玩转excel下拉菜单自动更新、剔除重复项、空值全搞定

玩转excel下拉菜单，自动更新、剔除重复项、空值，全搞定在单元格中设置下拉菜单能有效提高表格录入和查找效率，还能规范数据，避免输入错误，是很受欢迎的实用功能。网上很多文章在讲解设置方法时，用的案例数据都很简单规范，实现起来比较容易。但在实际工作中，数据不一定规范，这样生成的菜单往往会存在一些瑕疵、甚至错误。本文针对实际工作数据生成菜单中遇到的问题，分享处理解决方法，和大家一起玩转excel下拉菜单。一级菜单1、设置方法选中需要设置下拉菜单的单元格，点击“数据”菜单下的“数据有效性”，将“允许”项设置为“序列”,单击一下“来源”输入框后，在表格里选取单元格区域作为菜单选项，或者手动在来源框输入单元格区域作为菜单选项，点击确定，菜单设置完成。其中来源框输入公式为：=$A$1:$E$1，即将A1至E1单元格数据作为菜单的下拉选项。可一次性选中I2至I5单元格，一步设置多个单元格的下拉菜单。2、菜单自动更新、消除空值实际工作中，上面的案例可能会需要中途增加菜单选项的要求，比如要求增加F1单元格为菜单选项。这时我们就需要重新设置一次菜单，选择单元格修改来源看的输入公式为：=$A$1:$F$1。为避免每次增加选项都要重新进行菜单设置，可以在设置来源公式时，直接将预计可能会增加的菜单项单元格输入到公式里，比如上面的案例，虽然F1没有数据，但我们在设置来源公式时可以直接输入：=$A$1:$F$1。这样在后期F1单元格补充输入数据时，数据就会自动出现在菜单选项中，得到达到自动更新菜单的效果。但是，这样生成的菜单有个小瑕疵，即当F1还未填入数据时，菜单选项对应F1的位置会出现空白，不太合适。我们需要实现当F1有数据就显示在菜单选项中，当F1没数据时，空白区域不显示在菜单中。方法如下：修改来源位置的公式为：=OFFSET($A$1,,,1,MATCH(CHAR(1),$A$1:$F$1,-1))，公式里的$A$1:$F$1为预设菜单的区域。3、消除菜单中间空值有时候，会遇到菜单来源单元格区域中间某个单元格为空值，比如上面的案例中D1单元格为空，E1格有数据，需要消除菜单中的空白。可以通过设置辅助数据的方式，先将A1至F1单元格区域进行重新排列，将空白值放到区域的末端，再设置来源位置公式，具体如下：L5至Q5单元格为重新排列辅助区域，作为菜单选项来源区域。L5单元格公式为=IFERROR(INDEX($A$1:$F$1,SMALL(IF($A$1:$F$1<>'',COLUMN($A$1:$F$1),4^9),COLUMN(A1))),'')，shift+ctrl+enter三键同时按。右拉拖到到Q5完成辅助数据。数据来源公式：=OFFSET($L$5,,,,MATCH(CHAR(1),$L$5:$Q$5,-1))4、消除重复值有时候我们会遇到数据区域里面有重复值的情况，要求在菜单下拉项中只显示一次，不要重复显示。比如下面的情况，菜单下拉项要同时剔除重复值和空值：解决方法：VBA处理，在页面代码区粘贴下面的代码：PrivateSubWorksheet_SelectionChange(ByValTargetAsRange)IfTarget.Column<>9OrTarget.Count>1OrTarget.Row<2ThenExitSubSetsht=ActiveSheetDimarr,brr,crr,i&,j&ReDimarr(100)Fori=1To6Ifsht.Cells(1,i)<>''ThenForj=1Toi-1Ifsht.Cells(1,i)=sht.Cells(1,j)ThenGoTo10NextIfj=iThenn=n+1arr(n)=sht.Cells(1,i)EndIfEndIf10NextIfn=0ThenExitSubReDimbrr(1Ton)Fori=1Tonbrr(i)=arr(i)s=Join(brr,',')NextWithSelection.Validation.Delete.AddType:=xlValidateList,AlertStyle:=xlValidAlertStop,Operator:=_xlBetween,Formula1:=sEndWithSetarr=NothingSetbrr=NothingSets=NothingEndSub二级菜单1、设置方法二级菜单的选项需要根据一级菜单的内容进行联动变化，下图案例中在I列将加粗的第一行内容设置为一级菜单，在J列设置二级联动菜单，设置过程共三步：1）按一级菜单设置方法在I列设置好一级菜单。2）选中基础数据区域A1至E5，点击F5或ctrl+G打开定位条件，选择常量，确定。点击“公式”菜单下“根据所选内容创建”，复选框只保留“首行”为选中状态，确定。完成第一步公式设置。3）选中J列想要设置菜单的单元格，点击“数据”菜单下的“数据有效性”，将“允许”项设置为“序列”,单击一下“来源”输入框后，输入公式：=indirect($I2)，点击确定完成二级菜单设置。2、二级菜单自动更新、消除空值二级菜单也需要预留一些空格区域，同时要求菜单选项里空格不显示出来，比如需要设置第2行至第6行为二级菜单的预留区域，处理方法：1）选中基础数据区域A1至E6，点击“公式”菜单下“根据所选内容创建”，复选框只保留“首行”为选中状态，确定，完成公式设置。注意此处没有按F5设置常量的过程。2）将“来源”输入框公式“=indirect($I2)“修改为：=OFFSET(INDIRECT($I2),0,0,MATCH(CHAR(1),INDIRECT($I2),-1),1)。3、消除中间空值和重复值方法可参考一级菜单。多级菜单综合案例有时候我们会同时遇到有空值和重复值的情况，比如下面的超市品类管理案例，A列为一级菜单数据源区域，中间有空值，还有重复值，需要菜单选项里不要出现重复值和空值，同时要求A列数据修改后，菜单选项随之及时更新。这种情况设置起来要用到辅助数据，非常麻烦，我们可以用VBA代码，直接一次性解决。上图在I列点击单元格时出现的下拉菜单选项就剔除了重复项，空值，且能满足菜单及时更新。方法为：打开VBA界面，双击数据所在的表单，粘贴下面的代码。其中代码行中，下图的target.column<>9代表在I列设置一级菜单，若要在其他列设置菜单，将9修改成列号在字母表对应的序号即可。完整代码为：PrivateSubWorksheet_SelectionChange(ByValTargetAsRange)IfTarget.Column<>9OrTarget.Count>1OrTarget.Row<3ThenExitSubSetsht=ActiveSheetDimarr,brr,crr,i&,j&ReDimarr(100)Ifsht.[a3000].End(3).Row<=1ThenExitSubFori=1Tosht.[a3000].End(3).RowIfsht.Cells(i,1)<>''ThenForj=1Toi-1Ifsht.Cells(i,1)=sht.Cells(j,1)ThenGoTo10NextIfj=iThenn=n+1arr(n)=sht.Cells(i,1)EndIfEndIf10NextReDimbrr(1Ton)Fori=1Tonbrr(i)=arr(i)s=Join(brr,',')NextWithSelectio