印信管理制度

印信管理制度1目的维护公司的名声、信誉、安全和利益，规范公司印、信的制作、使用、保管、废止等管理。2范围本制度适用于公司各种印章和信函、委托书等的管理。3职责办公室负责公司印章的刻制、换发、补发、增刻、缴销、登记，公司行政公章的保管与使用，公司介绍信的制作、填发、管理。财务部负责财务专用章、收款专用章、合同专用章、发货专用章的保管与使用，并登记使用记录。人力资源部负责工会专用章、人力资源部专用章的保管与使用，并登记使用记录。物流中心负责郑州中转库专用章、内贸发货专用章、外贸发货专用章的保管与使用，并登记使用记录。市场部负责发票专用章的保管与使用，并登记使用记录。质管部负责检测中心专用章的保管与使用，并登记使用记录。4规则4.1印章刻制4.1.1公司行政章、法定代表人章、党团、工会、社团等印章的制作、更换，由办公室填具《印章刻制申请表》提出申请，上报系统领导审核后，呈报公司董事长审批，并负责刻制。4.1.2财务专用章的制作、更换，由财务部填具《印章刻制申请表》提出申请，上报系统领导审核后，呈报公司董事长审批，并负责刻制。4.1.3总经理章的制作、更换，由公司董事长决定。4.1.4合同专用章、部门章等印章的制作、更换，根据实际需要，由使用部门提出申请，上报办公室，由办公室审核后，上报总经理审批，并报董事长备案。4.1.5上述印章，均有办公室负责刻制。4.2印章换发4.2.1印章印文磨损、字迹不清时应重新刻制。4.2.2需重新刻制的印章，由保管部门填具《印章刻制申请表》提出申请，拓具印模，叙明制发日期，上报办公室审核，按制作权限规定，分报相关领导审核与审批，批准后，由办公室按同款刻制换发。原有废旧印章应于换发的印章收到后一周内，由监印人员交办公室保存。4.3印章补发4.3.1印章毁损或遗失时，印章保管部门应填具《印章刻制申请表》和《印章公告作废申请书》上报办公室，办公室审核后，按照印章刻制审批权限，呈报公司相关领导审批。4.3.2领导审批后，由办公室负责办理印章作废公告事宜，公告期满后，进行刻制。4.3.3补发印章的文字体应有异于原印章，以资区别。4.3.4遗失的印章寻获时，应即交由监印人员于二日内送交办公室依印章缴销规定办理。4.4印章增刻一种印章以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刻者，由业务主办部门填具《印章刻制申请表》，上报办公室，办公室审核后，按照印章刻制审批权限，呈报公司相关领导审批。批准后由办公室负责刻制。增刻的印章应斟酌实情设法加以区别。4.5印章缴销废旧、废止、撤销或遗失寻获的印章，应由监印人员填具《缴销印章申请表》，送交办公室核定后，按规定予以保存或注销。4.6印章登记建档4.6.1本管理制度出台前各部、车间、分厂管理使用印章，由办公室负责登记并建立印鉴档案，未经登记的不得使用。4.6.2新刻制的印章经登记建档后方可启用。4.7印章保管和使用4.7.1公司行政公章的保管与使用a.公章保管必须安全可靠，使用完毕后须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。b.行政印章主要用于以公司名义发出的文件、信函、证明；向上级及有关单位提出的请示、报告；向外提供的计划、统计、预决算等有约束力的文件资料；以公司名义对外签订的合同、协议；员工的任免、调动及聘用等。c.公司行政公章用印，由用印申请部门填具《公司印章使用审批单》，经部门领导签字。办公室主任经核对《公司印章使用审批单》与实际用印内容无误后并签字确认后，由公章保管人盖章。公司证照复印后需加盖公章的，还需要加盖“此件仅限使用，再复印无效。”章，控制公章用途。d.公司公章正常生产经营业务部门领导审批，非生产经营业务以及外来业务由总经理审批。公司正常业务往来，部门印章由部门审批，非公司业务由部长或总经理批准。e.公司公章限在办公室内使用。未经董事长或总经理签字批准，不允许带出，不允许在空白介绍信、证明、合同等书面上用印。公章带出使用时，须由办公室指定人员随同监印。郑州办事处的章只能用于报关、出口业务使用，由外贸部门负责人审批。f.各类用章使用需由印章保管人填写《行政公章用印登记表》。4.7.2各类业务专用章、银行印鉴法人章和其它印章保管与使用。a.财务专用章、收款专用章、合同专用章、发货专用章由财务部专人保管，银行印鉴法人章、财务负责人章由本人或其授权人保管。财务专用章、法人章不得交与出纳员自行保管和使用。日常工作用印由本岗位负责人在其职责范围内使用，超出职责范围内的其它事项用印需财务总监批准后方可使用。凡在授权范围内洽谈的合同，经财务总监审核签字后用印，并登记备案。b.人力资源部专用章由人力资源部指派专人保管和使用。用印由本部门负责人批准，重要事项请示董事长或总经理后使用。c.党工群用章和其它只用于内部管理的印章，由本部门指派专人保管和使用，用印由本部门负责人批准。d.凡由各部门管理的印章均不得外借，不得带出办公室使用，特殊情况确需带出的，报请公司分管领导批准。财务专用章、合同专用章、法人章需带出使用的，要报请董事长或总经理批准。e.各类印章的使用必须在所属部门建立台账，登记使用记录；办公室每月对使用记录进行检查。f．本条未列印章的管理和使用，参照执行。4.8介绍信管理4.8.1介绍信的制作、填发、管理由办公室负责。介绍信必须统一编号，逐页使用，不得空页，且如实填写存根与使用联。介绍信必须要装订保存。4.8.2员工因办公司事务需开具各种证明或介绍信时，应填写《开具介绍信申请表》，生产经营正常业务范围的由总经理审批，除此以外的需上报董事长或经董事长授权的公司领导签字审批，然后到办公室开具介绍信。