第十四章-购货与付款循环审计

购货与付款循环审计第十四章第十四章购货与付款循环审计

第一节购货与付款循环概述第二节购货与付款循环内部控制及测试

第三节购货与付款循环交易的类别测试第四节应付账款审计第五节固定资产和累计折旧审计

第六节其他相关账户审计学习目的及要求1、了解购货业务、付款业务和固定资产的内部控制内容和符合性测试2、重点掌握购货业务、付款业务和固定资产的实质性测试的步骤以及审计时应注意的事项

一、购货与付款循环中涉及的主要会计报表账户应付账款工程物资固定资产在建工程累计折旧固定资产清理预付账款应付票据固定资产减值准备采购与付款循环的主要凭证和会计记录1.请购单2.订购单3.验收单4.卖方发票5.付款凭单6.转账凭证7.付款凭证8.应付账款明细账9.现金和银行存款日记账10.供应商对账单三、涉及的主要业务活动（一）请购商品和劳务——请购单(起点）由仓库或有关部门填写，送交采购部门，申请购买商品，劳务或其他资产的书面凭证。请购单一般应包括，生产通知单编号、所需要的材料和零件的型号，数量、库存数量、请购数量等。(与费用的“发生”认定、固定资产、存货、应付账款的“存在”认定有关)请购单注意1.请购与审批岗位分离；2.日常采购的请购：根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准；3.资本支出的请购：指定人员请购，需要进行特别授权审批。（二）订购单，是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。(与应付账款的“完整性”认定有关)

采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期、结算方式、商品的包装与运输办法、质量检验手续、违约责任以及纠纷解决方式等。采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、会计部门和编制请购单的部门。注意1.询价与确定供应商的职能要分离；2.采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职能要分离。（三）验收单，是收到商品进行验收和检验所编制的凭证。验收单应列示从供应商处收到的商品的品名、说明、数量、到货时间、外观状况、质量状况等，并应签署验收意见。货品送交仓库或其他请购部门时，应由这些部门在验收单的副联上签收，验收单的一联还应送交会计部门。(与费用的“发生”认定和应付账款的“完整性”认定有关)验收单注意1.验收部门先比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏，验收部门验收后编制一式多联、预先顺序编号的验收单，验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证；2.同时检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并已入账。（四）储存已验收的商品存货——仓储部门1.储存岗位与验收岗位分离；2.限制无关人员接近储存的商品存货。3.

(与固定资产、存货“存在”认定有关)

（五）付款凭单，是采购方企业的应付凭单部门编制的，记录已收到商品、资产或接受劳务的厂商，应付款金额和付款日期的凭证。是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。依据：订购单、验收单、购货发票与费用、固定资产、存货“存在”、“发生”、“完整性”、“权利和义务”以及“计价和分摊”认定有关)

付款凭单注意1.确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性；2.确定供应商发票计算的正确性；3.确定供应商发票计算的正确性；3.编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)；4.独立检查付款凭单计算的正确性；5.在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称；6.由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。（六）了解会计部门确认与记录负债情况(与费用的“发生”认定和应付账款的“完整性”认定有关)1.应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录；在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。2.记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产；3.在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性；通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性；独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。（七）了解会计部门付款情况

与费用的“发生”、应付账款的“完整性”和“计价和分摊”认定有关1.独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性；2.应由被授权的财务部门的人员负责签署支票；3.被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致；4.支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款；5.支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票；6.支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性；7.应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。（八）了解会计部门记录支出情况与费用的“发生”、应付账款“完整性”和“计价和分摊”认定有关1.会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性；2.通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性；3.独立编制银行存款余额调节表（坚决不能由出纳员编制该表，否则属于内部控制设计缺陷）采购与付款业务流程图编制付款凭单请购采购验收仓储确认与记录负债付款记录现金、银存支出

请购单订购单验收单

付款凭证/应付账款明细表支票等供应商发票付款凭单卖方对账单等结算单据及其相关账簿M和N注册会计师于2008年12月10日至13日对甲公司购货与付款循环的内部控制进行了解和测试，并在相关审计工作底稿中记录了了解和测试的事项，摘录如下：(1)甲公司的材料采购需要经授权批准后方可进行。采购部根据经批准的请购单发出订购单。货物运达后，验收部根据订购单的要求验收货物，并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物移入仓库加以保管。

验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登记材料明细账；一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。

(2)会计部审核付款凭单后，支付采购款项。甲公司授权会计部的经理签署支票，经理将其授权给会计人员丁负责，但保留了支票印章。丁根据已适当批准的凭单，在确定支票受款人名称与凭单内容一致后签署支票，并在凭单上加盖“已支付”的印章。对付款控制程序的穿行测试表明，注册会计师M和N未发现与公司规定有不一致之处。要求：根据上述摘录，请代M和N注册会计师指出购货与付款循环内部控制方面的缺陷，并提出改进建议。[解答]甲公司采购与付款循环内部控制方面的缺陷有：(1)验收单未连续编号，不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录。应建议甲公司对验收单进行连续编号。(2)付款凭单未附订购单及供应商的发票等，会计部无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时金额或数量可能就会出现差错。应建议甲公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部。(3)会计部月末审核付款凭单后才付款，未能及时将材料采购和债务登账并按约定时间付款。应建议甲公司采购部及时将付款凭单交会计部，按约定时间付款。第二节采购与付款循环内部控制及控制测试

一、内部控制目标、内部控制与审计测试的关系内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序1.所记录的采购都确已收到物品或已接受劳务（管理费用/发生、存货/固定资产/应付账款/存在）①请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后②采购经适当级别批准③注销凭证以防止重复使用④对卖方发票、验收单、订购单和请购单作内部核查

①查验付款凭单后是否附有单据②检查批准采购标记③检查注销凭证的标记④检查内部核查的标记①复核采购明细账、总账及应付账款明细账，注意是否有大额或异常的金额②检查卖方发票、验收单、订购单和请购单的合理性和真实性③追查存货的采购至存货永续盘存记录④检查取得的固定资产内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序已发生的采购交易均已记录（管理费用/完整性、存货/固定资产/应付账款/完整性）①订货单均经事先连续编号并将已完成的采购登记入账②验收单均经事先连续编号并已登记入账③应付凭单均经事先连续编号并已登记入账①检查订货单连续编号的完整性②检查验收单连续编号的完整性③检查应付凭单连续编号的完整性①从验收单追查至采购明细账②从卖方发票追查至采购明细账（顺查，查低估）内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序3．所记录的采购交易估价正确（管理费用/准确性、存货/固定资产/应付账款/计价和分摊）

①对计算准确性进行内部核查②采购价格和折扣的批准

①检查内部核查的标记②审核批准采购价格和折扣的标记

①将采购明细账中记录的交易同卖方发票、验收单和其他证明文件比较②复算包括折扣和运费在内的卖方发票填写的准确性

内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序4．采购交易的分类正确（分类）①采用适当的会计科目表②分类的内部核查①检查工作手册和会计科目表②检查有关凭证上内部核查的标记参照卖方发票，比较会计科目表上的分类内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序5．采购交易按正确的日期记录（截止

①要求收到商品或接受劳务后及时记录采购交易②内部核查①检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在②检查内部核查的标记

将验收单和卖方发票上的日期与采购明细账中的日期进行比较内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序6．采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总（管理费用/准确性、存货/固定资产/应付账款/计价和分摊）

应付账款明细账内容的内部核查

检查内部核查的标记

通过加计采购明细账，追查过入采购总账和应付账款、存货明细账的数额是否正确，用以测试过账和汇总的正确性

1.预算制度6.固定资产的处置制度2.授权批准制度7.固定资产的定期盘点制度3.账簿记录制度8.固定资产的维护保养制度4.职责分工制度5.资本性支出和收益性支出的区分制度固定资产的内部控制制度1.岗位分工与授权批准2.项目决策控制3.概预算控制4.价款支付控制5.竣工决算控制6.监督检查在建工程的内部控制制度第三节购货与付款循环的交易类别测试一、购货的交易类别测试测试登记入账的购货业务是否真实测试已发生的购货业务是否均已登记入账测试登记入账的购货业务是否估价准确测试登记入账的购货业务的分类是否正确测试购货业务的记录是否及时测试购货业务是否已正确计入明细账并准确的汇总购货交易的实质性程序（一）核对购货交易各有关总账、明细账是否相符（二）抽查“物资采购”账户

1、抽取相关凭证或账簿，追查至有关原始凭证和记录，以确定交易真实发生；

2、抽查若干在途物资项目，追查在相关购货合同及购货发票，确定在途物资的真实性和正确性；

3、充分关注长期没有收到货物的“物资采购”明细账户，防止购入货物的丢失和虚构购货交易。（三）购货验收入库情况审查（四）购货交易年底截止测试

购货交易截止测试就是要检查截止当年12月31日止，所购入并已包括在12月31日存货盘点范围内的存货。测试的主要方法，一是抽查存盘点日前后的购货发票与验收报告或入库单；二是查阅验收部门的业务记录。

（五）购货计价测试

测试应注意以下几个方面：

1．购货价格的合理性。

2．购货成本测试。

3．特殊情况存货入账计价的测试。（六）购货其它问题的审查例如：购货交易的账务处理是否符合规定，各项记录是否及时、完整。对于购货过程中发生的一些非经常性情况，如：购货退出、损坏赔偿、调换、退补价、溢余短缺等，其处理是否恰当也应予以注意。第四节应付账款审计

一、应付账款审计的目标1.确定应付账款的发生和偿还记录是否完整；2.确定应付账款期末余额是否正确；3.确定应付账款在会计报表的披露是否恰当。案例二、应付账款的实质性测试审计程序1.索取或编制应付账款试算表2.核对应付账款账簿与相关凭证3.实施分析性复核程序本期应付账款期末余额与上期期末余额进行比较，分析其波动原因；分析长期挂账的应付账款，判断被审单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润；计算应付账款对存货、流动负债的此例，并与以前期间对比，评价其整体合理性；利用存货、主营业务收入、主营业务成本的增减变动幅度，判断应付账款增减变动的合理性。4.函证应付账款（考点）选择重要的应付账款项目（包括零账户），函证其余额是否正确（1）函证的必要性应付账款的函证并不是一个强制性的程序。一般情况下，应付账款不需要，因为它不能保证发现所有未入账的应付账款。况且，注册会计师能够取得购货发票等外部凭证来证实应付账款的余额。但如果控制风险较高，某个应付账款明细账金额较大，被审计单位财务困难等，则应进行应付账款进行函证。（2）对象选择金额较大的债权人以及金额不大甚至为零，但为企业重要供货人的债权人，作为函证对象。（3）方式最好采用肯定式，并具体说明应付金额。（4）控制与评价（见后）

（4）控制与评价询证函应由审计人员直接控制，根据回函情况，编制与分析函证结果汇总表。对未回函的，应决定是否再次函证。如果存在未回函的重大项目，审计人员应采用替代程序。

通常可以检查决算日后应付账款明细账以及现金、银行存款日记账，核实其是否已支付；同时检查该笔债务的相关凭证资料，核实交易事项的真实性。注意：应收账款函证和应付账款函证的对比分析。练习例:某审计师正在审计Ｈ公司的应付账款。该审计师现在决定对下列四个明细账户中的两家公司进行函证。

应付账款年末余额本年度供货总额Ａ公司

4265066100

B公司

――2880000

C公司

8500095000

D公司

28903032000

请问：（1）该审计师应选择哪位两个供货人进行函证？为什么？（2）假定上述四家公司均为Ｈ公司的客户，上表中后两栏分别是应收账款年末余额和本年度销货总额，该审计师又如何决定？为什么？如何查找未入账的应付账款（简答）目标：完整性，防止企业低估负债（1）结合存货监盘，检查被审计单位在BS日是否存在有材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务；（2）检查BS日后收到的购货发票，关注购货发票的日期，确认其入账时间是否准确；（3）检查BS日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，确认其入账时间是否准确；（4）检查时，注册会计师还可以通过询问被审计单位的会计和采购人员、查阅资本预算及工作通知单和基建合同来进行。★如果发现有未入账的应付账款，应将有关情况详细记入审计工作底稿；根据其重要性确定是否需建议被审计单位进行相应的调整。5.审查应付账款是否存在借方余额6.审查债权人对账报告单7.其他测试程序8.确认应付账款在资产负债表上的披露应付账款检查的主要内容及错弊形式1.是否存在将购买材料、物资和接受劳务等未付款项以外的应付及暂收款列入应付账款；2.应付账款的偿还是否及时，有无故意拖欠行为；3.是否存在虚列应付账款，调节成本费用情况4.是否存在利用应付账款发放钱物情况；其做法是先将销售收入或其他业务收入挂在应付账款账户，以后发放钱物时再冲平。即先借：银行存款贷：应付账款再在发放钱物时，借：应付账款贷：银行存款（现金）——若提取现金，则不入账，银行存款购买东西。5.是否存在用产品或商品抵顶应付账款，隐瞒收入，偷逃税金——增值税的情况。其做法是借：应付账款贷：库存商品（产成品）第五节固定资产和累计折旧审计

一、固定资产审计（一）固定资产审计的目标

1.确定固定资产是否存在；

2.确定固定资产是否归被审计单位所有

3.确定固定资产及累计折旧增减变动的记录是否完整；4.确定固定资产的计价和折旧政策是否恰当；5.确定固定资产的期末余额是否正确；6.确定固定资产和累计折旧在会计报表上的披露是否恰当。（二）固定资产的实质性测试1.编制分析表并比较相关的账户记录2.分析性复核（1）计算固定资产原值与本期产品产量的比例，并与此前期间比较，可能发现闲置固定资产或已减少了固定资产未在账上注销的问题。（2）本期计提折旧额与固定资产总成本的比例，并与上期比较，发现本期折旧额计算上的错误。（3）比较本期各月之间、本期与此前各期之间的修理与维护费用，旨在发现资