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文档简介

成本合约部档案管理制度1.简介本制度为成本合约部（以下简称“部门”）档案管理制度，旨在规范、统一和保障部门档案的管理工作，确保档案资料的完整性、真实性、可靠性和保密性。2.适用范围本制度适用于部门内所有档案资料的管理，并涵盖以下内容：档案的种类档案的管理流程档案的保管期限和销毁档案使用和查阅档案的保密3.档案种类部门的档案主要包括以下种类：投标及签约阶段合同、协议和备忘录等相关文件；合同履行阶段的变更、索赔、还款等相关文件；公司运作阶段的重要会议纪要、决策文件等相关文件；监督审计的复核报告、问题整改报告等相关文件；部门日常工作的技术文档、流程文件、汇报材料等相关文件；其他重要文件。4.档案管理流程部门的档案管理流程主要包括以下步骤：4.1档案收集和整理通过部门内部工作系统，将产生的电子档案归档到相应的项目、合同或机构文件夹中，并定期进行备份。针对纸质档案，需要统一编号、标记日期和内容，并存放在专门的档案柜中。4.2档案保管部门的档案必须存储在安全、干燥、通风且防火、防盗的专门档案室或柜中，并严格实行门禁制度。针对重要合同等高风险文件，应考虑对其进行双备份存储，确保数据不会因不可预测事件而丢失。4.3档案整理和更新对于档案室中存放的纸质文件，应确保所有文件都进行及时整理、维护和更新，并在档案文件发生变动或新增的情况下及时调整档案柜。4.4档案销毁按照规定的保管期满，以及档案存在过期、失效等情况时，应按要求进行销毁。销毁前必须通过专门的审批程序，获得相关部门的批准，并保留销毁的证明材料。5.档案使用和查阅5.1档案使用档案使用是指档案资料对部门工作的支持和保障。部门内人员在使用档案资料时，需遵守相关政策和法规，并确保必要授权的审批工作完成。未经授权禁止私自移动、删除、复制档案，防止资料泄露和滥用。5.2档案查阅档案查阅是指按照工作要求，向内外部范围的对接人员提供档案资料的服务。查阅者在查阅资料时，需符合相关要求和权限，并在查阅后及时归档。查阅情况需做好记录，对查阅人员的身份和目的进行核实。6.档案保密本部门档案常涉及公司内部秘密和商业机密，在使用和传递档案时，必须严格保密，并按照保密规定进行授权和审批。档案保密责任制由部门的主管负责执行，如有不当行为或泄密事件，将追究责任。7.总结本制度对成本合约部档案的管理工作进行规范，保证档案资料的完整性、

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