秘书工作流程

秘书工作流程上班时间：09：00-12：00/14:00-18:00负责处理办公室日常事务打扫办公室卫生办公室后勤物品的补给工作，如：纸巾、饮水等办理各类办公用品等易耗品的申购、入库保管、发放等管理工作。申购程序：发现库存物品已经超过定制的最低数量底线时，及时填写申购单申购（如超过总经理规定的额度，需向总经理请示签字后方可交给采购申购）；入库保管：采购购买回来后，根据申购单进行数量及物品的核对，确认后在收据背面签字，进行入库登记；发放程序：各部门来领取办公用品时，需以旧换新（特殊情况除外）并进行登记。公文的发文办理及收文办理发文办理由秘书拟稿编号→总经理核搞签发→秘书复印样稿→秘书发放公文→秘书存档收文办理收文存档：将收到的公文进行分类存档登记，包括上级部门的政策性、指导性、交办性、参阅性公文；下级部门的呈请性公文；平行或其他不相隶属公司的商洽性、询问性公文；参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等；重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料等；承办：凡需要我酒吧贯彻执行、具体办理或阅读的公文将公文发放至相关部门处理、阅读并签字回传，存档。会务工作会务通知临时会议：按照总经理要求通知相关人员会议时间、地址；固定会议：一般在第一次通知后，以后可以不用通知，特殊情况除外。会议准备准备好会议相关资料；组织与会人员签到，统计到会情况；根据制定的会议记录对扰乱会议次序、缺席、迟到等情况会后进行处罚；做好会议记录并归档。3、会议纪要的发放：将会议纪要整理完后，将会议纪要发放至与会人员，并进行登记。信件收发工作及时将收到的信件发放给相关工作人员并做好登记工作。人事管理工作招聘：协助各部门主管定期进行招聘工作，及时更新招聘信息培训：由各部门组织新员工进行培训，秘书协助主管整理培训文件入职：新员工试工三天后，由部门主管带至总经办秘书处办理入职手续。入职流程：填写入职表→主管签字→总经办签字存档→入职准备物品：身份证复印件及1寸照片2张辞职：搬离宿舍后，后勤主管方可在辞职表上签字；将公司配备物品，如工服洗净、工作用品退还后，总经办方可签字。辞职流程：提前半个月到主管处申请辞职→到秘书处领取辞职表→主管签字→后勤签字→总经办签字→辞职HR系统的整理：将入职员工的相关资料编辑进行HR系统进行存档考勤管理：每月月底进行考勤统计、审核各部门主管于月底最后一天完工后，将考勤交至秘书处；秘书根据部门主管交至的考勤将考勤整理成电子表格，结合考勤机进行核对，看是否有舞弊行为；将每月奖惩统计入考勤表；将参与考核部门的分数统计入考勤表中；收集整理员工银行卡号；统计完成后将原考勤表、评分表、奖惩单、请假条等及考勤电子表格于每月3号前交予财务部，进行工资核算。人员晋升（1）领班及以下的人员晋升：到秘书处领取人员晋升表→部门主管推介填写→交至秘书处审核→总经理签字批准（2）主管及主管级以上人员晋升：到秘书处领取人员晋升表→部门经理（总经办）推介填写→交至秘书处审核→总经理签字批准→上报总部→总部总经理批准8、人员开除严重违反公司相关规定后，由总经办下文开除并上报进入黑名单，以后均不得录用。三、差旅安排（一）调出程序：除演艺部外，其他部门的调职，在相关店沟通完毕后，上报总经理下文后方可安排调职。相关店沟通完毕后→调出部门主管申请→秘书→总经理同意→调出秘书将调职表发至调入店（二）调入程序：除演艺部外，其他部门在收到公文，调出店差旅表、调职表后，通知后勤安排住宿等相关工作。收到调职表→入档→安排宿舍→通知相关部门如调职人员未来报到，在报到之前不计入考勤四、完成领导安排的其他工作秘书与各部门的对接工作对各部门的对接工作办公用品的领用：各部门部相关负责人到秘书处，以以旧换新的形式领取办公用品，秘书做好物品的领用登记，领取人签字；制服、对讲机的领取：新员工办理入职后，由部门主管到秘书处领取制服并做好登记；领班级（楼面部、吧台吧、咨客部、保安部、包房部、收银部）以上管理人员配备对讲机，做好对讲机的领取登记；整理各部门的相关资料文件，如：培训文件，相关制度等；辞职员工到秘书处办理辞职手续，将洗干净的工服、工作用品、对讲机等退还；与各部门主管保持良好的沟通模式。与财务部的对接工作考勤整理后交予财务部核算工资；费用报销，交发票收据等粘贴、填写后交予财务，每张发票收据要签上报销人姓名及大致报销内容；每日供货商的相关收据在收集好后交予财务；日常工作中如遇到员工询问关于财务的事