企业的管理瓶颈及解决之道：四流改造与四化建设梁芷媚

企业的管理瓶颈及解决之道：四流改造与四化建设[梁芷媚]背景资料Alexei.Wei留言说，在网上找到我的一篇文章《企业的管理瓶颈及解决之道》，不明白我为何说应用ERP系统就可以令企业“24小时不间断运作“，其实，网上的文章漏了好几段文字。现把原文发布。这篇文章写于2007年，是我为一家想推行ERP的品牌运营商而写的文章，没想到运营商的上下游供应商都非常感兴趣，运营商借机把供应商召集在一起进行培训，起到了不错的效果（文章超严肃，权当广告，希望大家能有耐性看完）。其实，文章里随便一个话题都是非常大的，可以写很多篇论文，还有一些是无法用文章来表达，比如“文档规范化”，需要展示、比照才有震撼作用。曾经想过就此写一本书，但总是力不从心，希望他日有人与我合作写吧。前言企业发展到一定规模，管理问题开始纷纷暴露。多数的情况是企业规模越大，营业额越大，问题越复杂，老板越忙，员工的抱怨越多，企业的利润越少。不少老板很困惑：公司的商业模式是不错的，战略也很明确，下属人品都不错，很卖力，也属于能干，但做事就是不顺，事情布置下去，准打折扣，每个错误听起来都有充足的可理解应原谅的理由，到底问题出在哪里？有人说执行力不够！于是，大家都纷纷做执行力的训练，刚开始效果确实有，坚持了一段时间，有人开始反弹，觉得太累了，新问题开始滋生，结果，过了一段时间，又恢复原貌。我的答案是企业系统建设出问题！系统不畅通，就像一个人经脉不畅，毛病自然滋生，不一定会死去，却活不好。当一家企业明确了自己的商业模式、主营业务——解决了如何赚钱的问题，便应该解决如何让主营业务变得可持续赚钱——打造（金）饭碗工程——把企业的运营模式设计得像工厂的流水线，可以自动波，而不是“一抓就死（僵死），一放就松，一松就散，一散就死（乱死）”，高层乃至老板天天担当“救火队长”的角色。那如何构建企业的管理系统呢？进行四流改造与四化建设是企业系统建设的地基，是解决企业管理问题快速有效的方法和手段，且两者间的关系是相辅相成的。四流包括：信息流、工作流、实物流、资金流；四化指的是：信息规范化、项目模板化、管理数据化、行为职业化。信息流改造：快鱼吃慢鱼企业现在的工作往往无法由一个人独自完成，需要岗位之间、部门之间、乃至企业之间合作。旧的管理模式（旧的商业模式也是，但不在此陈述）是各个环节一层一层通过文件、语言交换信息，并通过各个部门、岗位个体之间的决定转化为行动、成果。在现今的商业环境下，这种管理模式导致企业的反应速度过于缓慢，同时导致信息断裂、滞延、丢失，团队合作出现问题（团队精神不光是一种态度，更需要信息系统的支持），合作出现问题，浮现的时候往往为时已晚，人们不得不救火，导致企业损失惨重。如何建立一个实时、低成本、高效的信息系统，减少伙伴之间的信息交换成本，这是搭建企业“流水线”的首要问题。很多企业已经引入一定的工作流软件，例如OA、ERP、CRM、MRP2等等，但往往没有达到预期的效果。要搭建有效的信息系统，工作流软件只是一个工具、一个平台，而企业实际的工作流必须与信息流匹配才是关键。前些年，中国企业流行一句话：上ERP是找死，不上ERP是等死。为什么？因为如果企业只是上了ERP，而没有按照ERP去改造工作流程，等于穿上一双不合适的鞋走路，根本走不好；不死只有两条路：1.

ERP等工作流软件必须根据企业自身的工作流而量身定做——按照脚的大小设计鞋；2.

企业自身的工作流必须调整到与ERP等工作流软件的要求一致——削足适履。另一方面，为何“不上ERP等死”？ERP等工作流软件的使用使人们能够通过电脑处理以前必须依靠人工处理的商业信息，这方便了商业上的设计、展示、管理和合作。就拿设计开发来举例，美国很多企业为何喜欢在印度、北京等地区设置开发部？很多人只理解为降低人力成本，实质上，更大的利益来自速度的极大提升，美国和印度、北京的时差，导致印度、北京的开发团队在美国团队下班的时候接着工作，当北京人完成工作后，伦敦团队开始上班。这一切，都因工作流软件的兴起。（网上漏了这一段）工作流平台的使用，使企业不再一天8小时运作，而是24小时不间断运作！所谓“1年等于3年”就是按这种模式算出来的。坊间流行的一句话：现在的企业竞争是快鱼吃慢鱼！有些人将这个“快慢”理解为反应速度——如何争分夺秒；实际上，所谓“快鱼”是运用先进信息手段武装自己的企业，所谓“慢鱼”是还停留在运用工业时代的信息交换模式的企业；快鱼可以很轻松地比慢鱼快3倍以上；传统企业不用先进信息手段来武装自己，结果便是“等死”。工作流改造：垂直与横向式管理、消灭不增值流程“把任何事情当作一个项目来管理”，任何项目都应该模板化，建立在模板化基础上的战略是应对变化的最好办法。在一些行业，例如计算机、制造业，生产模板化已经是一个通用原则，问题是如何把模板化扩展到产品和服务的设计和日常管理上。我曾经帮一家公司重新设计每月的产品推广会流程。该公司原来的流程制度看起来很完善，厚厚的一大叠。其中，产品推广会的流程有20多项，但每月召开还是容易出现错漏，尤其是一些需由新人来操作的工作。后来，我指导市场部人员根据推广会的实际流程重新写，结果写了256项流程。为什么会这么多呢？例如：原流程根本没写挂横幅，据说有一次推广会，连横幅都忘了带。在新流程中，连会后如何取横幅都详细写出来：把梯子搬到横幅的一边，爬上梯子取下横幅的结……有些人以为这样太小题大作，把员工当傻瓜了。实际上，模板化的目的就是让傻瓜按照流程去做都能把事情做对，当然，请聪明人会更好。如果我们不写清楚如何取横幅，往往就会有些人拿竹竿、棍子等把横幅撩下来，很容易损坏横幅和建筑物。一个流程从20多项，到256项，所增加的都是一些操作细节，老板们也许无暇顾及这些操作问题，但在激烈的竞争中，整个战略能否成功或许正是取决于这些看似不重要的细节。管理数据化：体现管理思想成功推行了管理软件的企业，基本可以做到管理数据化，但大部分企业还停留在使用表格的层面。对很多人而言，数据统计、表格设置是很简单、很常有的事，但要设计出配合工作流程，为决策提供实时数据的表格，却是不容易。有多少表格设计出来，填写好，却一年都不用一次；人们没兴趣看表格、或者看不出个所以然，不是人们不喜欢数据，而是表格设计得不好。设计不好的表格便是无效表格，浪费大量的人力、时间搜集信息、填写输入，属于应付式，在实际的运作中起不了作用，无法为决策提供依据。如何让一个害怕数字的人也喜欢上表格、离不开表格？在管理层例会中，如何让人们少讲故事，多用表格、数据来表达部门运作状况？数据表格化，要求我们解答以下问题：1.

需要什么原始数据？2.

如何搜集？3.

如何输入？4.

如何自动生成可分析的数据？5.

如何分析数据？6.

如何通过分析数据进行决策？管理数据化不但要求原始数据的准确、实时，还需要建立数据库或对excel等软件运用娴熟，而最关键的是每个表格的设计都必须体现管理思想。（管理数据化请参看【企业如何扭亏为盈：数据胜风水】）行为职业化：突破人力资源管理瓶颈这是企业比较头疼的问题，很多人连何谓“职业化”都无法区分，职业化素养低成为人力资源管理的瓶颈。对企业而言，心态培训是必需的，“任何东西都可以大规模批量生产的秘密是价值观统一”。但是，很多培训都关注在激发潜能等心态调整上，而忽视了职业化素养的训练，这将导致很多后遗症的出现。如果把企业比喻成炸药包，心态培训就像导火线，占关键的10%，四流改造等系统建设就像炸药，占90%份量；如果没有心态培训的导火线，系统设置得再好，也发挥不了多少威力；但如果只有心态培训，而忽视系统建设，心态培训的威力也只不过是烟花般地一闪而过；对于心态培训而言，激发潜能的训练就是导火线，而职业化素养的训练就是炸药。减少苦干，进入能干、巧干四流改造与四化建设，是企业运营系统建设问题。系统搭建得好，让企业、员工可以减少苦干，进入能干、巧干的层面；当然，企业层面的巧干，不但关乎系统建设，还关乎战略的连续性，让企业内部、外部产生骨牌效应，轻轻启动一块木板，就可以产生连锁反应，让一块木板推倒一栋大厦。附件：Alexei.Wei留言梁女士你好，本人偶然造访您的博客，觉得您的文章颇有见地，尤其最近“保姆系列”数篇，其间滋味大可玩味一番，本想拿来教子，怎奈小犬未曾吃过什么苦头，怕是说也白说了，今后怕是常要来讨教，望梁女士不吝。今留言，因有一事不明，特来请教，梁女士的文章网络上也流传甚多，本人也搜索了一些拿来看，其中有《企业的管理瓶颈及解决之道》一篇，有一处甚是不明，原文如下“ERP等工作流软件的使用使人们能够通过电脑处理以前必须依靠人工处理的商业信息，这方便了商业上的设计、展示、管理和合作。工作流平台的使用，使企业不再一天8小时运作，而是24小时不间断运作,所谓“一年等于三年”就是按这种模式算出来的。坊间流行的一句话:现在的企业竞争是快鱼吃慢鱼。有些人将这个“快慢”理解为反应速度——如何争分夺秒；实际上，所谓“快鱼”是运用先进信息手段武装自己的企业，所谓“慢鱼”是还停留在运用工业时代的信息交换模式的企业;快鱼可以很轻松地比慢鱼快3倍以上。“本人的企业亦有应用ERP系统，以上“24小时不间断运作”的说法本人实在是百思不得其解，就我