cashl东北区域中心文献传递服务工作概述

cashl东北区域中心文献传递服务工作概述

1cashl中央区域中心是维护人文学术发展的重要枢纽由于信息技术的现状，人们可以通过网络传输获得所需的信息。文献传递服务是数字图书馆信息服务的核心内容之一。2004年10月,教育部确定吉林大学图书馆(以下简称“吉大馆”)为CASHL东北区域中心,从此,吉大馆开始了中国高校人文社会科学文献中心东北区域的文献传递服务工作。CASHL是中国高校人文社会科学文献中心的简称,CASHL文献传递服务的特点是快捷、方便、迅速,使人们在网上就可以获取自己所需要的文献。CASHL把“建设国家人文社会科学信息资源平台,为国家人文社会科学研究提供最终保障”作为自身的最终发展目标,贯彻“以资源为基础、以服务为根本”的发展方针。CASHL文献传递服务在高校需求者心中的地位逐渐提高。CASHL东北区域中心是东北文献传递服务的枢纽,负责东北地区高校文献传递服务工作,其服务对象主要是区域内高校的教师、学生和科研人员。东北区域中心充分利用CASHL文献传递服务这座信息平台,使区域内读者通过网络获取所需要的外文人文社会科学的文献,以此达到资源共享的目的。CASHL东北区域中心的地点设在吉大馆,其承担着人文社会科学文献资源建设和文献传递服务双重职能。吉大馆收藏丰富,纸本书刊已达到520余万册,是东北地区藏书规模最大的高校图书馆。人文社会科学藏书主要集中在中心馆,学科包括:文学、史学、法学、哲学、考古、商学等,其特色收藏有:地方志、古文字学、谱牒学、东北亚研究文献、满铁资料等,并具有绝对优势。这里还是教育部文科专款长期使用单位,以CASHL专款和图书经费订阅的人文社会科学类外文期刊346种,中文期刊2300种,引进了50多种中外文数据库和120余万册电子图书,其中包含了大量的人文社科资源,拥有雄厚的资源是我们是做好CASHL文献传递服务工作的基础和保障。东北区域中心建立初期,区域内CASHL文献传递的请求量不高,区域内成员馆也少,主要原因是区域内大量的读者不了解CASHL文献传递服务,雄厚的资源不能被合理地利用,即使有请求,满足率也低。针对这种情况区域中心文献传递负责的同志及时查找原因并做出调整。2由于文献请求的高需求2.1成员馆校教育不熟悉cashl资源CASHL文献传递中心东北区域中心成立之初,由于宣传工作做的少,区域中心内成员馆不多,成员馆内很多高校的教师和学生不了解CASHL的资源和CASHL文献传递服务。不熟悉CASHL资源就无法使用,请求量更无从谈起。所以,文献传递服务的请求量不高是必然的。2.2用户不会利用cashl资源或根本不利用区域内很多成员馆负责的同志,对本校读者指导的不够,很多注册的用户不会利用CASHL资源或根本不利用。这就要求区域中心对区域内的成员馆负责文献传递的同志进行培训,成员馆的同志要对本校的用户进行相关培训,激活已注册的用户,让他们使用CASHL的资源。2.3应接不所的心理状态每年在CASHL优惠月活动中,请求量都会迅速激增,成员馆中CASHL文献传递服务人员有应接不暇的感觉。按以前的速度,根本就完不成迅速增加的请求,这主要是优惠月活动中,利用优惠期间索取文献的人数猛增和所需文献传递的数量增大造成的,对突如其来的请求,正常情况下难以完成,故满足率低。2.4无法为读者提供文献吉大馆提交给国家管理中心的馆藏期刊数据不准确,文献传递人员无法按读者请求提供文献。这主要表现在期刊的整体性和完整性方面,如:缺期、缺年、停刊、停订等情况没有及时更改揭示,造成了读者需要的文献恰巧是馆藏缺期的刊,影响了正常请求的完成。2.5期刊质量不高当时,旧馆向新馆搬迁,大约两年的外文期刊同时下架装订,期刊过多使相当一部分过刊不能及时装订,也不能及时回架。读者需要传递的文献或期刊正在装订中,文献传递人员找不到读者所需的期刊,更无法传递给读者,这样影响了读者请求量的正常完成。2.6各成员馆之间的周转时间长CASHL文献传递所需的文献涉及中心内所有的成员馆,以及校区间的5个分馆中的书、期刊、电子文献等,而这些文献在成员馆之间和校内几个不同地点收藏,各成员馆、部门之间周转时间的长短,直接影响了文献传递的请求时间。请求时间的长短需要各成员馆、分馆、部门之间统筹协调、配合默契。3提高cashl文件传输服务需求的方法针对上面的这些原因,笔者具有针对性地探讨提高CASHL文献传递服务请求量的方法。3.1加强中心的宣传,及时掌握cashl的新动向每次CASHL优惠活动中,管理中心都对需要外文社科文献的用户实行100%的补贴。吉大馆利用校园网中的校内通知,及时发布中心的优惠信息,让需求者及时了解CASHL区域中心的近期情况。区域中心也让东三省成员馆利用网络宣传,以扩大CASHL的影响,网络宣传使区域内的读者及时了解CASHL的新动向,便于使用CASHL。在图书馆主页显著的位置上建立CASHL区域中心网页,对CASHL文献传递服务方式、资源、优惠活动等信息进行揭示,有利于提高区域中心和成员馆请求量的提升(见图1)。3.2挖掘潜在师生用户CASHL区域中心积极同吉林、黑龙江、辽宁省高校图工委密切合作,以会议和经验交流等形式,有目的、有组织、有针对性地走入东北区域内的高校中扩大成员馆,去挖掘CASHL文献传递服务的潜在师生用户。培训也是扩大宣传行之有效的方式之一,区域中心经常对三省成员馆的师生进行培训,由于措施得当,使成员馆的数量逐年递增(见表1)CASHL区域中心成员馆从2008年的31家,到2011年已发展到99家,基本上涵盖了东北三省的本科院校。3.3最佳请求量的实现时间是权利时间的直接收索本馆增加了文献传递人员,特别是优惠月期间临时加派勤工助学的学生,解决了优惠月期间请求量猛增、完不成迅速增加的请求的问题,提高了请求量的完成时间和文献传递请求的速度,使请求量逐年递升,读者满足率也逐年提高,完成时间也在不断缩短(见图2)。3.4加强质量监控,提高馆藏科技成果的质量对馆藏期刊数据出现的问题,重新核对,对原缺期、缺年、停刊、停订的数据,逐一核对,重新填报,把准确的数据上报给国家管理中心,做到每一条数据准确无误,馆藏期刊收藏情况得到了准确的揭示。读者需要的文献可直接回复,提高了请求的回复时间,也提高了满足率。3.5减少了期刊流通环节的时间。根据回架的时间经过吉大馆馆委会研究,规定了过期期刊的下架、装订、编目、回架的时间,减少了期刊在不同流通环节中不必要的时间浪费。假如有用户需要的文献是在装订中,文献传递人员直接就可以回复“装订中”,这样提高了请求的回复时间。3.6宣传利用cashl文献资源的情况区域中心成立了文献传递协调小组,由馆长亲自任组长,协调区域内文献传递工作与各成员馆、分馆、部门之间的配合,便于文献传递工作有序、顺利、和谐地开展。目前,CASHL东北区域中心在CASHL管理中心领导的大力支持下,在东三省高校图书馆工作委员会的配合下,主动积极在区域内的高校图书馆中大力宣传推广CASHL文献资源,助推高校图书馆加入CASHL文献传递服务中。现在CASHL东北区域内共有成员馆99家,取得了CASHL东北区域中心自成立以来最好的成绩。目前,利用CASHL文献中心进行文献传递服务的读者越来越多,东北区域中心全年的文献传递量超过了前几年的总和。在全国管理中心评比中吉大馆各项数据均名列前茅,多次受到全国管理中心领导的表扬。4cashl文件传输的进展近年来,CASHL东北区域中心取得了一些成绩,但我们还有很多工作需要加强,对未来我们充满了信心,机遇与挑战同在。4.1cashl资源的宣传总结以往的宣传经验,继续深入到吉林、黑龙江、辽宁省,到基层去进一步做好宣传工作,让区域内的高校图书馆、文科教师和人文科学研究者都了解CASHL的资源。同时,扩大成员馆中新生的宣传,让他们了解CASHL资源和服务方式,以便为今后他们利用CASHL进行文献传递奠定基础。4.2实现资源系统化、数字化、时空化利用整合吉林大学的校内资源。首先,整理本校其他语种人文社会科学外文期刊,扩大馆藏收录范围,使资源系统化、数字化、特色化。其次,挖掘东北地区各高校及研究机构、公共图书馆的人文社科文献,力争打造出具有东北特色的数字资源,做到立足东北,服务全国。4.3读者服务的拓展在本校读者中,建立使用CASHL数据统计库,将对不同层次、不同需求的读者用户,有针对性地开展个性化服务,拓展服务领域,更好地实现资源的共知和共享。4.4专家资料调查区,主要分为消在我校建立文科科研的专家资料库,及时了解他们的科研领域,提供有针对性的服务。然后在吉林省、长春市,乃至东北地区建立专家资料库。适时了解专家的科研、方向、项目、课题的文献需求,由等待式服务,逐渐向主动式服务过渡。4.5实现二次数据库为了提高CASHL工作效率,区域中心可建立文献请求二次库,就是将已传递过的文献集中建成二次数据库。当用户提出请求需要我馆文献时,先在二次库中查找,如果库中有,就立即传递给读者。这样既减少了重复劳动,又缩短了响应时间,还提高了传递过文献的使用率。同时,也避免了因反复扫描,对原