职业素养与能力：礼仪·沟通·写作-PPT6项目六：培养组织力-写作部分

项目六培养职场组织力主讲人：×××项目六培养职场组织力专题一会务礼仪专题二会议组织与沟通专题三会议材料写作主要内容专题三会议材料写作【任务与目标】组织会议和参加会议有很大的不同，组织会议涉及诸多会议材料的撰写任务。会议材料类文书，是在会议召开的前、中、后3个时段内为保障会议的如期举行、圆满成功及其内容的传达贯彻、存档备查而形成的书面文字。想一想：举办“大学生通识教育教学暨课程思政教学研讨会”，需要准备哪些会议材料呢？专题三会议材料写作【任务与目标】通过本专题的学习，我们要：（1）学会拟定会议方案和会议日程；（2）学会拟定并发布会议通知或会议邀请函；（3）学会撰写会议主持词、开幕词、闭幕词等；（4）掌握做好会议记录的技巧。（一）会议准备阶段的材料会议筹备阶段需要完成会议审批、拟定会议方案、准备会务资料、进行会议前期宣传等工作。一、会务材料准备专题三会议材料写作（二）拟定会议日程根据会议的时长合理安排会议议程。拟定会议议程的前提是确认每个环节的所需时长。如果会议议程较少，可以采用按顺序分条列项式的写法；如果会议议程较多、时长较长，可以采用分时段以表格形式呈现。时长较长的会议，会议中间可以安排休息时间（茶歇）。如果是一天及以上的会议，还需要确认是否需安排食宿。专题三会议材料写作一、会务材料准备（一）会议性通知在日常工作中，很多单位在召开会议之前都要制发会议通知，这类通知与党政机关公文文种的“通知”略有不同，一般不采用“红头文件”形式，不编发文字号，但写法与公文中的“通知”是一样的。专题三会议材料写作二、会议通知的写作（1）标题。标题通常有3种形式：采用“发文机关名称+关于召开××会议+通知”结构，如《××职业技术学院关于召开就业工作推动会的通知》；采用“事由+文种”结构，如《关于召开暑假安全工作会议的通知》；直接以文种名称“通知”作为标题，如《通知》。（2）主送对象。关于日常事务的会议通知，主送对象可以是单位、部门，也可以是相关人员。专题三会议材料写作二、会议通知的写作（3）正文。会议通知在写作上具有要素化的特点。开头部分主要交代会议缘由、依据等，写明会议名称、发文目的。主体部分可以分条写明会议议题、会议时间、会议地点、参加人员、会前准备及其他注意事项等。（4）落款。写明发文单位名称和发文时间，需要时加盖公章。专题三会议材料写作二、会议通知的写作（二）会议邀请信邀请信是党政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人士前往某地参加会议、学术报告、纪念活动以及婚宴丧葬等的一种专用书信，有时又叫“邀请函”“邀请书”“请柬”等。这里的邀请函不同于党政机关公文中的公“函”，二者在法定效力和行文要求上有所不同。专题三会议材料写作二、会议通知的写作邀请信由标题、称谓、正文、结束语、落款5个部分组成。（1）标题。标题有两种写法：一是直接写“邀请信”或“邀请函”；二是采用“事由+文种”结构，如《关于出席××会议的邀请函》。（2）称谓。在标题下一行顶格写称谓，写被邀请的单位或个人的名称，后加冒号。专题三会议材料写作二、会议通知的写作（3）正文。正文写明举办会议的背景、目的、时间、地点、内容、方式、邀请对象以及需要邀请对象所做的工作等。会议活动的各种事宜务必在邀请信中写周详。如果邀请了外地来宾，在正文之后可将报到地点、食宿安排、接站安排、乘车线路等信息告知邀请对象。专题三会议材料写作二、会议通知的写作（4）结束语。另起一行，写上“敬请光临”“欢迎光临”“敬请莅临指导”等，也可直接写在正文结尾处。（5）落款。另起一行，在正文右下方写上发出邀请的单位名称或个人姓名，成文日期写在署名下方。若邀请方是单位，还应加盖公章。专题三会议材料写作二、会议通知的写作（一）主持词的写作1．主持词的含义主持词是会议主持人用于掌控会议程序、串联会议议题的发言底稿。大中型会议一般需要拟定主持词，小型会议可以由主持人即席发挥。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（一）主持词的写作2．主持词的写法主持词是会议的串场词，一般不对外公开。主持词虽然不是一篇完整的发言稿，但是也有其自身的构成要素。主持词一般由标题、称谓、正文和结束语等部分组成。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（1）标题。（2）称谓。（3）正文。正文一般包括开头、主体和结尾3部分。开头部分，主持人首先要介绍会议的主办单位、承办单位和协办单位（如有），然后介绍出席会议的人员。介绍出席人员时，要注意介绍的顺序，先上级后下级，先来宾后本部，先专称后泛称。如果会议有专门的“致开幕词”环节，则由致开幕词的人宣布会议开幕；如果没有“致开幕词”的环节，主持人可以在开场部分宣布会议开幕。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（3）正文。主体部分，主要是为了灵活掌控会议议程、确保会议顺利召开而提前准备的串场词，可以根据会议议题逐个撰写，对上一个议题作出精练的概括，对下一个议题进行自然的过渡和有效的提示。对于有多个议题的会议，需要熟悉每个议题的内容，做好议题与议题之间的衔接和过渡，做到承前启后。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（3）正文。结尾部分，需要对会议进行简明扼要的总结，归纳概括会议主要议题的讨论情况，阐明会议的成效和价值，可再次指明会议的目的和意义等。为了确保会议按计划进行，主持人在对会议议程、安排进行说明之后，还可以就会议纪律以及大会发言、小组讨论等相关事项对与会者提出明确要求。（4）结束语。用于宣布会议结束，并致谢。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作【主持词的写作要求】（1）熟悉议程，精心准备。（2）注意条理，衔接得当。（3）善于应变，勇于创新。（4）巧于结尾，引发共鸣。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（二）开幕词的写作1．开幕词的含义开幕词是会议讲话的一种，是党政机关、企事业单位、社会团体的领导或工作人员在比较庄重的大中型会议开幕时的致辞，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义等，向与会者提出开好会议的中心任务和要求，对会议有着重要的指导作用，具有宣告性、指导性和标志性的特点。开幕词也可用于大型活动的开幕式宣布活动开幕。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作2．开幕词的写法（1）标题。标题一般有4种写法：采用“会议或活动名称+文种”结构，如《××职业技术学院第×届大学生文化艺术节开幕词》；采用“致辞人姓名+会议或活动名称+文种”结构，如《×××同志在×××大会上的致辞》；采用正副标题形式，正标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同；也可以只写“开幕词”。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（2）称谓。根据会议的性质和出席会议的人员来使用称谓，与主持词的称谓相同。（3）正文。正文包括开头、主体和结尾3部分。开头部分，主要用于宣布会议开幕。主体部分，开幕词的核心部分，通常包括3方面内容。结尾部分，通常是发出号召和希望，以鼓舞人心。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（4）结束语。开幕词的结束语一般独立成段，多用“预祝本次大会取得圆满成功”“谢谢大家”等语句。3．开幕词的案例分析（详见教材）专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作【开幕词的写作要求】（1）篇幅短小，内容明快。开幕词是对会议内容和有关事项的简要说明，主要功能是宣告会议开始，并做简要动员。因此，开幕词的篇幅不宜过长，三五分钟之内读完即可；内容力求简洁明快。（2）语言真挚，感染力强。开幕词的语言要包含热情，感情真挚，有一定的鼓动性和感染力，要能激发与会者的积极性和主动性。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（三）闭幕词的写作1．闭幕词的含义闭幕词是党政机关、企事业单位、社会团体的有关领导或工作人员在比较庄重的大中型会议结束时所作的总结性讲话。闭幕词旨在总结会议召开情况，评价会议的成果、意义以及影响，并向与会者提出落实大会精神的要求、奋斗目标和希望等。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作2．闭幕词的写法闭幕词一般由标题、称谓、正文和结束语4部分组成。（1）标题。闭幕词的标题撰写和开幕词相似，但也有不同。开幕词的标题可采用双标题的形式，而闭幕词的标题一般不采用双标题。（2）称谓。（3）正文。正文包括开头、主体和结尾3部分。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作开头部分，先用概括性的话语对会议作一个总体评价，然后简要说明大会的经过，指出是否完成了预定的任务或胜利闭幕。主体部分，通常包括3方面内容。结尾部分，一般以坚定的语气向与会者发出号召、提出希望、表示祝愿等，还可以向保障大会顺利进行的有关单位及工作人员表示衷心的感谢。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作（4）结束语。郑重宣布会议闭幕。3．闭幕词的案例（详见教材）专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作【闭幕词的写作要求】（1）高度概括，重点突出。闭幕词不要像会议总结那样详细总结和评价会议内容，只需要简述会议的基本精神，提出和阐释会议的决议、决定、任务或要求等。（2）篇幅短小，简洁有力。撰写闭幕词，要选择会议的精髓部分，用准确精练的语言进行高度概括，以便与会者把握重点，加深认识。如果精髓是对以后工作的建议或问题，则应点到为止，不必展开论说。专题三会议材料写作三、会议致辞类材料的写作会议记录是由会务秘书或文秘人员把会议的基本情况、会议报告和发言的内容、议定的事项等如实地记录下来作为书面材料的一种文书。会议记录是客观反映会议情况的第一手资料，既可信又鲜活，是撰写其他相关文稿的基础性材料。下面介绍会议记录各部分的基本写法。专题三会议材料写作四、会议记录的写作1．标题会议记录的标题一般由“主办单位+会议事由+文种”3个要素构成，如《×××第×次×××会议记录》。专题三会议材料写作四、会议记录的写作2．会议组织信息（1）时间。可写会议具体日期，也可写起止时刻。（2）地点。可写会议所在会议室的名称或办公室房间号码等。（3）主持人。写清楚会议主持人的姓名、职务等。（4）出席人员。如果出席人员不多，可以逐一列出其姓名（可按一定的顺序排序）；如果人数众多，可列出不同级别的人数。有时为了统计和查考，召开重要会议时，建议出席人员在签到表上签名。专题三会议材料写作四、会议记录的写作2．会议组织信息（5）列席人员。如果有些会议有列席人员，需记录上列席人员名单。（6）记录人员。写清姓名，注明职务。（7）缺席人员。如有缺席的，写清姓名、单位、职务和事由。有些会议对与会者数量有明确要求，需注明应到人数和实到人数。专题三会议材料写作四、会议记录的写作3．会议内容会议内容是会议记录的主体和重点所在，基本要求是记准、记清、记全，一般有两种记录方式：一是详细记录，一是摘要记录。专题三会议材料写作四、会议记录的写作4．结尾会议记录的结尾需认真对待。结尾另起一行空两格写上“散会”或“会议结束”，再由主持人和记录人员分别在此页右下方签名，以示负责。没有签名的会议记录，严格地说，是不能作为凭证和依据的。专题三会议材料写作四、会议记录的写作【会议记录的写作要求】（1）真实记录，避免主观。按照会议的进程，记录好会议的真实情况。不能随意更改或删减内容，不能以主观喜好来选择性记录不同人员的发言内容。（2）清晰记录，准确把握。提前了解会议议程、议题等，搭建好会议记录的框架，提高记录的速度，做到跟得上、记得准、效率高。（3）遵守纪律，注意保密。会议记录一般不得公开发表，如确需发表，则必须经会议主持人批准