批发企业单据传递流程

*********有限公司存货管理办法为加强公司存货的监管，规范存货的入库、出库管理及单据传制定本办法：第一条一般性规定物料用品等。表及其附件等。活动支出等需由当事人写出情况说明作为支出单据的附件。因我公司与河南古蔡红太阳商贸有限公司共用一个物流中心，为便于管理所有奖品、物料用品等入库、出库、退回均需凭有效单据由河南古蔡红太阳商贸有限公司物流中心人员核对相符并签字确认后才能出入物流四、信息管理员应严格按照公司采购人员书面或电子版文件所通知的商品价格录入计算机，并严格执行促销方案。原则上不接受口头及电话通知商品价格及促销方案。保质期及码放要求等分区码放，根据出库频率合理安排商品摆放位置。依据商品品类制作进销存卡片，理货员根据入出库顺序逐笔序时第二条订单管理订单分采购订单和销售订单两种。1.采购订单管理采购部依据销售订单结合存货库存量编制采购订单，采购订单必须明确包括商品名称、编码、规格型号、级别、质量要求、单位、数不得随意变更。采购人员凭审批手续齐全的采购订单与相关供应商进行采购交总金额、交付地点、验收依据、违约责任、付款账期、运费结算等内容填写齐全。合同留存两份，一份存采购部、一份存财务部。2.销售订单：依据销售订单制作销售单，实物负责人按销售单发出商品。第三条入库管理货物到达后首先由质检员检验货物质量，检验合格后接收人员根据发票、对方出库单（或销售清单）等单据与采购合同或采购订单及记录等交财务入帐；第二联交供货商留存。毁损等情况要查明原因。数量、规格、型号商协商解决；少货、毁损与供货商联系后按实际验收数量入库。根据公司业务性质，存货出库分三种情况：一是按订单出库，业务员将客户要货计划整理后按订单出库。信息管理员依据客户（或业务员）要货计划开据销售单。二是无订单出库，物流中心根据业务员预估销量对不同品类的商品分别核定借货定额从物流中心借货，因季节不同发生销量变化可变更借货定额。每天营业终了，业务员将当天商品销售单据按销售数量与信息管理员对帐，核对无误后打印销售单，第二天按销售单从物流中心出货，足额保留核定借货定额。信息管理员每天清查出现问题及时查找原因。三是团购出库，信息管理员根据与团购方达成的协议开据销售单。销售单一式二联，第一联交客户核对商品；第二联连同要货计划及出库情况说明书交财务部入账；物流中心发出货物时要认真核对发出商品的品名、规格、型号、无出库手续擅自出库每例对实物负责人罚款100元。第五条退货管理一、因商品质量或其他原因向供应商退货的，依据退货计划制作与实物核对无误后第一联随货同行，第二联交财务。车辆装载数量事前无法估算的可装车后打印“采购退货单”。奖品等需在同一退货单上退回。能分清退货批次的，按该批商品销售户退回的货物原则上不能出现过期、拆零或包装破损等影响销售的情况。三、原则上不准将不同客户的退货与销售相互调换，客户退货与供应商提供的赠品、奖品、品尝品、陈列品、促销品等在系统上有同类品种、规格的按正常商品单独打单办理入库手续，由制单人在入库单摘要栏上注明存货属性。系统上无同类商品的，重新建立商品一、随货赠送赠品时信息管理员按销售政策相配套的赠送数量在制作“销售单”时在赠品信息栏填写赠送商品数量随正时单独打印销售单，在销售单赠品信息栏填写商品数量，备注栏注明商品用途并附上奖品发放明细表和业务活动开展情况说明。三、活动结束未使用完的赠品、奖品、品尝品、陈列品、促销品等及时交回物流中心，打单入库。四、无据发放赠品、奖品、陈列品、促销品者按同类商品价第七条盘存管理公司的商品按永续盘存制进行盘点，物流中心至少每月盘点一数量等内容，由质量使用保证期的应注明质量使用保证期是否过期。及时将盘点表与计算机数据、财务部明细账核对，以反映货物的实际库存数及盘点差异。盘盈按单品进行处罚，盘亏商品由实物负责人负责赔偿，部门负责人负连带赔偿责任。属于正常损耗的，部门负责人填制盘亏或损耗报告（盘亏）或损耗报告单一式二联，第一联交财务部调账；第二联部门记帐。盘点出现差异，对责任人按每个单品50元进行处罚。第八条价格及销售政策管理品调价、销售政策变动等均需通过书面形式通知物流中心及有关部门。信息管理员未经批准不得改动系统内商品价格。销售第九条单据传递管理信息管理员负责有关票据的传递工作，负责当月各业务员销售业绩的分品类汇总。物流中心购销存单据每七天整理移交一次，制作票据移交表，及时报送财务部，双方核对无误后签字确认，月底将当月全部单据整理移交。批准后制作红冲单(或反方向单据)冲销错误单据，同时制作正确单据将错误单据与红冲单全部联次作为正确单据的附件存档备查。单据出现错误，对责任人每张罚款20元。第十条客户信息管理组织机构代码证、食品流通许可证等证件号码，办公、营业、物流中心等相关地址，法定代表人名称，开户银行及开户银行帐号或银行卡帐号等信息。客户名称确定后不得随意变动，单据上不准出现容易混淆的简称或一户多名，同名的前缀行政区名称、街道或门牌号等加以第十一条系统信息管理管理系统是会计核算的重要依据，信息管理员是信息管理的负责人，货物入库、出库、退货及商品价格调整、新品建档管领导签字同意后录入计算机，并严格按照规定程序，依据有关流程进行操作。所有单据只能打印一次，单据丢失应及时通过书面形式说明原信息管理员是掌握公司商品信息的重要岗位，要做好管理系统的数据维护，不允许私自授权或超越授权操作管理系统。使用管理系统算机上制作的相关采购、销售统计、分析报表等应设置打开密码，确保数据运行的安全，防止信