企划活动管理制度

企划活动管理制度目的为完善公司各类企划活动的组织筹备、现场执行、活动总结的全流程管控，确保各类企划活动的创新性和有效性，特制订此制度。适用范围本制度适用于总部（以下简称总部）及各分 /子公司。职责总部企划负责对活动整体方案进行审批 ,对活动筹备和过程执行进行指导，并对活动后的效果评估进行审核。分/子公司企划（商业）和客服（物业）负责各类活动的组织筹备，现场执行及活动总结等工作。方法和过程控制企划原则总部及各分 /子公司（商业）需明确公司年度战略计划，确保各类企划推广活动为公司年度经营目标服务。总部及各分 /子公司（物业）需明确公司年度物业服务目标，确保各类社区文化活动为公司年度经营目标服务。市场可行性分析分/子公司企划（商业）需针对大型活动 （如大型主题活动，招商大会，开业庆典 ）形成市场可行性分析（气候、节日、行业背景、政府资源利用、竞争对手计划策略、企划部整合内外部资源状况及场地使用计划）及结论（立案发想点及每个发想点需要各部门的资源整合及业务配合） ，由分 /子公司企划内部成立专案项目组策划活动元素，提出创意纲要，方案架构、主题活动形式、各活动时间排档。以工作联络函的形式发到相关部整合活动资源并明确各部门完成时间，企划将各部门的签收确认函备案。其中立案需要明确SP案需要明确SP、PR、会员推广活动形式。分/子公司客服需针对社区文化活动形成可行性分析（预期参与人数、预计消耗物资、人员配置等）及结论（活动方案执行各环节需要各部门的资源整合及业务配合），由分 /子公司客服部以工作联络函或《任务分工单》的形式发到相关部门整合活动资源并明确各部门完成时间，客服部将各部门的签收确认函备案。企划案拟定得到相关部门提供的活动资源后，企划（商业）和客服（物业）针对计划内容召开提案说明会，并对整合的资源情况进行讨论，并拟定企划案（明确市场调研分析及结论、销售预估及依据、内外部资整合情况、各部门配合事项及完成时间、场地使用情况、媒体运作、包装创意、不可预计因素及可能的解决方案、收入与支出、不可预计费用） 。开业前推广方案分/□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□•□□□□□□□□□指南》的操作规范，在指定时间节点完成各项开业推广工作。包括开业倒排计划，新闻发布会，媒体调研，招商宣传推广，招商手册 /宣传片制作，开业美陈，开业庆典活动，开业宣传推广计划等。活动协调会接口事项为确保公司各类企划活动的顺利实施，分 /子公司各部门（包括商业及物业项目）均有义务参与到所辖项目企划活动的现场执行工作，并服从企划（商业）和客服（物业）的任务分工。商业项目企划活动协调事项营运部⑴ （必需）部门经理或营运主管参加公司“企划活动协调会”（由企划部召集，每次活动前 2天/《活动事项负责一览表》）；⑵ （必需）安排对商户导购员宣讲活动内容；⑶ （必需）安排店内广播播出活动内容；⑷（如需要）安排向商户派送活动 DM；⑸（如需要）协助管理活动宣传陈列品；⑹（如需要）支持人员排班表并抄报行政部（ 《参加活动人员排班表》 ）。物业⑴（必需）部门经理或相关主管参加公司“企划活动协调会”，由企划部于每次活动前2天召集。 /《活动 事项负责一览表》）；⑵（必需）保卫预案、突发事件处理预案；⑶（必需）现场清洁、保洁；⑷（如需要）协调车辆出入动线及停放区域；⑸（如需要）监督管理广告公司施工；⑹（如需要）配合场地围护，提供围栏；⑺（如需要）支持人员排班表并抄报行政部。工程部⑴（必需）部门经理或相关主管参加公司“企划活动协调会”，由企划部于每次活动前2天召集。 /《活动 事项负责一览表》）；⑵（如需要）电源支持（点位、容量） ；⑶ （如需要）音响设备安装及撤场，于活动开始两小时前安装就位，并派弱电人员协助操作；活动结束后负责整理入库；⑷ （如需要）协助舞台 /背景桁架的安装及撤场工作，于活动前一天晚间营业结束后按企划要求数量和摆放方式安装就位；活动结束当日夜间营业结束后安排整理撤场（企划负责撤除画面、地毯） ；⑸ （如需要）安排活动现场值守电工；⑹（如需要）支持人员排班表并抄报行政部。行政部⑴（必需）部门经理或相关主管参加公司“企划活动协调会”由企划部于每次活动前2天召集；/《活动事项负责一览表》）。⑵（必需）按各部门提供参加活动人员排班表，监督检查人员出勤；⑶（必需）汇总各部门支持人员排班表并抄报活动总协调。财务部⑴（必需）部门经理或相关主管参加公司“企划活动协调会”，由企划部于每次活动前2天召集； /《活动事项负责一览表》 ）⑵ 需要报销或借支活动款项，需提前一天通知财务；⑶ 负责现场兑奖工作。企划部⑴（必需）企划部负责在活动前 2天组织召开“企划活动协调会”；⑵（必需）企划部负责活动现场的统筹协调工作；⑶（必需）企划部负责安排活动影像资料的拍摄并对活动的效果进行总结及评估；⑷（必需）企划部根据活动需求制定物资及活动用品采购，如在大型超市（如家乐福、沃尔玛等） 、大型电器卖场（国美、苏宁、京东等实体店或网店，淘宝和天猫除外） 、大型商场购买，如能提供正规机打发票，可直接购买；在其他渠道采购， A类公司 3万以下、 B类公司 2万以下需由分 /子公司组织三方询比价，超过该金额需组织评审。具体要求和流程参见招采部《物资采购管理制度》和《招标管理制度》 。活动的总体评估商业项目企划活动评估原则各分/子公司企划部负责人须于每月 7日之前将上一月度的《月度工作 /活动总结》发送至总部企划部；《月度工作 /活动总结》 （报告模板见附件）由企划主管审核后逐级上报至总部总经理，重大活动评估报备至房产事业部总裁；月度工作汇报的主要内容：上月重点工作完成情况（对应目标责任书相关要求，包括重要节点工作、活动完成情况、突发事件处理等）及下月重点工作安排。物业项目社区文化活动评估原则各分/子公司项目（住宅、写字楼）客服负责人须将活动的影像资料妥善管理，并在活动结束 7日之内将活动总结、影像资料和活动决算台账发送至总部企划部，总部企划部将发布于相应的月度企划部工作汇报中；各分/子公司项目（住宅、写字楼）客服负责人须对参与社区文化活动的业20%的参与业主；总部20%的参与业主；总部企划部配合活动适时推送电子版问卷调查。调查结果纳入年终考核体系；业主参与度和满意度是重点考核指标。所有活动报批按《资产权责手册》执行。附则本制度自颁布之日起执行，本管理制度由公司总部企划部负责解释与修订。附件SCDSZC-RE-ZD-QH02-2016-F1任务分工单SCDSZC-RE-ZD-QH02-2016-F2当地商业环境的特点及变化调查表SCDSZC-RE-ZD-QH02-2016-F