项目归档实施细则

华能·澜沧江糯扎渡水电站云南海天装饰工程有限企业糯扎渡项目部

项目部项目管理文献归档实行细则总则1.本细则合用于中国水利水电建设工程云南海天装饰有限企业糯扎渡项目部（如下简称项目部）进行工程建设的文档管理工作。2.文献传播必须通过监理部门的传递，一律采用书面方式并通过有效签章后，依管理程序运行和归档。·3.文献归档应采用计算机辅助管理，建立文献档案管理数据库。4.目的：档案是那些已经完毕了现行效用，对此后工作仍有一定参照运用价值的，通过鉴别选择，按照一定的归档制度集中保留起来的文献材料。档案是项目管理的基础工作之一，档案工作的质量怎样，直接体现出项目管理的成果、面貌及作风。档案管理，就其过程而言，是对数据和信息的捕捉、搜集、鉴定、筛选、整合、排序、编目、记录、保管，使档案信息可以进行检索、传递、评价、分析和提供运用。项目部人员职责分工1．项目施工经理负责项目施工管理的实行；对施工工程的总体质量、进度、费用等负责。负责项目施工现场环境影响和职业健康安全绩效控制。负责组织编写《项目管理实行规划》和《项目管理工作总结》。负责组织审核平常项目管理文献。组织、协调现场例会、协调会和专题会等平常管理。2．项目工程师协助项目经理编制《项目管理实行规划》和《项目管理工作总结》。负责对质量控制点、分项、分部和单位工程的现场复检;确认检查记录。负责编写《项目管理实行规划》和《项目管理工作总结》的有关章节。负责按照规定规定记录《施工日志》。负责搜集施工过程中形成的工程文献和工程档案，及时完毕资料的归档工作。3．资料员负责项目部所有文献的收发文，并做好对应的登记。负责搜集施工过程中形成的工程管理文献和工程技术资料，及时完毕资料的归档工作。负责对归档文献进行整顿分类立卷，并做好卷内目录和案卷目录。妥善保管项目部的资料文献，保证资料的完整和齐全，防止遗失。规定在档案的管理活动中，重视和加强对档案的前端控制，把档案的管理模式由成果转变为过程，注意运用现代信息技术手段来监控文献和记录的形成过程、保留和加工过程以及鉴定筛选归档过程。档案管理控制过程重在“同步”二字，档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理，即签订协议、下达任务书时提出文献材料的归档范围及规定；检查项目计划进度的同步检查文献材料的形成状况；检查工程质量的同步检查档案材料的完整与精确。在项目管理的过程中，做好档案搜集工作，加强文献的平常管理，防止文献散失或堆积，便于查阅，为立卷归档工作奠定基础。项目结束后，项目部项目管理文献应按档案归档范围（见附录A），搜集整顿编制卷内目录和案卷目录后归档。由于业主原因未能准时归档的文献（如施工许可证、竣工验收汇报等），则应在目录中加以注明，并由项目部专人跟踪搜集。提交业主的资料文献，按业主归档范围和规定进行搜集、整顿和归档。企业内部归档则按《工程施工管理/总承包项目技术文献归档表》的内容进行归档。本文献仅针对企业内部的施工管理归档。归档文献必须为原件，若管理承包项目非九院企业所形成的文献，在无原件归档的前提下，则容许用复印件替代。归档文献需字迹清晰、图样清晰、图表政界、签字盖章手续完备，如工程联络单等必须盖章签字完整。施工过程中形成的工程文献和工程档案规定在过程中及时归档，如发现文献缺号等状况应及时搜集补缺，便于后来查找。操作细则收发文献的规定在档案的管理中，建立和完善有关的监督管理制度，明确前端控制的职责，规定管理人员积极参与文献或记录的形成、组织和管理过程中的控制活动。资料的收发文本应分开，本内可按施工单位、监理、业主分开登记。当项目多时，可根据协议或者单体分开立册登记，以便于后来的查找。收发文的登记不仅为文献编号，更需登记文献内容摘要。登记文献传递、交接过程中的内容及人员。不管是内部传阅签订还是对外发文，都应详细登记收文者及时间，以便在缺失后能有方向查找。定期对收发文进行检查，未及时归档的应立即归档。遗漏在工程师或者施工单位手中未答复的，应督促他们及时签订完。建设项目档案一般根据工程专业性质，如建筑、构造、暖通等辨别并组织和排列文献，做到按专业分开、图纸和文献材料分开。档案目录和卷内目录的编制卷内文献材料按照施工次序排列，其内在质量规定卷内文献材料联络紧密、数量适度、保管期限大体一致，字体、格式统一。在文献题名中，在每一张卷内目录的第一条必须完整写上归档项目名称，不适宜随意变化，再写卷内文献内容。卷内文献需连号，有断号需在卷内目录的备注栏中阐明其原因。因业主或外部原因临时无法获取的文献，需在备注中注明有关负责人和估计归档时间。项目中无此项内容的，注明“无此项”。卷内文献按归档目录（附表A）进行分类，可分为前期文献材料、综合管理文献、质评类文献、图纸会审变更记录、竣工验收文献和项目管理其他文献材料等几大块。由于卷内文献的厚度规定是在2-3cm，因此如施工组织设计、业务联络单、技术核定单、工程会议纪要等此类文献的内容已到达规定的厚度即可单独立为一卷。同步在备注栏中标明该卷中文献的份数。施工技术档案按施工过程中自然形成的规律进行分类整顿排列，编制卷内目录，在档案室接受前可用“设计代号＋123”自然流水号作为临时案卷号，编制卷内目录，每条案卷目录都必须经输入完整的工程项目名称及案卷内容。归档时限项目承包文献材料搜集整顿后，经初步整顿分类，编制卷内和案卷目录后移交归档，管理承包项目在竣工后XX天内移交归档；总承包项目在竣工后XX天内移交归档。4.资料的保管和借阅管理建立和完善有助于资料保护的各项制度，形成一套完善的体系。如加强平常的维护和管理，防止人为的损失；工作有所侧重，将较重要的资料置于相对良好的保护环境之中等。借阅资料时，使用者不得在文献上涂改、作标识等，必须保证档案文献的原始性及完整性，要爱惜所查阅的文献材料。电子文献的管理建立对电子文献的操作者可靠的身份识别和权限控制。对电子文献采用防错漏和防调换的标识。应建立电子文献有效性管理制度并采用对应的技术保证措施。电子文献归档时需做如下检查项目：载体有无划痕，与否清洁；有无病毒；核算归档电子文献的真实性、完整性、有效性检查及审核手续；核算登记表、软件、阐明资料等与否齐全；对特殊格式的电子文献，应核算其有关的软件、版本、操作手册等与否完整。-7-26

附录A(资料性附录)工程施工管理/总承包项目技术文献归档表类别归档范围范围阐明施工管理工程保管期限责任部门一、前期文件材料（一）立项文件1、项目提议书及附件、批复2、可行性研究汇报及附件、批复3、项目计划任务书4、有关立项的会议纪要、领导发言、调查汇报、专家提议文献5、环境预测调查表汇报、环境影响汇报书及批复√√√√√√长期生产所（二）用地、征地、选址、申照等文献1、征用土地同意文献2、建设用地规划许可证及核准的地形图3、建设工程规划许可证及核准的建筑工程位置地形图及总平面图4、环境保护、消防、劳动安全、卫生、人防、绿化等有关行政主管部门的审核意见及同意文献5、投资许可证、项目审计证明、工程质量监督手续6、施工许可证√√√√√√√√√√长期生产所项目部（三）招投标文1、招标书、投标书、2、评标措施、评标识录、答疑等有关文献、3、中标告知书4、中标单位的资质审核资料√√√√√√√√短期项目部（四）项目管理文件1、总包协议（含评审文献）√√长期市场部2、项目管理规划大纲√√3、项目经理任命书√√生管部4、项目部构成文献5、项目管理目的责任书6、工程总体实行计划7、项目管理实行规划√√√√√√√√项目部类别归档范围范围阐明施工管理工程保管期限责任部门二、设计文件1、工程地质、水文地质勘察汇报，自然条件、地震调查等设计基础资料2、地形测量合拨地测量成果汇报3、建设用地钉桩告知单（书）4、申报的规划设计条件及规划条件告知书5、方案设计（大型项目）6、初步设计（调整）及批复7、工程总概算8、设计评价、鉴定及审批9、施工图及阐明10、设计计算书11、关键技术试验成果资料12、政府有关部门对施工图设计文献的审批意见√√√√√√√√√√√√√永久生产所长期三、监理文件1、监理协议、协议2、监理大纲、监理规划、监理细则、监理月报3、监理告知单、监理工程师告知单及答复4、会议纪要5、延长工期汇报及审批6、工程质量评估汇报7、监理工作总结（专题汇报、工程竣工总结）√√√√√√√短期项目部四、采购及质保文件1、采购询价、报价、评审文献2、各类材料、设备试验汇报汇总表3、各类材料、设备验收汇报4、各类材料、设备质量证明书、复试汇报汇总表5、各类材料、设备质量证明书、复试汇报及质量证明书6、焊缝无损检测汇报7、生活给水水质检测汇报8、各类检测汇报9、各类设备安装记录10、各类设备调试记录√√√√√√√√√√√长期项目部类别归档范围范围阐明施工管理工程保管期限责任部门五、施工文件（一）综合管理文件1、施工分包协议√长期市场部2、工程概况3、施工预算、结算4、工程动工报审表及附件5、工程复工汇报6、施工组织设计、方案及报批文献7、施工现场安全管理方案8、危险源辨识、风险评估和风险控制筹划9、环境原因评价表10、质量事故汇报及处理意见√√√√√√√√√√√√√√√√项目部（二）测量及沉降观测文献1、工程定位测量2、基槽开挖线测量3、垂直测量成果表4、工程沉降、位移观测记录5、工程测量成果（边界，标高，测设，导线，水准点等）√√√√√√长期项目部（三）桩基类文件1、施工协议2、预算、桩基中间核验单3、地基钎探记录和钎探平面布点图4、各类桩施工记录汇总表5、各类桩施工记录6、混凝土预制桩、钢管桩、钢筋混凝土预制桩、PHC等桩外观检查记录7、钻孔灌注桩成孔、钢筋笼制作、吊放等验收记录8、桩标高的偏差和位移的实测记录9、打桩桩位编号、标高、偏差图10、灌注桩成孔测试汇报11、桩静载、动载、大应变、小应变等桩基测试汇报12、桩加固处理记录13、围护构造及设计阐明14、桩基竣工汇报、桩基工程验收证明√长期市场部√√√√√√√√√√√√√√√√项目部类别归档范围范围阐明施工管理工程保管期限责任部门五、施工文件（四）质评类文件1、建设工程质量立案证明书2、单位工程质量验收记录3、各单位（子单位）工程质量控制资料核查记录资料核查及重要功能抽查记录5、单位（子单位）工程观感质量检查记录6、地基与基础分部（子分部）工程质量验收记录7、主体构造分部（子分部）工程质量验收记录8、建筑装饰装修分部（子分部）工程质量验收记录9、建筑屋面（子分部）工程质量验收记录10、钢构造（子分部）工程质量验收记录11、筑给水、排水及采暖（子分部）工程质量验收记录12、建筑电气（子分部）工程质量验收记录13、智能建筑（子分部）工程质量验收记录14、通风与空调（子分部）工程质量验收记录15、电梯（子分部）工程质量验收记录16、建筑节能各子分部工程质量验收记录17、分项工程质量验收证明18、检查批质量验收记录19、地基验槽记录20、隐蔽工程验收记录21、质量整改汇报及复查意见22、质量机构签发的质量不合格项目告知（含整改告知、停工单暂缓施工指令）√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√长期项目部包括各分部工程质量验收记录包括项目管理过程中的安全整改单（五）图纸会审变更记录1、设计、施工变更的根据性文献汇总表2、设计会议会审记录/图纸会审交底记录3、设计变更告知单4、业务联络单5、技术核定单6、现场签证7、工程会议纪要包括工地例会会议纪要及专题会议纪要√√√√√√√√√√√√长期项目部类别归档范围范围阐明施工管理工程保管期限责任部门五、竣工图1、总平面布置图（1）建（构）筑物竣工图平面布置图（2）公用动力管网竣工总平面布置图（3）采暖系统管网竣工总平面布置图（4）电力、电讯、电视系统竣工总平面图（5）室外给水、排水竣工总平面布置图（6）道路竣工总平面布置图（7）绿化、建筑小品、水景总平面布置图（8）生活区竣工总平面布置图2、桩基竣工图3、建筑竣工图4、构造竣工图5、装修（装饰）工程竣工图6、给排水（消防工程）竣工图7、电气工程（智能化工程）、电力、照明竣工图8、采暖、通风空调工程竣工图9、燃气工程竣工图10、电讯竣工图√√√√√√√√√√√√√√√√√√长期项目部六、竣工验收文件1、建设工程竣工验收立案表（建设工程竣工验收立案书）2、建设工程竣工验收汇报3、勘察单位工程质量检查汇报（合格证明书）4、设计单位工程质量检查汇报（合格证明书）5、施工单位工程质量检查汇报（合格证明书）6、监理单位工程质量检查汇报（合格证明书）7、重大工程竣工验收立案质量终身负责人登记文献8、各专业竣工验收鉴定证书（消防、卫生防疫、环境保护、劳动安全、人防、绿化等专业）及竣工验收文献9、建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工验收测量成果）10、工程决算及审价汇报11、项目总结汇报根据地方规定表式也许有所区别消防、防雷验收鉴定证书（水工无）√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√长期项目部类别归档范围范围阐明施工管理工程保管期限责任部门六、竣工验收文献12、工程交工验收证明13、工