会议室管理制度

会议室使用管理制度第一章总则第一条为加强对办公室的管理，充足发挥作用，提高运用率，特对会议室的使用制定本制度。第二条昆明分企业会议室包括16栋一层商务大厅会议室及汇报厅。第二章会议室使用申请第三条会议室可容纳30人会议，汇报厅可容纳100人会议或培训。会议申请人应根据与会人数申请会议室。第四条会议室使用须提前告知综合管理部（外部单位使用须提前申请（申请时间详见附件一），填写会议室使用申请表（详见附件二）。并缴纳会议有关租借费用（租借费用详见附件三）。第三章会议室安排第五条会议室由昆明分企业综合管理部管理。会议室使用遵照先全局后部门、先紧急后一般的原则，如碰到会议室占用，综合管理部将负责协调工作；综合管理部准备对应物品，如饮水机座椅摆放等。如会议室不够用，综合管理部应提议其他会议改期。第六条已安排的会议，应准时召开和完毕，一面影响其他会议的召开。第七条会议改期或取消，会议申请人应及时告知昆明分企业综合管理部。第四章会议室的使用第八条综合管理部须于会议召开前15分钟，打开会议室门，并准备好会议设施及所需物品。第九条如需使用电脑连接视频，请各部门自行准备电脑，严禁传播、泄露企业商业秘密。第十条会议如需使用投影仪、功放等电子设备，需由综合管理部专人操作。第十一条会议室视频电视会议，会议结束后须将电视关闭。第十二条使用会议室过程中，要注意保持清洁。会议室属无烟会议室，严禁任何人在会议室内吸烟、就餐等。第十三条会议申请人，在会议结束后，应对会场进行清理，包括桌椅摆回原位、清理会场内的文献或物品、同步告知综合管理部查对，并经经办有关人员检查、清点设备无误后，方可拜别。如会场设施损坏，负责人须照价赔偿。第十四条会议室重要用于企业多种会议的召开、员工培训及公事洽谈之用，严禁任何人在会议室内玩耍、嬉闹。第十五条未经同意，严禁任何部门或个人将各类物品堆放在会议室。第十六条会议结束，由综合管理部告知人员刷洗水杯及打扫卫生。附件1.会议室及汇报厅申请时间表（重要针对外围单位使用）2.会议室、汇报厅需求使用申请表附件1：申请时间：因会议等级不一样，需准备会议物资，请按照如下原则执行：会议室及汇报厅申请时间表物资准备申请时限规定无需物资准备至少30分钟前申请需提供纯净水摆放至少1小时前申请需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务至少1个工作日前申请需提供横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资至少2个工作日前申请附件2：会议室、汇报厅需求使用申请表会议主题会议模式□座谈会□一般会议□其他场地布置规定会议使用时间年月日时分至年月日时分共小时（□平时□假日□节日）所需会议室□会议室（30人）□汇报厅（100人）□其他：会议室所需设施□投影仪（30MHDMI线、遥控）□音响2个□话筒（）个□激光笔（）只□插座（）个□座位牌（）个□水牌（）个□横幅（）个□其他：会议室所需物品□瓶装水（）瓶□纸杯（）个□玻璃茶杯38个□消毒柜1个□电热水壶2个□饮料（）茶包（）咖啡（）□糖果（）kg瓜子（）kg花生（）kg□果盘（）个□鲜花□绿植□其他：企业与会人员客户与会人员企业与会人数客户与会人数本次会议总人数会议餐饮安排□点餐服务（□快餐□点菜）()人用餐尤其需求：□否□是会议经费预算点餐：食品：发票昂首单位名称：需使用电脑□台式（）台□笔记本（）台□网线（）条□无需使用电脑申请经办人联络方式费用合计备注同意：审核：经办：附件3：会议室租借费用表名称可容纳人数租赁费用执行原则（以小时为单位）备注4小时及以内4小时后每小时加收晚17:30后会议及加会收费原则汇报厅30-100120元/小时80元/小时400元/小时早八点前会议开始会议室租赁价格按晚17:30后会议及加会收费原则执行，局限性一小时按一小时计费。会议室30人如下80元/小时70元/小时300元/小时一、以上价格免费提供使用：讲台、舞台、影音设备、话筒、镭射指示笔、桶装水。二、以上价格不包括：茶水、水果、场地布置等会务服务费。假如需要茶水，可以提前预约，价格另议。三、周六日或法定节假日租用会议室，需加收租赁总额30