《秘书考证》课件-办公用品与设备的使用和管理

办公用品与设备的使用和管理教学目标知识目标：办公用品的发放程序以及打印机、传真机、复印机、碎纸机的使用与维护方法技能目标：掌握办公用品的发放以及常用办公设备的使用与管理方法情感目标：培养学生爱岗敬业的服务意识重点、难点：办公用品的发放程序以及打印机、传真机、复印机、碎纸机的使用与维护方法发放办公用品发放办公用品是秘书经常做的一件事务性工作，秘书在发放物品时要做到既能保证供应又要防止浪费。办公设备和耗材出货时，秘书应实时地办好出赁手续，对发放什么物品，发放给谁了，哪些物品还存储在库里等做好记录。

常用个人办公物品纸簿类笔尺类小装订类归档类办公设备易耗品办公用品领用申请表办公用品领用申请表应包括领用部门、申请领用物品的名

称与数量、领用人签名、主管签名、发放人签名、日期以及备注等内容。这样能使领用人与发放人都心中有数，也可以作为发放物品的原始参照数字。案例分析销售部的小李来到秘书初萌的办公室，要求领几本复印纸。初萌给了他一张物品领用申请表，要求他填好后再来领。“不就点儿纸吗!”小李没能领到复印纸，嘟囔着离开了。下午，小李又过来，将物品领用申请表交给了初萌，初萌仔细审核了销售部主管的签字，让小李在“领用人”处签了字，自己在“发放人”处签了字，才把复印纸交给小李。然后将物品领用申请表归档了。

点评：初萌的做法是完全正确的，发放办公用品必须要遵循一定的程序，既保证物品供应又要防止浪费。

发放办公用品的工作程序1．审核物品领用申请表

无论何人领取办公用品，都必须填写物品领用申请表，务必要填清楚领用物品的名称与数量。申请表必须要有部栩领导的签字才能生效，秘书必须对此进行把关。另外，领用人与发放人都应签字以备查。

2．发放物品

依据物品领用申请表中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加或减少。

3．更新库存记录，备案清单

物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。另外，分发了什么办公用品，发给了谁，秘书都要留一张清单。备案清单包括领用物品的时间、物品名称、数量、领用人姓名等内容，在发放时应要求领用人签字。这样，即使在一两个月甚至更长时间之后，也能清楚地知道谁领走了什么东西，什么时候可能会用完。

发放办公用品的注意事项在发放办公用品时，以下事项是必须要注意的：

(1)由专人发放。办公用品不能让员工随意取用，如果秘书不亲自发放，也应由指定的人员负责发放。

(2)发放时间应遵循单位的有关制度规定。

(3)发放物品时，必须依据需要物品的部门事先填写的物品需求单，而且这份需求单要有该部门的领导签字才能生效。

(4)紧急需要物品时必须有相应的程序处理。

(5)制作备案清单，清点核实发放办公用品。

(6)物品的发放要对重要部门实行倾斜政策，要优先改善这些部门的工作环境和工作条件，让他们把精力集中在完成好工作任务上。对办公用品消耗大的部门也要给予支持。打印机的种类针式打印机喷墨打印机激光打印机打印机使用的注意事项为了使打印机保持良好的工作状态，定期检查和清洁打印机是很重要的，虽然打印机不需要周期性维护，但为了打印机的使用寿命和保持在最佳工作状态，有几点是必须要注意的：

(1)打印机的安放要合适，周围空间充足。打印机要远离灰尘多、有液体的地方；灰尘和液体对打印机的寿命有很大影响。另外，打印机放置地应避免阳光直射，避免放置在有磁铁或能产生磁场的装置附近。

(2)经常保持打印机的清洁和环境清洁，不要在打印机上堆放重物，比如一摞书，这样会妨碍热的散发以及可能对打印的机械部分造成压力。(3)较长时间不用打印机时，应把电源线拔下来。

(4)使用针式打印机时，为了防止对打印头的损害，没有纸或色带时，不要打开打印机；不要重复地使用同一根针打印；正在打印时，不要用手摸打印头。

(5)激光打印机的感光鼓在整个激光打印过程中起着重要作用，价钱也较高，因而要注意保养。感光鼓中的墨粉将用完时必须马上加粉或更换感光鼓，否则打印出来的文件将不清晰。使用传真机的注意事项1．选择安装场所

选择传真机的安装场所应注意以下问题：

(1)一定要用匹配的、标准化的交流电源插头和插座，插头在插座中不能松动，勿与产生噪声的电器(如空调机、电传打字机等)共用电源，而且接地一定要好，否则会造成误码率高、传真质量差的不良现象。如果漏电或烧坏芯片会严重危害人身安全。

(2)避免阳光的直射和灰尘的侵害，远离火炉等热源，以保证机器良好的散热和热敏纸不会变质。

(3)放置于水平平稳的工作台上，避免倾斜而影响正常工作。2．传真机的使用注意事项

(1)除待传送的文稿之外，不要在传真机上放置任何其他东西。

(2)传真机在发送、接收或复印时，绝不可打开传真机的机盖。

(3)在打开机盖取出机内任何东西之前，一定要拔掉交流电源的插头。

3．操作和清洁

对于传真机的操作与清洁，要注意以下几点：

(1)清洁传真机的外表面只能使用干布或特殊清洁剂。在清洁透镜时最好使用专门的镜头纸(可用照相机用镜头纸)擦拭。

(2)扫描的视窗玻璃由于连续不断的使用可能会造成灰尘的积聚，因此要经常清洁扫描的视窗玻璃。

(3)透镜与CCD的相对位置通常是用专门仪器调试以后点漆固定的，维护人员千万不要擅自去移动。

(4)使用CCD作为图像传感器的传真机，具有复杂的光路系统。无论工作环境如何完善，长期使用后，在光路系统的透镜上总会堆积许多灰尘，其后果是使传真的图像不清晰。这时，就需请专门的技术人员，将传真机拆开对系统加以清洁。4．传真纸的保管和使用

传真机使用的记录纸有普通纸和热敏纸两种，热敏纸的保管和使用要注意以下事项：

(1)热敏纸的一面涂有化学物质，当受热时(温度在60℃以上)则呈现出颜色。而且当其与酒精、稀料、汽油、氨接触或长期暴露在紫外线下都会变化。所以在保管时不要与这些物质混存。

(2)未开封的热敏纸在温度为24℃，湿度为65%的状态下，货架寿命不低于5年。

(3)热敏纸打