公文基本格式

公文写作基本问题交流课件

引言—、公文的定义和作用（一） 定义公文是党政机关、人民团体、企事业单位在实施领导、处理公务中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书。（重要载体和工具）“法定效力”指制发机关权限决定的效力。体现在：法定作者，即依法成立的、并能以自己的名义行使权利（力）、承担义务的单位;法定的制发程序；法定的生效标志。（二） 作用指挥策令、行为规范、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载。二公文质量代表部门形象国资委领导批示：“一个单位、一个部门的文件和文稿是综合水平、综合素质的反映。国资委应向国家、向人民、向社会负责，应视质量为生命。”“办好文”是办公厅工作的重中之重。规范、严谨、准确、精练是公文质量所在，必须严格要求，不断提高。”第一部分公文办理规范一、收文办理程序签收一启封_登记一审核一分送一拟办一批办一承办一催办—查办_立卷一归档一销毁二收文办理注意问题（一） 收文审核、分类、批分权限、传阅次序。（二） 准确恰当地使用公文批阅用语。（三） 明确办理权限和办理方式。（四） 适时进行督办，提高办理效率。三收文办理审核重点（一） 是否应由本单位办理；（二） 是否符合行文规则（如是否越级请示，是否在报告中夹带请示内容等）;（三） 涉及其他单位的事项是否已协商、会签；（四） 公文文种使用、体例格式是否规范，有关附件是否齐全（一） 办理要求：办件、阅件（二） 时限要求：特急件、急件、普通公文（三） 涉密程度：绝密、机密、秘密、普通公文（四） 行文方向：上行文、平行文、下行文五、公文批分权限上级机关来文和上级领导同志批示件，涉及全局性、政策性、指导性或重大问题的请示、报告类的来文，以及职能分工尚不明确的办理事项，由文秘部门负责人提出拟办建议，呈报单位领导阅批。对一般日常性业务，以及已有明确职能分工承办的文件，由文秘部门直接批分。六、 传批传阅公文次序公文传批、传阅原则上按照领导同志的排序，依次呈送领导同志。传批件由后向前送批，传阅件由前往后送阅。批（阅）人相互之间一般不横传文件，应由秘书通过文秘部门组织传递。如遇领导同志出差、出访或其他原因不能批阅时，由文秘部门注明事由，及时顺延转下一位领导，以免延误。七、 准确恰当地使用公文批阅用语（一） 〃请XX同志阅〃，即该公文为阅知类公文。（二） 〃请XX同志阅示（审示、批示y，即该公文为阅示类公文，不提出具体意见，请领导同志直接批示。（三广请XX同志（职位较低者）阅报XX同志（职位较高者）批示”，即该公文为阅示类公文，需请两位或两位以上领导阅批，应先请职位较低者阅批后再送职位较高的领导批示。（四）〃建议……，请XX阅示（批示）〃或〃请XX同志阅示，建议此件应……办理为宜”，即该公文为阅示类公文，提出参考处理意见，请领导同志定夺并批示。（无）〃此件第X点提法欠妥，望再做调查研究后上报〃或〃请XX同志阅示，此件较好、拟批转，请XX同志阅定〃，即该公文为阅示类公文，提出有关评论性意见，同时提出相应建议。（六） 〃请XX同志核报XX同志批示〃，即该公文为本单位制发，需请单位分管领导和主要负责人审定。（该批阅用语，一般在文秘部门负责人送本单位分管和主要负责人时使用）（七） 〃请XX同志阅报XX同志批示〃。即该公文为上级或外部门来文，需请单位分管领导和主要负责人批示。（该批阅用语，一般在文秘部门负责人送本单位分管和主要负责人时使用）八、适时进行督办,提高办理效率第二部分草拟公文注意问题一、需把握的共性问题（一）行文规则原则：行文应当确有必要、注重效用。核心:按隶属关系和职权范围行文。要求：一般不越级行文；不得越权行文；“请示”应当一文一事；“报告”中不得夹带请示事项；不得以单位名义向上级机关领导个人报送“请示”；同级机关可联合行文；文件须密来密复。（二）准备工作明确公文主旨，确定行文方式；了解行文背景，熟悉相关政策;合理安排结构，划分段落层次。（三）把握好“四统一”“本位主义”与换位思考相统一；为现实服务与对历史负责相统一；上下、左右、前后相统一；谴词造句与公文语体风格相统一。三、需注意的共性问题(-)草拟公文的标题问题标题的三要素一发文机关、事由、文种。标题要简明扼要并准确反映公文的主题内容。标题中,除法规类文件外,一般不使用标点符号。标题中使用标点符号的特殊情况：标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号(缩略点)。如：《XXX关于开展〃四五〃普法教育活动情况的报告》、《关于积极配合“3・15”活动做好维护消费者合法权益工作的通知》。公文标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。如：《关于印发＜xxxxxxT作规则(试行)〉的通知》。公文标题中出现书名、报刊名时，用书名号。如：《关于做好＜xxxx杂志〉征订发行工作的通知》。(4)公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。如：《关于XXX、XXX职务任免的通知》。(二)草拟公文的语言文字问题提法要准确；职能定位要准确;注意行文的法律责任；名称要准确一致，简称要规范；年份不能简写；文号引用规范有序；用词恰当准确；语言庄重生动。草拟公文的格式问题发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分，要求格式统一，标识准确。加盖印章要求：上边缘距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，不得出现空白印章。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能排下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，使印章与正文同处—页，不采取标注“此页无正文”的方式。第三部分常用公文的写作要则一、"请示”（—）写作引语：简要概括请示什么问题。主体：为什么请示（基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性）；请求批准的具体事项。结束语。例：请求批准性“请示”参考模板xx（公司）关于XXXXC事由）的请示xxxx（主送单位）:为了……（目的），根据……（依据），我单位拟……（意图主旨。现将有关情况和我们意见报告如下: （基本情况）。 （请示事项的必要性和可行性及其意义）。 （具体方案和请示事项）。妥否，请示。（印章）XXXX年乂月乂日（二）写作注意事项请示事项要明确、具体；一文一事;“请示"不能写成“报告”;涉及其他部门职能的事项；应履行会签手续；“请示”不能抄送下级机关；请示上级机关的事项应当做好前期工作，及时上报，给上级机关留出研究、决策的时间，一般事项不得少于两周，紧急事项中不少于7天。^二、J报告（—）写作1.引语：“报告”的缘由和目的。2.主体：“报告〃的具体内容。注意要以反映情况为主，并要注意层次。3.结束语:一般用“专此报告”或“特此报告〃作结束语。例：答复上级单位交办事项的“报告”参考模板xx（单位）关于XX有关情况的报告xx（主送单位）:根据乂乂要求（或根据xx批示精神或根据转来的《XX》要求）,我们对……情况进行了认真研究（或我们对xx问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：一、（事件的“过程”、“原因”或按时间表述事件的来龙去脉）。二、 （经调查核实的情况或处理的依据、过程及结果）。三、 （下一步拟采取的措施）。专此报告。（印章）XXXX年乂月乂日（二）写作注意事项不应多头主送；不应报领导个人；文风平时，实事求是，切忌文过饰非；报告中不能夹带请示事项；关于调查报告、述职报告等不是通用公文。三“批复”（―）写作批复的根据：收到什么请示？根据什么规定？经研究，批复如下：2.批复的具体内容。3.希望和要求。例：“批复”参考模板关于XXXX有关问题的批复xx（主送单位）：你公司《关于xxxx的请示》（文号）收悉。鉴于…….，根据xxxx的有关规定（依据），现就………（主旨）有关问题批复如下：—、原则同意 二、（具体细化要求、请你们（进一步提出做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出工作要求）。（印章）xxxx年乂月乂日（二）写作注意事项不得越级批复;态度鲜明，文字精炼，言简意赅。同意性批复勿需说明理由，往往对落实批复内容提一些原则性要求，但亦应明晰、简洁,不同意的批复，往往要阐述一下理由、原因，但要简明扼要;批复要抄送有关单位。、“通知”（一）指示性“通知”写作通知缘由”+“根据”+“目的”，现就……问题通知如下：2.部署的工作、加强管理的措施、下达的政策逐项列出；3.提出进一步要求。例：指示性“通知”参考模板关于XXXXXC拟采取措施）的通知XX（主送单位）：近期以来 （从正反两方面分析面临的形势和存在的问题、xxxxx（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性、根据乂xxxx（理论依据，为了（目的主旨），经研究，决定……（拟采取措施），现就有关事项通知如下：一、 （通知的具体内容） （提出希望和要求）。（印章）XXXX年乂月乂日（二）“会议通知”的写作1.引语：召开会议的原因、目的及会议名称、召开单位，然后“现将有关事项通知如下"过渡到通知事项。2.事项部分：写明会议内容、时间和地点（注意交待报到时间）、参会者准备事项等。3.写明联系人和联系方式。例：系统会议通知参考模板关于召开XXXX会议的通知xx（主送单位）：为了 （目的），根据xxxx（依据），xx（主办单位）决定于XXXX年X月X日在xx（地点）召开XXXX会议。现将有关事项通知如下：一、 会议内容： 二、 参会人员： 三、 会议时间、地点：XXXXX。四、 其他事项（一） 请与会人员持会议通知到XXXX报到， （食宿费用安排）。（二） 请将会议回执于XXXX年X月乂日前传真至xxxxx（会议主办或承办单位）。（三） （其他需提示事项，如会议材料的准备等）。（四） 联系方式：联系人及电话：XXXXXX附件：1.参会名额分配表参会人员回执(印章)XXXX年乂月乂日五、“函”(―)写作1.“函”的原因。即将行文的原因和目的交待清楚。.“函”的具体问题或事项。内容较多时，应注意分条、列项逐—说明。.结束语。请求有关部门批准的事项，一般写“请予支持,或请予核准”。例：征询意见“函”参考模板关于征求xxxx意见的函xx（主送单位）：^7xxxx（目的，根据xxxx（依据，我们拟XXXX（或我们研究制订了《xxxx》）。现就xxxx有关问题征求你们意见（或现将《xxxx》转去），请研究提出修改意见，于x年x月x日前函告xxxx。联系人：xxx、xxx电话：xxxxxx（印章）xxxx年乂月乂日（二）写作注意事项“函”的标题，如果是主动发函，在标题中用“函’，正文中为‘现函告如下’；如果是答复询问函，则在标题中用‘复函”，正文中为“现函复如下〃。“函”的语言要平和，形成商量问题、探讨工作、商洽事项的氛围。六、“会议纪要”(―)写作总述部分。会议的前言、导语，即会议概况。一般是时间、地点，什么人主持开什么会议，什么人参加，什么议题等。主体部分。会议的主要内容、情况，议定事项。结尾。提出希望、号召。有的不用结尾，内容完结，自然结束。例：“会议纪要”参考模板xxxx集团公司xxxx会议纪要X年X月X日,xxx同志主持召开XXX会议，xxx、xx等同志（领导同志）参加了会议。XXX同志传达了 精神，通报了有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取7XXX关于......工作情TOC\o"1-5"\h\z况汇报，讨论了 ；审议7《XXXXXX》等X项 。会议认为， 。会议强调， 。会议指出， 。会议经过审议，议定以下事项：如，会议根据......・,审议并原则通过了《XXXXX》、《XXXXX》等，并责成XXX根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据.......要求，就解决 等问题提出了意见。出席：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。常用公文参考模板一、决定001.重要事项决定XXXX公司关于XXXXX（事由）的决定XXXX（主送单位）：为了XXXX（目的），根据XXXXX（依据），经研究，决定XXXX（决定事项）。—、XXXXXXXXXX。二XXXXXXXXXX。三sXXXXXXXXXXo……（决定的具体内容）002.嘉奖决定XXXx公司关于表彰XXXXx的决xxxx（主送单位）:最近,XXXX（被表彰人员或单位的事迹）oXXXXX（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）o为了xxxx（表彰目的），根据Xxxxx（表彰依据）,决定对XXXX等予以表彰（或授予XXXX等XXX称号）o希望XXXXX（号召向先进学习，提出更高的二公子要求和希望）。附件：表彰名单003.处分决定XXXX公司关于对XXXXX处分的决定xxxx（主送单位）:最近,XXXX（违规违纪事迹）oXXXXX（造成的危害和产生的不良影响）o根据XXXXX（处分依据）,为了XXXXX（目的主旨），经研究，决定给予xxxx（受处分的人或单位）xxxx（处分决定）的处分。（印章）XXXX年X月X日

二通知004.指示性通知关于XXXXX关于XXXXX（拟采取措施）的通知xxxx（主送单位）：近期,XXXXXX（从正反两方面分析面临的形式和存在的问题）°xxxxxxxxx（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据XXXXX（依据），为了XXXX（目的），经研究，决定XXXX（拟采取措施），现将有关事项通知如下：—、XXXXXXXXXX。二XXXXXXXXXX。三sXXXXXXXXXXo……（通知的具体内容）XXXXXXXXX（提出希望和要求）。005.周知性通知关于启用xxxxx印章的通知xxxx（主送单位）：根据xxxxx（依据），成立xxxxxx（机构名称或机构更名）。从xxxxx起（起始时间）启用xxxxxx印章（机构更名时，应注明原xxxx印章同时废止。）附件：印模式样（印章）

xxxx年乂月乂日关于成立XXXXX（机构）的通知XXXX（主送单位）：为了XXXXXXX（目的），根据XXXXX（依据，决定成立XXXXXX（机构），负责XXXXT作。现将有关事项通知如下：—、XXXX（机构）的人员组成XXXXXXX二XXXX（机构）的主要职责（—）XXX（二）XXX三、XXXX（机构）下设办公室，主要负责XXXXT作。XXXXX（其他需要说明的事项）。006.任免通知关于xxxxx等同志职务任免的通知xxxx（主送单位）：经xxx研究，决定：任命xxx为xxxxx;任命xxx为xxxxx;免去xxx的xxxxxx（职务）。（印章）

xxxx年乂月乂日007.印发'转发性通知关于印发《XXXXX规定》的通知XXXX（主送单位）:为了XXXXXXX（目的），根据XXXXX（依据），我们制定了《XXXXXX规定》,现印发给你们,请结合实际，认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题/请及时反馈XXXX。（印章）XXXX年X月X日关于转发XXXXX的通知XXXX（主送单位）： 、为了XXXXXXX（目的），现将XXXXX（上级单位或有关部门）《XXXXXX》（文号）转发给你们,请结合实际<认真贯彻执行。XXXX（具体贯彻意见）o（印章）XXXX年X月X日008.会议通知通知XXXX（主送单位）：定于X月X日X时,由XXXX主持，在XXXX（地点）召开XXXXXX会议。会议主要内容（议题）是XXXXXXX，请XXXXX参加。请于X月X日前将参会人员名单（车号）报XXXX（凭会议通知进大门）o联系人:XXX电话：xxxxx、xxxxx（传真）xxxx年乂月乂日关于召开xxxx会议的通知xxxx（主送单位）：为了xxxxx（目的），根据xxxxx（依据），xxxx（主办单位）决定于xxxx年x月乂日乂时，在xxxx（地点）召开xxxxxx会议。现将有关事项通知如下：―、会议内容：xxxxxxx。二参会人员：xxxxx。三、 会议时间、地点：xxxxx。四、 其他事项：（―）请与会人员持会议通知到xxxxx报到,xxxx（食宿费用安排）。（二）请将会议回执于xxxx年x月乂日前传真至xxxx（会议主办或承办单位）。（三） xxxxx（其他需提示事项，如会议材料的准备等）（四） 联系人及电话:XXXXXXX附件：1.参会名额分配表2.参会人员回执（印章）XXXX年X月X日三、通报009.表彰通报XXXX（单位）关于表彰（奖励）XXX（集体或个人）的通报XXXXX（主送单位）:XXXX（被表彰人员或单位的事迹）oXXXXX（产生的积极影响和表现出的精神）o为了XXXX（目的），根据XXXXX（依据），经XXX研究,决定对XXXX等予以通报表彰。希望xxxxx（号召向先进学习，提出更高的二公子要求和希望）。010.批评通报xxxx（单位）关于对xxxx问题的通报xxxx（主送单位）：xxxx（通报xxxx违规违纪事实和做法）。经查,xxxxx（调查结果）。为了xxxxx（目的主旨），根据xxxxx（处分依据），经研究,xxxx（对通报对象的结论和处理意见）。xxxx（警示教育和杜绝措施）。XXXX年X月X日011.情况通报XXXX（单位）关于对XXXX情况的通报XXXX（主送单位）:xxx^x^x日,XXX（单位）在XXXX（地点）大声XXX事故（事件）。xxxx（事故或事件的性质）。为了XXXXX（@的主旨）,进一步加强XXXX工作，防止此类事故（事件）的发生，现将XXXXX事故（事件）情况通报如下：—、XXXXX（事故或事件的原因分析）o二XXXXX（对有关单位和人员的处理情况）。三、XXXXX（应吸取的教训和拟采取的措施等）o四、报告012.1作报告XX（单位）关于对XXXX工作情况的报告XXXX（主送单位）:根据XXXX要求（或XXX以来），我们XXX（概述工作背景或基本情况），对XXX工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：—、XXXXX（工作基本情况）o二、 XXXXX（主要做法和成绩,包括采取的办法、措施和产生的效果等）。三、 XXXXX（存在的问题和拟米取的措施等）o四sXXXXX（下一步工作安排和思路）。（印章）XXXX年乂月乂日013.答复上级单位的询问和交办事项的报告XX（单位）关于对XXXX有关情况的报告XXXX（主送单位）：根据XXXX要求（或根据XXXX批示精神，或根据转发的《XXX》要求），我们对XXX情况进行了认真研究（或我们对XXXX问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：—、XXXXX（事件的过程、原因等）。二sXXXXX（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）三、XXXXX（下一步拟采取的措施）。特此报告。014.反映情况的报告xx（单位）关于对xxxx有关情况的报告（紧急报告）xxxx（主送单位）：xxx年乂月乂日（最近、近日）,xxxx（概述〃报告〃反映情况的产生缘由、情况和问题）。为了xxxxx（目的），现将有关情况报告如下：—、xxxxx（情况过程和最新事态）。=、xxxxx（原因及后果分析）。三、 xxxxx（已采取的措施及作用）。四、 xxxxx（下一步拟采取的措施）。五、XXXXX（需引起上级单位重视或关注的问题）（印章）XXXX年乂月乂日五、'主=

请示五、'主=

请示015.请求批准的请示XX（单位）关于对XXXX（事由）的请示xxxx（主送单位）：为了XXXX（目的），根据XXXX（依据，我单位拟XXXXX（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：—、XXXXX（基本情况）。二sXXXXX（请示事项的必要性和可行性及意义等）。三、XXXXX（具体方案和请示事项）。妥否，请示（联系人及电话：xxx xxxx）016.请求解决问题的请示xx公司关于请求协调解决xxx问题的请示xxxx（主送单位）：目前，我公司xxxx（遇到的问题或困难）。为了xxxx（目的），根据xxxx（依据），我单位拟xxxxx（意图主旨）请示如下：—、xxxxx（问题的由来）。二xxxxx（问题的不利影响）。三、 xxxxx（解决问题的积极意义）。四、 xxxxx（请示内容、即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）妥否，请示（印章）XXXX年X月X日（联系人及电话:xxxXXXX）017.请求指示的请示XX公司关于XXX问题的请示XXXX（主送单位）:近日,XXXX（在某项工作进行中遇至IIXXX问题X现将有关问题请示如下：—、XXXXX（有关情况）o二、 XXXXX（遇到的问题）o三、 XXXXX（请示内容、即恳请上级单位对XXX问题做出指示）妥否，请示（联系人及电话：xxx xxxx）018.内部请示（签报）关于xxx（事由）有关问题的请示xxxx（领导）同志：根据xxxxx（缘由），我们（会同xxx部门）对xxxxx问题进行了认真研究。现将有关问题和我们的意见报告如下：-.xxxxx问题的基本情况。二xxxxx部门的意见。三、xxxxx（我们的意见）妥否，请示XXXX（部门）XXX（负责人）XXXX年X月X日六、批复019.示例关于XXXX有关问题的批复XXXX（主送单位）:你公司《关于XXXX的请示》（文号）收悉。根据Xxxx（依据），经研究，同意你们关于XXXXX（主旨）o请你们在XXXXX工作中切实加强临到,确保XXXX。（印章）XXXX年X月X日七、函020.征询意见函关于征求XXXX意见的函XXXX（主送单位）：为了XXXXXX（目的），根据XXXX（依据），我们拟XXXXX（或我们研究制定了《XXXXX》）。现将XXXXX有关问题征求你们意见（或现将《XXXXX》转去），请研究提出修改意见，