管理学课件-会务工作

会务组织第一节会议概述一、会议的概念

《尚书·周官》：“议事以制，政乃不谜。”

《韦氏新大学词典》：会议乃一种会晤的行为或过程，是为了一个共同目的的集会。

会议是指有组织有领导地召集人们商议事情的行为过程。二、会议的构成要素（一）形式要素包括会议的名称、时间、地点、主持人、与会人员、会议方式等。1、会议名称会议单位（范围）+会议内容+会议种类全国高职院校基础课改革研讨会△届、次会务组织2、主持人（1）主持人的守则与责任（2）主持人作为矛盾调停者的失败表现（3）主持人礼仪3、与会人员正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员（1）与会者守则（2）与会者责任：会前、会中、会后4、会议种类（1）会议的分类组织类型、时间方面的规定性、出席对象、功能性质、议题性质、规模大小、会议采用的方式手段、与会者（2）公司常见会议的种类经理例会与特别会议、部门员工例会、股东大会和董事会议、公司年会、客户咨询会、产品展销定货会、业务洽谈会、新产品新闻发布会（二）内容要素1、会议指导思想2、会议主题3、会议任务（三）程序要素1、会议准备工作2、会中的组织调度工作3、会后的整理服务工作三、会议的意义与作用（一）会议的意义1、集思广益2、会议显示一个组织或一个部门的存在3、会议是一种群体沟通的方式（二）会议的目的1、开展有效的沟通2、传达资讯3、监督员工、协调矛盾4、达成协议与解决问题5、资源共享6、开发创意7、激励士气8、巩固主管地位（三）会议的作用1、会议的积极作用（1）决策指挥作用（2）组织协调作用（3）动员教育作用（4）信息交流作用2、消极作用造成时间和精力的浪费；金钱的浪费；信息的重复和浪费；滋长不正之风。（1）会议门类多（2）会议频率繁（3）会议规模大（4）会议时间长（5）会议档次高（6）会议内容虚（7）会议效率低时间、地点、开会对象选择、主持人技能、参会者技能、会议准备工作、开会原因、目的和结果（8）会议花费多（三）精简会议1、严格会议审批制度（1）严格控制会议频率

凡没有结合实际研究解决具体问题的会不开；

凡可用其他方式解决问题的就不要召开会议；

凡可以合并召开的会议就不要分开召开；

凡可由部门或部门联合召开的会议，就不以一级党委或政府名义召开。（2）严格控制会期和规模

限制时间；

与会和工作人员数量；

会议文件和材料；

不比规格，不讲排场。2、端正会风（1）要开有目标、中心议题明确的会议；（2）要开有准备的会议；（3）会议发言要围绕议题中心；（4）不要重复别人说过的话；（5）不通知与会议无关的人参加会议；（6）禁止旅游景点开会，滥发纪念品，严格食宿标准；（7）会议时间不宜太长。3、严格会议成本核算（1）会议的时间成本（2）直接的会议成本（3）效率损失成本

因不及时接听重要客户的电话而损失的一大笔生意

不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户

不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产第二节会议筹备一、会议方案（一）会议筹备方案包括：1、会议的主题与议题2、会议名称3、会议的议程和日程4、会议时间、会期5、会议所需设备和工具6、会议文件的范围、文件的印制或复制7、与会代表的组成8、会议经费预算9、会议的餐饮安排10、筹备机构与人员分工（二）会议的议程、日程和程序1、会议议程的主要内容（概略安排）（1）标题。“××集团表彰大会议程”（2）题注。“（2004年3月26日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）”、“（2004年3月26日～3月29日）”（3）正文。2、会议议程的设计（1）习惯性顺序和公司的有关规定（2）同类性质的问题集中（3）保密性较强的议题放在后面议程常规顺序及范例3、会议日程会议在一定时间内的具体安排会议日程范例4、会议程序按照时间先后顺序排列的详细工作步骤会议程序范例5、注意事项（1）会议议程和日程、程序的差异（2）会议议程与日程的调整（3）会议的议程与日程的安排必须吻合。（4）会议的议程、日程须经主管领导审核（5）会前发给与会者（三）会议时间1、人的因素（1）主持人、主办单位主要领导人、被邀请的主要领导人或贵宾能否出席（2）主要领导人出差、旅行（3）会见、会谈性会议主、宾双方共同商定2、其他因素（1）是否有相似会议（2）会议时机是否成熟（3）是否有大型活动发生冲突（4）天气状况、节假日、当地风俗习惯、政治性影响（四）会议地址与会议室的选择1、会议地址的选择（1）列出可供选择的清单（2）选择合适类型的场所（3）会议类型与场所的搭配（4）现场参观注意事宜□报价方接受和同意会议明细表中各项事宜；□报价方应是侯选名单中较好的一个；□对报价方拟订的合同条款基本接受。（5）亲临现场实地考察□会见能做决策的人□只要可能就一定要参观□不重复参观，不带家属同行□考虑是否提前通知参观日期□考虑另一家酒店作为“备选”（6）综合考虑各种因素选择会址□交通便利。□会场的大小应与会议规模、主题相符。□场地要有良好的设备配置。□尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。□考虑会议地点有无停车场所。□场地租借的成本必须合理。2、会议室的选择与预订（1）会议室的选择：室外、室内、视听设备、设备（2）内部会议室的预订3、会场座位安排（1）整体格局安排中大型会议：大小方形、半圆型中小型会议：方拱形、半月形、椭圆形、回字形、T字形和圆形（2）主席台座次的安排□主席团成员：面向群众坐席、前排位次高于后排、中央位次高于两侧、左侧位次高于右侧□主持人：居中而坐、正常排座□发言人：居主席团正前方、居主席团右前方（3）其他人员座次安排□中、大型会议按划定区域就座□被表彰，受奖励对象或代表在前几排就座□报告会、表彰会、联席会等各单位负责人相间排列□分清上下座（五）会议所需设备和工具1、会议用品的类型（1）必备用品文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备度调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。2、注意事项（1）制定周密的准备方案：名称、数量和价格（2）统筹节约、经济适用（3）一丝不苟、有备无患（六）会议经费预算1、会议的经费预算主要包括：文件资料费、邮电通讯费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支天地公司新产品发布会经费预算2、会议经费的来源（1）赞助费（2）会务费（3）发言费产销衔接会议经费预算表（七）会议的餐饮安排1、早餐2、中餐及午餐3、酒水及服务费4、会场茶歇5、联谊酒会、舞会（八）筹备机构与人员分工会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组会议方案二、会议通知（一）会议通知的拟写1、标题主办机关名称（范围）+会议名称+“通知”“会议通知”、“通知”2、通知对象3、正文

会议的目的、名称和主题

会议的时间

会议的地点

参加对象

其他事项4、落款与日期（二）会议通知的格式1、便函式2、卡片式3、会议回执4、带回执的会议通知（三）发送会议通知的注意事项1、明确会议通知发送对象2、地址、邮编填写正确3、及时发出会议通知4、落实发送的回复确认环节5、一次性打印多套经常参会者的邮寄标签三、会议证件（一）会议证件的种类正式证件、工作证件（二）会议证件的制发注意事项1、区分身份、内容全面、兼顾民族2、重要大型会议贴照盖章3、根据会议性质和公司的文化理念设计证件4、严格会议证件管理四、发放会议文件资料常见的会议文件资料：开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要、新闻稿、会议通知、日程安排等1、按与会人员名单每人准备一个文件袋2、重要文件编号、登记3、征求意见稿、保密性文件附清退目录4、适时适量分发会议资料5、重要文件可派专人递送、传真或特快专递五、会议接站与报到1、统一指挥调度2、车辆和接站人员充足3、告知自备交通工具者路线图4、设置接待站5、设立引导牌和标识牌6、分发材料六、会议的签到和座位引导工作

（一）签到1、簿式签到2、证卡签到3、会议工作人员代为签到4、座次表签到方法5、电脑签到

训练有素

提前到岗

热情主动（二）座位引导

第三节会议中的协调、服务与管理一、会务协调（一）准备工作协调（二）组织工作协调二、辅助引导会议进程（一）引导会议进程的方法1、准时开会、散会2、长会议建议合理安排短暂的休息3、规定讨论与不讨论的界限4、适时终止讨论或辩论5、多议题会议的议题安排次序应科学合理（二）引导会议决议形成的技巧1、认真倾听2、树立自信心3、消除交流障碍4、强调问题5、使用精湛的人际交流技巧三、会议记录（一）准备工作（二）会议记录的内容会议记录纸样式

（三）会议记录的方法1、重点突出，详略得当。2、修改、补充漏记内容。3、记录提出意见、建议者姓名。（四）会议记录的修改1、定稿需主席批准。2、修改需经会议批准。3、签名不能再作改动。（五）会议记录的要求真实、完整、简洁、准确四、会议期间的信息沟通（一）信息的收集1、信息收集的内容与范围（1）文字形态的信息（2）声像形态的信息（3）记忆形态的信息2、信息收集的方式、方法（1）被动接收（2）主动采集（二）信息的加工和传递1、信息的加工综合加工、提炼加工、推导加工2、信息的传递口头传递、影像传递、电子系统传递、专人传递（三）对外宣传工作（1）妥善处理与新闻媒体的关系。（2）内外有别，严守秘密。（3）综合考虑对象、效果、时效、费用。（4）注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。（5）为记者招待会提供必须的信息资料。五、编印会议简报六、会议的值班、保卫工作

（一）会议值班工作1、搜集、传递信息2、控制与会无关人员随便出人会场3、协调工作（二）会议保卫工作人身安全、重要文件、会场和驻地、会议设备用品、私人贵重物品七、会议主持的程序与方法会议主持人的责任：会前、会间、会后（一）准备详细主持人行动计划会议目标、会议结构、允许偏差、责任大小（二）采取有效手段控制会场气氛八、会议发言的技巧及直观工具的使用（一）在讲话中控制紧张情绪（二）讲话的方法与技巧（三）会议中直观用具的使用1、黑板2、实物3、模型4、广告招贴、图解和图5、表格和图表6、投影设备第四节会议的善后工作一、安排与会人员的返程（一）提早做好票务预订工作（二）帮助与会者提前做好返程准备二、整理会议室三、会议文件资料清退与归档（一）会议文件资料的清退（二）注意事项分清范围、注意保密、遵守制度四、会议经费结算工作（一）