高校基建管理模式探讨

高校基建管理模式探讨

大学建设是学校教育发展的重要组成部分。随着国家高等教育的快速发展，国家逐步增加了对高校基本建设的投资。在遵循国家相关规章制度的前提下,高校基建项目也有特殊性。首先在设计方面,更加注重人文气息;其次在投资方面,不产生投资效益,而更着重考虑使用功能;还有高校基建项目种类多,规模大小不一;最后由于高校分布范围广,各地经济水平和教育水平差别较大,因此基建管理模式也千差万别。但是在基建项目管理中高校所起作用比较特殊,对工程项目管理的范围和特点与设计单位、总承包单位及监理单位又有区别,其管理工作范围更加全面,管理要素更为复杂,而管理深度却比较宏观。因此,选择合理和高效的高校基建管理模式,是减少和规避风险成本、推动高校基建工程管理规范化和科学化的关键所在,而建立一个基建管理模式选择的评价指标体系就显得尤为重要。在确定管理模式时,应该多角度分析其影响因素,选择适合自己的模式,以便达到最优效果。近些年来,综合评价技术的理论研究取得了一些进展,涌现出一些新方法,而旧方法的理论体系也不断完善。比较前沿且应用广泛的方法有组合指标评价法、功效系数法、综合指数评价法、模糊综合评价法、灰色系统评价法、AHP法(层次分析法)、ANP法、DEA法(数据包络分析)、ANN法(人工神经网络)等。本文尝试采用层次分析法来进行分析。层次分析法最开始是用于国防科研项目,经过几十年的发展,评价方法趋于复杂、全面,并渗透到多个学科当中,应用范围逐步扩展。它提供了一种系统化、结构化的择优方法,给高校选择何种基建管理模式提供依据,为建立一套科学有效的高校基建管理模式选择机制和办法提供决策支持。1建立层次结构模型层次分析法是美国运筹学家Saaty教授在20世纪70年代提出的一种决策方法。它的基本理论体系是把一个复杂问题分解成多个组成因素,按照支配关系形成多个层次结构,然后用相互比较的方法来确定组成因素的重要性,即采取一定数学方法使决策思维过程体系化。层次分析法的最大优点是运用数学方法构建模型并科学地表达人的主观意见,将定性判断与定量分析融合起来,使得研究结果更具直观性、真实性。在运用层次分析法时,首先要建立系统的递阶层次结构。目标的确定对决策效果影响非常大,因此需要把问题梳理清楚,构造出一个层次结构模型。在该模型下,待研究的问题被分解成因素的组成部分,这些因素按照各自属性归类划分,建立起多个层次。上一层的因素作为基本准则对下一层次的因素起支配作用,同时它们又受上一层次某些因素的支配。一个好的层次结构对于解决问题是至关重要的,它为获得良好的结果奠定了基础,因此必须通过一定手段确定。首先针对目前高校应用普遍的基建项目管理模式进行分析,然后进一步梳理这些管理模式的影响因素,最后建立起系统的层次结构。1.1代建制模式分类一般将管理模式分为两大类。第1类模式是从建设单位项目管理角度出发,具体又可分为自管模式、共管模式及代建制模式3类;第2类模式是从项目承包模式的角度出发,具体又可分为总承包模式、平行发包模式、DB模式、BOT模式等若干类。这里研究的是第1类模式的选择。1.1.1采用项目前置程序,增加部门间的不确定性自管模式即自行管理,设立专门部门并设岗定编,进行基建工程管理工作,工作内容涵盖规划、前期报批、设计、招投标、工程建设、竣工移交等全过程管理。这种管理方式在高校中非常普遍,对于工程规模大、工程数量多、工程经验丰富的高校,基建管理部门能完全把握基本建设的整个过程,具有较高的管理水平和技术水平。组织架构如图1所示。在自管模式下,基建管理部门又会结合职能和部门设计采用以下3类管理模式。1)职能式管理模式。职能式管理模式的核心是按业务划分和设置科室,分别负责规划、前期报批、招投标、工程建设、合同签署、预算管理等工作。例如,规划室负责规划条件,总工办负责图纸审核、技术变更,合同科负责合同签署,预算科负责招投标及过程造价管理等工作。项目建设流程贯穿在每个科室的功能体系里,被分割成数块,成为片断式的任务流,易导致任务间的脱节冲突和部门相互扯皮、推诿现象,某些重要信息可能在部门间复杂的沟通中消失殆尽。2)项目部式管理模式。项目部式管理模式即组成工程建设项目部,按照基建程序,负责工程项目的全过程管理,以工程项目为主线。比较常用的是指挥部模式,学校抽调人员组建工程建设指挥部进行项目全过程管理,全面负责项目立项、规划、设计、前期手续办理、招投标、工程建设、移交等工作,项目竣工后项目部人员回原单位工作或另外任用。此模式的优点是降低了项目的协调难度,有效缩短了项目的前期准备时间,对完成项目建设工期提供了组织保障。但是也存在一系列问题,例如:项目部为临时成立,组成人员水平层次不齐,基建管理程序不清楚,缺乏约束和协调机制,各环节脱节,容易导致责任不明、利益不清的状况发生。许多高校为规避这些风险,在项目部式管理基础上采用共管模式,聘请项目管理公司辅助项目部进行施工管理工作。3)矩阵式管理模式。矩阵式管理模式即以项目为主线、科室为协调的管理模式,项目经理及项目部人员可在科室中选择,规划、设计、前期手续报批及招投标等环节由科室主导,施工现场管理由项目部负责。项目经理职务与科室主管职务相同即为平衡矩阵模式,项目经理职务高于科室主管即为弱矩阵模式,项目经理职务低于科室主管即为强矩阵模式,项目部承担的工作内容与项目经理职务紧密联系。一般在弱矩阵模式下承担的工作量大,涵盖了前期手续报批、设计、招投标及施工管理阶段工作;而在强矩阵模式下一般只负责工程建设阶段的工作,同时接受相关科室的管理及监督。弱矩阵模式下受监督制约少,工作效率高;而在强矩阵模式下监督管理部门多,易产生纠纷,工作效率较低。在多项目管理中,各个职能科室很难同时满足所有项目的需求,因此职能部科室与项目部之间易产生矛盾和冲突;项目部成员要参与项目工作并向项目经理汇报工作,又要完成科室工作并向科室主管汇报工作,因此产生多头领导问题。如何减少项目和职能科室之间的冲突是矩阵式管理模式不可回避的一个问题。以上自管模式各有优缺点,如表1所示。自管模式下可以很大限度地满足用户提出的要求。基建管理部门与用户同隶属学校,相互熟悉、便于沟通,可以及时掌握用户需求,并落实到实处,可以非常便利地解决服务对象多样化的问题;也会积极对待用户提出的要求,提高工程项目使用满意度;便于工程交付后的维护及运行管理。但是带来的负面影响是造价不宜控制,二者同属学校行政管理部门,用户常在施工阶段提高使用标准,并搭车建设本因由用户承担的部分设施设备,基建管理部门碍于情面难以拒绝,往往造成投资失控的局面,而且自管模式组织刚性大,固守传统理念,且固步自封,不能对外界环境的变化做出迅速反应和正确调整。1.1.2室外力量与基建部门互补聘请项目管理公司协助高校基建管理部门对项目进行管理的模式为共管模式。项目管理公司承担的工作量可以是全过程管理,也可以是其中基建管理部门自身力量比较薄弱的某一个环节的管理。此模式应用越来越广泛,校外力量与基建部门优势互补,基建部门逐步过渡为纯粹的管理机构,组织架构比自管模式小很多。规模较小的高校多采用共管模式,如图2所示。共管模式有利于高校后勤机构精简,是基建管理部门的重要补充力量,在一定程度上降低基建管理成本,减少基建管理部门的工作量。但是真正具备资质和水平的项目管理公司数量有限,多数项目管理公司发挥作用有限,同时由于与施工单位无直接合同关系,对施工单位的约束有限,导致现场管理难度大,无法根本上替代业主在现场的作用;在捐资方指定项目管理公司的情况下,项目管理公司与基建管理部门在管理角色、管理权限等方面易发生冲突,导致协调工作量大,并且工作效率低。1.1.3改变高校的基建管理模式,体现为政通过招投标或直接委托将工程项目甲方管理以合同形式委托给具有独立法人资质的专业项目管理公司代为管理的模式即为代建制模式。通过代建合同委托代建单位承担项目的可行性研究、勘察、设计、前期手续办理、招投标、施工管理、竣工验收及向高校移交符合要求的建设项目等的全过程管理工作。代建制的推广,将从根本上改变高校的基建管理模式。实际上基建管理部门从严格意义上来说是组织关系隶属于高校的一个代建部门,是“自己人”,而代建公司与高校无上下级关系,属于合同关系。当前大部分高校还未推广代建制模式,而现有的代建项目基本是应捐资方要求并由其指定代建单位,如图3所示。在代建制模式下高校可精简后勤机构,而且代建单位技术力量强,项目管理经验丰富,可使项目管理更加规范、高效,相对于自管模式的墨守成规,可以较快地实施更加先进的项目承包模式,紧跟时代步伐。但是高校建设项目是为教学、科研和师生服务的,与其他类型的建设项目相比具有特殊性,同时高校的建筑风格也有一个整体性的要求,而代建单位对这些特殊要求的了解程度与校内基建管理部门人员相比有一定的差距,可能会出现建成项目与实际期望差异较大,而且在公开招投标体制下,不同建设项目的代建单位可能不一样,从而会出现建设项目缺乏连续性,不利于高校建筑文化的积淀。1.2影响因素的选取原则评价指标即影响因素的选取会直接影响最终评价的结果,因此影响因素的数量应该适当,以免产生一些重复性的内容,同时选取的影响因素要有足够的代表性。影响因素的选取要遵循系统性原则和独立性原则。系统性原则是指这些影响因素要能够全面反映评价对象的本质特点,从多层次和多角度全面衡量其适应程度;独立性原则是指位于同一层次上的各个影响因素之间应该相互独立,避免因素之间有包含或被包含的关系,即减少因素间的关联度。根据当前高校的实际情况,并结合相关研究成果归纳以下影响因素(见表2)。1.2.1管理能力及工程经验技术力量是指人力资源及人力素质,主要指员工个人能力及数量;管理能力是指部门的管理体制建设及制度建设,高素质的员工在高效的组织体系里面才能发挥最大作用;工程经验与参与工程项目建设的规模和数量息息相关。这些对项目管理模式选择影响很大。1.2.2项目融资模式的多样性近年来高校基建的资金来源由计划经济下的财政拨款逐步扩展到市场经济下的国家拨款、银行贷款、学校自筹、社会捐助等多种融资模式,建设资金来源的多样性注定了建设项目管理模式的多样性。相当一部分捐资方会指定项目管理公司,高校往往会相对应地采取共管或代建制模式,但是对于自筹资金,高校倾向于自管模式。1.2.3模式特殊,融合有利条件、技术需求、制度项目特征对管理模式的选择也起着非常重要的作用,对于建筑规模小或结构体系较简单的项目一般采用自管模式;但是对于工程技术难度大、体量大、进度要求紧的工程多采用共管模式,尤其是一些性质特殊的项目,例如厅堂、剧院及医院类项目,其需求特殊,大部分材料、设备及工艺做法与常规办公楼不同,因此会聘请同类工程经验丰富的项目管理公司共管或代建;其他诸如对工程质量、进度、造价等目标有不同要求的项目,其对应选择的管理模式也不同。1.2.4政府政策导向项目管理模式的成功实施,很重要的因素就是总承包单位、监理单位、项目管理公司、代建单位的工作,涉及它们的项目管理能力、工程经验、技术力量、服务态度、项目经理及总监理工程师的管理水平、履约守信、财务状况和投标报价等诸多因素。政府的政策导向对管理模式的选择影响也很大,目前政府对高校基建管理模式无硬性规定。我国幅员辽阔,不同区域、不同部属的高校管理体制差别较大,既有历史原因,又有地域原因,因此管理模式的影响因素不能一概而论,但总体而言,上述4条是高校基建管理模式选择的关键因素。2层次分析法的应用2.1层次分析法在研究子层面的应用运用层次分析法进行决策时,大体上可分为3个步骤进行。1)分析系统中各因素之间的关系,并建立系统的递阶层次结构;2)构造判断矩阵,对同一层次的不同影响因素关于上一层次中基本准则的重要性进行两两比较;3)通过判断矩阵计算各因素对于支配其的准则的相对权重,并进行一致性检验,最后计算各层因素对系统目标的合成权重。下面分别说明这3个步骤的实现方法。首先要建立起层次分析的研究模型,层次分两类。一类是目标层,它是问题的预定目标或理想结果;第二类就是为取得最优结果而需要考虑的影响因素,即所谓的准则,该类由多个层次组成,即准则或子准则。其次构造判断矩阵,它是在专家咨询的基础上,通过Delph法对各因素进行比较获得的,从层次结构模型的第2层开始,对于从属于上一层每个因素的同一层各个因素,用成对比较法构造判断矩阵,直至最低层。基本思想是比较每一个因素对目标的影响,确定它们在目标中的比重。一般采用1—9比较标度法,见表3。最后是计算权重,在这一步,要根据n个因素B1,B2,…,Bn,求出它们对于准则的排序权重(w1,w2,…,wn),以向量的形式表达为W=(w1,w2,…,wn)T。计算权重的方法可采用规范列平均法即和法。一般思路如下。一个逻辑混乱的判断矩阵有可能导致错误的决策。当判断矩阵一致性指标超出正常值范围时,那么运用此方法计算出的结果有可能产生悖论,将极大地影响研究结果的可靠性和真实性。因此,基于层次分析法的研究就必须对判断矩阵的一致性进行检验,具体检验步骤如下。(1)计算一致性指标CI,即CI=(λmax-1)/(n-1).(2)查找相对应的平均一致性指标RI,表4给出了1—10阶一致性指标。(3)计算一致性比例CR,即CR=CI/RI.当CR<0.1时,可得出判断矩阵具有一致性,否则应对该判断矩阵重新复核校验,必要时重新建立判断矩阵。最后计算各层影响因素对于目标层的合成权重。2.2层次总排序结果根据高校