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文档简介

董事长秘书职责办公室内务1、办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐1）每天准时上班；2）开窗通风；3）清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次；4）清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草；5）为董事长备好茶水；次日将杯中冷掉的茶水倒掉；6）每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等；7）及时清理办公、生活垃圾，更换垃圾袋；8）每天拖地一次，每周监督吸尘一次。2、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范1）对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理；2）外来红头文件：索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录；3）内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内；4）外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理；5）内部通知、公司各部门（单位）递交报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理；6）重要的和紧急的文件，须提醒董事长。7）每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记、记录。8）根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。二、来宾接待1、笑脸相迎，茶水相待；2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片；3、及时向董事长请示；4、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）；5、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请；三、会务服务1、董事会1）会议议程的拟定；2）确定与会人员；3）会议通知起草和发送；4）会议文件的准备；5）会议场所的确认及会场布置；6）会议签到及记录；7）与会人员的接待工作。2、工作会1）检查会场环境是否干净整洁；2）检查会议通知是否到位；3）检查会议文件准备是否齐备；4）会议人员的接待；5）会议期间的服务。四、文字工作1、起草董事长参加活动的讲话发言稿。2、起草董事长署名发表的有关文稿。3、协助董事长起草工作计划及报告。五、商旅工作1、掌握董事长的会谈、会务安排，为董事长接见访客做好预约工作。2、安排董事长的商务旅行，做好车辆、酒店、机票等预定工作。3、出差结束后，做好出差总结报告及费用报销工作。人事事务1．协助做好招聘与任用的具体事务性工作，包括发放招聘启事、收集和汇总应聘资料、安排面试人员、跟踪落实面试人员的情况等；2．办理人事录用、解聘、缴纳社保和劳动年检等相关手续；3．协助相关部门计算员工薪资、福利，参与薪酬与福利调查；4．建立并管理员工信息资料及各类人事资料；5．执行各项公司规章制度，处理员工奖惩事宜；6.协助总经理完成对员工的年度考核；7.协助修订员工手册；8.改进、完善并监督执行公司

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