《WPS Office办公应用案例教程》（高乃尧）006-0 教案 第12课 使用邮件合并功能批量制作文档长文档的其他操作

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课题使用邮件合并功能批量制作文档，长文档的其他操作课时2课时（90min）教学目标知识目标：了解邮件合并、脚注、尾注和索引的作用能力目标：（1）能够创建邮件合并所需要的主文档和数据源，并将数据源准确地插入到主文档的相应位置（2）能够为文档内容插入脚注和尾注，标记并提取索引素质目标：发扬精益求精的工匠精神，养成严谨认真的工作态度教学重难点教学重点：创建邮件合并所需要的主文档和数据源，并将数据源准确地插入到主文档的相应位置教学难点：为文档内容插入脚注和尾注，标记并提取索引教学方法案例分析法、问答法、讨论法、讲授法教学用具电脑、投影仪、多媒体课件、教材教学过程主要教学内容及步骤课前任务【教师】布置课前任务，和学生负责人取得联系，让其提醒同学通过文旌课堂APP或其他学习软件，完成课前任务请大家了解WPS文字中邮件合并、脚注、尾注和索引的作用及操作。【学生】完成课前任务考勤【教师】使用文旌课堂APP进行签到【学生】按照老师要求签到问题导入【教师】提出以下问题：你知道在哪些情况下会使用邮件合并功能吗？【学生】思考、举手回答【教师】通过学生的回答引入要讲的知识传授新知【教师】讲解使用邮件合并功能批量制作文档3.6用邮件合并功能批量制作文档在日常办公事务处理中，经常会遇到需要把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人的情况，这时可以利用WPS文字的邮件合并功能来实现。执行邮件合并操作时涉及两个文档：主文档和数据源。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分；数据源主要用于保存联系人的相关信息。3.6.1制作主文档和数据源✈【教师】讲解主文档和数据源的制作方法，并进行演示主文档的的制作方法与普通文档相同，同样可以对其页面、字符和段落等格式进行设置。数据源是执行邮件合并操作的关键。在WPS文字中，只能选择外部的文件作为数据源，如文本文件、数据库文件、Word文件、WPS表格文件等（数据源的第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行），而不能直接创建数据源文件，并且主文档和数据源最好保存在相同的位置，即在同一个文件夹中。【教师】提出任务制作主文档和数据源。【学生】聆听要求、进行操作3.6.2合并文档【教师】讲解在WPS文字中进行合并文档的方法，并进行演示步骤1u打开制作的主文档，然后单击“引用”选项卡中的“邮件”按钮，自动显示“邮件合并”选项卡，单击该选项卡中的“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框，选择制作好的数据源将其打开，此时该选项卡中的“插入合并域”按钮变为可用。步骤2u确定要插入域的位置，然后单击“插入合并域”按钮，在打开的“插入域”对话框中选择要插入的域并插入。步骤3u所有域都插入后单击“邮件合并”选项卡中的“查看合并数据”按钮，系统会将文档中的合并域替换为数据源中的实际数据，用户可凭此检查邮件合并域的正确性。步骤4u单击“邮件合并”选项卡中的“首记录”“上一条”“下一条”“尾记录”按钮，可动态检查合并域的数据。步骤5u确定合并方式。WPS文字提供了合并到新文档、合并到打印机、合并到不同新文档、合并发送4种合并方式，用户可根据需要进行选择。【教师】提出任务将制作好的主文档和数据源进行邮件合并操作。【学生】聆听要求、进行操作【学生】聆听、理解、记录效果展示【教师】通过PPT展示“档案管理标签“效果，并对其进行简单介绍【学生】观看案例效果、聆听课堂实训【教师】介绍“批量制作档案管理标签”的大概流程，安排学生扫描微课二维码观看视频“批量制作档案管理标签“（详见教材），要求学生按照步骤进行操作步骤1u制作主文档。新建“档案管理标签.docx”文档，设置纸张大小为“6号信封”，上、下页边距均为2.14cm，左、右页边距均为1.91c。步骤2u在文档中插入一个6行4列的表格，然后在其中输入内容，合并相关单元格，设置表格内容水平居中对齐，表格相对于页面居中对齐，表格最后一行只保留上边框（方便打印后裁剪），主文档制作完毕。步骤3u制作数据源。这里以现有WPS表格文件即“档案花名册.et”工作簿“Sheet1”工作表中的数据为例，从中可看到有12条记录。步骤4u合并文档。在主文档中单击“引用”选项卡中的“邮件”按钮，自动显示“邮件合并”选项卡，单击其中的“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框，选择本书配套素材“第3章”/“档案花名册.et”文件，单击“打开”按钮，在打开的“选择表格”对话框中选择数据源所在的工作表“Sheet1”，单击“确定”按钮。步骤5u将插入点置于文档中第一处要插入合并域的位置，这里在“姓名”右侧的单元格中单击，然后单击“插入合并域”按钮，在打开的“插入域”对话框中选择要插入的域“姓名”，单击“插入”按钮将其插入。步骤6u使用同样的方法，插入其他域。步骤7u单击“邮件合并”选项卡中的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框，设置合并的数据源记录范围，这里保持默认，然后单击“确定”按钮。WPS文字将根据设置自动合并文档并将全部记录存放到一个新文档中，合并完成的文档的份数取决于数据源中记录的条数。步骤8u在新文档中可看到每条记录占一页纸，用户可以根据需要对其进行编辑，将多条记录放置在一页纸中打印。为此，可打开“查找和替换”对话框并切换到“替换”选项卡，然后在“查找内容”编辑框中单击，在“特殊格式”列表中选择“分节符”选项，保持“替换为”编辑框为空。步骤9u单击“全部替换”按钮，在弹出的提示对话框中单击“确定”按钮，然后关闭“查找和替换”对话框，可看到12条记录分布在4页纸上。将新文档保存后进行打印，然后裁剪并分发使用即可。【学生】自行扫码观看配套微课，按照要求进行操作，如遇问题可询问老师【教师】巡堂辅导，及时解决学生遇到的问题传授新知【教师】讲长文档的其他操作3.7长文档的其他操作3.7.1插入脚注和尾注脚注与尾注的作用基本相同，都是对文档中的文本进行补充说明，如单词解释、备注或提供文档的引文来源等。通常情况下，脚注位于页面底端，用来说明每页中要注释的内容；尾注一般位于文档结尾处，用来集中解释文档中要注释的内容或标注文档的参考文献等。脚注和尾注都由两个关联的部分组成，即注释引用标记及相应的注释文本。注释引用标记出现在正文中，一般是一个上标字符，用来表示脚注和尾注的存在。WPS文字会自动对脚注和尾注进行编号，在添加、删除或移动脚注和尾注时，WPS文字会对引用标记重新编号。✈【教师】讲解在文档中插入脚注和尾注的方法，并进行演示步骤1u将插入点定位在需要插入脚注或尾注的位置。步骤2u在“引用”选项卡中单击“插入脚注”按钮或“插入尾注”按钮，此时插入点会自动移至系统设置的脚注或尾注编辑区，供用户输入脚注或尾注。脚注或尾注前的编号与正文中的编号对应。步骤3u插入脚注或尾注后，如果要查看脚注或尾注内容，可将鼠标指针移到脚注或尾注标记上，此时鼠标指针变成形状，并且标记旁将出现浮动窗口，显示注释内容。步骤4u如果要编辑脚注或尾注内容，可双击文档中的脚注或尾注标记，跳转到该脚注或尾注内容所在位置，或直接在脚注或尾注编辑区对脚注或尾注内容进行编辑，编辑方法与编辑正文完全一样，并且可以对脚注或尾注文本进行格式化。【知识链接】如果要设置脚注或尾注的编号格式及应用范围，可单击“引用”选项卡中的“脚注和尾注”对话框启动器按钮，在打开的“脚注和尾注”对话框中进行设置。【教师】提出任务练习在文档中插入脚注和尾注的操作。【学生】聆听要求、进行操作3.7.2标记并创建索引索引的主要作用是列出文档中的重要信息及其所在页码，如相关名词、概念、人物等，方便读者快速查找。要创建索引，首先要将文档中作为索引项的文本标记出来，然后生成索引。1.标记索引项索引项是用于标记索引中特定文本的域代码。当为文本标记了索引项时，WPS文字将在文档中插入一个具有隐藏文字格式的XE（索引项）域作为索引标记，该域包括标记好的主索引项及所选择的任何交叉引用信息。【教师】讲解在WPS文字中进行标记索引项的方法，并进行演示步骤1u选中要作为索引项的文本，然后单击“引用”选项卡中的“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框。步骤2u选中的文本自动出现在“主索引项”编辑框中。如果有必要，用户可以对其进行修改。【小提示】如果要创建次索引项，可在“次索引项”编辑框中输入文本（主索引项与次索引项是包含与被包含的关系）。例如，主索引项“行星”可具有次索引项“火星”和“金星”。步骤3u在对话框的“选项”设置区中有3个单选项，“当前页”为默认选项，表示创建索引后将在索引项后面显示其所在的页码；在“页码格式”设置区中可以设置页码格式为“加粗”或“倾斜”。步骤4u单击“标记”按钮，可将选中的文本标记为索引项；单击“标记全部”按钮，可将文档中所有与选中文本相同的文本标记为索引项。然后关闭“标记索引”对话框。步骤5u参照上述步骤标记文档中的其他索引项。2．插入索引标记索引项之后，就可以插入索引了。因为插入到文档的索引项是域代码，只用于显示，不会被打印，但它会占用文档空间，所以在插入索引前通常要单击“开始”选项卡中的“显示/隐藏编辑标记”按钮，在展开的下拉列表中取消“显示/隐藏段落标记”选项的选中状态，隐藏索引标记。【教师】讲解在WPS文字中插入索引的方法，并进行演示步骤

1u将插入点置于要放置索引的位置，一般在文档的末尾。步骤2u单击“引用”选项卡中的“插入索引”按钮，打开“索引”对话框。步骤

3u在“类型”设置区中选择索引类型；在“栏数”编辑框中根据索引的长度指定栏数；在“语言”下拉列表中选择索引要使用的语言，它决定排序的规则；选中“页码右对齐”复选框，表示索引页码将靠右排列；在“制表符前导符”下拉列表中选择一种页码前导符样式。步骤

4u设置完毕，单击“确定”按钮，即可在文档中看到创建的索引。在更改了索引项或索引项所在页码发生改变后，应更新索引以体现所做的改动。要更新索引，可在希望更新的索引中右击，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”选项，或将插入点置于索引中后按“F9”键。【教师】提出任务在文档中标记索引项并插入索引。【学生】聆听要求、进行操作【学生】聆听、理解、记录效果展示【教师】通过PPT展示“读书笔记添加脚注尾注“效果，并对其进行简单介绍【学生】观看案例效果、聆听课堂实训【教师】介绍“为读书笔记添加脚注尾注”的大概流程，安排学生扫描微课二维码观看视频”为读书笔记添加脚注和尾注“（详见教材），要求学生按照步骤进行操作步骤1u打开本书配套素材“第3章”/“读书笔记.docx”文档，然后将插入点置于要添加脚注的位置，如“曾子”文本的右侧，单击“引用”选项卡中的“插入脚注”按钮，在页面底端的脚注编辑区中输入脚注文本。步骤2u将插入点置于“三”文本的右侧，然后单击“插入脚注”按钮，在显示的脚注编辑区中输入脚注文本“约数，表示多次。”。步骤3u使用同样的方法继续在文档中添加其他脚注。步骤4u单击“引用”选项卡中的“脚注和尾注”对话框启动器按钮，打开“脚注和尾注”对话框，在“编号格式”下拉列表中选择带圈的编号格式。步骤5u单击“应用”按钮，可看到文档中的脚注标记和脚注编号格式均改为所选的编号格式。利用“开始”选项卡设置脚注区编号的字符格式为五号、TimesNewRoman，并单击“上标”按钮取消编号