QP-001文件与资料管理程序

文件名称文件与资料管理程序编号QP-001版本A生效日期20修订日期201页数第1页共3页修订次0目的建立我司文件及资料的统一管制办法，有效地提供相关文件的查核、调阅及咨询，确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。范围本公司质量管理体系中所使用的各种文件及数据。职责文控员：对受控文件的编号、复印、发放、变更、回收、修订跟进、处理及保存事宜的办理。定义4.1文件：指质量管理体系持续有效得到保持的纸张、U盘。4.2受控文件：质量管理体系所要求的所有文件及记录，并能满足每一过程持续有效运行所拥有最新的有效得到管制的文件；4.3外来文件：与产品相关的法律法规、顾客提供图纸、产品生产和国际标准等，确保产质量量满足顾客要求的外部支持性文件；作业内容5.1文件制定：5.1.1各部门依照质量管理体系作业需要提出草案,经相关部门会签、会审后，由申请部门汇整，由管理者代表审核,总经理核准，由文控员登记、编号后，统一发布，相关部门签收使用；5.1.2文件的编排格式,纸张为A4纸,5.1.3确保文件清楚有效的管制,文控员必须对文件进行登录编号, 流水编号（001~999） 部门文件阶层英文代码（QM…FM）5.1.3.1一级文件（品质手册）编号规则：QM+5.1.3.2二级文件（程序文件）编号规则：QP+5.1.3.3三级文件（作业指导及操作规程）编号规则：WI+部门+5.1.3.4四级文件（质量记录及相关表单）编号规则：FM+部门+流水号修订摘要核准审核制订文件名称文件与资料管理程序编号QP-001版本A生效日期2010-09-15修订日期2010-09-01页数第2页共3页修订次05.1.3.5三级、四级文件中的部门及编号如下：管理者代表：MD；人力资源部：HR；生产工程部：EN品检部：QC;文控：DC；仓库：ST。5.2文件修订与审批5.2.1各部门依实际作业需要，由相关部门/人员填写《文件更改申请单》，并注明更改原因及更改内容后，提交相关部门会签、会审后，由原制定部门/人员修订并由管理者代表审核,总经理核准后，再交文控员按照文件编号变更规定进行刷新文件编号、更新版次后，统一公告发布，由相关作业部门签收；文件版本次变更规则:5.2.1.1一般文件更改后,版本不变,修订次根据此文件从首次发行到此次文件修订的次数进行变更.如:文件第二次更改,版本为A,修订次则为1,5.2.1.2当文件已修改次数达到3次以上时,有必要更换版本,则版本A更换成B,修订次为0,依此类推进行版本的变更.5.2.2文控员在发放新版文件之前，务必事先收回各部门旧版文件做销毁处理，然后发放新版文件，并由各部门签收新版文件后，即做数据更新；5.3文件分发与销毁5.3.1文件分发统一由文控员复印分发，文件分发前须由经理核准；受控范围内文件分发时均加盖“受控文件”红色印章，并由收文部门于《文件分发/回收记录表》上盖章签收；5.3.2文件分发份数及部门，视实际作业需要；5.3.3文件销毁，参见5.2.2条款（如作废文件用于再生纸，每一页须加盖“作废文件”红色印章,5.4文件发行及保存5.4.1凡是未经正式发布的文件，属未确认的文件，不在文件管制范围内；若因实际需要，凡未经会审、会签、核准、登录文件编号发行的文件，可依实际需要复印、传阅，但务必加盖“非受控文件”印章，不属文件管制范围；5.4.2文件保存，文控员须依质量管理体系建立《系统文件一览表》档案，便于查阅；文控员在文件管制中应保留历次被修正之文件数据内容，以供更新数据的参考；新旧版本数据分别保管存放；5.4.3质量管理体系中的各种文件，至少一年作一次修订讨论，具体情况经管理者代表同意后方可修改，以确保质量管理体系的有效性、充分性、适宜性；5.4.4文件数据的保存可为文件或媒体数据的方式存盘，保存期限一般为一年，具体视部门与工作需要而定，所有资料文件均应编制目录列管；5.5文件资料的查核、调阅及补发5.5.1文件签收使用部门人员，因文件损毁、遗失、涂改或相关职务需要补发，应填写《文件需求申请表》向文控员申请，管理者代表审核,总经理批准后方可补发，并依5.3.1修订摘要核准审核制订文件名称文件与资料管理程序编号QP-001版本A生效日期2010-11-03修订日期2010-11-01页数第3页共3页修订次05.6表单的修订与审批5.6.1版次管理：FM+部门+流水号+版本、版次。初版用A0表示，当修改次数达到3次以上时,有必要更换版本,则版本A更换成B,修订次为0,依此类推进行版本版次的变更.5.6.2修订审批：记录表单修订由提出修订部门填写《文件、表单更改申请单》批准后执行。5.7外来文件5.6.1为满足客户产品要求所使用或参照的外来文件，由文控员加盖“外来文件”蓝色印章，建立《外来文件一览表》并统一管控及发放；5.8文件保密权限以上所有文件只属本公司拥有，任何人不得擅自复印，刻录等方式带出公司，并在文件电子档增加密码进行保护，如有必要时，需经总经理批准后才允许带出，并填写《文件借用登记表》．6、参考文件《质量记录控制程序》-------QP-0027、相关表单\记录：7.1《系统文件一览表》-------FM-DC-0017.2《文件分发与回收记录表》-------FM-DC-0027.3《文件、表单更改申请单》-------FM-DC-0037.4《外来文件一览表》-------FM-DC-0