医药公司采购部工作流程

第第#页共12页医药公司采购部工作流程医药公司采购部工作流程一、购进单传递流程规定1、2、1)2)3)购进单据包括采购入库单、采购退回、采购退补价单，购货发票及相关附件。传递方向验收养护室传递入库单、仓库传递采购退回单至采购部(红联、蓝联)，由采购内勤接收验收养护室传递入库单、仓库传递采购退回单传递至财务部(绿联)，由财务负责库存商品管理的会计接收。采购部传递至财务部(入库单必须连同对应的进项发票。退货单必须连同对应的采购退出申请单，且退货单必须由采购部经理签字，当月内所有退货的无论有无对应发票，退货单连同对应的采购退出申请单都传)，由财务部负责应付账款的会计接收，上述要素不齐者，财务拒收。3、1)2)3)4、1)传递时间验收养护室、仓库传递至采购部的时间：每日下午5：00前，将单据传递至采购部。验收养护室、仓库传递绿联至财务部时间：次月1日上午10:00前。采购部传递至财务时间：每周六下午5：00前，月末无论星期几，都必须传递。传递要求验收养护室、仓库向外传出的所有验收入库单据，都必须经库管员签字。验收养护室、仓库传向财务的绿联，按入库单先后顺序，每50页装订成一册，并封好封皮。月末剩余不足50份的，封为一本。2)采购部向财务传递红联，在传递时，必须连同对应发票传至财务，要求发票要素要与入库单所载明各要素相符。传递的发票需是经采购部经理、总经理签批后的发票。凡采购部经理未签字的发票，财务一律拒收。3)所传递的进项票包括发票联和抵扣联，凡代理人员配送品种的，需在发票联上标明联系人姓名。特殊情况下，只能传递入库单，无对应发票的，必须有购进品种的随货同行或相关证明该购进品种购进价格的单据证明，连同总经理签批同意入账的申请入账单，随同入库单传递至财务。申请入账单要素内容包括如下：申请单供应单位入库时间产品名称规格数量单价金额备注申请人：采购部经理：该表要求采购部自行设计，利用公司现有单据纸张类型(五联纸)，要求做到整齐、整洁、美观。在发生上述特殊情况时，先填写该单据，经采购部经理、总经理签署后，连同相关采购单据，入库单一并传至财务，未有上述手续的，财务拒收，拒付。5、1)进项发票签字手续与流程采购内勤将发票连同对应的入库单整理完毕，交由采购部经理签字，时间由采购部根据具体情况拟定。2)采购内勤每周四上午9点前，将有采购经理签字的发票及对应入库单传递至总经理办公室，总经理进行签批，签批完毕，返回采购部，采购部将签字完毕的发票及对应入库单及传递记录本传递至财务，财务接收后进行入账处理。每月末，不论是否星期六，都要将剩余未签字发票都要送交总经理签字后，转传财务。6、采购退出、采购退补价单相关要求A：办理采购退出的，应由采购内勤填制书面退货申请单，经采购部经理签字后，持申请单至仓库，库管员见采购经理签字的退货单进行减帐处理并打印退出出库单，将退库单签字后交与采购内勤。采购部传至财务的退货单，一律需附退货申请单，不附的，财务拒收。采购退出申请样单如下：（公司名称）采购退出申请单退货单位：日期：年月日药品名称规格剂型产地批号数量有效期含税价含税金额制表人：采购部经理：备注：白联（仓库）红联（财务联）黄联（采购部）此单要求设计美观。可一次性打印100份，留存备用，用完再打。B：办理采购退补价办理采购退补价，应由采购内勤在系统内生成采购退补价单，采购经理在系统内进行采购退补价审核，审核执行后由采购部自行打印采购退补价单，传递至财务的采购退补价单，需有采购部经理签字。凡单据传递重复的，每次罚款不低于200元，造成经济损失的，承担全部责任。7、其他事项相关规定财务应付账款管理会计，每月结账后，向采购部传递应付账款余额表及应付账款负数余额表传采购部经理，采购部应对负数余额进行分析，并对异常负数进行解决或催收发票等相关手续，如不进行及时催收，造成损失或影响公司及时抵扣，追究责任人相关责任。8、违规罚则如有违反上述规定，给予责任人每次不低于20元罚款，如因此造成经济损失，将依据具体情况追究责任人。上述流程自年月日起正式执行。二、采购付款流程管理规定1、采购部购进普通品种付款支出1)货到即需付款的采购部填写付款申请单，申请人签字，经采购部经理签字，连同对应的入库单、发票，发票传递登记记录传递至财务，由应付账款管理会计签收发票及入库单，签收后同时在付款申请单上签明入库单及发票均已收到，经财务经理签名后，由采购部送交总经理签字，签字完毕，转出纳会计处付款。2)付款期付款的由采购部填写付款申请单，每月24日传财务应付账款会计管理处，会计人员查看账户余额，符合付款条件的，签字。签字完毕，转交财务经理签字，财务经理签字完毕，每月25日传总经理签字，签字完毕，转出纳会计处进行付款。3)预付货款的①凡需要预付货款的，由采购部填写付款申请单，付款申请上需明确标明预付款，并且需在付款单备左上角编制预付款单据编号。编号规则为年月日加小号。例如，20__年11月12日前后签批两张预付款申请单，则编号分别为20__111201,20__111202②采购部需对预付款项做出明确登记，设定备查本，逐笔登记预付款项，根据所登记事项，及时催要商品及发票等手续。登记表包含要素如下：预付款采购发票传递记录簿日期单位名称付款单编号预付款金额到货日期发票传递日发票接收人备注上述纸张采用A4纸横排，需加钉硬质封皮，由采购部妥善保管。自年月日起，预付款发票传递与其他普通付款发票传递需分本登记。普通付款发票仍延续以往模式，预付款发票传递表采用专门传递记录簿。④凡预付货款的，本月内预付的，在次月末结账时仍未能办理完入库、发票及入库单移交财务做账的，所付款项一律转挂采购部经理个人名下，视作个人借款。如因特殊情况，如十分走俏药品，需早于2个月需要预付款的，采购部写明情况，经总经理批准后，财务可不予转挂。⑤财务负责应付账款管理的会计，在预付款单上签字，并做预付款单号记录表，月末与采购部所留存的预付款采购发票传递记录簿上载明的付款单编号相对证，看是否有遗漏编号。并根据预付款发票登记传递记录表上所载明的到票情况，与每月末将上月预付款项未到票的转挂采购部经理个人名下账上。代理配送品种付款支出①原则上代理配送的品种，由代理人员自行进货，各项手续、办理入库，票据齐全，由采购部传至财务做账。②如因特殊要求，厂家需要我公司对公打款发货的，需代理配送人员先到采购部签订购销合同（采购部盖章后留存存根联，作为打订单依据），合同签订完毕，代理配送人员持购销合同至财务科交款。交款完毕，出纳会计开具收据，并填开付款申请，经采购部经理、财务经理、总经理签字后打款。打款时间原则上为每周一、周三，如配送商有特殊请求需当天打款或出纳人员时间方面允许，也可当天打款。打款完毕，依据采购合同所记载传真电话等资料，向厂家发送打款底单传真，并通知发货。代理配送人员需妥善保存收据，作为日后结算凭据。殊情况下的采购支出对于特殊情况下的采购，如急用抢救药品采购、突发性卫生防疫药品采购，紧俏药品采购及其他特殊情况下的采购，采购人员需带现金进行现场即时采购的，由采购人员写借据，经采购部经理、财务经理、总经理签批后，到财务支取现金。业务办理完毕，7个工作日内处理完账务，归还借款。超过7个工作日不进行账务处理的，每超一日，罚款50元。一个月内不处理的，自工资中扣除。如因特殊情况，确实在7个工作日内无法处理完毕，需做出书面说明，经财务经理签名，交与出纳会计处存档。上述流程自年月日起正式施行扩展阅读：医药公司采购部流程图广东沣泽医药有限公司采购部工作流程目录一、首营资料收集流程二、产品采购操作流程三、发票核销和结算流程四、产品破损处理流程五、采购退货处理流程首营资料收集流程首营企业资料：营业执照、药品生产（经营）许可证（采购器械：医疗器械许可证）、GSP证或GMP证、质保协议，法人委托书，销售员的身份证和上岗证、销售合同首营品种资料：药品注册证、药品质量标准、药品检验报告书、物价证明文件、药品最小包装样盒、药品说明书原样.注：■以上资料全部需加盖企业原印章，合同可用复印件。■委托书应有法人代表印章，并明确授权范围和委托期限。电脑录入客户资料：在采购系统的＂基础资料＂界面增加供应商资料录入、产品资料录入。、注：■确保输入以上资料的全部内容。制作并提交首营企业、首营品种审批表：1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表2、首营品种提交后，还需在Word做一张首营品种审批表格，录入相关内容后连同所有资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。首营企业审批审核：首营企业审批表需：采购部经理、质量部经理、质量负责人．首营品种审批审核：首营品种审批表需：采购部经理、财务部经理、质量部经理、质量负责人.注：■以上须部门经理审批后方可发生业务往来。采购合同的管理：供应商采购合同需独立归档并建立目录，目录每季度交部门经理汇总.注：■需在合同目录上填写合同有效期或品种、数量等内容备注：1、正常业务情况下，按电脑系统提示每月对所有客户资料进行检查，是否出现部分资料过期，如过期应及时更新，不能按时更新的客户以文字方式向质量部申请暂停使用，待资料更新后方可重新进行业务。2、所有的客户资料必须在有效期内发生业务往来，每年必须对客户资料进行审核更新，确保所有资料的完整性。2产品采购操作流程根据每月部门经理下达的采购根据部门经理每日下达的平台计划，每月15日前按采购计划计划，结合购销存情况，做采日期将月计划全部做上系统。购订单。生成采购订单：在采购系统的”采购决策平台”,将所需要采购的品名输入,在这个界面能看到该品种的所有信息,包括:最后供应商.采购单价,该商品在途数量,库存数量．根据这些信息在要采购的品名前打勾然后选择＂生成采购订单＂注：1、执行订单前先打电话给客户落实该品种有没有货，价格有没变动．2、确定客户的证照和合同都合格、齐全。采购订单审核：订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数量、单价、税率等内容，提交部门经理审核．要赶写预计到货日期．注：确保所有相关记录完整性。先付款后提货的有款期的交财务付款：每周1.3.5按审核通知发货：传真或电话通知供应商好的订单生成付款单交部门经发货理审核后再交财务付款注：付款单打印后检查备注及收款人帐号金额是否正确发货跟进：汇款单上列明采购到货跟踪：根据发货周期做好到货明细，传真给供应商，并短信跟踪。或电话确认对方是否收到传真并安排发货3发票核销和结算流程采购后及时向供应商催要发票，收到发票，在结算系统选择未结算应付款，选择相应品种生成发票，登记并交财务审核。注：相同品种按“先发生的先输入发票”原则，生成后输入发票号码和发票上边的开出日期．已经预付货款的，在发票系统有帐期的，在每月10号根找到该笔发票后，点＂结算＂，据结算条件做好结算计划生成一张预付款核销单。上报部门经理审批。根据结算计划，在发票系统，选择该品种未结算的发票，点结算生成付款单交部门经理审核注：在用采购系统一些废的付款单做时，打开该张废单，选择导出该供应商未结算的＂发票清单＂，切记不能选＂应付款＂，选中要结算的发票点确定生成发票．备注栏注明付款的发票号，品名简称和数量经财务审核公司领导审批后出纳付款，取得底单后将付款单传特殊原因不能按款期付款的要及时与客户沟通并取得谅真给对方，并短信或者电话通知解。对方付款内容。4 收货破损处理流程仓库接收货物检查来货与采购计划是否相符相符通知验收员验收不合格合格向供应商催要发票退回供应商不相符可不接可受接的受的联系供应商作拒收并相应处理：换通知相货或销售；落关供应商，跟踪实后通知仓库到货和收货．并跟踪再发货处理好帐务。情况采购退货处理流程待退货未开发票的已经