论文秘人员的写作困境

论文秘人员的写作困境

随着社会的发展和改革的深化，有效文章的写作方法越来越规范化。各部门各单位都把实用文当成对外交流的首选,这本无可厚非,因为在大家互不了解的情况下,只能以文章作为沟通的载体。但由于专业不对口、岗位调整、写作要求发生转变等原因,文秘人员难以应对当下的复杂形势,面临着严重的写作困境。只有运用有效的方法妥善解决这一问题,才会推动整个社会又好又快发展。一、秘密行员的写作困难文秘人员是实用写作的主体。笔者认为,当下文秘人员所面临的写作困境主要体现在:(一)公文文本规范、标准不统一,规范推动目前许多文秘从业人员并非文秘专业毕业,有的即使是文秘专业毕业,但由于各种主客观原因,对公文的具体用途也不是太清楚,更不了解文种之间的差异,难以应对行文中出现的新问题。究其原因,主要有两点:一是《国家行政机关公文处理办法》对文种的适用范围界定比较简单、笼统,像公告、通告都是告知性文种,但相互之间的细微区别大多数人并不了解。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项,通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。这个界定中起码有两处不清楚:哪些事件算是重要事件或重大事件,判断的标准为何?哪些机关可以发公告哪些可以发通告?语言表述的“言不尽意”必然给写作实践带来困扰。二是社会在发展变化,公文规范的修订完善总是滞后于现实情况。比如行政公文中主题词的写作,一般情况下,各行业都会制定一个主题词表,根据惯例,行业公文中的主题词都应从该主题词表中获取。但在现实生活中,常常出现主题词表中没有这个词,而这个词又必须作为主题词标注的情况。(二)独特的话语形态一般情况下,没有经过长期严格专业训练的人,是没有文体意识和语言意识的,尤其是长期接受中小学“文体不限,题目自拟”作文训练的人员更是如此。这样在写作实用文体时,就会根据原来的经验写作,以致出现种种问题。一是语言体现不出文体该有的语言特征。如行政公文体现的是行政机关的意志,其话语往往是一种权力话语,体现的是一种话语霸权。如在通知中经常可以见到“经xxx会议研究,决定于某年某日撤销xxx,恢复xxx,请各单位贯彻执行的语句”,这里所表现出的不可违逆的气势,就是行政公文的独特语态。一般人因为没有文体概念,更没有语言意识,要么追求简单,把话说得前言不搭后语,要么运用各种修饰语而淹没了行政公文的严肃性、简明性和庄重性。这种不符合文体要求的话语必然影响表达效果,乃至公文的执行效果。二是口语化现象严重。大多数文秘人员因为不熟悉行政工作的话语体系,也没有经过系统训练,写作中难免语言口语化。批复中的第一句话一般为“你x关于xxx问题的请示收悉”,这里的“收悉”表明已收到文件,明白其意思,会根据文件作出批复。如换成口语化的句子如“已经收到了,已经明白了,已经知道了”等等,既不符合文体的语言语态,又不能准确简明地表达相关的意思。(三)文秘人员在文本应用中的压力增多在当下这个信息时代,高新技术得到了越来越广泛的应用,尤其是随着电子政务的发展,电子文本大有代替传统纸质文本的趋势。在这种形势下,很多文秘人员由于年龄偏大或知识陈旧等原因已很难适应这种变化,常在制作图表甚至模拟图形等技术性应用方面或新的政务系统操作中望而却步、尴尬不已。文秘人员只有摆脱以上困境,才能提高实用写作能力,促进单位工作的顺利开展。二、建立长效机制笔者认为,目前,文秘人员只有按照熟悉基本写法、强化提高训练、建立长效机制三步法进行自我训练,才有可能真正解决上述问题。学习是一个循序渐进的过程,且大多数文秘人员并没有专门的机会和时间接受专业教育,三步训练法正是在这样的思路下作出的选择。(一)实用写作训练是有法必要的实用写作有两大特点,一是目的性极强,基本上“一文一旨”;二是程式化程度很高,有明确的写作规范。这两个特点表明实用写作训练是有法可循的。这就要求文秘人员首先熟悉公文的基本写法,掌握公文的概念和基本情况、制发流程、规格式样,以及如何开头、如何结尾、如何组织篇章结构等要求和技法,这样才能应付日常工作中诸种问题,为写作能力的提高打下坚实基础。(二)新闻标题的写作熟悉基本写法对文秘人员来说远远不够,要写出有风格、符合领导品位和要求的文稿,还要强化提高训练。只有加强提高训练,文秘人员在面对某一具体问题时才会做出最佳选择,比如文章主题的准确性,结构的完备化,语言的审美追求等。以消息写作为例,通常情况下,只需按照“五个W一个H”的内容要求和“倒金字塔式”结构将最核心的内容表述出来即可。这里写好标题至关重要。人们常说,题好文一半。以教师节校学生会组织学生开展签名感念师恩活动为例,一般情况下,只要将标题写成“校学生会举行教师节学生签名感恩活动”就可以,但要写得精彩,有几个问题必须考量:一、这个标题的写作风格如何界定?二、如何体现写作者文化素养和文体特征?三、该消息要在什么媒体上刊发?根据上面的题材,该消息的写作应该采用平实庄重的文风,还要体现出一定的文化素养,这样才好发表在本校校报上。根据这样的判断,这则标题笔者认为适合写成“淡淡学子意浓浓师生情———我校学生会举行教师节学生签名感恩活动”。当然,文秘人员在具体写作时还应考虑文体特点、文章格调、适用范围等诸多问题,力争做到最好。实际上,判断的方法很简单,只要我们在思考每一个问题时将所有的可能性都排列出来,放置到文章中不能被替换的必定是最好的。实践出真知,多写多练是提高写作水平的必由之路。(三)注重语言应用,培养文秘人员的语言风格写作是一个周而复始、循环往复的行为过程,甚至可以这样说,对于那些力求把实用写作当作职业更当作事业的文秘人员来讲,生命不止,写作不息。笔者认为,写作长效机制的建立主要体现在对实用写作主体——文秘人员素养的提高上,如注重增加生活阅历,提升学识素养,培养高尚的人格品位和审美理想,确立明确的文体意识等。一般文秘人员在语言方面有两大困惑:语言口语化和语言大众化。实践证明,通过长期有意识的阅读和练笔,比如多读政府工作报告、党报政报的社论等,熟悉意识形态话语的核心词汇及其特点,就可以避免口语化问题。而语言的审美性问题一样可以通过有意识的阅读和练笔解决,如若想使文章辞采华美,形成华丽美的风格,多读汉赋和明清写景散文应该是不错的选择。当然