日企工作推进方法(交流篇)课件

社外秘1社外秘1日企工作推进方法

人事总务课------------交流东海橡塑（合肥）有限公司常州分公司2日企工作推进方法

第3章交流本章要点：主要学习为了推进PDCA而应采取的交流手段，内容包括：报联商（报告、联络、商议）、文件编制及会议运营3第3章交流3第1节报联商1、什么是报联商报联商就是指口头进行交流的“报告”、“联络”、“商议”，是促进工作顺利开展的基本手段之一。2、报联商的方法（1）报联商的4个基本规则（2）具有自己特色的报联商4第1节报联商1、什么是报联商报联商就是指口头进行交流的“（1）报联商四个基本规则和实践的启示正确传达事实先得出结论，再说明理由、经过配合工作的内容、进度，合乎时机越是坏消息，越要早联络启示启示启示启示现地现物现实按5W2H进行思考做好日程管理不拖延、不隐瞒5（1）报联商四个基本规则和实践的启示正确传达事实先得出结论，〈规则1正确传达事实〉【事例：正确传达事实】〈部长询问在新产品展示会上顾客对新产品的反应〉×（不恰当实例）“听说评价还算可以”↓○（恰当实例）“评价还不错。第一天的来店人数与去年相比，多了200人，大约有1000人。另外，在调查问卷中，大约有一半的来店顾客回答说：‘看到了以往未曾一见的东海橡塑产品的魅力’。”6〈规则1正确传达事实〉6〈规则2先得出结论，再说明理由、经过〉【实例：先得出结论，再说明理由、经过】〈向部长报告通过其他部门人员A的介绍与B公司进行会面的情况〉×（不恰当实例）“由于是其他部门人员A介绍的，就听取了有关新零部件的说明。听说B公司对一些零部件的构造进行了新的设计，而且还获得了专利许可。但是这次介绍的零部件构造不符合我们的标准，所以就拒绝了交易。↓○（恰当实例）“与其他部门人员A介绍的B公司进行了会面，听取了有关新零部件的说明。但我拒绝了这次的交易。理由是，虽然零部件的制作方法有了新的设计，也取得了专利许可，但是在构造上有的地方不符合我们的标准。”7〈规则2先得出结论，再说明理由、经过〉7〈规则3配合工作的内容、进度，合乎时机〉及早及时、快速恰当工作完成时毋容置疑需要报联商，工作进行到中途时也要配合工作进展情况及时进行报联商。为了不错过时机，平时要切实做好工作的日程管理。〈规则4越是坏消息，越要早联络〉【事例：越是坏消息，越要早联络】〈有客户提意见说“A产品欠货一箱，请尽快送交”。在调查后发现是由于单纯的失误漏装了一箱。虽然立即另行邮寄了过去没有发生问题，但是考虑如何向系长报告时其结果。。。。。。〉×（不恰当实例）因为在大局上没有发生问题故未向系长报告，过后在出货检查表上补记为“只漏装一箱，已另行邮寄送出”。↓○（恰当实例）对问题处理后立即向系长进行报告：漏装一箱，已另行邮寄送出，并打算调查为何发生漏装原因，尽快向客户致歉，提出改进方案。8〈规则3配合工作的内容、进度，合乎时机〉及早及时、快速（2）具有自己特色的报联商要点1分析事实，添加自己的意见要点2考虑对方的状况，灵活对应要点3积极领会指示、委托的意图〈向课长报告A产品的库存确认情况〉×（不恰当实例）库存检查完毕。↓○（恰当实例）库存检查完毕。现有库存20箱，本月每天出厂2箱，故一周后追加订货较为妥当。【要点1分析事实，添加自己的意见】9（2）具有自己特色的报联商要点1分析事实，添加自己在表达意见之前先要确认一下对方是否急于进行下一个计划，最好在开始谈话时向对方询问一句“我想跟您商量一下○○的事，现在是否方便？”总之，“站在对方的立场上加以考虑”是非常重要的。

接到指示或委托时，要站在对方的立场上考虑一下“对方最想知道的事情是什么？”这一点非常重要。更为具体地说明一下就是在考虑“目的和目标什么？”、“不能错过的要点是什么？”的同时接受指示、委托。另外，不要自以为“大概就是这样”，就不再加以询问，要树立“不明确时应进行确认”的意识。有效利用5W2H注意不要漏问了必要的信息。【要点2考虑对方的状况，灵活对应】【要点3积极领会指示、委托的意图】10【要点2考虑对方的状况，灵活对应】【要点3积极领会指第1节的汇总报联商的4个基本规则

规则1正确传达事实规则2先得出结论，再说明理由、经过规则3配合工作的内容、进展，合乎时机规则4越是坏消息，越要早联络做到具有自己特色的3个要点

要点1分析事实，添加自己的意见要点2考虑对方的状况，灵活对应要点3积极领会指示、委托的意图11第1节的汇总报联商的4个基本规则11第2节文件编制1、什么是文件？为何重要？

文件就是在开展工作时准确传达必要的内容，并将其内容加以记录保存的手段。在工作的PDCA循环过程中，使用了各种各样的文件，主要举例如下：企划书：

向上司、客户及相关部门等提出新的创意或企划时所使用的文件。在PDCA中的Plan阶段，企划书是必不可少的文件。备忘录：

记录所召开会议的结论和议论，并向有关部门传达时所使用的文件。为确保决议事项的贯彻实施，会议备忘录是必不可少的文件。联络书：在开展工作的过程中，向客户或其他部门相关人员准确传达必要的内容时所使用的文件。有时候也会通过使用联络书让对方采取某些措施，或者征求回答的情况。它能够让多人确实落实工作，在PDCA循环中，特别是DO阶段，联络书是必不可少的文件。报告书：在活动的关键环节上或者结束时，将结论或考察结果向上司及有关部门传达所使用的文件。在需要让周围多数人周知的情况下，报告书是必不可少的文件。12第2节文件编制1、什么是文件？为何重要？12口头交流与文件交流的比较2、文件编制的方法

（1）文件编制中的注意事项①编制时应考虑阅读对象②简洁③正确④讲究礼貌⑤传达事实⑥容易理解13口头交流与文件交流的比较2、文件编制的方法13ⅰ）标题语言的表达方式〈例〉关于销售额的推移

关于与前期相比实现大幅增加↓销售额增加的主要原因分析实现与前期相比增长2倍的原因通过统一标题序号，并对文章的各个层次加以标注，就能够将文件整理得简单易懂。〈例〉通常使用如下的序号标注法。1.

2.

(1)(2)①②

ⅰ）ⅱ）3.ⅱ）标题序号的标注方法14ⅰ）标题语言的表达方式〈例〉关于销售额的推移通过统一ⅲ）强调重点的表示方法〈例〉加粗：本部门明年的销售目标是100亿日元。下划线：经常站在对方的立场上，开展工作。。。。字符边框：质量管理的根本在于和现地现物现实整理整顿15ⅲ）强调重点的表示方法〈例〉加粗：本部门明年的销售目标（2）文件实例×

〈不恰当实例〉发件人：人事部人才育成室○○收件人：财务部○○部长抄送：人事部○○课长标题：事务、技术类新职员参加“有效利用计算机的培训”的通知

为了在各个部门培养能够有效利用计算机的人才，决定面向管理及间接部门所属的事务、技术类新职员，举办“有效利用计算机的培训”，请各部门自行选定受训人员。培训内容为Word和Excel两种软件的知识，两个课程均从7月22日（星期一）开始，在计算机中心一楼OA教育室上课。Word课程以能够制作和修改文章并且能够不看键盘只看屏幕进行打字为目标。Excel课程以能够准确无误地操作鼠标、正确输入输出数据为目标。Word课程所需时间为2天（16H),Excel课程所需时间为3天（24H),在固定时间内进行授课。关于申请方法，请与人事部人才育成室的田中联系。因临近截止日期，请尽早联络。16（2）文件实例×〈不恰当实例〉发件人：人事部人才育成室○〈恰当实例〉发件人：人事部人才育成室○○收件人：财务部○○部长抄送：人事部○○课长标题：事务、技术类新职员参加“有效利用计算机的培训”的通知关于题记事项，按照如下所述加以实施，特此通知。记1.培训概要（1）目的：培养能够有效利用计算机软件（Word、Excel）的人才

（2）对象：管理及间接部门所属的事务、技术类新职员（3）课程概要2.注意事项请各部门自行安排受训人员，并于7月17日（星期三）之前上报人事部人才育成室田中处（内线电话：551-22604）17○〈恰当实例〉发件人：人事部人才育成室○○17×

〈不恰当实例〉

○○制造分公司制造工程调查出差报告书品质保证部质量管理推进室1、出差概要在2005年2月15日（星期二）～2月22日（星期二）的日程内，质量管理推进室的川本室长和我---山田（课长），为了推进○○制造分公司生产管理的标准化，对其问题点进行调查，从而确定今后标准化工作的方向，出差去了A地区和B地区。在访问的制造分公司A地区参加了A公司的质量管理委员会会议。在B地区参加了B公司的生产销售会议。2、各制造分公司的状况会议结束之后，在2个地区又访问了几个制造分公司，发现各制造分公司质量管理活动的内容有很大不同。在与现场负责人的会谈中，听取了各种各样的情况，可供参考。3、总结A地区的会议于2/16（星期三）13:00～17:00召开，B地区的会议于2/18（星期五）13:00～17:00召开。各公司都强调指出了进一步渗透质量管理教育的重要性。一致认为将“学习理念”及“QC活动的开展方法”等作为从上层到基层的共同语言是质量管理的根本所在。关于质量检查的方法和时机问题，由于看到各公司未标准化地部分尚且存在，因此强调指出了今后加强各制造分公司间的联络，努力交流信息的重要性。◆各制造分公司提出的要求感觉到对引进“QC活动的开展方法”的教育以及增加质量管理信息交流机会的需求非常强烈。关于各制造分公司的具体要求，我总结了一下，另附在“各制造分公司需求一览表”中。4、其它各制造分公司在信息匮乏的情况下，都能够积极采取措施，努力提高质量，令人十分感动。今后，我还打算针对如何推进“QC活动的开展方法”教育，征询一下大家的意见。18×〈不恰当实例〉○〈恰当实例〉

○○制造分公司制造工程调查出差报告书品质保证部质量管理推进室1、出差概要2、总括（1）实地调查小结①各公司都强调指出了进一步渗透质量管理教育的重要性。一致认为将“学习理念”及“QC活动的开展方法”等作为从上层到基层的共同语言是质量管理的根本所在。②关于质量检查的方法和时机问题，由于看到各公司未标准化地部门尚且存在，因此强调指出了今后加强各制造分公司间的联络，努力交流信息的重要性。（2）各制造分公司提出的要求对引进“QC活动的开展方法”的教育以及增加质量管理信息交流机会的需求最为强烈。在此对其它个别的具体要求进行了归纳总结。＊参照附件资料“各制造分公司需求一览表”（3）其它访问了个别制造分公司，针对各制造分公司质量管理活动的详细情况，与现场负责人进行了会谈。3、感想在调查中，对各制造分公司在信息匮乏的状况下，怀着强烈的热情去致力于生产、提高质量的印象非常深刻。今后，打算进一步推进“QC活动的开展方法”教育，通过理论教育与现场教育相结合，为提高质量做出强有力的支援。出差日程：2005年2月15日（星期二）～2月22日（星期二）出差人员：质量管理推进室川本室长、山田（记录）出差目的：为了推进○○制造分公司生产管理的标准化，对其问题点进行调查，确定今后标准化工作的方向。访问制造分公司：1）A公司（A地区）参加质量管理委员会会议2）B公司（B地区）参加生产销售会议19○〈恰当实例〉×

〈不恰当实例〉第2次铱金火花塞促销研讨会备忘录2005年3月月15日（星期二）15:00～16:30，在第6会议室举行了会议。参加会议的有：A部长（总务部）、B课长（营业推进课）、C课长（企划课）、D（广告室）。E广告室长缺席1、议事内容首先，由C企划课长说明了铱金火花塞的特长和促销计划方案。然后，由B营业课长报告了去年实施的新型火花塞促销宣传活动的结果和经过。该报告作为参考事例另附于后。其次，友A总务部长报告了本次计划的预算规模和预测效果。随后，全体人员进行了答疑及讨论。对各位的发言内容也进行了记录，另附资料。2、决策事项会议决定，针对本次促销计划，还要在相关部课进行研讨，并将反馈意见加以归纳，于3月31日（星期四）之前提交事务局（广告室D)。本次会议的目的就是为了制定新产品铱金火花塞的促销计划而召开，由于是跨部门的会议，由大家共同构筑促销计划，所以在相关部课进行研讨是非常重要的。另外，还决定由会议成员各自制定代替方案，于3月20日（星期日）之前提交事务局。3、今后的方向A总务部长提出，希望能以营业推进课为中心，以各个营业所为主要成员，获取关于本次促销计划的反馈意见。此外，预订下次会议将于4月14日（星期四）15:00～16:30召开。20×〈不恰当实例〉20第2次铱金火花塞促销研讨会备忘录1、会议概要2、决策事项(1)在相关部课，要针对企划课制作的促销计划，将反馈意见加以归纳，并于3月31日（星期四）之前提交事务局（广告室D）3、要求事项希望能以营业推进课为中心，以各个营业所为主要成员，获取关于本次促销计划的反馈意见。（A总务部长）4、下次会议预定第3次会议预定于4月14日（星期四）15:00～16:30召开。（1）目的：为了制定有效的铱金火花塞新产品的促销计划，召开跨部门会议，旨在加强信息交流，构筑一个卓越的促销计划。（2）时间、地点：2005年3月15日（星期二）15:00～16:30第6会议室（3）参加人员：A部长（总务部）、B课长（营业推进课）、C课长（企划课）、D（广告室）。

＊E广告室长缺席（4）会议内容①铱金火花塞的特长及促销计划方案的说明（C企划课长）②去年实施的新型火花塞促销宣传活动的结果和经过的报告（B营业课长）＊作为参考事例另附③本次计划预算规模和预测效果的报告（A总务部长）④全体人员的答疑及讨论＊内容参见附件○〈恰当实例〉21第2次铱金火花塞促销研讨会备忘录○〈恰当实例（3）电子邮件的使用方法

①使用电子邮件编写文件时的注意事项ⅰ）关于收件人、发件人、抄送（CC）．要写明邮件的收件人和发件人，表达清楚：“谁希望谁采取什么措施”。ⅱ）关于邮件主题．为了让阅读者容易理解，要写明邮件主题，明确表述邮件的主旨和目的。．在编写正文前，要先写明发件人自己的所属单位、姓名、职位。（在邮件的末尾最好也写明发件人的联络方式）．在邮件主题的开头要写明重要程度、内容、是否需要回复等。（【重要】、【紧急】、【请求】、【联络】、【参考】、【需要回复】等）．邮件主题要对内容进行简洁地表达ⅲ）关于画面的设计．要尽量使全篇文章包括在计算机的1个画面中。．在正文无法缩短的情况下，要在前面写出要点。．在添加附件时，要将附件的内容提要写在前面。．在添加用Word、Excel等制作的资料时，要事先写出资料的要点。

〈例〉不恰当实例：关于下次的报告恰当实例：【出席邀请】4/21会议内容（关于新职员教育的开展方法)22（3）电子邮件的使用方法〈例〉22②发送电子邮件时的注意事项ⅰ）仔细考虑“现在准备发送的邮件”是否真的具有价值，然后发送ⅱ）有关机密的内容不要发送到公司外部ⅲ）要注意附件的容量③其它注意事项

．委托互不相识的人时，不能简单地用邮件解决。．邮件无法传达微妙的情感。要根据内容分别使用。XXXXXXXXXXXXXXXX课后作业：以月度工作汇报为主题写一份邮件向自己的上司进行汇报。23②发送电子邮件时的注意事项XXXXXXXXXXXXXXXX课收件人抄送主题aaa@xxxx,bbb@xxxx,ccc@xxxx,ddd@xxxxeee@xxxx,fff@xxxx,ggg@xxxx,hhh@xxxx,iii@xxxx,jjj@xxxx,kkk@xxxx,lll@xxxx,mmm@xxxx,nnn@xxxx,ooo@xxxx,ppp@xxxx,qqq@xxxxx,rrr@xxxx,ssss@xxxxx,ttt@xxxxx,uuu@xxxx,vvv@xxxx,www@xxxxxxxxx@xxxxx,yyy@xxxxxx,zzz@xxxxx关于○○计划关于标题的事项，用附件加以联络。请予以确认。WOO计划.doc×〈不恰当实例〉用抄送乱发送作为参考资料的邮件仅看邮件主题不能明白邮件的主旨没有写明到底给谁送信正文中仅添加了附件，没有写出要点，缺乏礼貌24收件人aaa@xxxx,bbb@xxxx,ccc@xxx收件人抄送主题aaa@xxxx,bbb@xxxx,ccc@xxxx,ddd@xxxxeee@xxxx,fff@xxxx,ggg@xxxx,hhh@xxxx【需要回复】○○计划负责人会议的通知【收件人】项目计划各部门的负责人【抄送】各位负责人的所属部长我是○○部XX室的○○。关于标题事项，将召开如下所述的负责人会议。深知各位工作繁忙，敬请参加。

记1、日期时间：○○年7月7日（星期四）15:00～16:302、会议地点：△△部第1会议室3、会议内容：请参阅附件4、出缺席联络：请于6月30日（星期四）之前回复本邮件。