第十六条机构类型ADMS的机构按照运营档案的所属关系分为生成机构、归属机构和保管机构三种类型。生成机构：指生成运营档案的机构。归属机构：指运营档案所属机构。当未发生机构撤并时，档案归属机构即为生成机构。当发生机构撤并，档案的归属关系发生变化时，档案归属机构即为新的所属机构。保管机构：指运营档案实物所在的机构。第十七条机构编号规则ADMS机构编号规则如下：汇总机构为“2位省市代码+H+3位数字”，非汇总机构为“2位省市代码+4位机构号”。运营监控中心为“2位省市代码+S0+2位后督机构号”，实物档案库房为“2位省市代码+D+3位省内顺序号”。第十八条机构新增/修改/撤并及隶属关系维护（一）申报。ADMS机构与IFAR机构同步新增或变更。IFAR机构新增或变更时，由总行或一级分行财务会计部在机构新增或变更启用前向运营管理部申请同步维护ADMS机构信息。作业中心、运营监控中心、档案库房机构新增或变更，由新增或变更机构向运营管理部申请同步维护ADMS机构信息。申请机构应填写《运营档案管理系统机构信息变更表》（附件2-1），加盖机构公章后，报总行或一级分行运营管理部。（二）审核。总行本级机构、一级分行及海外分行、直属机构信息变更，由总行运营管理部档案负责人审核。一级分行辖内所有机构信息变更，由一级分行运营管理部档案负责人审核。（三）维护。总行本级机构、一级分行及海外分行、直属机构信息变更，由总行系统管理员负责维护。一级分行以下机构信息变更，由一级分行系统管理员负责维护。机构撤并时，应将机构状态修改为“撤并”。维护完毕后，及时通知申请机构。第十九条《运营档案管理系统机构信息变更表》由维护部门留存，按年装订。第五章用户管理第二十条用户编号规则ADMS用户编号由“2位省市代码+4位用户码”组成。若ADMS用户同时是ABIS柜员，则4位用户码应为ABIS柜员号；若不是ABIS柜员，则4位用户码应为与ABIS柜员号不重复的4位编码。密码为6位“字母+数字”组合。用户码和密码只限本人使用，严禁转借他人。第二十一条 用户分类、职责及人员配备ADMS用户分为系统管理员、运营部档案管理员、档案主管总经理、档案负责人、档案管理员、档案操作员、档案库管理员、档案库操作员、公共用户、查询用户共十类。（一）系统管理员。总行系统管理员负责维护总行本级机构、一级分行及海外分行、直属机构信息，维护总行档案类型属性，管理一级分行系统管理员。分行系统管理员负责维护辖内所有机构信息，维护分行特色业务档案类型属性。系统管理员设置在总行和一级分行运营管理部，总行系统管理员由系统初始化时设置，一级分行系统管理员由总行系统管理员设置，设１人。（二）运营部档案管理员。运营部档案管理员负责管理本级行档案管理员、档案库管理员、查询用户和下一级行运营部档案管理员、档案负责人、档案主管总经理；有权查看和下载本级和辖属行的运营档案。运营部档案管理员设置在总行及以下各级行运营管理部门，由上级行运营部档案管理员维护，设1-2人。（三）档案负责人。档案负责人负责审核档案销毁和档案系统外移交申请；审批用户新增、变更申请；有权查看本级行和辖属行运营档案。档案负责人原则上设置在支行及以上各级行，由上级行运营部档案管理员维护，一般由支行部门负责人、二级分行以上科室负责人担任。（四）档案主管总经理。档案主管总经理负责审批档案销毁和档案系统外移交申请；有权查看本级行和辖属行运营档案。档案主管总经理原则上设置在支行及以上各级行，由上级行运营部档案管理员维护，一般由支行主管行长、二级分行以上部门主管负责人担任。（五）档案管理员。档案管理员负责管理本级行档案操作员；有权查看本级行的运营档案；负责对档案操作员的一些重要操作进行授权。档案管理员设置在总行及以下行的作业中心、运营监控中心和营业网点，由本级行或上一级行运营部档案管理员维护，设1-2人，由运营主管或负责管理运营档案的人员担任。业务量大的分行，可酌情增加档案管理员人数。档案管理员不得兼任档案操作员。（六）档案操作员。档案操作员负责在档案管理员的授权下进行纸质档案登记、档案调阅、移交、销毁、档案入库申请操作；可以查看本级行的运营档案。档案操作员设置在总行及以下行的作业中心、运营监控中心和营业网点，由本级行档案管理员维护，可根据自身情况设置1-3人。业务量大的分行，可酌情增加档案操作员人数。（七）档案库管理员。档案库管理员负责管理本库房档案操作员；维护库位信息；对档案库操作员重要操作进行授权。档案库管理员设置在各级行档案库房虚拟机构，由本级行运营部档案管理员维护，设1人。档案库管理员不得兼任档案库操作员。（八）档案库操作员。档案库操作员负责在档案库管理员的授权下进行出入库管理、库房档案调阅和库房自身纸质档案登记。档案库操作员设置在各级行档案库房虚拟机构，由本级行档案库管理员维护，设1人。（九）公共用户。公共用户是为系统内非本机构人员（审计、监管人员等）调阅档案时建立的临时用户，由本级行档案操作员设置，公共用户有效时间最长为15天。调阅人员可凭公共用户代码及用户密码进入ADMS，查询权限范围内的档案。（十）查询用户。查询用户是为行内人员建立的长期用户，可依据需要设置相应的查询权限；在其权限范围内进行档案查询交易；查询用户可按需设置在总行及以下行，由本级行运营部档案管理员设置，人数依据需要而定。第二十二条用户新增／修改／删除（一）申报。用户新增/修改/删除，应由申请人所在机构填写《运营档案管理系统用户信息变更表》（附件2-2），加盖机构或部门公章后，报至管辖行运营管理部门。（二）审批与维护。管辖行运营管理部门档案负责人负责审批，由相应权限用户进行维护，维护完毕，维护人员签署处理情况并及时通知申请机构。（三）若为本级机构维护的用户，也应填写《运营档案管理系统用户信息变更表》，经网点主任或部门档案负责人审批后，由本级有权维护人员进行维护，并签署处理情况。（四）《运营档案管理系统用户信息变更表》由维护机构留存，按年装订。第二十三条各级行ADMS用户短期离岗或轮休，应按现行规定对经管事项进行交接，做好交接登记，并由管理员在系统中将用户状态设置为“停用”；用户调动或离职应从系统中删除用户信息。第六章日常业务管理第一节纸质档案登记第二十四条纸质档案登记是将已完成复核及装订工作的纸质档案的名称、册数、启用日、止用日、保管地点等相关要素准确录入ADMS中，由系统自动分配纸质档案编号形成档案记录。该操作适用于未塑封打包的纸质档案的管理，按登记方式不同，分为在线登记和离线批量登记。各级行应定期进行纸质档案登记,同时在纸质档案装订封面上抄录系统产生的纸质档案编号，保证纸质档案实物与系统记录一一对应。第二十五条档案操作员在登记过程中如发现系统未定义的纸质档案类型，应上报至一级分行运营管理部。如为总行统一业务的档案类型，则由一级分行报总行运营管理部，由总行系统管理员统一编制《运营档案属性定义表》（附件2-3），并负责在系统中进行维护；如为分行特色业务的档案类型，则由一级分行系统管理员编制《运营档案属性定义表》，并负责在系统中进行维护。第二十六条已开展集中监控的机构，其集中监督的纸质档案无需进行登记，由事后监督系统自动将档案信息导入ADMS。第二节档案保管第二十七条档案保管ADMS电子报表、纸质档案保管年限分为3年、5年、15年、永久四类，影像资料保管年限为1年、5年。保管期限从档案所属年度终了后第一天算起。具体保管期限参见《银行运营档案管理规定》。保管期满后，由科技部门从系统中清除。分行可根据实际需要自行刻录光盘存放，延长保管期限。第二十八条下载管理ADMS提供电子报表的下载功能，各级行运营部档案管理员可下载其管辖范围内的电子报表。运营部档案管理员应严格限制电子报表的下载，并对下载后的电子报表数据负有保密责任。第二十九条报表加载情况监控ADMS提供电子报表加载情况监控功能，一级分行运营部档案管理员可通过此功能监控每日电子报表的加载情况。对于未正常加载的报表，运营部档案管理员应及时查找原因，确认为漏发报表的，应及时上报总行科技部门申请补发，并做好补发报表后的核对确认工作。第三节档案查询与调阅第三十条档案查询。ADMS提供一定条件下的在线检索查询功能，适用于本级行及管辖行因经营管理需要对ADMS档案的日常查询。第三十一条档案调阅。指行内外人员因监管检查、业务查询或执行公务需要，对ADMS档案进行的临时查阅。按照调阅地点不同，分为现场调阅和远程调阅；按照调阅人员的类型不同，分为内部调阅和外部调阅。第三十二条现场调阅ADMS提供档案现场调阅功能，适用于纸质档案、电子报表及影像资料的调阅。（一）内部调阅。行内人员因内部监管检查、业务查询等临时工作需要调阅ADMS档案的，称为内部调阅。1．电子及影像档案的内部调阅。当需调阅电子及影像档案时，应由调阅人提出申请，经被调阅机构批准后，由档案操作员为调阅人分配公共用户进行查阅。查阅完毕，档案操作员应及时通过档案归还交易删除公共用户，并由系统生成《运营档案调阅登记簿》。公共用户只有查询权限，无下载和打印权限，如需打印，应由档案管理员指定人员为其打印，并在其上注明用途，以分清责任。2．纸质档案内部调阅。（1）营业机构纸质档案内部调阅。当需调阅纸质档案时，在纸质档案入库前，应由调阅人提出申请，经运营主管批准后，由档案操作员在系统中进行登记，再将档案交调阅人查阅。（2）库房纸质档案内部调阅。在纸质档案入库后，应经同级运营管理部门批准后，由调阅人或被调阅机构派人赴档案库房，由档案库操作员核实相关调阅证明后，在系统中进行登记，再将档案交调阅人查阅。（3）调阅完毕，档案操作员或档案库操作员应及时收回档案原件，并在系统中做归还交易，由系统生成《运营档案调阅登记簿》。（二）外部调阅。行外人员，如公检法机关等法律法规明确规定的有权机构工作人员，因执行公务需要调阅ADMS档案的，称为外部调阅。外部调阅时，调阅人应提供有效身份证件及《协助查询通知书》等有效证明材料，并经被调阅机构批准。纸质档案入库后，应经库房同级运营管理部门批准。1．电子及影像档案的外部调阅。外部人员调阅电子档案时，应由我行人员操作，不得将用户码交由外部人员使用。调阅结束，由档案操作员在系统中做归还交易，由系统生成《运营档案调阅登记簿》。2．纸质档案外部调阅。档案操作员（或档案库操作员）核实相关调阅证明，先根据《协助查询通知书》上的查询事项在系统中进行调阅登记，再将档案提供给调阅方查阅。调阅完毕，档案操作员（或档案库操作员）应及时收回档案原件，并在系统中做归还交易，由系统生成《运营档案调阅登记簿》。第三十三条远程调阅ADMS提供档案远程调阅功能，营业机构通过系统将需调阅档案及内容传递给档案库房，由库房管理人员协助查询并将查询结果回复给营业机构。此调阅方式适用于已移入档案库房集中保管的纸质档案调阅。（一）申请。远程调阅应首先按照纸质档案内、外部调阅要求履行审批手续。然后由被调阅机构档案操作员发起申请，注明调阅人、调阅内容、联系电话等信息，经被调阅机构档案管理员授权后将申请信息发送到档案库房。（二）回复。档案库房操作员根据接收到的调阅申请信息查阅档案，并将调阅结果以文字或通过扫描、拍照、传真等方式反馈给调阅机构。（三）结果查询。档案库操作员回复调阅申请后，调阅机构档案操作员须在15日内对调阅结果进行确认以结束流程，系统将在第16日自动删除档案库操作员上传的附件并结束调阅流程。调阅流程结束后，由系统在档案库房机构下生成《运营档案远程调阅登记簿》。第四节档案移交第三十四条系统内移交系统内移交，分为档案集中上交和机构撤并后档案转移两种类型。档案集中上交管理规定参见本规定第四十条。机构撤并时，应由撤销行档案操作员向并入行发出档案移交申请，并入行接收到待移入档案清单时，核对待移入档案清单是否与实物相符，核对相符的办理接收手续，由系统在移入机构下生成《运营档案移交清册》，核对不符的退回移出机构。第三十五条系统外移交系统外移交，指发生不同系统之间机构合并时，系统内、外两机构之间的档案交接。发生系统外移交时，按以下程序办理：（一）申请。发生系统外档案移交时，由我行机构档案操作员编制待移交档案清单，逐级发送到上级行运营管理部审批，直至一级分行运营管理部。（二）审批。系统外移交档案，应由各级行运营管理部档案负责人审核、档案主管总经理审批。本级行同意的，继续发给上一级行运营管理部，直至到达一级分行。一级分行同意移交申请后，方可组织档案移交。（三）一级分行审批通过后，由系统生成《运营档案移交清册》，由移交双方签字、盖章保管。第五节档案销毁第三十六条电子档案销毁每年年初，系统检索出截至上年12月31日，保管期满的电子档案，通过“通知与公告栏”告知各应用机构。支行运营管理部门接到通知后，应牵头组成销毁鉴定小组，对需销毁档案进行核对鉴定。确认存在未了事项需要继续保存的，应自行刻录光盘或打印成纸质形式留存；确认可以销毁的，报本行主管领导审核后，逐级报送上级行运营管理部门审批，直至一级分行运营管理部。系统将在发出销毁通知的两个月后将已达到保管期限的电子档案数据从ADMS中清除，生成《运营档案销毁清册》。第三十七条纸质档案销毁（一）申请。档案库操作员在系统中发起销毁申请，系统自动列出截至上年12月31日已达到保管期限且不含未了事项的待销毁清单，档案库操作员确认后向本级行运营管理部门发起销毁申请。（二）审核与审批。本级行运营管理部门牵头组成销毁鉴定小组，对需销毁的档案进行核对鉴定。鉴定通过的，由档案负责人和档案主管总经理在系统中进行审核、审批。本级行审批通过的，逐级向上级行运营管理部门报送，直至一级分行。一级分行运营管理部审批通过后，方可进行档案销毁。（三）销毁。一级分行审批通过后，由系统生成《运营档案销毁清册》。库房管理人员根据销毁清册所列内容，将相应实物档案下架并出库，由系统生成《运营档案销毁出库登记簿》。实物档案销毁，应由本级行运营管理部门、财务会计部门、办公室、内控合规部门、安全保卫部门共同派员监销。实物档案销毁后，由经办人、保管人、审批人、监销人在《运营档案销毁清册》上签字并加盖公章后，按年装订，永久保管。同时，将销毁情况报一级分行运营管理部。第七章档案库房管理第三十八条档案库房保管运营档案的范围包括：各营业机构完成复核、装订及登记工作的各类未塑封纸质档案（以下简称未塑封档案）；经运营监控中心塑封、装箱后的塑封纸质档案（以下简称塑封档案）。第三十九条库区管理ADMS档案库房按“库区-库柜-柜格”三级模式建库。档案库管理员应根据实际情况，遵循从高到低的建库模式，先建库区，再建库柜，最后建柜格。塑封档案和未塑封档案应分区存放。第四十条入库管理营业机构应定期将纸质档案向档案库房移交，由档案库房进行集中保管。实物档案应按以下流程入库：（一）发起入库申请。营业机构或