办公室管理制度

办公室平常管理制度目录第一章总则第二章礼仪管理条例第三章办公室行为规范第四章考勤制度第五章请假制度第六章员工假期制度第七章出差制度第八章固定资产管理制度第九章物品领用、借用及消耗制度第十章薪金发放制度第十一章附则总则一．为了培养企业员工职业化的行为，保持川尚员工良好形象的老式，同步也为了保障企业各部门工作秩序，特规范内务管理制度及条例。二．本制度包括礼仪管理条例，办公室行为规范，考勤制度，请假制度，赔偿制度，薪金发放制度。三．企业全体员工必须严格遵守执行本制度。第二章礼仪管理条例一.形象规定：女员工淡妆上岗，长发者须束发或盘发；男员工身体无异味，头发洁净。工作时间须佩戴工牌，工牌须佩戴于左胸显眼位置处，违者扣罚10元/次。二.电话礼仪：1.接听电话使用原则用语：你好川尚。2.接听电话要及时：在3声之内拿起电话。电话铃声在3声之后如受话人不能接听，离之近来的员工应积极接听。（注：转接电话#40）3.严禁运用企业电话拨打、接听私人电话，违者扣罚10元/次。三.问候礼仪：1.每天第一次见到老总，必须大声问候：X总好！坐在前台的员工必须起立问好。2.每天第一次见到X经理或X主管，必须大声问候：X经理好！X主管好！3.每天第一次见到X同事，要互相问候：你好。4.在企业办公区域内与企业客人第一次面遇，3米之内面带微笑，积极使用礼貌用语：您好！5.老总办公室礼仪：①进入老总办公室前需先打电话请示，得到容许轻敲门方可入内。②工作状态中，进入老总办公室必须带上笔记本及笔。③特殊状况：当老总在会客的状况下，必须交接工作时，先问候客人：您好！再进入工作汇报，离开时对客人说：再会！第三章办公室行为规范一.工作时间严禁玩电脑、手机游戏，违者扣罚20元/次。二.工作时间严禁打瞌睡，违者扣罚20元/次。三.工作时间办私事，违者扣罚20元/次。四.不得在办公区域、办公室扎堆闲聊，违者扣罚10元/次/人。五.不得在办公区域吃零食，违者扣罚10元/次。六.杜绝挥霍粮食，工作餐适量用取。如发现遗留饭、菜超过三分之一，视为挥霍，违者扣罚20元/次。七．办公桌面每日下班前各自进行整顿，保持桌面整洁，卫生，办公用品摆放整洁。每月自行清洁电脑主机，显示屏，键盘，电话机。抽查不合格，扣罚10元/次。自觉维护公共区域卫生。八.下班时关闭电脑及显示屏电源，门窗及饮水机、空调电源由就近座位工作人员负责，如发现窗户及电源未关闭，违者扣罚10元/次；未关闭空调电源，违者扣罚50元/次。九.薪金保密制度，严禁打听，传播，议论，窃取企业员工薪金状况。员工违反薪金保密制度，扣罚500元/次。十．重要文献、资料要随时寄存，注意保密工作。待处理文献和已处理文献不能散放于桌面，自觉及时整顿。违者扣罚500元/次。十一.发现办公设备（包括通讯，照明，电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向前台报修，以便及时处理问题。十二.企业QQ群、微信群、公众微信规范：1.严禁公布违反企业政策的言论；2.严禁公布有损企业形象、利益的言论；3.严禁公布未经沟通核算的言论；4.严禁公布有损其他同事的言论；5.严禁借QQ群、微信群闲聊。以上群规如有违反者，一经发现立即清理出群，并按员工手册的惩罚条例执行，予以警告并罚款50元/次；企业公众微信所发所有内容所有员工应在当日内（24点前）予以转发分享，否则扣罚每次20元。十三.对于严重违反以上办公室管理制度的行为，除经济惩罚以外，企业可予以直至违纪解除劳动协议的处理。罚金作为企业的公共基金，用于员工福利。第四章考勤制度一.作息时间：工作时间为上午：9:00-12:00，下午13:00-18:00午餐及午休时间：12:00—13:00，企业内工作晚餐时间：夜间工作3小时之上享有（18点之后开始算起）二.员工均须先到企业指纹打卡后，方能外出办理各项业务，出差例外。特殊状况需经部门主管同意，并出示外出申请单，否则按迟到或旷工处理。（注：下班前自行查对指纹机时间。）三.迟到：超过上班时间9：00或者午休时间13:00，在30分钟以内（含30分钟）抵达工作岗位的，称之为迟到。因天灾、人祸或其他人力不可抗拒的状况而晚于上班时间到岗，经查明属实，可免按迟到计算。四.早退：早于下班时间30分钟内（含30分钟）离开企业的，均视为早退，不得无端早退。五.1个月内迟到或早退一次，企业予以口头提醒，第二次予以口头警告，第三次罚款30元，第四次罚款100元，超过第五次（含第五次）的，按旷工一天处理（以此类推）。六.旷工：如下七种状况均按旷工处理1.指未经同意或按规定程序办理请假手续而未正常上班的。2.私自外出购物者。3.不服从调配或辞职未经同意而不上班者。4.迟到、早退超过30分钟及迟到、早退当月合计五次视为旷工。5.若员工因故未请假且事后无合法理由补假或谎报、伪造证明，以不合法手段骗取假期者，视同旷工处理。6.因工作需要而被指派加班时，无特殊理由推诿者，按旷工情节论处。7.节假日休假或长时间请假（超过三个工作日）及产假到期、工伤假到期，必须按照请假单上规定的日期上班，不得再续假，假如假期已到，未到企业上班，视为旷工。8.旷工惩罚：旷工超过30分钟（含30分钟）以上2小时之内，每次扣除0.5天工资；旷工2小时以上（含2小时）至4小时以内（含4小时）扣1天工资；旷工4小时以上至1天扣罚2天工资。一月内持续旷工3天或合计旷工5天的，为严重违反劳动纪律，扣除当月10天薪金，企业可予以直至违纪解除劳动协议的处理。第五章请假制度一.请假的审批权限：员工请假3天以内（含3天），由部门主管同意同意；3天以上由企业总经理审批。经理级或部门主管请假由企业总经理审批。二.请假制度规范：1.周一，周五内勤人员不得请假。2.会议期间，会务工作人员不得请假。3.特殊状况经审批后方可请假，否则按旷工处理。三.病假：指员工生病必须进行治疗而请的假。因急病不能履行请假手续的，应致电上级主管，并与休假后补办请假手续。病假最小计算单位为0.5天（4小时计算），3天以上病假者需附上医院开具的病假条。因非正常原因，如打架斗殴等，导致的病休缺勤，按事假处理。1.当月合计非住院医疗病假天数不超过3个工作日（含3日）的部分：病假缺勤薪金发放额=（当月基本薪金×50%÷当月实际计薪日）×当月缺勤工作日数2.当月合计非住院医疗病假天数高于3个工作日（不含3日）的部分，按事假处理。四.事假：若无充足理由，员工不能无端缺勤或者请假，反因办理私事不能到岗工作并请假的为事假，上级主管根据工作安排酌情给假。须提前1天以上填写请假单，经理级或部门主管须提前3天以上填写请假单。经上级主管同意后交由人事行政部。因紧急状况不能事前办理请假手续的，须在上班30分钟内致电告知上级主管征得同意请假同步电话报备人事行政部，事后及时补办请假单。没有办理请假手续的按旷工处理。试用期内的员工如请事假，试用期顺延。其当月薪金按下列公式计算扣款额：事假薪金扣除金额=（当月薪金总额÷当月计薪日）×缺勤工作日数五.调休：员工调休须提前1天以上，经理级或部门主管须提前3天以上填写调休单，最小计算单位为0.5小时；超过0.5小时，1小时之内按1小时计算；超过1小时，1.5小时之内按1.5小时计算，以此类推。未提前填写调休单，超过上班时间到岗者，按迟到或者旷工处理。如遇突发状况时，在上班前提前告知部门主管和电话报备人事行政部，事后补填调休单。（要有充足合理的理由）第六章员工假期制度1、法定假日企业按照国家法定节假日安排员工休假，特殊状况需要员工加班工作的除外。2、公假员工因工作需要由企业派出培训,经上级主管及人事行政部同意后算为公假。公假期间员工工资照发。3、工伤假员工因工负伤，可根据有关国家规定享有工伤假。工伤假期间按照员工基本工资原则支付工资。工伤假期满，员工因医疗需要继续休假，按照病假请假程序履行请假手续，并享有病假待遇，工伤期满，不需要继续治疗，应正常进入工作状态，如不上班，以旷工论处。4、带薪年假。企业予以在企业工作满一年以上的正式员工带薪年假，根据服务年限的不一样，享有带薪年假的原则为：工作年限可以享有带薪年假天数已满1年不满5天已满不满10天已满15天年假一律在当年休完。员工在年假年度内可分段休年假，原则上不容许跨年度分段休年假。一般员工休带薪年假需得到本部门主管同意，主管级员工休年假需得到总经理的同意后方可休假。各级主管应根据工作状况，并考虑员工本人意愿，安排所属员工的年假。由此导致的年假过期问题，由员工主管及员工本人负责。非特殊原因，原则上企业不一样意跨年度使用年假。员工属下列情形之一的，不享有当年的年休假：合计工作满1年不满的职工，请病假合计2个月以上的；合计工作满不满的职工，请病假合计3个月以上的；合计工作满以上的职工，请病假合计4个月以上的；职工停工、放假、待岗4个月以上的；产前假、哺乳假合计超过3个月的；离岗脱产学习超过6个月以上的；学生、退休、非全日制用工形式员工。5、婚假企业员工请婚假需提供结婚证原件，员工本人结婚予以带薪婚假三天（不包括节假日）。男满25周岁、女满23周岁结婚的晚婚员工，可另增婚假七天（仅限于初婚者）。婚假应在民政机关登记注册之日起6个月内使用。6、产假女性员工一旦怀孕，就有责任向人事行政部通报并出示医院证明。员工必须遵守计划生育的规定，未婚先孕不享有此福利。（1）单胎顺产者，予以产假九十天（包括节假日），其中产前休息十五天，产后休息七十五天。

（2）难产者，增长产假十五天。多胞胎生育者，每多生育一种婴儿，增长产假十五天。

（3）妊娠三个月内自然流产或子宫外孕者，予以产假三十天。妊娠三个月以上，七个月如下自然流产者，予以产假四十五天。产假期间由社保局发放工资。需提供医院的有关证明，女性员工满24周岁生第一胎的，可享有30天的晚育奖励假。女员工产假后，不再享有当年年假待遇，年终奖也不再享有。男员工凭医院婴儿出生证明可享有2天带薪护理假。7、妇女节：企业女员工在每年3月8日12点后来享有带薪假半天。8、小朋友节：企业女员工有14周岁如下子女的，在每年6月1日12点后来享有带薪假半天。9、丧假带薪丧假的休假原则为：丧假类别丧假天数员工/配偶父母3天员工配偶3天员工子女3天丧假不可以分段进行休息。10、工作未满一年的企业正式员工在享有有关（婚假，产假）福利时，按照当年服务时间的比例执行。第七章出差制度1、企业根据工作需要有安排员工出差的权利，员工有按照企业安排执行出差任务的义务。2、主管及以上级别员工出差由总经理同意，持填写好的《员工出差申请单》到财务部门办理有关借款手续。3、出差原则：⑴住宿原则：两位以上同性别员工前去同一地点出差，原则上须两人同住一间双人房，住宿原则按快捷连锁酒店为准，同住人员不报销住宿费。⑵乘车原则：员工出差单程在6小时以上或夜间乘车坐硬卧，白天6小时以内的，乘车坐硬座。无一般列车，选择乘车坐动车二等座。确因工作规定而需要乘坐飞机或软卧，高铁时，应事先报总经理确认同意。所有出差人员只要出差计划已定，尽快告知人事行政部办理订票手续。4、出差费用报销(1)对于出差期间发生的招待费、礼品费等，应单独填写费用报销单，并同步填写费用明细表及状况阐明。(2)出差费用必须以注明了详细开支原因的单据报销，凡单据有疑问的，总经理及财务有权拒绝予以报销确认。(3)出差费用超过原则的，必须经总经理同意方可报销，否则超过部分自理。5、员工出差期间因私事或私自逗留而延误返程，无出差补助。履行请假手续并获同意的，按事假处理。未履行请假手续或请假未得到同意，按旷工处理。二、费用报销员工费用报销流程：1、员工每周二、周五到财务领取报销单据，按规定填写对的、完整。2、员工持填写无误的报销单据，经财务审核票据，提交总经理签字审批。3、财务根据总经理签字，对费用单据予以报销。三、责任员工应如实申报有关费用，凡员工虚报、谎报费用的，为严重违反规章制度的行为，一经确认核算，对员工处以问题费用金额二倍以上的惩罚。情节严重的，企业可予以直至违纪解除劳动协议的处理。第八章固定资产管理制度1、企业范围内固定资产的登记、领用、管理责任由人事行政部门承担。2、领用企业固定资产设备等，须履行正常领用手续，其管理负责人是领用人。3、凡属于固定资产范围、需在财务报销的财物，在费用核销前，须在人事行政部登记立案，财务必须查对确认人事行政部与否登记对应固定资产信息后方可予以报销费用，并定期不定期查对财务所记录的固定资产信息与人事行政部固定资产信息的一致性;维护并保证固定资产信息的完整性、一致性。4、员工离职等状况，以财务与人事行政部的固定资产登记领用信息为准，办理办公用品返还等手续。5、凡不按规定进行固定资产使用与管理的，或出现差错的，对应负责人承担有关责任。第九章物品领用、借用及消耗制度（一）物品分类1、企业办公室物品分为低值易耗品、管制品、专业用品、宝贵物品、实物资产。2、低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶棒等。3、管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文献夹、计算器等。4、专业用品：化妆品、美发用品、化妆工具、假发、服装、道具、灯具等。5、宝贵物品：个人使用保管的三百元以上并波及此后的费用开销的物资（如手机）。6、实物资产：如空调、计算机（包括手提电脑）、投影仪、摄像机、摄影机等。（二）物品领用管理1、企业根据物品分类，进行不一样的领用方式。2、低值易耗品：直接向物品保管人员签字领用。3、管制品：直接向物品保管人员签字领用。4、专业用品：根据需要由部门主管签字确认，由行政人员在个人专业用品领用表登记注明，再到物品保管人处领用。5、实物资产：先由行政人员设置实物资产管理台帐，以精确记录固定资产的现实状况。6、实物资产由行政人员统一管理，如部门借用，直接找行政人员进行登记后才能取走，