企业常见的高速公路收费流程及流程

企业常见的高速公路收费流程及流程

如果公司想做好差旅费的内部管理，必须建立和完善多才多艺的内部控制体系，确定关键控制点及其主要控制措施，严格执行具体措施，在合法运营的基础上提高运营效率和效率，促进公司认识到发展战略。笔者结合在企业多年实际操作经验,从而归纳总结出差旅费管理主要控制措施,现与广大读者共同探讨。一、确定本部门对因变量的工作方案企业要做好差旅费内控管理,应当在年初做预算时广泛征集员工意见,并进行认真分析与探讨,差旅费预算编制的方法可采用增量预算法或零基预算法。采用增量预算法编制差旅费预算时,可以本企业上一年度差旅费实际发生额作为预算编制的起点,剔除一些不合理因素导致的差旅费增加额,再根据本年度销售额和运营环境的预计变化,加上由于销售额提高或某些必要活动的开展而导致差旅费的增加额,最后得出本年度差旅费预算总额,经论证合理后下发执行。企业在采用零基预算法编制差旅费预算时可打破以往常规做法,不考虑以前年度差旅费实际发生数额,而是根据预算的需要和可能,以部门作为预算主体,再以部门内每位员工作为预算个体编制预算。首先由部门主管结合本部门实际情况,详细预测年度内有哪些员工需要出差,合理预计出差次数及其天数,严格遵照差旅费报销标准,准确预算出每位员工预计差旅费数额,然后累计得出本部门差旅费预算总额,上报企业预算领导小组审核确认。如果预算领导小组对于部门主管上报的差旅费预算数额存有异议,双方可以充分交流意见,去伪存真,最终以共同认可的数额作为本年度该部门差旅费预算数额。年末由预算领导小组牵头,对每个部门差旅费预算实际完成情况进行考评,实行奖优罚劣的内控管理措施。二、差旅或差线路的差为了合理控制差旅费支出,企业各部门应提前计划好员工出差事宜,并要求员工出差前须在办公OA网上填写电子版或手工填写纸质版《出差申请单》。在《出差申请单》中如实填写出差人姓名,出差事由,注明详细出差线路,以及预计往返时间等项目,经隶属主管领导批准同意后出差申请人方可出差办理相关事务。通过员工出差事先审批内控管理,就能使企业主管领导在下属员工出差之前论证出差的必要性和有用性。对于一些非必须出差办理的事项,主管领导可取消员工的出差申请,指令其使用电话或视频的形式代替出差;对于必须出差办理的事项,主管领导应审核出差人数是否合适,出差行程路线是否合理,出差天数是否符合高效原则,总体权衡无误后可及时给予批复。对于员工异地出差时间较长需要预支差旅费时,企业可根据出差人员的职务级别,结合出差天数和出差地点合理计算借支金额,避免出差人员多预支差旅费而挤占企业正常经营活动的资金。三、差旅发展对于差费的报销项目及标准企业为了合理控制差旅费开支限额,可以结合本单位实际情况,制定“差旅费报销内部管理制度”,详细规定员工出差期间可以报销的费用项目及具体报销标准,让每位员工都能做到心中有数,有案可稽。比如某市有一甲公司,差旅费报销项目除往返交通费外,(住宿标准+误餐补助+市内交通补助)报销标准如表1所示:由此可见,当出差人员报销的差旅费超出既定标准或不属于报销项目时,企业就有充分理由拒绝为出差人员承担额外费用。值得注意的是,以上差旅费报销项目及标准只能代表一般企业的常规做法,每家企业在实际应用时也要灵活变通,切不可生搬硬套。比如,某国有大型企业内部行政职务设置的层级比较多,这时可以相应增加一些级别的报销标准以适应企业内部管控的需要;如果属于刚成立不久或者规模较小的公司,也可以适当削减差旅费报销级别,进一步提高办公效率;如果出差人员是进行学习培训的,且食宿由会议方或培训方统一安排的,那么企业就应当取消上述出差补助等。四、异地时差控制了成本在交通运输业高速发展的今天,海、陆、空齐头并进,各行其道。出差人员出行可选乘的交通工具还是比较多的。比如,北京至上海的飞机票正常价格为1,130元;高铁票价是553元;普通动车票价为408元,以上三种交通工具虽然同样可以到达目的地,但是通过对比不难看出,价格差距还是比较大的。为了合理控制差旅费支出,对于企业一般性员工,如果异地出差需要办理的事务不太紧急时,可选择乘坐普通火车出行;如果在单位所在地出差办理事务,且交通工具便捷的情况下,可选择公交车出行,尽量避免打出租车;如果单位配专车到外地采购原辅材料时,在条件允许的情况下,采购员出差可随车同行等。当然,出差人员在选择交通工具时,一定要坚持投入产出原则,也就是说不能单纯为了节省差旅费开支,由于延误行程而给企业带来更大的经济损失,或者企业领导不顾忌个人身份乘坐价格低廉的交通工具而有损企业良好形象,甚至失去与其他企业合作的商机。具体应该乘坐哪种交通工具出行,可结合出差人员的职务、路程远近、任务紧急程度等方面逐项制定具体的内控管理办法。五、差旅涤纶的管理企业对于履行公务的出差人员,如果出差时间比较长,出差地点距离企业所在地比较远,为了提高办事效率,尽量缩短出差时间,避免出差人员利用出差之机假公济私,走亲访友处理私人事务,在其出差期间,可指定人事部门或其主管部门进行事中跟踪。具体办法可要求出差人员每隔一段时间通过电话或者办公OA向企业有关部门详细汇报事情进展情况,在处理事务过程中有哪些阻力,以及取得哪些实质性进展及成绩等;如果出差人员是由对方单位接待的,也可由上述部门直接向对方单位的接洽人员进行电话咨询,详细了解出差人员的具体表现和任务完成情况,从而达到知己知彼的目的。当出差人员返回企业时,人事部门或其主管部门可要求其撰写书面出差报告,详细汇报在出差期间的心得体会,以及上级领导交办任务的完成情况;也可通过召开座谈会的形式,邀请出差人员与企业内部员工一同交流出差经验。主管领导通过出差人员的具体表现以及交办事务的完成情况,对其进行事后考评与鉴定,作为该员工今后晋升的基础资料,从而不断提高出差人员的办事效率与节省费用的主动性。六、制定合理的费用限额,对部门主管绩效考核进行调整为了确保差旅费不超出既定标准,对于一些与企业经营业绩无直接关系的行政部门,比如办公室、人事部门、财务部门等可以实施费用包干制。也就是说在年初做预算时,企业给这些部门差旅费制定一个合理的费用限额,并与部门主管绩效考核相挂钩。在年末考评时,如果某个部门差旅费总额节约了,可以将节约部分的一定比例用于奖励该部门主管及部门内有突出贡献的员工;如果差旅费超支了,应将超支部分的一定比例对该部门主管及相关人员进行经济处罚。这种内控管理措施虽然有些偏激,甚至存在一些不合理因素,但它的确能够起到调控费用开支的目的。七、加强对差旅费的财务审计和内部控制的管理企业财务人员审核差旅费单据时,除重点关注前面涉及的报销标准及其项目外,还应从如下三个方面着手:(一)差旅费的报销原始票据的真实性与合法性是财务入账的基本依据,也是主管税务机关对企业涉税审查的重点。为确保票据的真实性,要求出差人员报销的往返交通票上面标注的乘客一定是其本人,报销的市内交通费、误餐费、住宿费一定是其出差期间发生的,而且与出差所在地相符无瑕疵。为确保票据的合法性,要求出差人员在报销差旅费时一定要提供真实合法的票据,不得以虚假发票要求财务部门报销,也不得以对方单位不予出具发票为由使用不合法的收据进行报销。(二)再经济效益出差人员在报销差旅费时,根据其在单位的职务和所属部门性质履行严格的费用审批手续。首先,由出差人员亲笔签名,然后交由部门主管签署意见,再转交财务人员进行审核,是否由董事长或总经理签批可视企业内部规定而定。除特殊情况外,报销单据上签字审批的人员不得少于三人,以便形成相互牵制,互相监督的内控管理制度。实际执行上述操作流程时还应注意以下三点:1、出差人员不得越级或打乱签批次序进行票据审批;2、上游部门审核未通过的票据,下游部门有权拒绝审批;3、出差人员自己经办事务发生的费用,尽量避免交由无关的第三人代为审批。(三)完善报销手续为全面提高工作效率,确保企业当期经营成果的真实性,要求当事人在出差任务完成后一定时间内及时到财务部门办理报销手续。在出差前有个人借款的应及时清理,坚持“前款不清后款不借”的原则。对于工作拖沓不在规定时间报销影响财务部门正常结账的,或者故意拖延时间,致使有关领导无法掌握费用发生真实性的,财务部门有权拒绝受理跨期票据,一切经济责任由当事人自行承担。八、做好接待费的管理为全面做好企业节能降耗、挖潜改造管理工作,企业应指定人事部门或财务部门,定期对全体员工做好差旅费管理制度的宣传与培训工作,深入贯彻“节约光荣,铺张浪费可耻”的管理理念。让每位员工都拥有成本费用意识,了解并掌握本企业差旅费报销标准、报销范围和报销时效等规定,避免实际操作过程中发生不必要的错误和误解。九