高校财务管理模式的思考升达学院财务管理模式及思考

高校财务管理模式的思考升达学院财务管理模式及思考

洪志学院是由台湾教育家王光亚博士领导的一所私立大学，并与苏州大学合作创办的一所私立大学。其全称为:郑州大学升达经贸管理学院。升达学院于1993年3月由河南省政府批准筹建,1993年10月破土动工,1994年6月,经国家教委正式批准成立,当年9月份开始招生。升达学院在不到一年的时间里完成了征地、建设和当年招生工作,创造了高校建设的奇迹。目前升达学院已拥有土地1000余亩,建筑面积16万平方米,资产两亿多元,在校学生7000人,教职工490人。她是一所设施齐全,环境优美,治学有方,管理严谨的一所难得的高等学府。升达学院在管理的各个方面有一整套成熟的经验,在不少方面有自己的独到之处,尤其在财务管理方面,值得我们去学习、研讨。笔者就升达学院财务管理的模式作一些介绍,供各位同行参考。由会计室和发挥互联网技术的现实需要,则主要考升达学院设有会计和出纳室,会计室和出纳室是学院的两个部门,会计室在院长领导下工作,会计室主任对院长负责。出纳室隶属于总务处。会计室对出纳室没有领导与被领导的关系,会计室主任对出纳室负责人只有工作建议权,没有任用和工作调配权力,出纳室负责人在对总务处长负责的同时,又直接对院长负责。会计室与出纳室在会计凭证的传递上采用交接登记方式。出纳室对1000元以内的开支,或有约定的开支可直接使用现金支付,1000元以上的开支一律通过转帐支付。出纳室只保管印鉴公章,而印鉴私章分别由会计负责人和院长本人掌管,这就是说凡使用转帐支票支付千元以上的大额开支,出纳员都必须经过会计室主任和院长本人共同签发。这种管理体制,笔者认为是一种一分为二式的相互制约、相互牵制的机制,这种机制有别于目前高校财务部门内部的相互牵制机制。这里既有会计室对出纳室办理大额支付的牵制,也有出纳室对会计室的牵制,这两种牵制的目的都是对院长的负责,对于院长亲自签发转帐支票的管理形式值得我们研究和思考,但有一点很明确,那就是院长对学院的每一项千元以上的经济开支都会心中有数,能够了解和掌握学院重要经济活动的全过程,有利于经济决策。升达的行政伦理“签呈”是升达学院各部门主管人员向院领导请示工作、汇报工作,请购大型设备、购买大批量物资,办理较大经济支出事项或要求院内同级或有关部门协办,会签某项事宜而使用的一种专用文书。它有固定的格式,其内容包括:时间、编号,主旨、合办单位拟定或拟办的具体意见,院领导的批示等,“签呈”要以文件的形式长期保存。也可以说,“签呈”是升达学院在进行经济决策(或其它决策)过程中,记载各自决策责任的经济责任书。升达的“签呈”相当于我们平时所说的工作请示、汇报,工作建议或申请。“签呈”在升达的经济活动中使用得最多。升达学院在购置一般办公用品,一般物品时,使用存根式的“请购(修)单”来代替签呈。购买大型、贵重物品、大批量物品或办理大项经济支出时,必须进行“签呈”,并要求主办人员在“签呈”上说明请购之物品的规格、型号、用途及简短之管理办法,办理“签呈”必须依据升达学院组织程序进行签办。升达学院的组织程序,在财务开支方面具体包括:“请购程序”、“发包及采购程序”、“验收程序”及“报帐程序”。升达的各项经济活动都是严格按这些规定的程序进行。升达把执行“组织程序”的理论基础概括为“行政伦理”,其核心是一级对一级负责,各尽其职,各负其责,对本职工作必须负责,对职权以外的事或拿不准的事项必须向上级请示、反映。但请示反映工作原则上不得越级,这就是升达的行政伦理观。它要求升达的每一个职员,每一个管理者都必须各负其责,各尽其职。在升达的办公大楼上和校园内有这样几句话:“不为自己的失败找理由,要为升达发展想办法”;“成功感谢别人,失败反省自己”;“自己的痛苦自己知道,自己的问题自己解决”;“今日能为之事勿待明日,自己可为之事勿求他人”。这就是升达人行政伦理的思想基础。层层负责就是说在自己职责范围内的事情自己要把它办好,把自己职权范围内的事交到上一级,一是说明自己没有尽到责任或不负责任,二是说明自己不能满足这个岗位的需要,或者说不适应这个岗位。升达提倡的行政伦理正是要求每一个岗位都应该是职责分明、职权分明,该由自己做的工作不要求别人,要尽职,该由上一级决定的事情,必须向上一级反映,不能越权,升达落实行政伦理的体现,就是每一件事情的“签呈”过程,以及对签呈文件的不折不扣的执行。以下以购买一般批量品为例,其请购程序如下:支出决策程序:使用单位、使用人填“请购(修)单”(一式两联、编号)→单位主管签署意见→总务处保管室、签署会办意见→送总务长依需要核签→会计室核签→院领导裁示→会计室制传票→出纳室办理预支。报帐程序:物品交保管员验质验量→保管员粘贴发票于支出凭证簿,同时填制“甲类财产登记卡”(或乙类、丙类物品增加表)→交事务科长签章(并在送件簿上登记)→送总务长签章→送交会计室审核签章→呈院领导裁示→会计室制传票→转出纳室办理、报帐支付→事物科长在“送件簿”上予以核销。从以上购物的决策程序和报帐程序上有一个很重要的特征,即院领导在决策前或报帐前,都有了相关部门的具体拟办意见,在院领导决策前的最后一关是会计室,在报帐程序中院领导审批报帐前的最后一关仍是会计室。这从操作上保证了会计室业务职能的发挥,从责任上也能很清楚地划分出每个职能部门的职责,从这一特征,我们可以联想到我们目前有些高校的一些决策和报帐程序,相当一部分属于领导决策后财务人员在被动或为难中执行,决策前没能使财会部门发挥应有的职能及职责,是财会人员应有功能的退化、萎缩。当然财会人员报告领导的决策是天经地义的,问题是如何在决策前、在决策程序上、在决策过程中使财会部门真正能够发挥管理作用。这一点很重要。从表面上看是要求财务部门行使职权,实质上是使财会部门承担了相应的经济责任,这是落实经济责任制发挥职能部门作用的重要一环。从以上决策程序和报帐程序中,可以看出升达学院对经济活动的管理都是“封闭型”的管理,从环节上没有漏洞。凡经院领导决策的开支,在事毕报帐前,也必须经院领导批示,如果说院领导事前的签批是事前决策的话,那么事毕后的签批就是对某件事办理情况的事后反馈和情况掌握,这是封闭管理所必不可少的环节。升达的事事签呈制度,似乎手续繁琐,复杂,影响工作效率。为了解决这个事事既能以文书形式记载经济责任,使每一项经济活动的决策和执行情况都能有案可查,又能提高办事效率,升达学院为签呈的传递及过程规定了严格的时间。要求紧急事件,用“红签”(用红色印制),要求必须当日签署意见,当日办完,不能过夜,任何人不准积压急件;一般事件用“白签”(用白纸印制),最近三日内必须签出;涉及到如人事方面等重大机密事件,可用“黄签”(用黄纸印制),经办人可直接送交学院领导。正是由于时效性的要求,使升达学院反应敏捷,办事迅速,效益非常高,工作有条不紊,紧张而有秩序。办公消耗品进入升达大学工作,不论是院长还是一般职员,保管员都为每人设立了3张卡(以卡代帐),第一张卡为“甲类财产领用记录卡”主要登记:办公桌等固定资产,每个领用人都有编号。该卡记录内容有服务单位、姓名、到职时间、离(调)职时间等详细记录。第二张卡为“乙类物品领用记录卡”主要登记:能保存实物形态的物品,如复写笔等,这一类大体相当于我们所说的低值易耗品。升达学院对低耗品的管理重心很低,只要能列为使用后仍有实物存在的,都要列入此类进行管理。第三张卡为“物品领用卡”,这张卡是登记除甲类、乙类外的其它所有领用的办公消耗品,该卡上印有一段说明:1.本卡按领用人每人记立一卡,记载领用物品名称数量。2.本卡存保管室以备学年终了时呈校长审阅,作行政人员领用有无浪费之查考。3.本卡每学年度由保管员换置新卡一次。对于一些公用物品,如办公室的空调等,按部门设卡,凡能落实到人的均按人设卡,保管责任落实到人。从以上可以看出,进入升达工作的人,领用的大小物品,小到一支铅笔都有记录在案,尤其是小物品,消耗性物品还要在“学年终了时”作“领用人员有无浪费之查考”,由此可以看出升达的一分钱要当一分钱用,把浪费减少到最低。按照大多数高校目前的管理看,能把低值品、消耗品建帐(卡)落实到责任人的可能很少很少。一般认为也不必这么细,而升达就是这样做的。而且是一直坚持着。在台北,也有不少高校到升达的姊妹学校“育达”去学习过,也都感觉不好做到,而升达人为什么能做到,而且能一贯坚持,并且做的很好,这是为什么?这就是升达人办事的认真精神、对事业的追求精神和工作的责任心。正像升达创办人王广亚先生的作风一样,从不高谈阔论,不说办不到的话,一件事只要说了,就一定要做到,并且做彻底。从升达学院的财务管理体制,到升达学院的经济决策程序、报帐程序、签呈制度、财产管理的“三卡制度”等方面可以看出升达在这些方面有不少优秀的管理文化值得我们去研读、去吸纳。以