江苏省档案管理办法

江苏省档案工作等级评估试行措施档案工作是国家各项事业发展的基础，是各机关、团体、企业、事业单位开展工作必不可少的环节和构成部分。为深入提高全省机关、团体、企业、事业单位档案工作的整体水平，更好地开发运用档案信息资源，服务于单位各项工作和社会主义现代化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，制定本试行措施。一、合用范围本措施合用于江苏省辖区内除国家综合档案馆之外的各级各类机关、团体、企业、事业单位（如下简称单位）档案工作的等级评估。二、档案工作等级的划分档案工作等级分为五级，分别为特一级（五星级）、特二级（四星级）、省一级（三星级）、省二级（二星级）、省三级（一星级）。特一级（五星级）为最高等级。三、档案工作等级评估原则制定《江苏省档案工作等级评估试行原则》（见附件一，如下简称《原则》）。档案工作等级评估内容分为四类四十五条，第一类为组织管理，第二类为设施设备，第三类为业务建设，第四类为开发运用，总分120分。其中，标“*”的条款（共20分）只合用于特一级、特二级的评估。各等级应具有《原则》的对应条件，分值规定为：特一级110分以上（含110分，其中标“*”条款的评估得分不少于15分），特二级100分以上（含100分，其中标“*”条款的评估得分不少于10分），省一级为90-100分（含90分），省二级为80-90分（含80分），省三级为70-80分（含70分）。《原则》是档案工作等级评估的考核原则，也是各单位档案业务建设的工作原则和档案工作水平的评估体系。其中省三级是省档案局对各单位档案工作的基本规定，该等级由各单位对照《原则》自行评估，不需向档案行政管理部门申报评估。四、实现等级目的的程序1．等级目的确立：按照《原则》确立等级目的，并于每年年初将目的计划报同级档案行政管理部门。2．等级申报：单位对照《原则》进行自检，认为已到达某个等级可提出申报。中央驻苏单位、省级单位直接向省档案局申报。市级单位申报特一级、特二级的，由所在市档案局审核后向省档案局申报；申报省一级、省二级的，直接向市档案局申报。县、乡级单位申报特一级、特二级的，经所在县（市、区）档案局同意，由所在市档案局审核后向省档案局申报；申报省一级的，由所在县（市、区）档案局审核后向所在市档案局申报；申报省二级的，直接向所在县（市、区）档案局申报。申报单位应提出书面申请，填报《江苏省档案工作等级评估申报表》（表式见附件二），并附档案工作自检状况汇报。3．等级认定：接受申报的档案行政管理部门组织认定组对申报单位进行档案工作等级认定。省档案局负责组织中央驻苏单位、省级单位所有等级和市、县、乡级单位特一级、特二级的认定工作。市档案局负责组织本辖区内市级单位省一级、省二级和县、乡级单位省一级的认定工作。县（市、区）档案局负责组织本辖区内县、乡级单位省二级的认定工作。若区档案局无法组织认定工作，则由所在市档案局组织。各有关专业主管部门可参与本系统的档案工作等级认定。4．等级核准：认定组织单位将申报单位的书面申请、自检状况汇报以及认定工作中形成的程序、意见、认定组组员签名表和签订意见后的《江苏省档案工作等级认定申报表》（一式两份）汇总并报送有关单位核准。省档案局负责中央驻苏单位、省级单位所有等级和市、县、乡级单位特一级、特二级的核准工作并定期公布成果。市档案局负责本辖区内市、县、乡级单位省一级、省二级的核准工作并定期公布成果，同步将核准成果报送省档案局立案。五、档案工作等级的有效期限及复查1．档案工作等级有效期为5年。2．在有效期内未晋升更高等级的单位应在有效期满前3个月提出复查申请，经复查合格后办理换证手续。对未按规定提出复查申请或复查不合格的单位，原等级自动失效。3、复查申请、认定、核准等工作程序同等级目的实现程序。六、档案工作等级的晋升档案工作等级评估原则上应逐层申报。获得对应等级后通过一年以上时间的巩固和提高，才能申报上一等级的评估，条件尤其具有的，也可以越一级申报。七、评估工作的组织与管理1．档案工作等级评估在省档案局的统一组织协调下，由省、市、县（市、区）档案局分别组织进行。2．为精确掌握评估原则，保证等级评估的顺利开展，省档案局聘任“江苏省档案工作等级评审员”参与评估工作。3．特一级、特二级原则认定组由7－9人构成，其中评审员不得少于认定组人数的三分之二。省一级、省二级原则认定组由5－7人构成，其中评审员不得少于认定组人数的二分之一。4．评审员应具有中级以上档案专业技术资格或从事档案工作满5年以上，熟悉档案业务，责任心强，客观公正，能胜任评估工作。5．评审员由市档案局或省有关部门推荐（推荐表表式见附件三），经培训并考核合格后，由省档案局聘任。评审员任期五年，可连聘连任。因工作变动或不适宜担任评审员的，其推荐单位应及时将有关状况汇报省档案局并补聘评审员。6．省档案局对获得档案工作等级的单位统一颁发《江苏省档案工作等级证书》和星级铜牌。等级证书是档案工作综合水平的标志和评比档案工作先进单位的重要根据。获得等级证书的单位应对本单位档案工作人员及其他有关人员予以合适奖励。7．省档案局对省一级及其以上等级的单位中做出突出奉献的有关领导和专兼职档案人员颁发《江苏省档案工作等级评估荣誉证书》。特一级单位推荐领取荣誉证书的人数不超过该单位专兼职档案人员总数的40%,特二级单位不超过30%,省一级单位不超过20%。有关领导不受比例限制。荣誉证书可作为评比先进、评聘专业技术职务的根据之一。八、附则1．本试行措施由江苏省档案局负责解释。2．本试行措施自二○○四年一月一日起施行。附件：1.江苏省档案工作等级评估试行原则2.江苏省档案工作等级评估申报表3.江苏省档案工作等级评审员推荐表附件1:江苏省档案工作等级评估试行原则类别名称项次评定项目评定内容原则分评分细则一组织管理(20分)(一)管理职责(4.5分)1、学习宣传档案法律法规1(1)组织全体人员学习《档案法》及其实行措施、《江苏省档案管理条例》，并开展宣传活动，0.5分；(2)有事例和记录阐明成效，0.5分。2、档案工作纳入单位年度工作计划1.5(1)近三年单位年度工作计划中均列有档案工作内容，1分，只列入部门年度工作计划的，可得0.5分；(2)按计划布署、贯彻，0.5分。3、档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类阐明书中1(1)纳入领导岗位职责，0.5分；(2)纳入单位档案员和部门兼职档案人员岗位职责或职位分类阐明书中，0.5分。4、领导关怀重视档案工作1领导常常过问和检查档案工作，有效地处理实际问题，单位档案工作所需经费有保障，1分。(二)机构人员(8分)5、档案工作机构2(1)有文献明确成立综合性的档案工作机构，1分；(2)实现了单位多种门类、载体档案的集中统一管理，1分。6、档案管理网络1.5(1)档案管理网络健全，1分；(2)能正常开展年度文献材料归档等档案业务活动，0.5分；

类别名称项次评定项目评定内容原则分评分细则7、档案工作人员4.5(1)档案人员均具有大专以上文化程度，1分；*(2)50%以上的档案人员具有本科以上文化程度，0.5分；(3)档案人员通过档案专业岗位培训并获得上岗资格，1分；(4)档案人员工作认真负责，准时完毕各项工作任务，1分；*(5)档案人员在省级以上刊物或会议刊登、交流业务文章，1分；(6)三年内有档案人员受到党纪、政纪处分的，此项不得分。(三)管理制度(4.5分)8、制定并贯彻档案工作制度2.5(1)制定并贯彻了文献材料整顿归档、档案保管、鉴定销毁、保密、运用、档案人员岗位责任制等档案工作制度，缺一项扣0.5分，缺四项或四项以上扣2分；*(2)制定并贯彻了电子文献归档管理制度，0.5分。9、有控制措施或手段保证档案的完整、精确、系统2有详细措施或手段，如“三纳入”、“四参与”等保证档案的完整、精确、系统，2分。(四)业务联络(3分)10、积极与当地档案行政管理部门建立档案业务联络2(1)准时完毕同级档案部门布置的工作任务，0.5分；(2)在档案部门近三年组织的有关检查中到达合格以上，0.5分；(3)及时向档案部门反应本单位档案工作状况，0.5分；(4)列入协作组的单位准时参与协作组活动，0.5分，近两年协作组活动有缺席状况的不得分。

类别名称项次评定项目评定内容原则分评分细则*11、对本系统和所属单位档案工作监督指导得力1*(1)定期组织本系统和所属单位开展档案业务检查、交流活动，一年不少于一次，0.5分；*(2)开展对本系统和所属单位档案工作的业务指导并与当地档案部门协调一致，0.5分。二设施设备(15分)(五)用房(8分)12、档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开2(1)做到三分开，2分；(2)做到库房与办公用房分开，得1分。*13、设有荣誉陈列室1.5*设有展示本单位三个文明建设成果的荣誉陈列室，并成为本单位的对外窗口，1.5分。14、档案库房选址得当，有必要的防护措施4.5(1)库房选址得当，便于档案保管和运用，1分；(2)配置温、湿度测记仪器设备，温、湿度控制设备，吸尘器，消防设备等，2分；(3)采用了防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等防护措施，1.5分。(六)装具(3.5分)15、档案柜架2(1)有寄存所有档案的金属柜架，1分；(2)档案柜架有五年的余量，0.5分；(3)档案装具的式样、规格及质量符合国家和省有关规定，0.5分。16、档案卷皮、卷盒、装订材料1.5(1)档案卷皮、卷盒的式样、规格、质量符合有关规定，后的档案卷皮、卷盒应为无酸制品，1分；(2)档案装订材料符合质量规定，0.5分。类别名称项次评定项目评定内容原则分评分细则(七)设备(3.5分)17、档案工作专用设备3.5(1)配置了计算机、光盘刻录机、复印机、录像机、收录机、电视机等档案工作专用设备，2.5分。*(2)配置了扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等档案工作专用设备，1分三业务建设(60分)(八)搜集(13.5分)18、制定文献材料归档范围和保管期限表2(1)按照管理职责制定了完整的文献材料归档范围，1分；(2)制定了精确、合理的档案保管期限表，1分。19、应归档文献材料齐全完整8.5(1)文书档案，3分；(2)科技档案、重要业务档案，3分；(3)其他门类、载体档案，2.5分；(4)对上述三种类型档案进行抽查，每发现一份应归档文献材料缺失扣0.5分。20、文献材料形成质量符合归档规定2(1)文献字迹材料符合国家规定的质量规定，1分；(2)文献形成程序规范、签订完备、内容精确，1分。21、搜集与档案有关的资料1搜集与档案有关的图书等资料，1分。(九)整顿(14分)22、制定了档案分类方案2(1)分类方案涵盖本单位多种门类、载体的档案，1分；(2)分类方案类目设置合理，编号科学，1分。类别名称项次评定项目评定内容原则分评分细则23、档案、资料均整顿上架2各类档案、资料均已整顿上架，无积存零碎文献，2分。24、档案整顿、编目符合国家有关规范规定8(1)各类档案整顿规范，符合国家和行业有关原则，4.5分；(2)保管期限划分精确，1.5分；(3)档案编号符合规范规定，2分。25、档案排列有序2(1)各门类、载体档案分别排列寄存，1分；(2)排列有序，措施统一，1分。(十)保管(8.5分)26、建立全宗卷1.5建立了符合规范规定的全宗卷，1.5分。27、建立寄存索引或寄存示意图1建立了清晰、精确的寄存索引或寄存示意图，1分。28、坚持测记库房温湿度2(1)坚持测记温湿度，1分；(2)库房温湿度到达原则，1分。29、定期检查档案2(1)定期检查档案，有详细的检查记录，1分；(2)档案无霉变、尘污及虫蛀鼠咬现象，1分。30、破损、霉变、褪变档案进行处理2破损、霉变、褪变档案进行了修复、复制等处理，2分。(十一)鉴定记录(5分)31、档案鉴定2(1)成立鉴定小组，0.5分；(2)按期完毕到期档案的鉴定工作，并有鉴定记录，1分；(3)销毁手续完备，0.5分。类别名称项次评定项目评定内容原则分评分细则32、档案收进、移出登记与档案记录台帐1.5(1)建有收进、移出登记簿并及时进行登记，且签字手续完备，0.5分；(2)对各类档案建立了记录台帐，0.5分；(3)记录数据精确，0.5分。33、记录报表1.5(1)按同级档案行政管理部门的规定及时报送档案记录报表，1分；(2)记录报表内容精确，符合规定，0.5分。(十二)移交(3分)34、按规定及时向档案馆移交档案3(1)按规定及时移交档案，2.5分；(2)交接手续完备，0.5分。(十三)信息化(16分)35、建立档案管理应用系统4(1)有档案管理系统，0.5分；*(2)在单位办公自动化系统设置档案管理功能模块,或有单独的档案管理计算机网络系统，1分；(3)系统符合江苏省地方原则《文书档案文献级目录数据库构造与数据互换格式》的规定，0.5分；(4)系统实现档案搜集、整顿、编目、记录、借阅运用等功能，符合国家档案局《档案管理软件功能规定暂行规定》的规定，1分；*(5)系统实现电子文献归档与管理功能，1分。36、建立档案目录和全文数据库5(1)建成室藏所有档案的文献级目录数据库（特殊类型的专业、专门档案可只录入案卷级目录），2分；*(2)单位永久、长期档案进行数字化，3分；类别名称项次评定项目评定内容原则分评分细则37、档案管理系统得到充足应用4(1)档案人员具有一定的计算机应用能力，能纯熟运用档案管理系统，1分；(2)档案管理系统的各项功能得到充足应用，档案工作各环节运用计算机管理，1分；*(3)可在内部局域网上查阅档案目录和全文，1分；*(4)采用必要防护措施，保证档案信息和系统安全，1分。*38、电子文献归档与管理符合规范规定3*(1)电子文献的真实性、完整性和有效性得到保证，1分；*(2)电子文献的搜集、积累和登记符合规范规定，0.5分；*(3)电子文献归档符合规范规定，0.5分；*(4)归档电子文献的整顿、移交、接受、保管、运用等符合有关规定，1分。四开发运用(25分)(十四)检索(4.5分)39、编制全宗指南2(1)编有全宗指南，1分；(2)符合《全宗指南编制规范》规定，1分。40、编制档案目录2.5(1)文书档案编有案卷目录、全引目录或归档文献目录，1.5分；(2)其他门类、载体档案编有案卷目录，1分。(十五)运用服务(9.5分)41、档案人员熟悉库藏2.5十五分钟内调五份文献，每精确调出一份得0.5分。42、有借阅登记和运用效果登记簿2(1)有借阅登记簿，近三年的借阅运用状况填写齐全，1分；(2)有运用效果登记簿，近三年的运用效果状况填写齐全，1分。类别名称项次评定项目评定内容原则分评分细则43、档案运用服务成效明显3(1)档案人员接待运用者热情、耐心，0.5分；(2)档案运用服务基本满足单位各项工作需要，1分；*(3)根据单位年度工作计划和重大活动安排状况制定积极提供档案运用服务计划并很好贯彻，0.5分；*(4)档案工作为本单位及社会有关方面服务获得明显成效，1分（认定组召开有关人员座谈会进行调查评分）。44、编有档案运用效果经典事例汇编2(1)初次申报评估的单位汇编有10个或10个以上档案运用效果经典实例，后来每年应至少有两个经典事例，1.5分；(2)向单位领导和各部门分发档案运用效果经典事例汇编，0.5分。(十六)编研(11分)45、运用档案资源，开展档案编研工作11(1)编有大事记汇编、组织机构沿革、基础数字汇编、发文汇集，4分，四种汇编及其质量，各1分（若可以实现网上查阅全文的，无发文汇集不扣分）：(2)编有四种其他合用的编研材料，4分，每种1分；*(3)近三年每年至少有一种三次加工编研成果，3分，每种1分。注：标“*”的条款（共20分）只合用于特一级、特二级的评估附件2：江苏省档案工作等级评估申报表单位及单位档案工作基本状况单位名称单位性质通讯地址邮政编码申报等级原有等级获得时间单位负责人姓名档案工作分管领导姓名职务档案工作机构名称成立时间联络电话负责人姓名归属部门档案工作人员总数量专职人员数量兼职人员数量档案用房库房面积（m2）办公用房面积（m2）阅档用房面积（m2）荣誉陈列室面积（m2）档案数量文书档案会计档案（卷）基建档案（卷）设备档案（卷）科研档案（卷）产品档案（卷）照片档案（张）录音、录像档案（盒）光盘（盘）排架长度（米）（卷）（件）档案设施设备档案工作等级认定及核准状况申报单位自检意见