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公文写作与处理技巧培训公文写作与处理技巧培训讲师1/64第一篇公文写作

一、公文概念和作用二、公文种类三、公文特点四、公文写作基本规则五、公文格式2/64一、公文概念和作用

（一）概念公文是公务文书简称，有广义和狭义之分。1.狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成含有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动主要工具。2.广义公文：是党政机关、人民团体、企事业单位在各自公务活动中，为处理公务而形成，含有一定格式文字材料。3/64一、公文概念和作用

3.企业公文：是企业机关治理企业主要工具，也是企业中各部门共同使用、企业处理公共事务书面文字材料。它担负着传达落实党和国家方针、政策，请示回复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等主要职能。4/64一、公文概念和作用

（二）作用和主要性形象比喻公文就是一个企业脸面，在企业活动中含有代表企业书面沟通与交流作用，能够说是企业整体水平书面代表。另外，公文处理正确与规范也代表着企业管理水平，同时也可为企业创造效益并降低无须要麻烦。5/64

二、公文种类

（一）古代公文文种种类1.上奏文种：上书、奏、疏、状、奏本、题本、折、序、启、表等；2.君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等；3.官署上行文：牒、呈、详等；4.官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和墨笔）等；5.官署下行文：会、符、谕、札等。6/64

二、公文种类

（二）当代公文种类1.按公文起源划分：对外文件、收来文件和内部文件。2、从公文行文关系上来划分：上行文、平行文和下行文。3、从公文秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件和公布文件。7/64三、公文特点（一）政策性（二）规范性（三）实用性（四）时限性8/64四、公文写作基本规则

（一）公文行文基本规则单位关系确定行文关系，行文规则要求了各级单位行文关系，即各级机关之间公文授受关系，它是依据单位组织系统、领导关系和职权范围来确定。9/64四、公文写作基本规则

1.上行文行文规则（请示、汇报……）。总说来，有这几点需要注意：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式；逐层行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关，“汇报”中不得夹带请示事项。通常有逐层上行文、多级同时上行文和越级上行文三种方式。10/64四、公文写作基本规则

2.下行文行文规则（通知、通报、批复、决定……）。

（1）按照职权范围行文。（2）部门之间应该经过协商一致，方可就相关问题向下行文。（3）通知类普发性文件，各主单位排列次序应为先外后内，级别先高后低。不一样系统间单位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开。11/64四、公文写作基本规则

3.平行文行文规则。（1）平级之间不宜使用上行或下行文。（2）不相隶属机关之间普通用“函”行文。4.联合行文规则。（1）能够联合行文主体。（2）联合行文要求。12/64四、公文写作基本规则

(二)公文写作基本要则1．公文格式要规范。(在下面第五大点专门讨论)2．语言表述要准确。（1）语言模式选择：用书面语言和程序化语言。13/64四、公文写作基本规则

（2）词语选择：词语涵义：截至与截止、制订与制订、其它与其它、作与做（作为、做法……）。词语感情色彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说明明确、规范和简练为特征。领导同志到会普通为“讲话”，不是“讲话”。14/64四、公文写作基本规则

（3）惯用事物和概念特殊表示要求：时间表示：准确、完整、恰当。空间表示（国外、国内、这里、那里）：准确、详细地说明相关单位、处所。数量表示（倍数、分数、到、了、以上、以下）：①要重复核实，表述确切无误。②要精选数字，切忌过于繁琐。③要加强分析，防止零乱堆砌。④要规范使用，防止产生歧义。15/64四、公文写作基本规则职务、姓名表示（全称、各种职务、党内党外）：①表明人物职务时普通要使用全称，或使用通用简称。②表明人物姓名时，要写全姓和名。③一人担负各种职务时，列出与公文内容相关职务即可。④需要列出一个人物两个或两个以上职务时，国内人物按照先党内后党外，由高到低排序；国外人物，则尊重对方习惯或按照双方需要标明。⑤公文中需要同时列出若干人物姓名时，要遵照一定标准，如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母次序等排序。16/64五、公文格式

（一）公文用纸和印装格式1．公文用纸采取国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm×297mm。2．公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。3．文字符号从左至右横写、横排。普通每面排22行，每行排28个字。4．公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。（见图示）17/64210mm297mm37±1mm28±1mm225mm156mm公文用纸格式18/64五、公文格式

（二）结构和要素

1、文头部分（眉首）。公文文头，又称版头，包含文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，普通约占A4型公文纸1/3或2/5面积。

（下面请看图示。）19/64××××文件×××〔〕1号

签发人：×××

特急机密★一年000001文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。发文字号左空一格，签发人右空一格。“绝密”、“机密”级公文应该标明份数序号。只有上行文才需注明签发人。紧急公文应依据紧急程度分别标明“特急”、“急件”

20/64上行文眉首格式21/64××××文件×××〔〕1号

特急秘密下行文眉首格式22/64××××文件×××〔〕1号

特急秘密★党机关公文眉首23/64五、公文格式

2.主体部分。公文主体，是公文最主要部分，其格式包含标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文日期等内容要求。（请看图示）24/64××××文件×××〔〕1号

签发人：×××

特急机密★一年00001公文标题，红色反线下空2行，2号小标宋体字。主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。××××请示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××25/64附件，在正文下空1行左空2字标识。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识"附件"成文日期右空4字，汉字小写。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。

附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日（发至××级）26/64单个机关发文成文日期和印章格式27/64两个机关联合发文成文日期和印章格式28/64三个机关以上联合发文成文日期和印章格式29/64×××××××××二○○九年二月五日

当印章下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

30/64当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距办法加以处理，务使印章与正文同处一面，不得采取标识"此页无正文"方法处理。×××××。（发至××级）二○○三年二月五日联合上报公文，由主办机关盖印；联合下发公文，发文机关都应盖印。31/64（此页无正文）（发至××级）二○○三年二月五日此页错误，不能使用“此页无正文”字样32/64五、公文格式

3.文尾部分（版记）。文尾部分包含主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容要求。（请看图示）33/64印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。

×××××。（发至××级）二○○三年二月五日主题词：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室年4月20日印发抄送机关左空1字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。－2－34/64发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为17cm。每行居中排28个字，首页不显示页码。××××××××学院30mm×××〔200９〕1号

关于××××函秘密特急20mm信函式格式35/64会议纪要格式××××会议纪要会议纪要不加盖印章。其它要素与公文普通格式相同。36/64××××文件×××〔〕1号

签发人：王二小

特急机密★一年00001××××请示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××字体字号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字3号黑体字小标宋体字，用红色标识。字号普通应小于22mm×15mm（高×宽）3号楷体字2号小标宋体字37/64××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。

附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日（发至××级）3号仿宋体字38/64×××××。（发至××级）二○一○年二月五日主题词：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室年2月5日印发－2－3号黑体字

3号仿宋体字

4号半角白体阿拉伯数码

39/64五、公文格式

（三）值得注意地方1.标题。（1）标题使用中，常见是文种使用错误。其中量最大是把“申请”看成“请示”，把”汇报”看成”汇报”。“申请”和”汇报”不能作为文种来用;（2）规章制度类标题，提议《关于印发×××通知》，而不是《关于下发×××通知》;（3）标题普通不加标点符号。40/64五、公文格式

2.正文。（1）正文中提到撰写此文件依据时，有时需引用文件，正确引用应为“企业市场经营部《关于XX通知》（安徽源牌〔〕X号）”。注意各部分位置、六角括号使用方法，方括号、圆括号均不正确。（2）若引用文件标题中还含有文件小标题，应为《关于转发集团企业<关于XXX通知>通知》，注意使用单书名号。。41/64五、公文格式

（3）正文层次序数正确使用：第一层一、；第二层（一）；第三层1.；第四层（1）。公文中最好不要采取◆■●1）1.1Aa等符号（4）段落中不论有没有层次序数，段落首行须两个汉字符，回行须顶格。若使用自动生成段落编号，请手动调整排版。42/64五、公文格式

（5）表格图形等尽可能不在正文出现，可放入附件中。（6）正文措词施要得体，条理清楚，感情中立，不宜使用语气词或感情色彩较浓词，结尾语普通要单另一行，语气要谦虚，结束时使用标点符号，普通为句号“。”，如“妥否，请指示。”不宜用感叹号“！”“？”等。43/64五、公文格式

（7）数字间逗号为半角：如“123,000元”，不能写成全角“123，000元”。（8）落款时间应为大写汉字，如七月十八日。

44/64六、常见公文写作

（一）请示撰写第一层：写明请示原因、背景。即：说明请示问题依据、原因、出发点，说明为何要请示；第二层：写明请示事项。即：要求上级给予指示、同意详细事项；结尾：“妥否，请指示。”需要注意问题：例文：45/64六、常见公文写作

（二）汇报撰写1.综合性汇报：开头、主体、结尾开头：概括说明全文主旨，把一定时间内各方面工作总情况做一个概述。主体：是汇报关键，要就各方面工作主要情况进行说明。结尾：详细写出工作中存在主要问题，并提出下一步工作意见。46/64六、常见公文写作2.专题汇报：情况、经验、问题情况：开展和进行某一专题工作依据，工作大致进展情况，取得成效等；经验：完成某一项工作主要做法或取得经验；问题：讲请存在问题，今后意见和提议要针对存在问题去写；意见和提议提出办法要得当，方法要行之有效。3.注意事项：

4.范文：47/64六、常见公文写作

（三）通知撰写1.适用范围：批转性通知、通知性通知、事项性通知2.功效：

3.结构：正文：第一部分：发通知原因、依据和目标。启承语：“现将相关事项通知以下”等。第二部分：所通知事项。第三部分：对全文加以总结，提出号召、希望、要求等。通常以“特此通知”结尾。48/64六、常见公文写作

4.会议通知：普通应包含以下内容：会议名称；召开会议依据与目标；会议时间；地点（报到时间、地点）；与会人员；差旅费报销方法；与会者准备工作与注意事项；联络单位、联络人与联络电话号码等。

5.范文：49/64六、常见公文写作

（四）通报通报是表彰先进、批评错误、传达主要情况时使用公文。1.表彰、批评性通报正文写法：发文原因、依据；介绍事件过程、人物行为，适当地进行评论分析，指出主要意义或后果；提出其中实质性问题；发文机关对事件、人物做出决定，要求和采取办法、要求。50/64六、常见公文写作

2.事项性通报正文写法：就一个事件、一个情况演变过程进行概括和叙述；存在主要问题；处理办法或今后工作要求。

3.范文。51/64六、常见公文写作

（五）函函适合用于不相隶属机关之间相互商洽工作、问询和回复问题，向相关主管部门请求同意等。1.问函。开头：交代去函缘由、依据、理由。要开门见山，直截了当；主体：写明问询或商洽内容。要求写得详细、准确、条理清楚，要一事一文；结尾：惯用“即请复函”、“盼复”、“以上意见，请予函复”等；也能够写一些表示感激词语，如“特表示感激”、“请函复为感”等。52/64六、常见公文写作

2.复函。开头：“X月X日贵单位关于XXXXX来函已悉，经研究函复以下：”；主体：针对问函所商洽和问询事项，做明确、详细回复；结尾：不用寒喧，也能够没有结尾，惯用“此复”、“特此函复”等。

3.范文。53/64六、常见公文写作

（六）会议纪要会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上与其它公文不一样是，会议纪要不用主送单位和落款，成文时间多写在标题下方。会议纪要不盖公章。1．标题。会议纪要标题通常由会议名称和文种组成，比如：“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。54/64六、常见公文写作

2.导言。导言即会议纪要开头部分，普通是概括会议基本情况，包含会议名称、目标、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议结果等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体了解。3.主体。主体写法普通有三种：一是条项式，二是综合式，三是摘要式4.结尾。

4.范文。。55/64六、常见公文写作

XXX项目组第X次会议纪要（注意标题不用加“关于”）X年X月X日，XX项目组第X次会议在X处召开，会议由XXX主持，XXX、XX、XX单位相关人员参加了会议。会议对XXXXXXX事项进行了讨论，现将会议议定事项纪要以下：一、XXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXX。参会人员：XX、XX、XX、XX……会议统计：XX56/64

第二篇公文办理

一、公文收文办理二、公文发文程序57/64一、公文收文办理

（一）签收、登记应建立严格收文签收、登记制度，加强对公文运转管理，确保收到公文件件有着落。（二）分办、拟办凡需办理公文，由文书处理部门依据文件内容和紧急程序，及时提出注批、注办意见，呈送领导人指示或交相关职能部门办理。（三）催办做到紧急公文跟踪催办，主要公文重点催办，普通公文定时催办。58/64一、公文收文办理

（四）办结公文承接人员对已处理文件，要定时进行清理检验，依据相关要求和情况，确定是否办毕结案。（五）立卷、归档公文办结后，应按《中华人民共和国档案法》及相关要求，及时将公文定稿、正本和相关材料整理立卷。59/64

二、公