《会展项目策划与组织》（张静） 模块七 会展项目实施与现场管理

会展项目策划与组织START目录模块一会展项目概述模块二会展项目立项策划模块三会展项目相关活动策划模块四会展项目营销与招展招商策划模块五会展项目计划与控制模块六会展项目团队建设模块七会展项目实施与现场管理模块八会展项目风险识别与应对模块九会展项目收尾与评估模块七会展项目实施与现场管理任务一了解会展项目的主要资料及文件任务二管理会展项目服务商任务三管理会展项目现场工作展览项目的主要资料会议项目的主要文件展览项目的主要资料为了做好对主要参与者的服务和对展会有效地进行管理，办展机构往往会将一些重要的信息编写成相关文件资料，并分发给参展商、观众和媒体。既可以让参展商和观众更直观、更便捷地获得有价值的咨询，又节约了举办机构的用于客户咨询方面的成本，提高了工作效率。目前，绝大部分展览都会提供参展商手册、展会参观指南、会刊、展会证件及门票等重要资料。任务一了解会展项目的主要资料及文件参展商手册参展商手册是将展会筹备、开展至展会结束过程中，参展商参加展会需要遵守的规章制度、需要注意的各种问题和其他展会提供的各项服务信息等汇编成册，方便参展商进行参展准备的一种正式文件。该手册不仅包括各种展会相关资讯，如展会介绍、展区分布、展会各类服务的资料等，还包括参展期间的一些约束性管理制度。参展商手册既是参展商参展所必需的服务手册，也是办展机构对参展商进行有效管理的指导性文件。任务一了解会展项目的主要资料及文件参展商手册早期，参展商手册以纸质版较多。现在，电子版的参展商手册已成为主流。办展机构都要确定参展商收到并清楚参展商手册的使用。内容主要包括：前言、展览场地的基本情况、展会基本信息、展会规则、展位搭装指南、展品运输指南、展会旅游信息、相关表格等。参展商手册应包含参展商所关注的展会信息、所必须用到的资料表格和参展商容易忽略的注意事项等，其他内容则可根据需要酌情增加。任务一了解会展项目的主要资料及文件参展商手册参展商手册的编写必须做到：①内容全面，实用性强。②简单明了，便于查看和查询。③兼顾内容的专业性和版面的美观性。④考虑国外参展商的需求。参展商手册一般都需要提前编制，以便展会招展工作的正常开展。在参展商手册编制完成后，通常会在展会官网上发布电子版，以供参展商和其他有需要的人士下载查阅。纸质版的参展商手册，则可以根据参展商的需求进行邮寄。任务一了解会展项目的主要资料及文件展会参观指南展会参观指南是办展机构编制的用于指引嘉宾、观众、媒体等参观展会和参与展会活动的一种正式文件。包括以下几个方面：①展会基本信息：包括展会名称、时间、地点、规模、办展机构、展品范围及特点等。②展区和展位划分与安排：包括展会的展区展位划分图、各展区的位置及范围、各参展企业名单及其展位号一览表、知名参展企业的名称及具体位置等。③相关活动日程表：以表格的形式列举展会同期相关活动信息，包括活动具体时间、地点、主题、主讲人等信息。④其他相关图表：主要有展馆交通信息、展馆平面图、各服务网点设置等。任务一了解会展项目的主要资料及文件会刊随着会展业的发展，目前展会的会刊除了参展商信息外，还包括一些行业前沿资讯、展会介绍及各类参展商广告等，这样不仅增加了会刊的专业价值，还为办展机构带来了不错的项目收入。对于参展商而言，会刊提供了大量的行业信息，通过查阅会刊，可以快速了解行业市场情况；对于观众，尤其是专业观众而言，会刊能够帮助他们快速检索参展商，也可以作为其供应商的集合资料加以保存。会刊的内容一般较为固定。。任务一了解会展项目的主要资料及文件会刊会刊的编写是一项非常烦琐且细致的工作，要经历封面封底设计、会刊素材征集、会刊内容编排、校样审核、排版印刷等步骤。会刊可以是电子版的，也可以是纸质版的。会刊有免费赠送和定价出售两者发放方式。展会开展期间，在专业观众报到处或展会总服务台附近设置会刊发放点，用于赠送或销售会刊。任务一了解会展项目的主要资料及文件展会证件及门票展会是一项人员密集的活动，需要对现场的人流进行管控，通常采取证件管理，即只有拥有展会认可的证件才能进入展馆（或会场）开展相关工作或参观。根据展览项目的特点及实际需要，一般需要印刷参展商证、筹（撤）展证、专业观众证、贵宾证、媒体证、工作人员证和车证共7种证件及门票。任务一了解会展项目的主要资料及文件任务一了解会展项目的主要资料及文件参展商证：供参展商在开展期间进出展馆使用。筹（撤）展证：供承建商和特装展位的搭建商在布展和撤展期间进出场馆使用，搭建人员需要凭此证件才能进入场馆施工。专业观众证：供展会的专业观众使用。贵宾证：也称VIP证，主要提供给参会的嘉宾及领导使用。媒体证：提供给各大新闻媒体记者及摄影工作者，以便他们进入场馆拍摄。工作人员证：供展会举办机构和各类服务商的相关工作人员使用。车证：主要供一些运输车辆、嘉宾用车等工作车辆进出场馆使用。其他类型的车辆，则依照展馆的相关指引停放在相应的停车场。即所有车辆均需要车证才能进出场馆及在停车场停放。展会证件及门票大部分展会都会选择展期中的一天或整个展期对普通观众开放，普通观众凭门票进馆参观，专业观众则凭专业观众证进出场馆。尽管一些消费类展会对普通观众免费开放，但是仍然向普通观众发放电子或者纸质门票。其目的有两个：一是为了统计参会的观众数量；二是门票是很好的广告位，可以为举办机构带来一定的广告收入。任务一了解会展项目的主要资料及文件会议文件的含义及作用会议文件是指在会议活动中使用，以及在会议活动中产生的书面文字材料的总称。会议文件最基本的功能是记载会议信息或提供会议信息辅助，具有帮助实现会议领导和管理、向与会者提供信息、掌握会议的方向和进程、促进交流与沟通、记录会议过程和结果、便于会议宣传和贯彻会议精神的作用。任务一了解会展项目的主要资料及文件任务一了解会展项目的主要资料及文件指导性文件：旨在明确会议的指导思想和主题，提出会议的目标和任务。审议性文件：是指根据会议程序提交与会者讨论、审议的文件。成果性文件：是经会议谈判、协商、审议、表决、签署而形成的文件。记录性文件：真实地记录了会议的情况和过程，包括文字和音像。按照会议文件的功能划分交流性文件：主要形成于总结性会议、交流性会议和研讨性会议，在会议中发挥宣传交流作用。参考说明性文件：主要用于帮助与会者全面、准确地了解情况。传达宣传性文件：是传达会议情况、会议精神、扩大会议影响力的文件信息。程序性文件：主要用于规范会议成员的行为，保障会议活动有序进行。管理性文件：是指对会议活动进行有效管理的相关文件。按照文件的产生阶段划分会议前期文件：主要用于会议的前期准备工作，它是会议正常进行的保证。会议后期文件：指会议在即将结束和结束后产生的文件。会议中的文件：是指会议进行过程中使用的文件，常被用于宣传公司形象、展示公司实力、营销公司产品等。任务一了解会展项目的主要资料及文件任务一了解会展项目的主要资料及文件按会议文件的递送对象划分上行性文件下行性文件平行性文件报送上级机关的会议文件。传达给下级机关的文件，以及辐射性会议文件。发送给平行机关、兄弟单位和不相隶属的机关的文件。ABC按照文件的保密要求划分保密性文件：可能在内容上涉及国家、组织或商业秘密，其密级和密期限制则由制文机关根据实际需要确定。公开性文件：可以通过新闻媒体或以张贴的方式公开发布，如会议公报、联合声明等。内部性文件：内容常涉及会议主办单位和与会单位内部的事项，用于在会议内部传阅和使用。任务一了解会展项目的主要资料及文件会展项目团队的组建会展项目团队成员激励会展项目团队绩效考核会展项目服务商是指在会展项目实施过程中为项目举办机构、参展商、观众等各方提供各类服务的组织机构。服务商提供的服务覆盖会展项目的全过程和各方面，任何一部分出现问题都会导致其不满意。服务商的服务水平和质量极大地影响了参展商和观众对会展项目的认知和评价。任务二管理会展项目团队承建商承建商也称搭建商，主要负责展会现场公共区域的布置和展位的搭建工作。展会公共区域的环境布置和展位的展示效果在很大程度上影响会展项目的整体形象和参展商的展出效果。在选择承建商时，需结合实际情况综合考虑，慎重选择，以确保其能够胜任承建商的工作。任务二管理会展项目团队承建商的类型：根据承建商所承担的工作内容和受雇方不同划分。任务二管理会展项目团队主场承建商主要负责展会整体筹（撤）展管理、展会整体形象布置、公共环境设计和布置等。展位承建商主要负责承建参展商的展位，多为特装展位。这类承建商受雇于各个参展商，一般由参展商自行选择，展位的风格设计等由参展商自行决定，只要满足场馆方和举办机构对展台的相关要求即可。主场承建商的选择要求主场承建商的工作由设计和施工两部分构成，其设计效果决定了展会的整体效果，施工的顺利完成是设计效果呈现的前提条件和基础。任务二管理会展项目团队标准类别描述技术方面掌握工程结构、绘图绘画、模型制作、照明设计、供排水、电子机械、室内设计装潢等相关专业知识和技能经验方面从事过类似项目的承建工作，掌握设计的目的性、艺术性、功能性、主体性和实用性等原则和方法价格方面价格合理。一般情况下，价格与承建商的实力成正向相关，但价格并不是举办机构选择主场承建商的关键因素资质方面必须取得相应的搭建资质维护保养服务完成施工后，主场承建商必须提供维护和保养服务，能够及时响应举办机构的需求，并提供相关服务其他方面熟悉场馆及一些规章制度，如搭建安装限制性要求、展具展架使用的规定、公共用地和通道的规定，以及消防和安保方面的相关规定表7-2-1主场承建商的选择要求主场承建商的选择要求在技术方面，主场承建商不仅要对公共区域进行布置，还要对筹（撤）展期间展位搭建商进行管理，在保证展位搭建工作顺利开展的同时，确保展位搭建商的施工没有违反相关规章制度，也不存在安全隐患。主场承建商要具备全面的技术，保障公共区域的设计兼具科学性和美感，还要具有对展位搭建商进行监督管理的能力。另外，主场承建商必须取得相应的搭建资质。任务二管理会展项目团队运输服务商展览运输不仅要运输各种各样的展品，还要运输展具展架、布展用品、宣传资料、招待客户的用品等。如果运输不当或不及时，很可能出现展品中途损坏、丢失或展会已经开始而展品尚未送达的情况。无论出现哪种情况，都会给参展商带来难以挽回的损失。任务二管理会展项目团队运输服务商的选择要求任务二管理会展项目团队标准类别描述运输经验具有大型会展项目展品、展具展架等物资的运输经验，熟悉各类物资的打包及运输方式服务专业性能够提供专业的报关服务，满足展品运输及搬运的相关要求服务规范性严格遵守运输行业的行业规范和业务操作规范联系便捷性提供多语种服务，现场支持服务，拥有较多的服务网点价格价格合理表7-2-2运输服务商的选择要求①时间安排。展品及相关物资运输时间要提前计划安排，并将具体的时间安排和相关要求公布给所有参展商。②运输路线和运输方式。虽然参展商对运输路线及方式有自主选择权，但是，运输服务商要为参展商安排最佳的运输线路和运输方式。在运输线路上，采取一次发运而非多次转运，尽量选择集装箱；在运输方式上，要明确水运、空运或陆路运输。任务二管理会展项目团队对运输服务商的监管任务二管理会展项目团队一般参展商不会区分各项费用的收取方，而是将整个参展过程看作一个整体，并将各种费用全部计为参展成本。因此，举办机构有必要让运输服务商提供合理、明确的收费标准，并将该收费标准向参展商明示。保险会展举办机构不承担参展商展品破损和丢失的风险，因此，为了保障参展商的利益，会展举办机构要督促运输服务商提醒参展商购买展品在运输过程中的保险。现场服务支持一些运输服务商还提供现场服务。举办机构应要求运输服务商注明能够提供的现场服务类别及收费标准，并公布给参展商，以便有需要的参展商选择使用。运输费用清洁服务商展览项目都会有清洁服务商来搬运和及时处理展馆内的垃圾问题。清洁服务商主要涉及两方面的清洁工作：①筹（撤）展期间由于展位搭建、拆除及布展所产生的垃圾清理问题；②开展期间维持展馆通道和公共区域的清洁卫生。任务二管理会展项目团队安保服务商会展项目是一种公众参与度高的大型活动，安全问题尤其重要。如果在会展期间发生公共安全问题，不仅会给会展带来重大的经济损失，甚至会产生严重的人员伤亡后果。举办机构通常会委托展会安保服务商负责整个会展项目的安全问题，主要涉及消防安全、人身安全、展品安全和公共安全等。任务二管理会展项目团队消防安全消防安全方面需注意：①检查场馆内所有消防设施的情况，确保能够正常使用；②展会通道要预留充足，考虑消防安全的需要；③特装展位要提前提交展位效果图，获得批准后方可开始施工；④展位搭建所采用的材料必须是耐火阻燃材料，且符合国家和展馆相关消防规定；⑤参展商在布展及开展期间，必须按展馆相关管理要求用电；⑥展馆内禁止吸烟。任务二管理会展项目团队人身安全在筹（撤）展期间，展会搭建人员在施工时存在一定的人身安全问题。展会开始后，参展商、专业观众和现场观众都聚集在展馆内，人员密集度非常高，容易出现人身安全问题。一般情况下，可以通过为参展人员购买“第三方责任险”或“展出人员险”来保障人员的人身安全。任务二管理会展项目团队展品安全举办机构负责展会的公共安全保卫工作，一般情况下，会聘请专门的展会安保人员24小时在会场内进行巡视，负责展会的公共安全问题，防范安全事故的发生。任务二管理会展项目团队在布展和展出过程中，必须要对展品的安全问题予以重视和关注，尤其是重视高档奢侈品的安全问题。在运输搬运环节，展品安全由运输代理和参展商共同承担，一般会购买运输保险；在布展环节，由参展商自行负责；在展会开始后，则由专门的安保人员在展馆内进行安全巡视，协助参展商保证展品安全。公共安全旅游服务商这些商务人士在展会后选择旅游，一般是出于以下两个目的：一是希望到一些产业集中的地区和市场进行实地考察，了解当地的市场行情和商品信息，寻求商机，即商务考察旅游；二是希望到当地著名的风景区适度放松心情，即观光休闲旅游。为了提高参展商和专业观众对会展项目的满意度，举办机构可以将展会后旅游作为一种附加服务，为有需要的参展商和观众提供必要的协助和便利。为了保障参展商和观众的旅游服务质量，选择专业的、有资质的旅行社非常重要。任务二管理会展项目团队餐饮服务商为提升参展商和观众的参展体验，需提前筛选餐饮服务商，并做出合理的餐饮服务安排。一般情况下，举办机构解决展会餐饮问题有以下3种方法：方法一：选择质量合格的餐饮服务商进行配送。方法二：推荐展馆周边的一些餐饮设施。方法三：将上述两种方法结合起来。任务二管理会展项目团队接待酒店会展项目是人员密集型的大型活动，在开展前后几天内，少则几千上万人，多则几十万人聚集在会展项目举办地。如此多的人要解决住宿问题，必然需要举办机构的相关指引，尤其是那些对举办地不熟悉的外地人和海外参展商。需综合考虑以下因素：任务二管理会展项目团队任务二管理会展项目团队酒店位置。接待酒店的位置最好离场馆较近。减少参展商和观众在酒店和展馆之间往返的时间，还便于举办机构为参展商和观众提供服务。还需要考虑该酒店的交通是否便利。酒店的住宿质量。酒店房间数量是否充裕、客房布置是否舒适、公共区域环境是否优美、是否具有多种可选房型、客房装修和家具质量如何等。酒店的配套服务。酒店是否设有餐厅，餐位是否充足，餐厅提供的食品种类、质量、类型等是否能够满足需求。此外，是否提供送餐服务、洗衣服务、接送机服务等。酒店的配套设施。酒店是否设置了休闲设施、娱乐设施、商务中心、停车场等。需综合考虑的因素酒店的服务质量。酒店服务人员是否礼貌、周到，为顾客着想。酒店的价格。酒店对外公布的门市价、举办机构能够获得的折扣、付款方式等。布展与撤展管理展中现场工作管理知识产权保护及纠纷处理布展管理布展阶段的主要工作主要涉及举办机构、参展商、搭建商等。一般情况下，布展工作在展会开始前的1～5天进行。布展持续时间的长短主要取决于展会的题材、规模、展品的复杂程度，以及现场布置的难易程度等。展会布展工作开始前后要进行全面协调和管理。布展阶段的主要工作如表7-3-1所示。任务三管理会展项目现场工作任务三管理会展项目现场工作时间工作内容具体描述

布展工作开始前（展台及公共环境搭建之前）

到管理部门办理相关手续需分别办理工商报批、消防报批和备案、安全保卫报批和备案、海关报批和备案等与场馆方协调沟通与场馆方联系确认布展工作的基本信息和相关要求，按场馆方要求提前准备并办理相关手续特装展位设计审核审核参展商提交的特装展位效果图、平面图和所用材料的防火证明等与主场承建商协调沟通确认场馆公共区域布置方案，与主场承建商协商公共区域搭建的相关事宜，明确主场承建商的工作职责与运输代理商协调沟通共同讨论展品运输的方式、线路和可能出现的问题落实其他服务商提前落实餐饮、住宿、旅游等各项服务商争取各部门的支持有时还需要争取医疗卫生、银行、交通、知识产权等部门的支持表7-3-1布展阶段的主要工作，详情表格见书本第192页。布展阶段的注意事项①关于时间安排。布展工作的时间安排需提前确定，并将确切的起止时间及时、准确地通知相关人员。无论采用哪种通知方式，务必确定他们接收到信息。此外，还需要特别提醒参展商和承建商必须在布展时间的截止日期前完成展台及公共区域的搭建工作，以免造成不可挽回的严重后果。任务三管理会展项目现场工作任务三管理会展项目现场工作②关于特装展位设计的审核展台搭建在消防方面的要求较为严格。特装展位，一律需要将其设计彩色效果图、平面图及所用搭建材料提交给主办单位，由主办单位审核并上报给消防部门批准备案。只有经过审批同意的方案，才能够在展馆内进行搭建。③关于参展商信息的核对参展商参展最大的目的是进行企业、产品宣传及销售，因此，出现参展商名称的地方一定不能出错。一般在展位门楣、序幕大厅的展位图、展商信息等地方会出现参展商的公司名称、展位号等，需在展会开幕前派专人进行核对检查。④关于现场施工管理可能会因为各种原因造成现场秩序混乱，各参展商的布展工作相互影响，最终导致展会的整体布展进度被拖延。因此，举办机构和主场承建商需要及时协调参展商的需求，维护现场的施工秩序。撤展管理1．撤展阶段的主要工作撤展阶段主要包括展品处理及回运、展位及公共区域布置的拆除、参展商租用物品的退还、场馆清洁、撤展安全保卫和场馆交还等。参展商撤展的主要工作就是展品的处理问题，常见的处理方式有出售、赠送、销毁和回运。对于一些消费类展会来说，展品就是卖品。观众付费后，参展商就可以把展品出售给观众并带出场馆。展品处理方式最好提前确定，如果选择回运，还需提前联系运输服务商，尽早安排展品回运事宜，以免造成延误，产生不必要的成本。任务三管理会展项目现场工作撤展阶段的注意事项任务三管理会展项目现场工作关于展品出馆展品出馆时，需严格执行出馆证件管理，所有出馆的展品需有参展商出示的放行条。如果不严加管理，很容易造成展品失窃。关于现场安全保卫展台拆除比展台搭建的危险性更高，且由于拆除时工作人员精神松懈，容易出现安全事故，造成搭建人员伤亡。举办机构或主场承建商需提醒参展商为施工人员购买保险，保障施工人员的人身安全。展中现场工作管理1．参展商联络与服务展会开展期间，所有参展商都聚集在展会现场。这时，主办方会亲自到各个参展商的展位进行拜访，或邀请参展商进行座谈，与参展商联络感情，了解参展商的参展感受和需求，征求他们对展会的意见和建议，及时为他们提供所需的各项服务。任务三管理会展项目现场工作任务三管理会展项目现场工作观众可以通过网上或者现场进行登记。登记完成后方能进入场馆进出参观。观众无论是通过网上登记还是现场登记，都可以在观众登记处领取参观指南，以便他们进入场馆后，能够快速寻找到自己感兴趣的参展商或相关活动场地。此外，举办机构还需要为观众提供信息咨询、休闲休憩、商务洽谈等场地和服务。展会开展期间举行的开幕式、酒会、会议、论坛、比赛、表演和其他相关活动等，均需要由专业的协调管理团队来负责，尤其是展会开幕式。展会开幕式是展会的门脸，标志着展会正式开始，一定要安排细致，准备妥当。开幕式不宜太早也不宜太晚，一般持续半小时至一小时为宜。2．观众登记与服务3．相关活动的协调管理任务三管理会展项目现场工作4．媒体接待与采访无论是展前还是展后，举办机构都会与一些媒体进行合作，对本次展会进行宣传推广。展中阶段