采购控制管理制度

Word第第页采购控制管理制度项目管理处物资选购掌握程序

项目管理处物资的选购掌握程序

1.0目的

对物资选购的申请、打算的编制、审批等过程制定相应程序,确保选购物资符合规定要求。

2.0适用范围

适用于管理处供应服务活动所需物资的选购。其他物资(如办公用品)的选购可参照执行。

3.0职责

3.1提出选购的部门制定《选购打算》和其他选购文件,由部门负责人或分管领导审核后报公司批准。

3.2提出选购的部门负责实施选购。

4.0工作程序

4.1物资的选购

4.1.1打算性选购

4.1.1.1仓管员依据物资库存状况,作出下月补充物资选购打算。

4.1.1.2各部门主管每月下旬制定下个月的物资选购打算,说明物资的名称、型号、规格、数量等(如有特别要求,须说明)。

4.1.1.3各部门将月份物资选购打算交本部门经理审核后,报公司总经理批准。

4.1.1.4各部门将批准后的选购打算交负责选购的人员由其在合格供应商处进行选购。

4.1.2零星选购

4.1.2.1各部门需要零星物资和打算外的物资时,先填写《请购单》,说明物资的名称、型号、规格、数量、用处等(如有特别要求,须注明)。

4.1.2.2《请购单》由各部门主管确认后按公司的有关规定执行审批和报批手续后交负责选购的人员。

4.1.2.3选购人员一般在合格供应商处进行选购,如有急需等特别状况,依据物品价值可由部门负责人或总经理批准后也可在其他供应商处对实物质量进行验证合格购置。

4.2供应商的选择

见《分供方的选择和评审程序》。

4.3验证

见《进货检验程序》。

4.4选购人员在进行选购时,将选购物资的时间、供应商登记在打算表或《请购单》相应栏目内。

4.5选购回来的物资交仓管员办理入库手续并作出记录。

5.0相关文件

5.1《分供方的选择和评审程序》

5.2《进货检验程序》

5.3《选购打算》

5.4《请购单》

物业管理手册－选购掌握程序

物业管理手册:选购掌握程序

1、目的

对选购过程和供方进行掌握,确保所选购的产品和供方供应的服务符合规定要求。

2、适用范围

适用于对服务所需的物资选购和对供方的选择、评价和掌握。

3、职责

3.1各部门负责本部门所需选购打算的编制及对供方供应的产品进行监督、反馈。

3.2管理部负责选购打算的审核、落实,选购物资的验证、管理及供方的评价,建立供方档案。

3.3工程部负责服务设施、设备选购打算的审核工作。

3.4总经理负责选购打算的审批工作。

4、程序

4.1评价范围

4.1.1对价值高、用量多、对服务质量影响大的修理配件、物资的供方需进行评价。

4.1.2对服务质量有较大影响的零星修理配件、物资,如:水暖管件、卫生洁具、电料等的供方需进行评价。

4.1.3对服务质量影响微小的零星修理配件、物资,如:扫帚、拖把等的供方可进行现场、简洁的验证。

4.1.4对公司分包出去的绿化服务供方需进行评价。

4.2评价方式

4.2.1对产品资料的猎取

4.2.1.1生产厂家不在本地的,由管理部实行信函的方式或到本地的批发商店、专卖店,调查物资的生产厂家、营业执照、规格型号、合格证、质量标准及认证状况等。

4.2.1.2生产厂家在本地的,可直接到厂家所在地收集资料,内容同上。

4.2.1.3对分包出去的绿化服务供方的质量按合同要求进行掌握。

4.2.2对供方的评价方法

4.2.2.1对服务质量有较大影响的零星修理配件、物资,由管理部调查供方的营业执照、

产品认证、供货力量、产品规格型号等,对其供方进行评价,填写《供方质量、环境保证力量调查记录》。

4.2.2.2对分包出去的“服务产品”的供方由管理部调查其营业执照、企业简介、信誉等级及质量保证力量等进行评价。

4.2.3对服务质量影响微小的零星修理配件、物资,可由使用部门、选购人员在选购现场对质量、价格进行目测、比较等方法进行评价。

4.2.4对评价合格的产品和供方,报总经理审批同意后,可列入《选购物资一览表》、《合格供方名录》。

4.3对于属4.1.1、4.1.2范围,而又未列入《选购物资一览表》的修理配料、物资由管理部依据使用状况进行评审。

4.3.1此类物资的选购应依据实际使用量进行最小选购,发生质量问题随时退货、退款。

4.3.2管理部依据此类物资的使用特性确定其试用期(1-3个月),试用期内各使用部门依据使用批次填写《物资质量使用状况反馈单》报管理部。

4.3.3试用期结束后,管理部根据《物资质量使用状况反馈单》,对符合使用要求的物资按4.2中的有关规定进行评审。评审合格,由总经理签署看法,列入《选购物资一览表》。

4.4管理部负责合格供方的业绩考核,其根据为双方的供货协议及国家有关技术标准。考核方法为:物资使用部门,对物资质量状况随时填写《物资质量使用状况反馈单》报管理部,管理部对其汇总评价。考核标准为:对同一类物资连续两次发生质量问题的,由管理部报总经理审批取消供方资格。

4.5选购打算的编制、审批与落实

4.5.1各部门于每月26日前编制下月选购打算,通过办公正台以公文形式上报给管理部。

4.5.2管理部根据《合格供方名录》和《选购物资一览表》及上月的《仓库盘点表》在三天内分别完成对办公用品、电料、水暖、工具及其他类的数量和价格审核,报总经理审批。

4.5.3审批完毕,管理部依据总经理批示,通过办公正台以公文形式发至财务部。

4.5.4管理部负责在每月7日之前完成对选购打算的落实工作,并通报选购状况。

4.6管理部应保存有关选购产品的规格、型号、等级及相应的国家标准、行业标准或企

业标准等资料。各部门在编制选购打算时,应列出选购产品的规格、型号、技术参数。管理部负责有关资料的收集,对选购中发生的合同,在选购结束后,由管理部统一保存。

4.7选购产品的验证

4.7.1零星修理配件的选购由选购人员根据管理部指定的品牌、厂家、型号等要求购置,在购置时目测质量状况。

4.7.2对需要在货源处验证的,则由选购人员在现场进行验证;如不需要,则在产品使用过程中由使用部门进行验证。

4.7.3分包出去的绿化、垃圾清运工作,品质部、物业服务中心根据托付合同的商定进行监督、考核。

5、相关文件

5.1《相关记录掌握程序》

5.2《绿化服务托付合同》

5.3《垃圾清运服务合同》

6、相关记录

6.1《合格供方名录》jw/jl-7.4-001

6.2《选购物资一览表》jw/jl-7.4-002

6.3《选购打算》jw/jl-7.4-003

6.4《供方质量、环境保证力量调查记录》jw/jl-7.4-004

6.5《物资质量使用状况反馈单》jw/jl-7.4-005

6.6《仓库盘点表》jw/jl-7.4-006

物业管理质量体系文件：选购掌握程序

物业管理公司质量体系文件:选购掌握程序

1.0目的

确保选购的物资符合规定的要求,以保证公司利益。

2.0适用范围

2.1物业管理所需要的物资(如工程保养、修缮用处的物资,保洁用的物资,消防用的物资,保安用的物资等)的选购活动。

2.2内部管理用、办公室用的选购活动也可参照实行。

3.0职责

3.1提出选购要求的部门负责制定选购打算。

3.2物业管理公司经理负责审核选购打算及配备资源,各管理处主任或部门主管可依据权限审批选购打算。

4.0程序

4.1物资的选购

4.1.1各部门负责人依据下月的物资估计用量并结合月末库存状况,在每月30日之前提出下个月的物资选购打算,说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等(如有特别要求,须说明)。选购打算也可以《选购申请单》提出。

4.1.2各部门将月份物资选购打算交各管理处主任或部门主管审批,必要时应经公司经理审批,详细执行参见《物业公司财务管理制度》。

4.1.3单项金额在2000元以上的应签署合同、协议并经评审,参见《选购与分包合同协议签定程序的有关规定》。

4.1.4各部门将批准后的选购打算交负责选购的人员,由其在合格供应商处进行选购。严格在打算范围内组织选购和支配开支。

4.1.5如因特别状况需追加打算开支或超打算开支的应由各部门提出追加申请,并具体说明缘由,并按4.1.2各款执行,填写《选购申请单》。

4.1.6对常用物资、珍贵物资,选购人员应在合格供应商处进行选购,如有急需等特别状况,经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购置。

4.1.7各部门在支付费用及选购物资前需借款时,由经办人填写《借款单》,财务部依据相关合同、协议或打算审核后,按《物业公司财务管理制度》办理借款。

4.2供应商的选择

在选购物资时要选用符合要求的供应商,在指定的合格供应商名单内进行选购活动,按《分供方管理程序》和《工程发包、选购、外协加工的询价制度》。

4.3选购回来的物资由提出选购打算的部门负责人验收,交仓管员办理入库手续并留下记录,入库检验执行《进货检验程序》。

4.4选购资料的掌握

4.4.1选购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格按照执行(如消防物资,装修禁用的石棉等)。

4.4.2对常常要选购的物资如涉及图样,规格,样板时,要经过审批和批精确保按照这些资料正确购入物资,对外协加工及制作的产品,其图纸要求必需要经工程部的认可,确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的根据。

4.4.3对以上的选购资料要有精确的标识方法,如选购定单,分承包方的工程合同的编号。所签合同应在《合同、协议收文登记名目》上有记载。

4.4.4对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量要求及服务的评价标准等。

4.4.5服务项目的分承包方合同由公司的法人代表或其授权人员签订后实施。

4.5对供应服务方面的供应商对其过程监控参见《工程发包、选购、外协加工的询价制度》。

4.6为确保选购的物资不受人为的影响,选购员应由各管理处主任或部门主管指定,并应遵守《员工手册》及公司其它文件的相关规定。

5.0相关文件

5.1《分供方管理程序》

5.2《进货检验程序》

5.3《工程发包、选购、外协加工的询价制度》

5.4《选购与分包合同协议签定程序的有关规定》

6.0相关记录

6.1《选购申请单》

6.2《借款单》

6.3《合同、协议收文登记名目》

7.0附录

7.1《员工手册》

7.2《物业公司财务管理制度》

编写:审批:

物业管理处选购掌握工作程序

物业管理处选购掌握程序

1.目的

对物资选购的申请、打算的编制、审批等过程制定相应程序,确保选购物资符合规定要求。

2.适用范围

适用于物业管理处供应服务所需物资的选购,其他物资(如办公用品)的选购可参照执行。

3.术语(略)

4.职责

4.1提出选购的部门制定《选购打算》和其他选购文件,由部门负责人审核报公司批准。

4.2经批准后的《选购打算》发至财务部,由财务部负责实施选购。

5.工作程序

5.1物资的选购

5.1.1打算性选购

a.财务部库管员依据物资库存状况,做出下月补充物资选购打算。

b.各部门主管每月下旬制定下个月的物资选购打算,说明物资的名称、型号、规格、数量等(如有特别要求,须说明)。

c.选购打算经部门负责人审核后,报经理批准,各部门将批准后的《选购打算》交给财务部,由财务部选购人员在合格供方处进行选购。

5.1.2零星选购

a.公司零星选购是指在物业管理活动中少量随时选购的物品。

b.各部门需要零星物资和打算外的物资时,先填写《申购单》,说明物品的名称、型号、规格、数量、用处等(如有特别要求,须注明)。《申购单》经部门负责人审核,经理批准。

c.申请部门将批准后的《申购单》交财务部,财务部支配选购人员进行选购。

d.选购人员一般在合格供方处进行选购,如有急需等特别状况,经物业管理公司总经理批准后也可在其它供应商处对实物质量进行验证后购置。

5.2供方的选择按《供方评价和选择程序》执行。

5.3选购物资的验证。

5.3.1财务部库管员根据审批后的《申购单》或《选购打算》对所选购回来的物资进行入库检验。工程部专业技术人员参加工程设备.材料及工具的质量验收。

5.3.2验证依据状况采纳核对数量、外观检查和合格证检查等方式进行。对涉及平安性能的产品如电器类、水绝缘材料类、标准件类暖器材、消防用具类、化工原料类必需要有合格证;对小五金类、其他杂项类应核对规格、型号和数量与选购文件是否全都,外观和包装有无破损等。

5.3.3由库管员对物资验证结果进行记录,《物品验证记录表》验证栏签名确认并保存,参加验收的工程部专业技术人员也应签名。对验证中发觉的不合格品按《不合格掌握程序》执行。

5.4选购人员在进行选购时,将选购物资的时间、供方登记在打算表或《申购单》相应栏目内。

5.5选购回来的物资交仓管员办理入库手续并作记录。

6.相关文件和记录

6.1《供方评价和选择程序》

6.2《选购打算》

6.3《申购单》

6.4《物品验证记录表》

z物业管理物品选购掌握程序

公司程序文件版号:a

修改号:0

ej-qp5.1物业管理物品选购掌握程序页码:1/3

1.目的:

确保选购的物品符合质量要求。

2.适用范围:

适用于公司各部门对物业管理服务相关物品的选购。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.6、4.10、4.13章

3.2is09002标准第4.6、4.10、4.13章

4.职责:

4.1公司各部门职责:

4.1.1各部门应设专人负责编制本部门相关物业管理项目所需物品的购置打算。

4.1.2各部门主任负责本部门物品购置打算的核定。

4.1.3管理者副代表负责物品购置打算的审核,公司副总经理负责物品购置打算的审批。

4.1.4经副总经理审批后的物品购置打算由综合办公室主任负责实施。

4.1.5综合办公室主任负责购置物品检查、验收、入库登记。

4.2工程修理部的职责:

4.2.1工程修理部负责物业分承包商施工材料及日常修理材料选购打算的审核。

4.2.2当住户发觉分承包商供应的日常修理材料存在质量问题或材料缺乏时,工程修理部应对分承包商所购物品和库存进行验证,并对其发出《整改通知书》。

5.工作程序:

5.1物品的购置打算由各部门依据本部门相关物业管理项目实际需要,编写《物品选购打算报批表》。

5.2购置打算要明确产品的名称、规格、型号、数量、购置用处与时间要求,有特释要求的应注明。

5.3购置打算编写完成后交部门领导进行核定,经部门领导核定后,

交管理者副代表审核,并由副总经理审批。

5.4经副总经理审批后的购置打算,由综合办公室主任负责实施。

5.5综合办公室主任对审批后的购置打算应托付办事员负责实施。

5.6办事员依据各部门的购置打算,要进行分类汇总,制定选购打算,选购打算应结合实际,以免造成资金的铺张。

5.7对物品选购的要求:

5.7.1办事员在进行选购时,应从《合格供应商名单》中选择供应商,并依据各部门供应购置打算的时间要求,分轻重缓急,有打算地进行,以确保物品的准时供应。

5.7.2工程修理部应建议物业分承包商对用量较大、数量较多且常年常常使用物品(如灯泡、水暖管件等)要采纳国家定点生产厂家或专业生产厂家生产的产品,以确保产品的使用寿命和使用平安。

5.7.3对各专业有特别要求的物品,办事员要会同专业技术人员共同去选购,以避开使用的困难。

5.8对物品的验收:

5.8.1物品到货后,综合办公室主任依据选购打算逐一进行清点检查、验收入库,并登记《入库登记表》中。

5.8.2物业分承包商购置的与物业管理相关的所需品,应与工程修理部共同验收,并将验收结果报工程修理部归档。

5.8.3对各专业有特释要求的物品,综合办公室主任应会同专业技术人员共同验收,并在《入库登记表》中注明验收结果。

5.9对不合格产品的处理:

5.9.1经办事员选购的物品,在进行检查验收时,发觉产品质量或规格型号不符合要求,或产品质量有问题,放到指定区域并在《入库登记表》中加以记录,马上通知供货方进行更换,已更换仍不符合要求或质量的产品,要提出退货,以避开造成经济损失。

5.9.2物业分承包商选购的物品,工程修理部主任负责审查材料月计

划和每月材料库存状况,确保分承包商所购材料符合质量要求。

5.9.3对供应不合格产品的生产厂家或物品供应商,要进行调整,好中选优,以确定长期合作供应商。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《合格供应商名单》ej-qr-qp5.2-01

6.2《物品选购打算报批表》ej-qr-qp5.1-01

6.3《入库登记表》color:#3991e5;background:#f5f7f7;line-height:38px;margin:25px0;font-weight:bold;">某购物中心物质选购掌握管理规程

购物中心物质选购掌握管理规程

1.目的和适用范围

1.1目的

通过对原材料、帮助材料、外购、外协物资的选购进行掌握,以确保所选购的物资符合选购文件规定的要求。

2适用范围

本程序适用于本公司物业管理服务所用的原辅材料、外购、外协产品的选购管理工作。其它物资(如办公用品)的选购可参照执行。

3.职责

3.1请购部门提出选购标准及技术要求,各职能部门负责对选购文件的技术要求审核,并负责对选购物资进行验证。

3.2总经办负责选购物资的谈判、签约、实施、组织对供方进行评价和掌握。

3.3管理处帮助对供方的评定。

3.4总经理负责选购文件的审批。

4.工作程序

4.1本公司依据所选购物资对物业管理活动及加工的产品质量影响程度,将所选购的物资分为三类:即a类,关键物资;b类,重要物资;c类,一般物资。因此,依据供方的重要程度,对供方进行管理。

4.2供方的评价和掌握(执行gepm/qr07-01-2023)

4.2.1a类物资供方的评价采纳以下条款之一进行。

4.2.1.1供方须具有产品质量认证证书或质量体系认证证书、列入生产答应

证发证名目的应有生产答应证,并对其历史业绩和市场信誉进行评价。市政公用部门的专营(专供)物资在签署'供用协议'后视为评价合格。

4.2.1.2对长期合作的供方由总经办会同各职能部门及管理处对其产品在本公司的历史使用状况及验证明绩进行评价。

4.1.2.3应适当评价供方的财务状况及技术支持力量。

4.2.2b类物资供方的评价

4.2.2.1产品必需有质保书或合格证,产品实行三包。

4.2.2.2各部门通过对其产品的检验结果,统计近期3个月的质量记录,根据

合格率状况进行评价。

4.2.3c类物资采纳同类产品比较。供方统计近期的产品质量记录,根据合格率进行评价。

4.2.4供方评审后,由总经办填写《供方评审记录》并附上相应的资料,对符合要求的,由总经办经理填写结论,将其编入《合格供方一览表》,经总经理批准后,定为合格供方,作为本公司的选购点,同时通知到各职能部门及管理处。

对本公司贯标之前签署的目前仍属有效的购货合同,由总经办负责对供货方进行一次补充评审,符合要求并经批准的,可列为合格供方。合同期满后,需重新进行新一轮的评审。

4.2.5对供方的掌握

4.2.5.1总经办负责建立供方质量档案,包括供方调查评价表,质量历史实绩,生产力量,交货力量和信誉记录。

4.2.5.2由管理者代表会同财务部及各职能部门组成考核小组,每年一次(不超过12个月)对供方进行重新审核,并填写《公司供方质量保证力量(现场)调查表》、《供方历次信誉记录表》。

4.3本公司委外发包文件包括维保合同、委外服务合同及附件、图纸等。

4.3.1委外发包文件必需注明委外项目名称、内容、技术要求、质量要求、数量等内容。特别状况要附实物、图样、规范、等级和有关标准等。

4.3.2委外发包文件由各部门填写,部门经理签字,分管副总审批,总经理批准。

4.3.4委外发包文件应由接受服务的职能部门登记、保管、存档。

4.4选购信息及文件

本公司选购文件包括选购打算、选购合同、选购申请单、实物样品及图纸等。