办公室管理办法

附件二：办公室管理措施一、人事管理1、项目部执行国家在关劳动保护法规，在劳感人事部门规定的范围内有权自行招收员工，全权实行劳动工资和人事管理制度。2、项目部对员工实行协议化管理。所有员工都必须与项目部签订聘（雇）用协议。员工与项目部的关系为协议关系，双方都必须遵守协议。3、项目部办公室，负责项目部的人事计划、员工的培训、奖惩、劳动工资、劳保福利等项工作的实行，并办理员工的考试录取、聘任、商调、解雇、辞职、解雇、除名、开除等各项手续。4、编制及定编（1）项目部各职能部门用人实行定员、定岗。（2）项目部职能及部门的设置、编制、调整或撤销，由总经理提出方案，报董事会同意后实行。（3）各职能部门内部设置、编制、调整或撤销，由经理提出方案，报总经理同意后实行。（4）因工作、业务发展需要，各部门需要增长用工的，必须按第（2）、（3）条之规定，履行手续后方准实行。特殊状况必须提前聘任员工的，一律报总经理审批。（5）办公室负责编制年度用工计划及方案，供总经理参照。5、员工的聘（雇）用（1）各部门对聘（雇）用员工应本着精简原则，可聘可不聘的坚决不聘，无才无德的坚决不聘，有才无德的坚决不聘，真正做到按需录取，择才录取，任人唯贤。（2）项目部聘任的员工，一律与项目部签订聘任协议。（3）项目部聘任的员工，一律脱离原级职别，由项目部按照需要和受聘人的实际才能予以聘任。（4）各级员工的聘任程序如下：总经理：由董事长提名，董事会聘任。副总经理、部门经理：由总经理提请，董事会聘任。部门副经理及会计人员：由总经理聘任。其他员工：经总经理同意后，由办公室聘任。上述程序也合用于各级员工的解雇及续聘。（5）各部门确需增长员工的，按如下原则办理。先在本部门内部调整。内部无法调整的，报请办公室，在项目部系统内调配。本系统内无法调配的，由用人部门提出计划，报总经理同意后，由办公室进行招聘。（6）新聘（雇）员工，用人部门和受聘人必须填写“雇用员工审批表”和“员工登记表”，由用人部门签订意见，确定工作岗位，经办公室审查考核，符合聘雇条件者，先签试用协议，经培训后试用三个月。（7）新员工正式上岗前，必须先接受培训。培训内容包括学习项目部章程及规章制度，理解项目部状况，学习岗位业务知识等。培训由办公室和用人部门共同负责。员工试用期间，由办公室会同用人部门考察其现实体现和工作能力。试作期间的工资，按确定的工资下调一级发给。（8）员工试用期满三个月前，由用人部门作出鉴定，提出与否录取的意见，经办公室审核后，报总经理审批。同意录取者与项目部签订聘订聘（雇）用协议；决定不录者试用期满退回原单位。6、工资、待遇（1）项目部全权决定所属员工的工资、待遇。（2）项目部执行董事会同意实行的工资系统。（3）项目部按照“按劳取酬、多劳多得”的分派原则，根据员工的岗位、职责、能力、奉献、体现、工作年限、文化高下等状况综合考虑决定其工资。（4）员工的工资，由决定聘任者根据前条规定确定，由办公室行文告知财务部门发放。（5）项目部鼓励员工积极向上，多做奉献。员工体现好或奉献大者，所在部门可将材料报办公室及有关部门审核，经总经理同意后予提级及奖励。（6）项目部按照国家有产在规定为员工办理养老、医疗、失业、工伤、生育等保险，员工享有对应的保险待遇。（7）项目部执行国家劳动保护法规，员工享有对应的劳保待遇。（8）员工的奖金由项目部根据实际效益按有关规定提取、发放。7、辞职、解雇、开除（1）项目部有权解雇不合格的员工。员工有辞职的自由。但均须按本制度规定履行手续。（2）试用人员在试用期内辞职的应向办公室提出辞职汇报，到办公室办理辞职手续。用人部门解雇试用期人员，须填报“解雇员工审批表”，经同意后到办公室办理解雇手续。（3）员工与项目部签订聘（雇）用协议后，双方都必须严格履行协议。员工不得随便辞职，用人部门不准无端解雇员工。（4）协议期内员工辞职的，必须提前1个月向项目部提出辞职汇报，由用人部门签订意见，经总经理同意后，由办公室予以办理辞职手续。（5）员工未经同意而自行离职的，项目部不予办理任何手续；给项目部导致损失的，应负赔偿责任。（6）员工或用人部门认为其现工种不适合的，可向办公室申请在项目部内部调换另一种工作。在调换新工作六个月后仍不能胜任工作的，项目部有权予以解雇、解雇。（7）员工必须服从组织安排，遵守各项规章制度，凡有违反并经教育不改者，项目部有权予以解雇、解雇。（8）项目部对解雇员工持谨慎态度。用人部门无合法理由不得解雇协议期未满的员工。确需解雇的，必须填报“解雇员工审批表”，提出解雇理由，经办公室核算，经总经理同意后，告知被解雇的员工到办公室办理解雇手续。未经办公室核算和总经理同意的，不得解雇。（9）解雇员工，必须提前1个月告知被解雇者。（10）聘（雇）用期满，协议即告终止。员工或项目部不续签聘（雇）用协议的，到办公室办理终止协议手续。（11）员工严重违反规章制度、后果严重或者违法犯罪的，项目部有权予以开除。（12）员工辞职、被解雇、被开除或终止聘（雇）用，在离开项目部此前，必须交还项目部的一切财物、文献及业务资料。否则，办公室不予办理任何手续，给项目部导致损失的，应负赔偿责任。（13）项目部对被解雇及未获项目部续聘的员工，按其在项目部的工龄计算每年发给其1个月工资。不满1年的按1年计。二、档案资料管理1、归档范围但凡可以反应信驰房产工作活动的具有考察运用价值的各类文字、力表、声像等不一样形式的历史记录，均属归档范围。详细包括：（1）以项目部名义制发的公文；项目部成立及运作过程中，所产生的多种规章制度、工作计划、总结、通报、会议记录、会议纪要等；以项目部名义与外单位签订的协议、协议、委托书、授权书等法律文书；上级机关和有关部门对信驰房产的重要行文；上级机关领导视察，检查我项目部的重要指示、发言、题词；项目部发展所形成的多种照片、录音、录像资料等。（2）项目部在房地产开发过程中形成的建设项目同意文献；建设项目选址意见书，建设用地规划许可证；建设工程规划许可证及其附件；土地使用证明及拆迁同意文献和有关资料、地形图、地质勘察汇报；设计文献和完整的建筑设计图纸；施工招标文献和施工协议；施工技术资料和也许的设计变更文献；工程质量监督文献和资料；工程验收文献；工程预算书等。（3）项目部员工奖惩、调整工资、招聘及聘任协议等人事文献材料。（4）项目部会计凭证，会计账簿、会计报表及其他材料。2、归档规定和时限项目部各部门应将本年度办理完毕的文献材料，根据其业务开展的特点，搜集齐全后，于次年度第一季度前移交到项目部档案室。档案要做到字迹清晰、工整；会计档案由财务按规定整顿后存入专柜；项目部员工的人事档案由办公室按规定整顿后存入专柜。3、案卷整顿（1）卷内材料的排列：①按项目竣工日期的先后排列。②项目内案卷及平常行政管理文献以事件发生时间排列，同步应当文字在前，图纸在后；多种文字材料排列，印本在前，定稿在后；审批文献在前，申请文献在后。（2）编写卷内文献号：①卷内文献材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷页号从“1”开始，卷内页号持续，卷与卷之间页号不能持续。②页号编写位置：单面书写的文献材料在右上角编写页号，两面书写的文献材料，正面在右上角，背面在左上角编写。③案卷封面，卷内目录、卷内备考表不编写页号。（3）卷内目录的编制：①以1份文献为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。②文献材料题名，填写文献材料标题的全称。③总页数，填写文献材料单份总页数。④页次、填写文献材料所在卷内的页次。⑤卷内目录排列在卷内文献材料的首页之前。4、档案的鉴定与管理（1）归档的文献资料由项目部办公室负责组织有关人员鉴定，并对档案材料的完整性、精确性负责。没有价值、多出的文献资料，严格按保密法的规定处理。（2）收进、移交和室藏的各类档案必须记录清晰，编制必要的检索工具，为运用提供以便。5、档案的运用（1）项目部员工查阅项目部档案资料，需覆行登记手续。查阅人员必须在档案人员指定范围内查阅。查阅人员有保护档案整洁的义务（2）不得拆毁、涂改、勾画。阅毕后应积极交档案管理人员检查、验收、注销。借阅或调阅项目部财务档案须经项目部总经理同意方可借、调阅。三、收发文管理制度1、收文管理措施（1）各部门凡规定办理的重要事情，应以书面形式送达程序办理。（2）签收：收文统一由办公室内勤签收、拆封，急件应注明签收时间。（3）登记：办公室内勤收文后将公文标题、字号、发文机关、收文日期、份数等逐项登记并按收文次序登记；凡以本项目部为收文对象的公文一律由办公室登记。（4）拟办：办公室内勤将收到的公文登记后所有交办公室主任，由办公室主任提出处理意见。紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限。（5）签批：办公室内勤按办公室主任提出的处理意见分送有关领导签批。需要总经理签批的文献交给办公室主任呈报给总经理。（6）分送：由办公室内勤按照办公室主任或有关领导的签批意见分送其他有关领导和有关部门。从签收、登记、拟办到分送，时间一般不得超过2小时。（7）传阅：①项目部领导指示的文献由办公室内勤送有关人员和部门阅知。阅文时间一般不超过2个工作日，急件当日阅批。各级领导阅、批公文应仔细、认真，阅毕应签上姓名，并注明日期，不得圈阅；需要签订详细意见的，要明确、详细。②公文传阅应做到精确、及时，防止漏传、误传。公文传阅一般不横传。传递公文，应办理签罢手续。收件人收到公文后应签订姓名；退回公文时办公室内勤应当面注销，防止丢失。（8）承接：领导指示办理及其他需要办理的公文由有关部门承接。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。波及两个以上部门承接的公文应由主办部门与有关部门协商办理。需报请总经理同意的事项，由承接部门提出办理意见并代拟文稿，交办公室签发上报。（9）回传抄告：承接人员办理公文完毕要答复来文单位。把办理状况写明在文献首页或文献办理单上指定位置，将有领导签批的文献首页或文献办理单复印回传给签批过此件的各位同志和来文单位；同步把文献连同文献办理单原件传回办公室，承接部门留存复印件。（10）跟踪督办：已送领导传阅指示或交有关部门办理的公文，办公室内勤、办公室主任要及时检查催办，以防漏办或延误。（11）保密：阅办公文，尤其是重要和机密文献，应严格遵守保密制度和办文规定，任何人不得将文献随意搁放，带到公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。（12）文献丢失，应及时汇报办公室。对丢失文献导致后果的，按《保密法》有关规定处理。（13）管理：收文办理完毕后应交回办公室，由办公室内勤统一管理、归档。（14）清退：凡需清退的文献，各部门应在文献办理完毕后立即交办公室，由办公室内勤交办公室主任做出存档、销毁或者其他处理决定。2、发文管理措施（1）起草①项目部文献的起草由责任部门按规定起草。②文献起草必须用统一印制项目部公文纸。③拟文笺格式：a.核稿：先由拟稿部门负责人校对，负责人核稿并在对应栏目内签名后交办公室；由办公室主任对文字和内容把关后在核稿栏签字，并按定密规定注明密级。b.签发：办公室主任核稿后由办公室内勤送有关领导签发。向政府有关部门报送的请示和汇报，由分管副总经理审签，法定代表人签发；以项目部名义上报和下发的波及全局性、重大经营项目、重要工作布署的文献，由分管副总审核，总经理签发；其他文献由分管副总签发；有严格时间规定的文献，若重要领导或有关领导因故不在，其委托的其他领导可以代签。未经办公室审核的文稿，项目部领导一般不直接受理。以本项目部为主的联合发文，在领导签字后由承接部门送联合发文的其他单位领导签字，所有联合发文机关领导签字完毕后印发。c.项目部所有对外发文，由办公室统一编号。（2）正文：文献主体。规定：符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、精确地体现发文机关意图；全面精确地反应客观实际，提出的政策、措施切实可行；观点精确，条理清晰，内容充实，构造严谨，表述精确，文字精练，用语贴切，篇幅简短，标点符号使用对的，文字规范。起草文稿不能用彩色笔、圆珠笔、铅笔书写或修改。（3）凡本项目部发出的文献都应注明联络人和联络电话，需要答复的要注明答复时间。联络人、联络电话和答复时间写在文献正文之后，成文日期之前，用小括号括起。（4）日期：位于落款之后。手稿日期应为成文日期，文献日期为领导签发日期，打印日期应为打印当日，日期按规定书写。（5）打印①一般性材料由各部门自行打印，正式文献由各部门拷贝磁盘送办公室统一印制。②文献要严格遵照公文处理规定格式原则打印。（6）校对文献的校对由起草的部门负责，校对应在拟文笺校对人栏内签名。（7）发文由起草文献的部门负责发出文献。发文各环节有关人员要认真负责。如出现差错要追究有关人员责任。四、印章管理1、使用范围：（1）以项目部名义的多种文献、函件、登记表；（2）以项目部名义对外签协议、协议；（3）以项目部名义发送的上行文、下行文和告知等；（4）项目部领导决定需要使用项目部印章的；（5）公务活动中需要使用项目部印章的。2、审批手续（1）平常使用项目部印章，由办公室负责审核后盖章，重大事项使用印章由总经理或副总经理审批，以便掌握状况，防止误差；（2）以项目部名义签定协议、协议，按有关会议