HSE文件资料管理程序

HSE文献资料管理程序1目的为了对HSE文献进行有效管理，保证所有使用者和有关方都能获取和使用其有效版本，特制定本程序。2合用范围本程序合用于企业HSE管理体系有关文献资料的管理与控制。3职责3.1生产安全科3.1.1负责HSE管理体系文献和资料的发放、回收和归档保留。3.2企业办公室3.2.1企业办公室负责与HSE有关的，以我司名义公布和冠以企业红头文献的企业行政公文（如下简称企业行政公文）的管理与控制。3.2.2负责企业行政文献的发放、回收和归档保留。3.3各基层单位、项目部负责本部门HSE文献的编制、审核和管理。4工作程序及规定4.1HSE文献和资料的分类：第一层次文献：HSE管理手册第二层次文献：HSE程序文献第三层次文献：运行控制文献和记录4.1文献的编号4.1.1HSE管理手册的编号Q/DXC-HSE－××××公布年号体系代码企业单位代码4.1.2程序文献编号Q/DXC-HSEP×.× 流水号体系要素号程序文献代码体系代码企业单位代码4.1.3运行控制文献编号Q/DXC-HSEYK-01 流水号运控文献代码体系代码企业单位代码4.1.4记录编号R/HSE×.×-×× 流水号 对应文献编号体系代码4.1.5外来文献仍沿用其原编号。4.1.6对于企业下发的红头文献，如下发号作为文献的标识。4.2文献的编写、审核、同意4.2.1HSE管理手册、HSE程序文献由生产安全科组织编写，HSE管理者代表审核，最高管理者同意公布。4.3文献的回收与发放4.3.1手册和程序文献由生产安全科确定发放范围，经管理者代表审批后，加盖“受控”印章，并注明分发号，填写《HSE文献发放、回收记录》后发放。4.3.2其他管理文献、技术文献与HSE管理体系筹划运行所需的外来文献由其有关管理部门根据规定确定发放范围，经部门负责人审批后，填写《HSE文献发放、回收记录》后发放。4.3.3因破损而重新发放的新文献，分发号不变，收回对应旧文献。丢失补发的文献，应予以新的分发号，并注册已丢失文献的分发号失效。发放部门做好对应发放记录。4.4文献的状态标识4.4.1文献分为受控和非受控两大类。“受控文献”用于企业HSE管理体系运行的场所，“非受控文献”提供应HSE管理体系运行以外的场所(如发给上级领导、主管部门或顾客)参照使用。4.5.2企业内部使用的HSE管理体系文献在文献封面上加盖“受控”印章并标注受控编号作为标识。对外提供的HSE管理体系文献，经同意后加盖“非受控”印章，做好登记，当文献修改时，不予告知。“受控”标识固定在文献和资料的右上角。4.4.2受控文献的分发号统一规定如下：分发号部门/人分发号部门/人01经理11财务科02书记12企业办公室03管理者代表13党群办公室04副经理14组织人事科05副总工程师15信访保卫科06副总经济师16路桥分企业07副总会计师17轻烃站08生产安全科18综合队09工程技术科19项目部10经营管理与市场开发部20认证企业4.5HSE文献的评审和修改4.5.1企业定期对现行使用的HSE文献的合适性、充足性进行评审，如需更改应执行文献更改程序，并得到再次同意。4.5.2文献更改的审批一般由该文献的原审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需根据的有关背景资料。4.5.3HSE文献修订的方式有：局部更改、换页更改、换版更改。a)局部更改：由文献的持有者在原文上手写更改。并保留“文献更改告知单”。b)换页更改：由文献的持有者按“文献更改告知单”的规定，更换上盖有发放编号的更改页。并保留“文献更改告知单”。c)文献换版：文献更改篇幅较大，或经多次更改导致不清晰，或质量体系发生重大变化时，原文献制定部门要进行换版，发放新版本，同步原版本作废，并从使用现场撤出，必要时进行收回。4.6文献的保留4.6.1文献应寄存在干燥、通风、安全的地方。4.6.2各部门或基层单位文献由本部门专人保管。4.6.3各部门或基层单位应及时填写本部门《HSE受控文献清单》，企业办公室汇总企业《HSE受控文献清单》。4.6.4任何人不得在受控文献上涂改，不准私自外借，保证文献的清晰，易于识别和检索。4.7文献的查（借）阅4.7.1受控文献一般不外借和复制。4.7.2企业内部借阅HSE文献资料时，应经生产安全科负责人同意，并填写《HSE文献资料借阅登记表》，办理借阅手续。借阅的HSE文献资料应限期偿还，不得损坏、丢失。4.5.2文献的作废与销毁4.5.2.1所有失效或作废HSE文献由有关部门或单位文献管理人员从所有发放或使用场所撤出，保证防止作废文献的非预期使用，若出于某种目的而保留作废文献时，加盖“作废”印章。4.5.2.2对要销毁的作废HSE文献由有关部门负责销毁，并做好《HSE文献销毁清单》。4.6外来文献的控制4.61收到与筹划和运行HSE管理体系有关的外来文献的部门，需识别其合用性，并控制分发以保证其有效。4.6.2基层单位(项目部)识别的外来文献一并纳入本部门《HSE外来文献清单》。4.7HSE记录执行《HSE记录管理程序》。5有关文献《HSE管理手册》Q/DXC-HSE-《HSE记录管理程序》Q/DXC-DXC.66HSE记录《HSE受控文献清单》R/DXC.4-01《HSE文献发放、回收记录》R/DXC.4-02《HSE文献资料借阅登记表》R/DXC.4-03《HSE文献修订/废止申请单》R/DXC.4-04《HSE文献/记录销毁清单》R/DXC.4-05《HSE外来文献清单》R/DXC.4-06

7附录：HSE文献和资料控制流程图国家、上级主管部门的文献经编写、审核、同意后形成文献国家、上级主管部门的文献经编写、审核、同意后形成文献外部文献内部文献公布公布外部文献内部文献公布公布发放公布发放公布受控文献非受控文献受控文献非受控文献编号规定版式加盖受控章编号规定版式加盖受控章文献标识和编号文献标识和编号发文单位和收文单位均应按规定做好文献接受和登记手续，以便文献的追溯。发文单位和收文单位均应按规定做好文献接受和登记手续，以便文献的追溯。履行文献接受、发放手续履行文献接受、发放手续文献更改时，由该文献主管部门组织起草，按原文献审批程序审批转发文献更改时，由该文献主管部门组织起草，按原文献审批程序审批转发文献修改时，在原文献进行修改，并作好标识。修改次数较多可换页处理文献的评审与修改文献修改时，在原文献进行修改，并作好标识。修改次数较多可换页处理文献的评审与修改管理手册和程序文献每三至五年换版一次管理手册和程序文献每三至五年换版一次当企业内外环境发生重大变化时文献的换版当企业内外环境发生重大变化时文献的换版因多次修改影响查阅时因多次修改影响查阅时文献作废时，由主办单位按发放记录回收旧文献后加盖“文献作废时，由主办单位按发放记录回收旧文献后加盖“作废”印章，统一销毁，需留用提出申请文献作废与销毁文献借阅文献借阅文献保管和归档文献保管和归档附录1受控文件清单R/DXC.4-01序号文献编号文献名称总份数存档数发放数编制或发放部门发放去向登记日期变更记录备注附录2文献发放、回收记录R/DXC.4-02文献（资料）字号:江建〔〕号发文日期：年月日印份审核人：文献（资料）标题：序号领用单位份数收文人日期回收附表3HSE文献资料借阅登记表R/DXC.4-03序号借阅日期借阅文献资料名称借阅人同意人偿还日期备注附录4HSE文献修订/废止申请单R/DXC.4-04文献名称文献编号修订（废止）原因：修订前内容：修订后内容（可另附页）部门审核意见：审核人签字：年月日企业同意意见：同意人签字：年月日附录5文献/记录销毁清单