企业业务招待费的管理

企业业务招待费的管理

企业的维修费用是公司正常生产和经营所发生的费用。近年来,随着社会物质、精神生活的不断丰富,招待出现了多种形式。企业在处理业务招待费问题上也是五花八门,如将业务招待费与会议费、差旅费、考察费、工资薪金、业务宣传费等混淆,以逃避招待费在企业所得税中限额扣除的规定。一些企业将不属于业务招待费的违规支出列入业务招待费,逃避国家税收。本文拟从审计的角度对相关问题进行分析,并提出一些建议。一、业务招待费的内涵在业务招待费范围的界定上,不论是财务会计制度还是税收制度上都未给予准确的界定。《企业会计准则——应用指南》中对管理费用进行了规定,具体项目中明确列举了业务招待费,但对业务招待费的含义却没有进行表述。从规定可以看出,业务招待费在大类上属于企业管理费用,发生时应在“管理费用”科目中核算。业务招待费是指企业在生产经营管理等活动中用于接待应酬而支付的各种费用,包括企业招待客户的餐饮、住宿费、香烟、茶叶、礼品、正常的娱乐活动、以及安排客户旅游等发生的费用支出。从其特征来看,该项费用是对外接待业务单位和个人而发生的吃、喝、用、玩费用。业务招待费的消费主体是外单位的个人,目的是维护良好的外部公共关系。同时,业务招待费必须是企业生产经营需要的真实支出。二、业务招待费的扣除企业发生的业务招待费,根据发生时间,可以分为两类:生产经营期的业务招待费和筹建期间的业务招待费。根据税法的规定及相关的通知,企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出,按照发生额的60%扣除,但最高不得超过当年销售(营业)收入的0.5%。企业在筹建期间,发生的与筹办活动有关的业务招待费支出,可按实际发生额的60%计入企业筹办费,并按有关规定在税前扣除。对于企业筹办费,企业可以在开始经营之日的当年一次性扣除,也可以按照新税法有关长期待摊费用的处理规定处理,但一经选定,不得改变。从事股权投资业务的企业(包括集团公司总部、创业投资企业等),其从被投资企业所分配的股息、红利以及股权转让收入,可以按规定的比例计算业务招待费扣除限额。在纳税申报时,对于业务招待费的扣除,首先需要确定扣除的计算基数,根据国家税务总局的通知规定,业务招待费、广告费和业务宣传费支出扣除限额的计算基数为申报表主表第1行“销售(营业)收入合计”。对经税务机关查增的收入,根据税法的规定,销售(营业)收入是纳税人的申报数,而不是税务机关检查后的确定数,税务机关查增的收入应在纳税调整增加额中填列,不能作为计算招待费的基数。三、公司维修费用的税务问题和正确处理方法(一)业务招待费会议费的会计核算一些企业通常将会议费与业务招待费混淆,例如宴请所发生的餐费等通过餐饮类机构开具会议费的发票,将业务招待费揉进会议费中。还有一些企业组织各种明目的会议,并且以会议的形式宴请客户,赠送礼品,取得会议费的发票。在审计过程中,发现一些企业账面列支为会议费,取得了会议费的发票,有会议通知,但其与酒店的结算单据明细中可以看到餐费、礼品、住宿费等。又例如:部分纳税人利用餐饮娱乐企业可串开发票的便利,把招待费性质的礼品、礼金、娱乐等的个人支出及烟酒食品、游山玩水等费用以会议费名义报销。企业应将业务招待费与会议费严格区分,不得将业务招待费挤入会议费。会议费证明材料包括会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。纳税人发生的与其经营活动有关的差旅费、会议费、董事费,主管税务机关要求提供证明资料的,应能够提供证明其真实性的合法凭证,否则不得在税前扣除。在业务招待费用核算中要按规定的科目进行归集,如果不按规定而将属于业务招待费性质的支出隐藏在其他科目,不允许税前扣除。在举办会议期间,企业用外购商品或自己生产的产品送人时要做视同销售处理。具体分为两种情况:一种是会计上不按视同销售处理,将发生的支出直接列入相关的成本费用,在企业所得税申报时作为视同销售行为,确认视同销售收入与视同销售成本,调增应纳税所得额。另一种是业务发生时,直接计入主营业务收入,结转库存商品成本,这种处理方式会计与税法不存在差异,不需要做纳税调整。实际发生的礼品成本企业应在管理费用一业务招待费中核算,按照业务招待费支出发生额的60%和销售收入0.5%的部分按照孰低原则确定准予税前扣除的业务招待费支出。外购礼品用于赠送的,应作为业务招待费,但如果是纳税人自行生产或经过委托加工,对企业的形象、产品有标记及宣传作用的,也可作为业务宣传费。要严格区分给客户的回扣、贿赂等非法支出,对此不能作为业务招待费而应直接作纳税调整。业务招待费仅限于与企业生产经营活动有关的招待支出,与企业生产经营活动无关的职工福利、职工奖励、为企业销售产品而产生的佣金、以及支付给个人的劳务支出都不得列支招待费。(二)中小型企业员工从公司服务角度跨入出出费,按份费或作为客一些企业将在出差期间发生的业务招待费记入差旅费,如将出差期间宴请客户的餐费、赠送的礼品记入差旅费中核算;将招待外单位人员旅游发生的费用,取得旅行社开具的机票,列入差旅费中核算。一般而言,业务招待费是对外接待业务发生的,发生的对象为非本公司员工,差旅费是针对企业员工外出发生的,发生的对象为公司员工。对于单位员工出差就餐费用,凭发票报销,付款方为企业的应计入差旅费,付款方为个人不能作为扣除依据。对于单位员工在出差过程中所发生的招待外单位员工的餐费应作为业务招待费核算,出差过程中发生的赠送礼品要按视同销售处理,在管理费用中业务招待费中核算。在出差过程中发生的旅游费用,用于招待客户的应在业务招待费中核算,用于员工个人的需按工资薪金补交个人所得税。(三)旅游费用作为业务招待费的处理企业所得税扣除项目中没有考察费这一项目的规定,因此一些企业通过考察的方式宴请客户旅游,将所发生的费用列入企业管理费用中核算。考察费应根据相关合同进行认真核实,打着考察的晃子,招待外单位人员旅游的行为应作为业务招待费处理。例如,审计中发现一些企业账面列支为考察费,取得了旅行社开具的考察费发票,合同写着是为某项目进行的出国考察,但后附的结算单据明细有外国某机构宴请费用、某旅游景点的门票、某品牌的服装等费用,这些不符合税收规定。根据《企业所得税法》及其实施条例的相关规定,只有与生产经营相关的、真实的、并合理合法的企业支出才可以在税前扣除,任何用于个人消费的支出不允许在税前扣除。(四)职工个人缴费的补贴收入应纳入职工缺乏人一些企业将餐费全部在业务招待费中核算。根据我国税法相关规定,应区分餐费性质,对于未统一供餐而按月发放的午餐费补贴、员工的加班餐费等与接待外单位人员没有关系的支出,应纳入职工工资总额管理,职工个人还应就所获得的补贴收入缴纳个人所得税。审计过程中发现一些企业将员工报销的午餐费、加班餐费等列入职工福利费核算,一些企业为了使员工少交纳个人所得税,允许职工拿餐费、住宿、办公用品等发票报销,并且将个人从餐饮业开具的发票列入业务招待费核算。(五)利用对外服务的标识进行业务宣传费的管理一些企业将自行生产或经过委托加工印有公司标记的产品赠送外单位人员,在业务招待费中核算。根据我国税法的规定,对外赠送印有公司标记的产品,对企业的形象、产品有标记和宣传作用的,应作为业务宣传费核算,在企业所得税前扣除。实际中,一些饮料生产、销售企业,将自己生产并有公司标记的饮料产品在公共场合发放,发生的费用在业务招待费中核算;一些企业为了加大公司的知名度,将印有公司LOGO的产品,直接对外赠送,在业务招待费中核算。这种混淆业务宣传费及业务招待费的做法,会大大增加企业的税收负担,根据我国税法的规定,业务宣传费可扣除的限额为营业收入的15%,并且超过限额的部分允许在以后年度结转,而业务招待费所允许扣除的限额仅是实际发生额的60%与营业收入0.5%之间的较小者。五、完善商业维修费用的税务管理建议(一)为企业建立娱乐费用控制体系加强业务招待的内部控制,在各个环节加强内部管理。将业务招待费支出与具体个人利益相结合,限定业务招待费的额度,超过了处罚,节约了奖励。(二)企业管理人员企业应提升员工的道德水平,加强企业内部业务招待费的管理。要求企业的主要管理人员加强自我修养,以身作则,通过各种形式的教育使业务人员自觉规范自身行为,正确区分企业的正常业务招待费及个人消费,提升业务招待费的管理质量。(三)鼓励对创新低碳的业务招待费企业应设置专门的部门监督及考察企业使用业务招待费的情况,鼓励社会公众和企业人员以匿名或公开名义的方式表彰各种创新低碳形式的业务招待费,举报各种不合理甚至腐败的业务招待活动,从而督促企业注意自身行为,更加合理地使用业务招待费。(四)会计处理制度企业支付业务招待费,除应取得有关合法凭证外,亦应保存与业务有关的交际应酬支出证明资料,并正确进行账务处理。业务招待费的会计处理是计入“管理费用”的二级科目“业务招待费”。对企业在筹建期间发生的业务招待费,按会计制度应计入“长期待摊费用一开办费”。在企业所得税汇算过程中,计算业务招待费的计税基础要按税收法规的规定执行,不能按会计的口径计算。但是,业务招待费若超过可列支的限额所导致出现的会计与税法之间的差异,应于企业所得税申报前自行调整减除,以免被税务稽查机关查