安庆石化工程建设项目交工技术文件、监理文件编制指南

安庆石化工程建设项目交工技术文件、监理文件编制指南中国石化股份有限公司安庆分公司二〇一二年五月目录1适用范围...................................................32术语.......................................................33编制依据...................................................34责任分解...................................................35事项说明...................................................66归档范围...................................................77归档份数...................................................78组卷与组册.................................................79卷内文件的排列.............................................910填写说明及注意事宜........................................1411交工文件的质量要求........................................1712交工文件的装订要求........................................1813竣工图的编制要求..........................................1814电子版的基本要求..........................................1915交工技术文件汇总、审核、验收..............................221适用范围1.1本指南适用于中国石化集团资产经营管理有限公司安庆石化分公司与中国石化股份有限公司安庆分公司（以下统称安庆石化）所有工程项目文件的收集、整理、归档。1.2本指南适用于安庆石化新建、扩建、改建和技改技措等工程项目文件的收集、归档、整理及竣工档案验收。2术语及定义2.1编制依据中标准规范确定的以及以下术语适应于本指南。2.2交工技术文件：承包单位（设计、采购、施工、检测、工程总承包、监理）在建设工程项目施工阶段形成，并在工程交工时移交建设单位的工程实现过程、质量安全、使用功能符合要求的证据及竣工图等技术文件的统称，是建设工程文件归档的组成部分。2.3监理文件：监理单位在建设工程项目监理过程中形成的技术文件的统称，是建设工程文件归档的组成部分。3编制依据2.1《石油化工工程建设交工技术文件规定》SH/T3503-2007。2.2《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》SH/T3543-2007。2.3《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T3903-2004。2.4《石油化工建设工程项目竣工验收规定》SH/T3904-2005。2.5《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001。2.6《安庆石化建设项目档案管理规定》AQSH-3.23.206-2009。2.7《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002。2.8《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008。2.9《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009。4参建单位责任4.1建设单位4.1.1项目管理部门责任依据总部内控制度，结合安庆石化项目管理的特点，项目管理部门负责所管工程项目交工技术文件、监理文件的统筹工作，应负责组织各相关单位对承包商交付的文件完整性和准确性审查、初验收工作。即：a.工程项目经理部管理的项目——由工程项目经理部负责项目交工技术文件、监理文件的统筹、审查、初验收工作。b.其他单位管理的工程项目——由工程主管部门（如分公司机动部等）负责项目交工技术文件、监理文件的统筹、审查、初验收。4.1.2合同管理部门责任签订合同单位应在签订设计、采购、施工、总承包、监理等合同时要明确各承包商对交工技术文件编制、移交、归档的责任。如：◆对设计单位要明确竣工图的编制、整理、装订、移交，并提交电子版。◆对设备、材料供货单位要明确提交质量证明文件、设备随机文件等，同时提交电子版。◆对施工单位要明确交工文件的编制、整理、装订、移交，并提交电子版。◆对总承包单位要明确其组织编制、审查、汇总确认各分包商的交工技术文件完整性、准确性、系统性等，向档案部门移交归档。◆对监理单位除要明确其组织审查、汇总确认承包商的交工技术文件完整性、准确性、系统性等，向档案部门移交归档；同时还要明确其编制、整理、装订、移交监理文件，并提交电子版。4.1.3设计管理部门的责任设计管理部门督促设计单位编制、整理、移交竣工图，同时提交电子版。并对竣工图的完整性和准确性进行审查、验收。4.1.4采购部门的责任采购部门对供货商的材料、设备质量证明文件及随机文件资料完整性和准确性进行审查、验收；并进行编制、整理、装订、移交项目材料、设备质量证明卷，同时提交电子版。4.1.5质量监督部门责任质量监督部门对各承包商交工技术文件资料完整性和准确性进行最终审查、验收，并督促各参建承包商完成工程质量评定等质保资料，确保完整性和准确性。4.1.6档案部门责任公司档案馆将不定期地对承包商移交的交工技术文件是否符合国家档案标准和行业档案标准以及合同中的要求进行审查、督促和指导，如发现与合同或相关国家和行业档案标准方面不符合的情况，承包商必须进行相应的改正；参与交付文件验收；并对符合档案标准的交付文件进行接收。4.1.7交工技术文件、监理文件收集整理完毕后，统一向信息中心提出申请，信息中心按档案验收要求组织验收。4.2承包商责任（设计（E）、采购（P）、施工（C）、总承包（EPC、PC）、检测、监理等单位）依据SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》，结合安庆石化的实际需要，对交工技术文件的编制责任作如下规定：◆承包商负责编制、整理、装订、移交交工技术文件，并对交工技术文件的完整性、真实性、有效性，统一性负责，确保整理、编制、签证规范，并接受工程质量监督机构的监督检查。◆承包商应严格执行承包合同和业主发布程序中有关文档管理的要求和标准。◆由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、编制、整理、装订其承包范围内项目的全部文件，提交监理单位汇总确认、移交档案部门。◆项目实行工程总承包的，由其分包单位负责收集、积累、编制、整理、装订其承包范围内项目的全部文件。并提交工程总承包单位汇总确认、移交档案部门。◆建设项目均应编制综合卷。a.建设项目实行总承包的综合卷由总承包单位编制；b.建设项目未实行工程总承包的应符合下列规定。1)多家施工单位参建的由监理单位编制；2)一家施工单位参建的由施工单位编制。◆工程设计单位负责合同范围竣工图的编制、整理、装订，并交监理单位或总承包单位汇总、移交。◆施工单位负责合同范围施工部分的交工技术文件编制、整理、装订，并交监理单位或总承包单位汇总、移交。◆检测单位负责合同范围内或委托范围内无损检测报告和其他检验试验报告的编制，并交施工单位编入工程施工卷中。◆材料、设备采购单位按谁采购、谁负责编制的原则，对所采购材料、设备质量证明文件和随机资料等进行收集、整理、编制、装订。◆按安庆石化档案管理要求，结合安庆石化采购特点，施工承包单位与采购单位分别编制材料、设备质量证明文件，具体分工如下：a、施工单位编制材料质量证明文件，原则按先专业工程，后种类、规格等顺序组册，质量证明文件需是原件，若是复印件，需盖采购部门章。b、采购单位编制设备质量证明文件和随机资料，原则按先工程项目、后种类、规格、设备位号等顺序组册，证明文件是供货单位提供的原件，整理、装订后，移交档案部门。◆合同规定出竣工图的，由设计单位负责竣工图的编制、整理、移交，合同没有规定出竣工图的，由施工单位按竣工图编制的要求在施工图上修改、经监理单位审核后整理、移交。4.3监理责任◆负责对承包商交付的交工技术文件的准确性、完整性、系统性组织审查、验收。◆负责建设单位分别向几个单位发包交工技术文件的汇总。◆负责监理文件编制、收集、整理、装订、移交归档。5事项说明5.1交工技术文件中隐蔽记录，各方均要签字、加盖公章。5.2采购单位应记录材料、设备的领用单位、单元名称、使用部位和数量等，编入材料、设备质量证明文件卷中。使用单位（施工单位）应记录使用单元名称、使用部位和数量，编入相关的工程施工卷中。5.3使用单位（施工单位）领取材料时，采购单位应出具在质量证明文件上加盖确认印章的复印件，其用纸规格为A4。5.4采购单位移交档案部门的质量证明文件必须是加盖供货单位公章的原件。5.5在执行有关的制度、标准时按以下顺序原则执行：①安庆石化的制度、标准；②中石化的制度、标准；③石化行业标准；④国家、地方的标准、制度。5.6对《SH3503-2007》规范不适用的工程及特种设备安装工程，交工文件表格可采用相关行业的标准。不适用的工程如下：◆建设工程项目中有关铁路、公路、港口码头、电信、35kV以上送变电工程和油气田、长输管道工程的交工技术文件内容及格式应按有关国家标准、行业标准的规定执行。◆锅炉、压力容器、起重机械、电梯等安装工程的交工技术文件内容除执行本指南外，还应执行建设工程项目所在地特种设备安全监察管理部门的规定。◆土建工程所用的交工技术文件内容和格式除执行本指南外，还应执行建设工程项目所在地建设行政主管部门的规定。6归档范围6.1工程文件归档范围符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001中的“附录A建设工程文件归档范围和保管期限表”的要求。6.2重大建设项目的归档范围还应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）中的“国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表”的要求。6.3安庆石化工程文件均须满足《安庆石化建设项目档案管理规定》AQSH-3.23.206-2009中的有关规定。7归档份数交工技术文件的份数除合同另有规定外，归档份数为2套，正副本各一套，正本为原件。竣工图2套。生产技术准备、试生产文件2套。电子版1套。电子版光盘必须在交工技术文件文字版编制完成、验收合格后再进行扫描、刻录。8组卷与组册8.1工程准备阶段文件的组卷与组册工程准备阶段文件按照决策立项文件（项目建议书及批复意见、可行性研究报告及批复文件等）、建设用地文件（选址申请及选址规划意见书、建设用地批准文件、拆迁安置意见）、勘察设计文件、招投标及合同文件、开工文件、商务文件分类组卷，每类文件可以按时间、事项、类型进行组册。8.2交工技术文件的组卷与组册8.2.1交工技术文件应分别依次组成综合卷；土建工程卷；设备安装工程卷；管道安装工程卷；电气安装工程卷；仪表安装工程卷；材料、设备质量证明卷；竣工图卷；监理文件卷；消防专业工程卷；防雷防静电工程卷；其他卷；其中土建、设备、管道、电气、仪表卷又称为专业工程卷（工程施工卷）。8.2.2各卷又可分为综合册、专业内容册，特殊情况经公司档案部门协商同意后可将专业内容册并入综合册。各卷分为多册时，第一册应为综合册，其次为若干专业册。8.2.3土建工程宜按施工记录、试验记录、工程质量验收记录的顺序汇编组册，材料质量证明文件附后另组成册。8.2.4设备安装工程宜按设备位号顺序、安装工序顺序组册，同一设备的附属设备、附属设施及保温、保冷、脱脂、防腐及隔热、耐磨衬里等应一并编入。材料质量证明文件附后另组成册。8.2.5管道安装工程（包括室外给排水工程）宜按管道编号顺序、安装工序顺序组册，管道的阀门检验、保温、保冷、脱脂、防腐等应一并编入。材料质量证明文件附后另组成册。8.2.6电气工程宜按供配电系统设备和系统位号顺序组册。电气材料质量证明文件附后另组成册。8.2.7仪表工程宜按控制、检测系统位号顺序组册。仪表材料质量证明文件附后另组成册。8.2.8设备和管道焊接接头的无损检测报告，应符合下列规定，并由被检测工程的施工单位汇入相关工程卷册中。◆设备无损检测报告应按设备位号编制，且应有检测位置示意图，检测报告和检测示意图上应有焊缝编号、焊工代号、检测位置编号、返修及扩探等可追溯性标识；◆管道无损检测报告应按管道编号编制，且应有单线图或焊缝布置图，检测报告和单线图或焊缝布置图上应有检测焊缝编号、固定口标记、焊工代号、返修及扩探等可追溯性标识。◆施工单位应按管道编号确认管道焊接接头实际无损检测比例，并在单线图或焊缝布置图上标识焊缝编号、固定口位置、施焊焊工代号及检测焊缝位置等可追溯性标识。8.2.9材料、设备质量证明卷可按设计文件规定的单元工程或按建设工程项目划分的单位工程组册；材料质量证明文件也可按品种、规格、材质类别顺序组册；设备质量证明文件与产品随机文件也可按设备位号顺序组册。8.2.10竣工图按专业进行分类组册，同专业图纸按图号顺序排列。8.2.11所有与施工有关的设计变更、现场洽商、材料变更等文件按专业放在相应专业卷的综合册中。工程变更一览表、工程联络单一览表后附相关文件。8.2.12消防、防雷防静电工程应单独组卷，可分综合册、材料证明册、专业册。8.3监理文件组卷与组册监理文件应按照监理管理过程中形成的资料、结合石化监理规范、安庆石化委托监理管理的内容确定组卷、组册（见附表1），且监理日志单独组册。8.4生产技术准备、试生产文件组卷与组册生产技术准备、试生产文件按阶段、类型、事项组卷。8.5声像文件组卷与组册8.5.1建设项目声像档案归档主要内容包括：开工前的原址、原貌的照片、录像；地基及基础工程、隐蔽工程、重要设备安装的照片、录像；主体工程施工的照片、录像；工程施工组织、工程质量检查及质量事故处理情况的照片、录像；工程建设过程中的重要会议、主要领导讲话及其它重要活动的照片、录像。8.5.2照片资料按照时间先后顺序排列组册。8.5.3各编制单位的照片、录像与纸质载体分开单独成册。8.6电子文件组织电子文件以纸质档案的册为单位建立一一对应关系，每一册建立一个文件夹，每个文件夹内包含一个卷内目录及其对应的电子文件，卷内目录以Excel表格式制作，光盘制作按档案部门提供的模版执行。9卷内文件的排列9.1卷内文件的排列要求◆文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。◆既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。◆重要的会议纪要必须归入交工文件中，如图纸会审、开工会议、技术交底等放入综合卷或综合册中。◆各种审批文件和审批内容须按审批文件在前、内容在后的顺序排列。◆竣工图按专业进行分类组册。9.2交工技术文件的排列（仅为示例排列，并非归档范围）9.2.1综合卷◆档案案卷封面（牛皮纸封面）◆交工技术文件目录（SH/T3503-J103）（本册目录）◆交工技术文件封面（SH/T3503-J101A或B）（交工技术文件封面）◆交工技术文件总目录（SH/T3503-J102）（本工程项目所有文件资料目录）◆交工技术文件总说明（SH/T3503-J104）（包括所承担工程内容的简要说明，资料编制依据，各卷、册构成，施工依据的标准，本卷主要内容，其他需要说明的事项）。◆施工组织设计及批复文件◆综合性工程技术专题洽商记录◆开工报告（SH/T3503-J105A或B）（指施工单位办理的工程总体开工报告）◆重大质量事故鉴定报告（SH/T3503-J109）（本工程项目发生的）◆工程中间交接证书（SH/T3503-J106A或B）（指工程总体中间交接证书）◆工程交工验收证书（SH/T3503-J107A或B）（指工程总体交工证书）◆交工文件移交证书（SH/T3503-J108A或B）（工程总体交工技术文件移交证书）◆其它一些应归入综合卷中的文件材料◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.2.2各专业工程卷——综合册◆档案案卷封面（牛皮纸封面）◆交工技术文件目录（SH/T3503-J103）（本册目录）◆交工技术文件封面（SH/T3503-J101C或D）◆交工技术文件总目录（SH/T3503-J102）（指本专业工程卷的文件总编目）◆交工技术文件说明（SH/T3503-J104）（包括所承担专业工程内容的简要说明、资料编制依据，组册原则及本卷分册情况，本册的主要内容、其他需要说明的事项）。◆施工方案及批复文件◆开工报告（SH/T3503-J105A或B）（指各专业工程开工报告，为施工单位提交监理审查的专业工程开工报告）◆重大质量事故鉴定报告（SH/T3503-J109）（各专业工程中发生的重大质量事故报告）◆工程中间交接证书（SH/T3503-J106A或B）（为不同专业间的交接证书，一般用于两个不同施工单位之间，如土建单位交安装单位）◆工程交工验收证书（SH/T3503-J107A或B）◆交工文件移交证书（SH/T3503-J108A或B）（当施工单位只承接某项专业工程施工时，资料移交总承包或建设单位时签署的交工技术文件移交证书，除此之外，不需要分专业办理交工技术文件移交证书，可将工程项目总的交工文件移交证书复印附上，注明原件在何处即可。）◆工程变更一览表（SH/T3503-J110）及设计变更单与工程联络单（为本专业的变更）◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.2.3各专业工程卷——专业册◆档案案卷封面（牛皮纸）◆交工技术文件目录（SH/T3503-J103）（本册目录）◆交工技术文件封面（SH/T3503-J101C或D）◆交工技术文件说明（SH/T3503-J104）（包括本卷分册情况，本册文件的施工内容，与本册内容相关的文件所在卷、册号，如：与本册有关的管道焊口热处理报告、无损检测报告、原材料质量证明文件所在卷册号；其他需要说明的事项，如：按规范和合同要求没有完成的工程内容、让步接收的情况说明等）◆本专业的施工记录和检测报告、实验报告、安装记录等。（优先采用SH/T3503相关专业表格，5.4条款中不适宜的工程采用监理和质量监督部门确定的相应表格）◆施工质量验收记录◆材料、设备质量文件一览表（SH/T3543-G114）和材料质量证明文件◆设备开箱检验记录（SH/T3503-J115A或B）和随机文件资料◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.2.4材料、设备质量证明卷——综合册。◆档案案卷封面（牛皮纸封面）◆交工技术文件目录（SH/T3503-J103）（本册目录）◆交工技术文件封面（SH/T3503-J101C或D）◆交工技术文件说明（SH/T3503-J104）（说明资料编制依据、查询方法、分册原则、本卷分册情况、本册内容及其它需要说明的问题）◆重大质量事故处理报告（SH/T3503-J109）（指材料、设备采购和制造质量事故）◆交工技术文件移交证书（SH/T3503-J108A或B）（指采购单位与建设单位签署的材料、设备质量证明文件卷移交证书或是采购单位向总承包单位的文件移交证书）◆工程变更一览表（SH/T3503-J110）及材料变更文件（指涉及其承包采购的材料、设备的变更的设计变更）◆其它需归入综合册中的文件材料◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.2.5材料、设备质量证明卷——证明册◆档案案卷封面（牛皮纸封面）◆交工技术文件目录（SH/T3503-J103）（本册目录）；◆交工技术文件封面（SH/T3503-J101或D）◆交工技术文件说明（SH/T3503-J104）（说明资料编制依据、查询方法、本卷分册情况、本册内容及其它需要说明的问题）◆设备、材料质量证明文件一览表（SH/T3503-J131-1~2）◆设备、材料质量证明文件原件（供货单位提供的原件或盖采购部门章的复印件）◆开箱检验记录（SH/T3503-J115A或B）◆随机文件资料原件（供货单位提供的原件或盖采购部门章的复印件）◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.2.6竣工图卷——综合册◆档案案卷封面（牛皮纸封面）◆交工技术文件目录；（SH/T3503-J103）（本册目录）；◆交工技术文件封面（SH/T3503-J101C或D）◆交工技术文件总目录（SH/T3503-102）（本卷文件总编目）◆交工技术文件说明；（SH/T3503-J104）（说明资料编制依据、本卷的分册情况、本册的内容及其它需要说明的问题）◆交工技术文件移交证书（SH/T3503-J108A或B）（指经过建设单位审查验收合格、总承包验收合格后签署的竣工图移交证书）◆各专业的设计变更一览表（SH/T3503-J110）◆其它需要归入综合册的内容◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.2.7竣工图——各专业册（可按设计文件规定的单元工程或按建设工程项目划分的单位工程组册，也可按设计文件编号顺序组册）◆档案案卷封面（牛皮纸封面）◆交工技术文件目录（SH/T3503-J103）（本册目录）；◆交工技术文件封面（SH/T3503-J01C或D）◆交工技术文件说明（SH/T3503-J104）（说明资料编制依据、本卷的分册情况、本册的内容及其它需要说明的问题）◆竣工图纸◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.3监理文件卷参照交工技术文件编制，有关表格的标题、表头要将“交工技术文件”替换成“监理文件”。9.3.1监理文件——综合册档案案卷封面（牛皮纸封面）◆监理文件目录；（SH/T3503-J103修改）（本册目录）；◆监理文件封面（SH/T3503-J101C或D修改）◆监理文件总目录（SH/T3503-J102修改）(监理文件卷总编目)◆监理文件说明（SH/T3503-J104修改）（包括所承担监理工作内容的简要说明，各卷、册构成及编制单位，本卷/册主要内容，其他需要说明的事项）◆监理文件中需归入综合册的文件◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.3.2监理文件卷——其他册◆档案案卷封面（牛皮纸封面）◆监理文件目录（SH/T3503-J103修改）（本册目录）；◆监理文件封面（SH/T3503-J101C或D修改）◆监理文件说明（SH/T3503-J104修改）（说明本册的内容，其他需要说明的事项）◆监理文件材料（内容见附表1，可按8.3条款划分为多册，审批的表格采用石化监理规范用表）◆备考表（不需列入本册目录中）◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.4商务文件和生产技术准备、试生产文件的排列参照施工文件制作，其册内排列为：◆档案案卷封面（牛皮纸封面）◆卷内目录（本册目录）◆封面◆交工技术文件总目录◆交工技术文件说明◆生产技术准备、试生产文件◆备考表◆档案案卷封底（牛皮纸封底）9.5声像文件的排列9.5.1照片文件的排列◆封皮◆照片档案卷内目录◆照片档案总说明◆照片(应附拍摄的时间、地点、内容、拍摄人)◆备考表9.5.2声像文件的排列◆声像文件按时间、事项排列，并刻录成只读光盘。10填写说明及注意事宜10.1交工技术文件的填写说明10.1.1档案案卷封面的填写◆档号由档案部门填写。◆案卷题名应简明、准确地提示卷内文件内容且具有唯一性：◆案卷题名基本结构：工程项目名称+装置名称/单元名称+卷名+册名。例1：安庆分公司丙烯腈扩建项目建筑工程卷综合册例2：安庆分公司含硫原油加工适应性性改造及油品质量升级工程500万吨/年常减压蒸馏装置（Ⅱ）综合卷项目名称（工程名称）：“安庆分公司含硫原油加工适应性性改造及油品质量升级工程”“安庆分公司丙烯腈扩建项目”装置名称/单元名称：按设计文件划分的工艺单元或按工程管理部门划分的单位工程填写。如：500万吨/年常减压蒸馏装置（Ⅱ）、重整原料罐区、新区全厂工艺及热力管网册名：册名或册名加主要内容，如综合册、材料证明册（钢结构）、专业册（泵安装）等。各竣工图卷册名填写专业名称或专业名称+主要内容，如总图、工艺管道、管道设计总体部分。◆起止日期处填写文件形成的起止日期。◆保管期限分为永久、长期、短期三种期限，各类文件的保管期限见《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，同一卷有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。◆密级分为绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，应以卷内文件的高密级作为本卷密级。10.1.2交工技术文件的目录填写（SH/T3503-J103）◆序号：必须每册从1开始，依次按阿拉伯数字排列，每一份文件视为一件。例：1、2、3……n。◆文件编号：按案卷内具体表格的编号填写，图纸资料填写图纸编号，无文件编号的文件使用“/”标识。◆资料名称：文件名称、文件内容或设备位号/管线号加表头名称。◆工程名称：填写单项工程名称。◆页次：按文件所编页码的起始页次填写，最后一份文件的页次填写起止页码。例：91-128。9.1.3交工技术文件封面的填写◆工程名称：填写工程项目全称及单项工程全称，例：安庆分公司含硫原油加工适应性性改造及油品质量升级工程。◆单元名称：按设计文件划分的工艺单元或按质量监督部门核定的单位工程填写，如：500万吨/年常减压蒸馏装置（Ⅱ）。◆卷名：填写交工技术文件所分各卷的名称。(按8.2条款的卷名称)◆册名：填写本册名或册名加主要内容。◆SH3503封面共有四种选用。△SH/T3503－J101A、B用作交工技术文件综合卷、竣工图卷封面，实行工程总承包的工程项目，采用表J101B，未实行工程总承包的工程项目，采用表J101A；△SH/T3503－J101C、D用作各专业工程交工技术文件封面，实行工程总承包的工程项目，采用表J101D，未实行工程总承包的工程项目，采用表J101C。10.1.4交工技术文件总目录的填写。◆序号：（与交工技术文件目录一致）。◆卷号：填写各卷的编号。◆册号：填写各册的编号。◆资料名称：填写卷名+册名。◆表头右上角的工程名称：填写单位工程名称。◆页数：填写每册的总页数。◆编制人：总目录的编制人。◆审核人：为施工单位项目总工程师。10.1.5交工技术文件说明的填写。◆“交工技术文件说明”由交工技术文件编制单位填写。◆交工技术文件说明内容填写按以下结构进行组织。a)综合卷交工技术说明。按以下五点进行描述:1)所承担工程内容的简要介绍。2)资料编制依据。3)各卷、册构成。4)本卷主要内容。5)其他需要说明的事项。b)综合册交工技术文件说明。按以下五点进行描述:1)专业工程内容简要介绍。2)资料编制依据。3)组册原则及本卷分册情况。4)本册主要内容。5)其他需要说明的事项。c)各专业册交工技术文件说明。按以下四点进行描述:1)本卷分册情况。2)本册文件的施工内容。3)与本册相关文件所在卷、册号（如与本册有关的管道焊口热处理报告、无损检测报告、原材料质量证明文件所在卷号）。4)其他需要说明的事项。◆编制人：填施工单位各专业技术负责人。◆审核人：填施工单位项目总工程师。10.1.6备考表◆备考表需说明册内文件的件数、页数、文件的更换情况等，没有涉及说明的事项须用“/”标识。◆特殊说明。如：填写反映同一内容不同载体形式而另行保管的文件编号（如照片、光盘等）。10.1.7页码和编制◆每一自然册单独编制页码、各卷册之间不得连续编页号；页号应用打号机打印。◆档案案卷封面和卷册交工技术文件目录（SH/T3503-J103）、备考表不编页码。◆册内的空白不编页码。◆交工技术文件封面编为第1页。◆交工技术文件总目录（SH/T3503-J102）顺延封面编页码；之后内容顺延编页码。◆印刷成册的交工技术文件自成一册，原目录可代替册内文件目录，页码可不重编，填写总页数即可，编制单位应是施工单位，多份印刷成册的文件组成一册时，应重新编制册内交工技术文件目录，页码可不重编，目录中填写每件的页数即可。◆页码编在单面书写文字的右下角。双面书写文件正面编在右下角，背面编在左下角。◆图纸的页号编在标题栏的右下角。10.2监理文件的填写说明◆案卷封皮、卷内目录、交工技术文件封面、交工技术文件说明、交工技术文件总目录、备考表等采用SH/T3503表格，并将标题和表头“交工技术文件”修改为“监理文件”，具体填写方法根据实际情况参照施工文件填写。◆封面承包单位签字盖章处为空。11交工文件的质量要求◆交工文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符。◆归档的项目文件资料应为原始件，不得擅自修改、剪贴或事后补制。原件确实无法保证时，使用复印件的在保证准确、清晰的同时必须加盖红章，并在旁边注明原件存放处。◆交工文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等；文件必须纸质优良、字迹工整、线条清晰、图面整洁，利于长远保存的韧力大、耐久性强的纸张。◆文件必须履行规定的签字、盖章手续并写明签署的日期。文件的内容必须真实、准确与工程实际相符。◆录音、录像、照片文件应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦写的电子介质存储。◆个别易褪色材料形成的文件（如：复写纸、热敏纸等），必须在原件后附一份复印件，复印件与原件为同一页码。◆交工文件（原件、副本）必须字迹清楚、图样清晰、图表整洁，所有签字盖章也必须清晰。◆项目文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mmX210mm）。◆所有签字栏、意见栏、检测结果等必须手签。◆隐蔽工程记录SH/T3503-J111中除了建设/监理、总承包单位，施工单位的专业工程师签名外还应加盖单位的章。◆质量证明文件确实无法提供原件时，应复印后加盖采购单位公章，以示对文件的确认。◆案卷内不能有重份文件。12交工文件的装订要求◆交工技术文件需装订成册，档案案卷封面及封底（牛皮纸）由业主提供。竣工图无需装订。◆案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复，幅面采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。◆需用装订的案卷用线绳装订，装订大小必须一致，四边整齐，左右厚薄不一致时，装订边要加垫片；装订采用三孔一线左侧装订的方法，结打在后面。◆竣工图要统一折叠成A4幅面，大小一致，四周整齐，标题栏露在右下角。◆交工文件内不能使用胶水、浆糊等易腐烂、生虫、不利于长期保管的物质，宜使用白乳胶作为粘剂。◆交工技术文件内禁止使用易生锈的金属，如有则应拆除。◆检测记录和质量证明文件小于A4幅面不能直接装订的资料，须粘在A4纸上。◆外文资料应保持原来案卷装订形式及排列顺序，不拆卷。13竣工图的编制要求◆竣工图必须完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。◆不论蓝图或白图必须有编制、校核、审核、专业审定和批准人的签字和加盖设计文件图纸出图专用章。◆按图施工无变动的，由设计单位在原图上加盖终版图章和竣工图章。◆在施工中发生过设计变更的，由设计单位按最终修改状况绘制最终版施工图，加盖终版图章或在标题栏中注明为“终版图”或“竣工图”后加盖竣工图章。◆图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图；计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 ◆引进工程竣工图应按合同规定的责任编制。◆竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。◆竣工图的内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录、工程最终体现相符合，能完全体现现场实际工程情况。◆所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。◆竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏右上角附近空白处。◆竣工图章必须填写完整，单位不得填写简称。竣工图章的单位可以刻上，但签字栏必须手签。所有签名必须本人亲自签署，不得代签。◆竣工图章样式：按SH/T3503-2007标准中的式样。14电子版的基本要求14.1电子文件内容与排列顺序要求◆电子文件在排列顺序和内容上必须和纸质档案完全对应一致。◆纸质档案卷内目录中有列举套用图，并且目录所在的纸质档案的卷册中没有出现套用图的，该目录需要通过扫描等形式与图纸一起制作电子版档案。其它没有列举套用图的纸质档案卷内目录，只须按要求制作Excel表格式的卷内目录即可。每一册纸质档案的卷内目录，均须使用Excel表格式制作卷内目录，与对应电子文件存放在一起。14.2存储载体要求◆使用不可擦除型光盘即只读型光盘CD-ROM或者只读光盘DVD-ROM，统一使用12厘米直径单面碟片。◆光盘盒要求。光盘盒使用142×126×10mm白色、透明、方形的硬塑料外包装单片CD盒。14.3电子文件的格式要求◆扫描图像。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。◆由CAD系统生成的二维、三维图形文件，封装成双层PDF格式存储。◆音频电子文件以WAV、MP3为存储格式。◆视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为存储格式。◆文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC、XLS为存储格式。◆专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件后归档，确实无法转换的，则连同专用软件一并归档，并附上使用说明文件。14.4数字化技术要求采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，执行国家档案局发布的行业标准“纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）”要求，主要指标规定如下：◆页面为黑白两色、字迹清晰、不带插图的图纸和文件材料，采用黑白二值模式进行扫描；页面为黑白两色、字迹清晰度差或带有插图的图纸和文字材料，采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的图纸和文字材料，采用彩色模式进行扫描。◆扫描分辨率采用200dpi进行扫描，个别文字偏小、密集、清晰度较差的可适当提高分辨率，但一般不宜超过500dpi。◆扫描后的图像要清晰、完整、没有斑点，在100%的显示比例下，线条保持连续，没有断点。14.5电子文件的检验移交单位和接收单位根据“归档电子文件检验登记表”(见附表2)中的内容对移交光盘和电子文件进行检验，把检验方法、内容和结果填入表中。14.6电子档案光盘要求14.6.1同一张光盘只存储同一项目的电子文件和目录。14.6.2光盘目录树的组织。光盘内电子文件严格按下面的目录树结构方式进行组织存储。采用四级目录树结构（见附图1、2、3、4）。◆第一级，光盘根目录。包括“归档光盘登记表.doc”(见附表3)和“XX项目”文件夹。◆第二级，交工技术文件四大卷及监理文件文件夹，放在“XX项目”文件夹中，包括：综合卷、工程施工卷、质量证明卷、竣工图卷和监理文件五个文件夹,在制作光盘时,只保留有内容的文件夹。◆第三级，“案卷目录.xls”和案卷文件夹，每一册纸质实体案卷制作一个文件夹，卷内电子文件内容及排序顺序与纸质载体一致。◆第四级，“卷内目录.xls”和电子文件，放在所属的案卷文件夹中。14.6.3光盘内电子档案检索目录要求。每张光盘内必须包括案卷目录（见附表4）和卷内目录（见附表5），统一使用Excel表文件格式存储。具体要求如下：◆每一册档案作为一个案卷，单独建立一个文件夹。案卷目录与案卷文件夹并列在同一级目录下存储。◆卷内目录与电子文件存储在对应案卷文件夹内,“卷内目录.xls”的文件名不能增加或减少字符。◆案卷目录和卷内目录中各单元格内容超长不能显示时，使用Excel表自动换行功能，不允许使用“ALT键+ENTER键”手动分行，不允许使用行或列隐藏功能。◆一个案卷只能包含一个卷内目录，不管卷内目录多少页，卷内目录内容都存放在同一张Excel表上。14.6.4“案卷文件夹”及“电子文件”的命名。“案卷文件夹”及“电子文件”采用固定的命名格式，具体格式要求如下:◆“案卷文件夹”的命名：案卷文件夹命名由“第”+案卷目录中的序号+“卷”组成，即：第1卷，第2卷，第3卷…;案卷序号使用连续的1，2，3…阿拉伯数字，中间不能断号。◆“电子文件”的命名:如果一份多页文件只使用一个文件名进行存储，则电子文件名的命名由“卷内序号”+“-”+“1”组成；如果一份多页文件的每一页使用一个文件名进行存储，电子文件名由“卷内序号”+“-”+“该文件中的页次”组成。如电子文件“1-2.tif”，前面的“1”表示卷内序号为“1”的文件，“-”后面的“2”表示卷内序号为“1”的文件中的第2页。14.7光盘的移交14.7.1移交手续。归档光盘登记表(附表3)、归档电子文件检验登记表(附表2)、案卷目录(附表4)打印纸质载体一份，附加工程项目电子档案登记表封面（附表6）装订为一本,作为电子档案光盘配套归档材料，与对应电子档案光盘一起送承包单位、监理单位、建设单位审核，审核合格后，在配套归档材料封面加盖审核单位印章。完成后，将电子档案光盘及配套纸质归档材料一起向公司档案部门移交归档。14.7.2光盘盒的标签。以盒为单位每盒附一张光盘标签（见附表7）15交工技术文件汇总、审核、验收15.1交工技术文件汇总◆项目实行总承包的，由各分包单位负责将审查合格的交工技术文件提交总承包单位汇总；◆由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责将审查合格的交工技术文件提交监理单位汇总。◆线下的项目汇总，由施工承包单位汇总设计、采购、检测等承包单位的交工技术文件。15.2项目交工技术文件都需经过初审、复审、终审、档案专业验收四个阶段的审核验收。审查程序如下：◆初审：在工程中间交接后，承包单位应承包在2个月内（60天）完成整理、组卷等，具备审查条件并提交监理审核。监理单位接到承包单位的交工文件审查申请后，应在10天完成“一审”，并给出“审查意见”，承包单位应在10天内完成整改，具备审查条件并提交施工管理部组织复审。◆复审：经过初审的交工技术文件，施工管理部组织设计管理、监理、质监、供应、生产、档案等方面人员对交工技术文件进行复审，“复审”应在7天内完成，并给出“审查意见”，承包单位应在7天内完成整改；具备审查条件并提交质安部进行终审。◆终审：质量监督站的“终审”应在10天内完成，并给出“审查意见”，承包单位应在5天内完成整改；合格后，质量监督站在工程交工证书上签字。承包单位应在10天内装订成册、制作电子文件等，并向汇总单位移交。汇总单位收集齐后，向档案部门移交汇总的全部交工文件。◆档案专业验收:经过终审合格的交工技术文件移交归档后，档案部门在1个月内整理完毕，并向集团公司办公厅提出档案专业验收申请，完成档案专业验收。15.3线下的项目，参照上述四个阶段进行审查，初审30天内完成，复审10天内完成，终审10天内完成，档案验收10天内完成。附表1监理文件的组卷及说明卷号卷名卷内内容说明备注第一卷综合卷委托监理合同监理大纲及审查批复意见监理规划及审查批复意见监理实施细则及审查批复意见总监任命书、监理人员派遣计划、配备情况文件和建设单位审核资格证书的报审资料包括报审表、监理人员登记表和各类相关证件监理单位核验承包单位质量控制人员、安全监督人员、特殊工种人员的上岗证资质格报审资料包括报审表、特种设备作业人员登记表SH/T3543-G107、合格焊工登记表SH/T3503-J113、无损检测人员登记表SH/T3503-J114、特殊工种作业人员登记表SH/T3543-G108、质量体系人员登记表SH/T3543-G106-1~2（也适应于安全监督）和各类相关证件监理单位审核分承包单位资格报审资料包括报审表及相关证件。施工组织设计（方案）报审资料指施工组织设计（方案）报审表、封皮或会签表，内容不要。工程开工/复工报审资料及工程暂停工令包括报审表及附件。工程测量核验资料质量缺陷与事故的处理报告及处理意见工程延期申请及审批资料费用索赔申请及审批资料质量评估报告等专题报告监理工作总结一个完整项目编制一份监理工作总结。第二卷监理会议及指令设计交底与图纸会审会议纪要会议纪要指监理组织的首次会议、例会及专题协调会。监理工程师通知单及监理工程师通知回复单监理工作联系单来往函件指监理发出的工作函件及回复（包括备忘录）。第三卷监理日志、周报、月报监理日志按照专业、时间顺序组册。监理周报按照时间顺序组册。监理月报按照时间顺序组册。第四卷材料报审工程材料、构配件、设备的报审记录指报审表，并附设备/材料质量证明文件一览表SH/T3543-G114）和抽检复验记录，对于压力容器现场的设备材料报验要附SH/T3543-G704表，按照土建（含结构）、设备、管道（含给排水）、电气、仪表、防腐、消防、防雷防静电等专业顺序组册。第五卷工序报审工程各工序报验记录指分项、分部工程、单位工程等工序报验报审表。只需要收集报验申请表（单张），不需要附件材料。按照土建（含结构）、设备、管道（含给排水）、电气、仪表、防腐、消防、防雷防静电等专业顺序组册。第六卷声像工程照片、音像记录附表2:归档电子文件检验登记表检验项目移交单位检查结果接收单位检查结果载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验检查人签名：年

月

日签名：年

月

日审核人签名：年

月

日签名：年

月

日移交、接收单位（印章）年

月

日(印章)年

月

日注：此表打印出纸质表格一式二份，作为移交凭证。附图1附图1：一级目录树附图1：一级目录树一级目录树附图附图2：二级目录树

附图附图3：三级目录树案卷文件夹命名：“第”+案卷目录中的序号+“卷”。序号要求是阿拉拍数字附图附图4：四级目录树电子文件名：由“卷内目录中的序号”+“-”+“所在文件的页次”组成。如7-5，7表示卷内目录中序号为7，5表示卷内目录序号为7的文件中的第5页。附表3:归档光盘登记表档号：文件特征形成部门光盘题名载体类型光盘编号A：B：（）张／套载体内文件数完成日期设备环境特征硬件环境（主机类型、网络情况等）软件环境（类型、版本）操作系统数据库系统应用软件处理平台（文字图形处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）文件纪录特征记录格式(文字、图像、多媒体等)文字格式图像格式音频格式视频格式其它文件送交送交部门（公章）刻录人送交人审核人送交日期注：此表打印出纸质表格一式二份作为移交凭证，同时制作成电子表格同电子文件一同刻入光盘.附表4:工程项目电子档案机读目录一案卷目录序号编制单位编制日期案卷题名总页数文字图纸电子文件页数备注注：此表打印出纸质表格一式二份作为移交凭证，同时制作成电子表格同电子文件一同刻入光盘.

附表5:工程项目电子档案机读目录二卷内目录光盘编号:卷号:序号编号责任者名称页次日期备注注：此表制作成电子表格同电子文件一同刻入光盘.附表6:工程项目电子档案登记表封面工程项目电子档案登记表(封面)项目名称：项目代号：单元名称:单元代号：建设单位（公章）监理单位（公章）承包单位（公章）项目经理：项目总监：项目经理：日期：